中國(guó)移動(dòng)(深圳)有限公司OA系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū)

1、中國(guó)移動(dòng)（深圳）有限公司oa系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū)目錄1.概述41.1業(yè)務(wù)需求概述41.2使用人員與權(quán)限41.3系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)要求42.總體需求52.1企業(yè)基本資料管理52.1.1組織架構(gòu)管理52.1.2職位角色管理52.1.3人員管理52.2信息發(fā)布管理62.3工作流程管理62.3.1自定義流程62.3.2流程環(huán)節(jié)可控62.3.3人員選擇62.3.4工作委派72.3.5附件處理72.4表單自定義功能72.5權(quán)限設(shè)置72.6查詢功能72.7業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口集成73.公文辦公事務(wù)93.1公文處理93.1.1收文處理93.1.2發(fā)文處理103.1.3呈批件辦理123.1.4公文查詢管理134.人力資源辦公事務(wù)1

2、44.1人力資源辦事流程144.2考勤管理流程214.3人力資源自助系統(tǒng)244.4政策與制度（人力資源政策展示）244.5培訓(xùn)資源245.財(cái)務(wù)辦公事務(wù)255.1費(fèi)用報(bào)銷審批256.國(guó)際清算部辦公事務(wù)276.1信息披露276.2出國(guó)任務(wù)審批286.3國(guó)際清算事務(wù)簽報(bào)296.4合同審批297.固定資產(chǎn)管理317.1.1固資申領(lǐng)317.1.2固資管理表格328.個(gè)人辦公管理338.1工作管理338.1.1工作計(jì)劃安排338.1.2各項(xiàng)事宜338.1.3短信通知348.1.4報(bào)表訂閱348.1.5常用文件起草/各項(xiàng)申請(qǐng)348.2辦公輔助管理348.2.1電子郵件管理348.2.2名片夾359.其他功能

3、361. 概述1.1 業(yè)務(wù)需求概述中國(guó)移動(dòng)（深圳）有限公司在業(yè)務(wù)、內(nèi)控、經(jīng)營(yíng)管理等諸多方面已實(shí)現(xiàn)信息化管理，在此基礎(chǔ)上實(shí)施辦公自動(dòng)化管理，其目的在于：進(jìn)一步提高辦公效率，節(jié)約管理成本：辦公自動(dòng)化是高效率、低成本、跨區(qū)域管理，有效提高企業(yè)的內(nèi)部管理和工作效率，降低經(jīng)營(yíng)成本。系統(tǒng)應(yīng)該充分利用現(xiàn)有技術(shù)，節(jié)省支出，如：長(zhǎng)途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費(fèi)用等，使得信息在部門(mén)內(nèi)部和部門(mén)之間傳遞效率極大提高，信息傳遞過(guò)程中耗費(fèi)降低。充分節(jié)約成本提高溝通效率。通過(guò)系統(tǒng)實(shí)施固化規(guī)范高效的管理經(jīng)驗(yàn)：將公司工作辦理事務(wù)的流程及規(guī)范導(dǎo)入系統(tǒng)，便于將公司的工作制度和工作規(guī)范，以系統(tǒng)的方式固定下來(lái)，增值無(wú)形資產(chǎn)。輔助

4、領(lǐng)導(dǎo)層管理決策：系統(tǒng)不僅提供辦公的輔助功能，還可以集成其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，基于有效基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，為管理者提供最為關(guān)心的一些宏觀報(bào)表數(shù)據(jù)，以輔助管理決策。營(yíng)造協(xié)同工作環(huán)境：提供良好的信息溝通，信息共享，簡(jiǎn)潔易用的交流環(huán)境，有效地促進(jìn)協(xié)同工作。營(yíng)造良好的個(gè)人辦公環(huán)境：提供符合辦公習(xí)慣，功能完善的辦公輔助功能。1.2 使用人員與權(quán)限系統(tǒng)的使用人員包括深圳公司的全體員工。不同的人員進(jìn)入系統(tǒng)后，能夠辦理完成自己的辦公業(yè)務(wù)，系統(tǒng)對(duì)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，使得用戶按權(quán)限管理進(jìn)行工作，不能進(jìn)行權(quán)限外的操作，查看權(quán)限外的數(shù)據(jù)。1.3 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)要求符合業(yè)務(wù)規(guī)范：系統(tǒng)遵循公司的管理辦法，按照規(guī)定的管理范圍、職責(zé)分工、工作流

5、程進(jìn)行安排各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理功能。分角色個(gè)性化處理：系統(tǒng)應(yīng)該能夠按照各個(gè)崗位職責(zé)人員的不同工作情況和權(quán)限分配，靈活定制其業(yè)務(wù)處理的工作界面，滿足使用該系統(tǒng)的各個(gè)角色分工人員的工作需要。使用者可以根據(jù)自身對(duì)信息獲取的要求和個(gè)人習(xí)慣設(shè)置個(gè)性化工作區(qū)，如個(gè)人待辦工作、待閱信息、常用文件起草等。數(shù)據(jù)全面完整：系統(tǒng)應(yīng)能將可以規(guī)范化的數(shù)據(jù)，存檔，方便列表統(tǒng)計(jì)。對(duì)于不能規(guī)范的數(shù)據(jù)，以附件方式提交保存?zhèn)洳?。不遺漏資料數(shù)據(jù)。在一個(gè)步驟的工作完成時(shí)，數(shù)據(jù)即刻到達(dá)下一步驟，及時(shí)方便地通知下步工作人員新工作數(shù)據(jù)的到達(dá)。查閱方便：系統(tǒng)應(yīng)該能夠方便使用人員查詢所關(guān)心的業(yè)務(wù)情況，如已辦工作和待辦工作等。靈活性要求：提供友好靈活的

6、用戶管理和使用界面，便于操作的維護(hù)。人員、組織、角色等信息，可以由業(yè)務(wù)人員進(jìn)行維護(hù)。對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)的表單信息，辦事流程等可以調(diào)整配置，包括辦事流程、工作步驟的人員安排、各步工作的填寫(xiě)數(shù)據(jù)等。集成性和可擴(kuò)展性要求：系統(tǒng)能方便靈活的集成現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并保證展示風(fēng)格的一致性，系統(tǒng)對(duì)將來(lái)可能要集成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)預(yù)留接口，滿足可擴(kuò)展性要求。實(shí)用性和美觀性：系統(tǒng)切實(shí)滿足業(yè)務(wù)的需要，系統(tǒng)性能可靠，易于維護(hù)并且網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)各方面指標(biāo)切合實(shí)際需要，系統(tǒng)配置設(shè)計(jì)充分滿足業(yè)務(wù)需求。界面的規(guī)劃應(yīng)力求實(shí)用性，使門(mén)戶充分為使用者辦公帶來(lái)方便。在保證實(shí)用性的同時(shí)，應(yīng)力求界面的美觀、大方?？煽啃院桶踩裕簽榱吮ＷC系統(tǒng)能穩(wěn)定可靠的運(yùn)行

7、，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，必須充分考慮系統(tǒng)的可靠性，通過(guò)選擇優(yōu)秀的產(chǎn)品和采用必要的技術(shù)手段確保系統(tǒng)的可靠性。提供較強(qiáng)的管理機(jī)制和控制手段，具備網(wǎng)絡(luò)安全保密、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)措施。為保證oa系統(tǒng)安全可靠，運(yùn)作不被中斷，該備份系統(tǒng)應(yīng)提供界面友好、功能齊備的備份手段和策略。存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)有良好的備份策略和恢復(fù)計(jì)劃。系統(tǒng)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可聯(lián)機(jī)備份、聯(lián)機(jī)恢復(fù)，恢復(fù)的數(shù)據(jù)必須保持其完整性和一致性。為保證數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的安全，應(yīng)考慮在數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中增加對(duì)數(shù)據(jù)傳輸?shù)募用?. 總體需求2.1 企業(yè)基本資料管理2.1.1 組織架構(gòu)管理功能概述系統(tǒng)管理組織的級(jí)別資料和組織間的關(guān)系。按照組織的行政關(guān)系，為樹(shù)型。詳細(xì)功能和界面處理系統(tǒng)對(duì)

8、組織提供靈活的增、刪、改的功能，并能靈活的對(duì)組織中的成員進(jìn)行增、刪、改操作。2.1.2 職位角色管理功能概述角色是工作中，工作人員的職務(wù)和職稱等定義。可錄入員工的姓名（英文、中文）,工號(hào)，email地址和電話號(hào)碼（含座機(jī)、移動(dòng)電話兩個(gè)號(hào)碼）。這些人員是角色定義的基本單位?？梢愿鶕?jù)需要自定義角色，如部門(mén)經(jīng)理人、合同保管員等，這些角色可方便放入流程的多個(gè)環(huán)節(jié)中。詳細(xì)功能和界面處理系統(tǒng)對(duì)角色提供增、刪、改的功能，并能靈活的對(duì)角色中的成員進(jìn)行增、刪、改操作。2.1.3 人員管理功能概述系統(tǒng)提供人員的基本資料管理，按照實(shí)際的管理要求，管理人員在多個(gè)組織中的多個(gè)角色任職，管理人員負(fù)責(zé)多個(gè)組織的工作，管理人

9、員對(duì)其他人員的直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。數(shù)據(jù)描述域說(shuō)明編號(hào)唯一區(qū)別的用戶代號(hào)名稱工號(hào)開(kāi)始工作時(shí)間開(kāi)始日期，對(duì)司齡管理有用身份證號(hào)(其他證件號(hào))性別登錄密碼email地址聯(lián)系電話手機(jī)號(hào)工作狀態(tài)在崗工作、休假、離職等人員編號(hào)組織編號(hào)角色編號(hào)描述2.2 網(wǎng)絡(luò)和接入平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)和接入平臺(tái)包括公司的局域網(wǎng)絡(luò)和各種網(wǎng)絡(luò)接入應(yīng)實(shí)現(xiàn)intranet、internet、wlan等多種接入方式，提供多種手段滿足員工遠(yuǎn)程辦公、并考慮未來(lái)移動(dòng)辦公的需求。對(duì)各種接入應(yīng)加密和認(rèn)證。2.3 信息發(fā)布管理新聞公告、市場(chǎng)信息、常用信息、通信錄等信息及時(shí)發(fā)布；系統(tǒng)提供一個(gè)發(fā)布各種公共信息如公告、通知或啟事等需周知性文件的場(chǎng)所。各類通知或公告的發(fā)

10、布平臺(tái)，對(duì)通知公告的后臺(tái)編輯修改靈活方便，并有權(quán)限限制，只有授權(quán)人員才能操作。2.3.1 公告與通知通知發(fā)放模塊包括被通知人（可能為多人）、通知內(nèi)容和時(shí)限等內(nèi)容。2.3.2 規(guī)章制度規(guī)章制度用于將企業(yè)內(nèi)部的有關(guān)人事、勞資、財(cái)務(wù)、保密和其它管理制度、工作準(zhǔn)則及其它政策在企業(yè)內(nèi)部發(fā)布，供員工隨時(shí)查閱。包括規(guī)章制度編號(hào)、規(guī)章制度名稱、制訂日期、解釋單位、密級(jí)、正文等信息。系統(tǒng)將實(shí)現(xiàn)對(duì)已有規(guī)章制度的更新和新制度的發(fā)布。2.4 工作流程管理2.4.1 自定義流程可根據(jù)工作需要定義、修改不同的工作流程。支持復(fù)雜流程定義，如支持多種可能的流向選擇、支持主辦/協(xié)辦相互協(xié)作的活動(dòng)、支持匯流（會(huì)簽）、支持并發(fā)任務(wù)

11、的處理及匯總、支持子流（子工單）等，可以追蹤相關(guān)的工作辦理情況。對(duì)于已經(jīng)定好的工作，可以自動(dòng)實(shí)現(xiàn)工作調(diào)度流轉(zhuǎn)。某些環(huán)節(jié)，可以指定后繼工作的辦理人員。2.4.2 流程環(huán)節(jié)可控支持任務(wù)回退，可回退到以前的任何一步；支持跳轉(zhuǎn)，某些角色可以選擇越過(guò)某些處理環(huán)節(jié)。重定向功能：為了防止因?yàn)樾形某鲥e(cuò)或者誤 操作等細(xì)小錯(cuò)誤而重新走一遍流程，在公文處理過(guò)程中可以賦予授權(quán)重定向功能。2.4.3 人員選擇流程中可手動(dòng)選擇下一步辦公人員也可自動(dòng)選擇下一步辦公人員。2.4.4 工作委派用工作流平臺(tái)的指派他人處理功能，使得工作處理人員可以將自己的待辦事宜委派或指派給其他工作人員完成，從而完成工作交接。2.4.5 附件處理

12、工作辦理、說(shuō)明時(shí)可以貼附件進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，系統(tǒng)可對(duì)附件進(jìn)行統(tǒng)一管理。對(duì)每項(xiàng)工作，可以查看其每步工作產(chǎn)生的附件。2.5 表單自定義功能可以對(duì)工作的表單進(jìn)行定制，以便業(yè)務(wù)要求變化調(diào)整或者加入新功能時(shí)，系統(tǒng)能快速響應(yīng)新的需求?？稍黾颖韱?，對(duì)表單各個(gè)域的填寫(xiě)數(shù)據(jù)，編輯方式，步驟中所需要填寫(xiě)修改的數(shù)據(jù)編輯方式進(jìn)行定制。2.6 門(mén)戶展示平臺(tái)建立門(mén)戶展示平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)級(jí)、部門(mén)級(jí)、項(xiàng)目組級(jí)、個(gè)人級(jí)等多層面的員工信息門(mén)戶，主要功能包括頁(yè)面設(shè)置、信息搜索、訪問(wèn)安全控制、個(gè)性化展現(xiàn)管理、內(nèi)容應(yīng)用聚集、統(tǒng)一登錄管理等功能。頁(yè)面設(shè)置功能：提供靈活的頁(yè)面設(shè)計(jì)方案。信息搜索：提供方便靈活的搜索引擎，對(duì)站內(nèi)信息進(jìn)行搜索查詢。訪

13、問(wèn)安全控制：提供用戶訪問(wèn)門(mén)戶展示平臺(tái)的身份認(rèn)證手段、信息傳輸加密及訪問(wèn)授權(quán)等功能。使用者從內(nèi)網(wǎng)訪問(wèn)門(mén)戶展示平臺(tái)，采用靜態(tài)密碼的認(rèn)證方式。個(gè)性化展現(xiàn)管理：對(duì)各不同部門(mén)，不同角色的人員，設(shè)置不同的權(quán)限，顯示不同的功能界面，操作不同的內(nèi)容。用戶可定義個(gè)性化的內(nèi)容、布局及風(fēng)格等頁(yè)面設(shè)置；展示管理在用戶瀏覽信息時(shí)根據(jù)其定義的個(gè)性化設(shè)置展示個(gè)性化的頁(yè)面。單點(diǎn)登錄管理功能：用戶通過(guò)平臺(tái)首頁(yè)認(rèn)證后，在訪問(wèn)系統(tǒng)各種業(yè)務(wù)應(yīng)用時(shí)，不需要進(jìn)行二次登錄。2.7 查詢功能對(duì)于任意報(bào)表，應(yīng)該可以對(duì)其數(shù)據(jù)列進(jìn)行排序處理，可以選擇需要顯示的列，不顯示的列。可以設(shè)定報(bào)表數(shù)據(jù)的過(guò)濾條件，讓用戶選出希望看到的數(shù)據(jù)。對(duì)于查詢，要求能夠

14、通過(guò)可查詢字段的任意組合進(jìn)行查詢，不需要必填項(xiàng)。對(duì)于需要輸入的查詢字段，應(yīng)支持模糊查詢且不區(qū)分英文大小寫(xiě)字母。對(duì)于各類查詢統(tǒng)計(jì)結(jié)果和報(bào)表，系統(tǒng)都應(yīng)支持在線打印功能，且支持打印和另存為excel文件的功能，且excel表格式應(yīng)與打印版格式和數(shù)據(jù)都保持一致。系統(tǒng)還應(yīng)支持導(dǎo)入excel文件的功能，且導(dǎo)入后的表格格式與excel表格式保持一致，與打印格式保持一致。報(bào)表、查詢、統(tǒng)計(jì)都涉及到大量數(shù)據(jù)的處理、顯示和保存，因此系統(tǒng)應(yīng)該提供優(yōu)化機(jī)制以提高顯示、打印和保存的速度，并在等待的過(guò)程中系統(tǒng)應(yīng)給予友好的人機(jī)交互提示。系統(tǒng)的任一查詢、統(tǒng)計(jì)模塊的速度要求，以遍歷一個(gè)月數(shù)據(jù)量的速度為參照。查詢一個(gè)月內(nèi)的數(shù)據(jù)，從

15、業(yè)務(wù)人員點(diǎn)擊按鈕開(kāi)始，到數(shù)據(jù)顯示在界面上，時(shí)間不超過(guò)15秒。將報(bào)表保存為excel文檔，系統(tǒng)要提示能夠選擇文件存放路徑，每頁(yè)報(bào)表數(shù)據(jù)的保存時(shí)間應(yīng)在5秒以內(nèi)，且不會(huì)因?yàn)榇似陂g運(yùn)行其他程序而導(dǎo)致出現(xiàn)無(wú)法打印和保存的情況。系統(tǒng)對(duì)于查詢統(tǒng)計(jì)結(jié)果或報(bào)表的保存結(jié)果應(yīng)給出提示。2.8 系統(tǒng)接口整合系統(tǒng)應(yīng)該留有接口，可以與各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)連接和數(shù)據(jù)交換，系統(tǒng)應(yīng)能從各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中提取相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行呈現(xiàn)，呈現(xiàn)風(fēng)格與系統(tǒng)總體風(fēng)格保持一致。系統(tǒng)支持從業(yè)務(wù)系統(tǒng)抽取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)并形成報(bào)表，提供給管理人員查看。目前的業(yè)務(wù)系統(tǒng)主要有，工單系統(tǒng)， mis系統(tǒng)，合同管理系統(tǒng)，庫(kù)存管理系統(tǒng)等。系統(tǒng)應(yīng)預(yù)留接口，保證將來(lái)與集團(tuán)公司oa公

16、文網(wǎng)關(guān)的整合，與集團(tuán)公司收發(fā)文的自動(dòng)化。3. 公文辦公事務(wù) 依據(jù)現(xiàn)有的辦公室業(yè)務(wù)，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)辦公管理。主要有公文處理等。3.1 公文處理公文流轉(zhuǎn)包括了收文處理、發(fā)文處理、呈批件處理等。按照現(xiàn)有的辦公收、發(fā)文處理過(guò)程進(jìn)行。3.1.1 收文處理業(yè)務(wù)描述：收文處理是對(duì)收到的外來(lái)公文的簽收、登記、傳遞、催辦、歸檔、借閱。處理流程：一、公司收文內(nèi)容：行政部接收外單位（主要指上級(jí)單位）通過(guò)郵件或郵寄來(lái)的文件。內(nèi)容：行政部秘書(shū)將來(lái)文錄入檔案管理系統(tǒng)，形成文件處理單。送達(dá)行政部經(jīng)理擬辦。 文檔：文件處理單。（格式見(jiàn)附件） 完成時(shí)間：即時(shí)內(nèi)容：秘書(shū)根據(jù)行政部經(jīng)理擬辦意見(jiàn)，呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 文檔：文件處理單。 完

17、成時(shí)間：急件立即辦理內(nèi)容：秘書(shū)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示，呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱，交辦理部門(mén)閱處，并 督促落實(shí)。 文檔：文件處理單 完成時(shí)間：當(dāng)天內(nèi)容：秘書(shū)歸檔，送檔案室存檔 完成時(shí)間：每年一次，在次年的六月份前。二、部門(mén)收文部門(mén)收文是指部門(mén)收到的公司領(lǐng)導(dǎo)的批件或相關(guān)部門(mén)的會(huì)簽、閱知文件。 內(nèi)容：部門(mén)收到行政部分發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)批示文件、相關(guān)部門(mén)傳來(lái)需要會(huì)簽、閱知文件，由部門(mén)內(nèi)相關(guān)人員登記后送部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批示。 文檔：批示文件 完成時(shí)間：每一環(huán)節(jié)當(dāng)天 內(nèi)容：部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)后，傳送相關(guān)室或具體人員落實(shí)，將落實(shí)的結(jié)果反饋給行政部登記。 文檔：批示文件 完成：每一環(huán)節(jié)當(dāng)天3.1.2 發(fā)文處理業(yè)務(wù)描述：公司發(fā)文分為公司文件、部門(mén)

18、文件、部門(mén)內(nèi)文件（通知、通報(bào)）處理流程：一、公司文件：公司文件是以中國(guó)移動(dòng)（深圳）有限公司名義發(fā)文。發(fā)文對(duì)象是上級(jí)機(jī)關(guān)、政府相關(guān)部門(mén)、公司各部門(mén)及公司全體員工。由總經(jīng)理簽發(fā)。內(nèi)容：主辦部門(mén)主辦人擬稿文檔：草稿內(nèi)容：主辦部門(mén)經(jīng)理審核文件內(nèi)容，送相關(guān)部門(mén)或副總經(jīng)理會(huì)簽后，送行政部 審核文件格式。文檔：文件簽發(fā)單（格式見(jiàn)附件）完成時(shí)間：每個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)天完成內(nèi)容：主辦人員將會(huì)簽后的文件送至公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（總經(jīng)理）文檔：文件簽發(fā)單完成時(shí)間：急件當(dāng)天內(nèi)容：主辦人員將文件送至行政部，由行政部文書(shū)排版、編號(hào)、打印，由主辦人員校對(duì)，無(wú)誤后印發(fā)，并用印后發(fā)送。文檔：文件簽發(fā)單、文件原件完成時(shí)間：當(dāng)天內(nèi)容：擬稿部門(mén)留存一

19、份，行政部留存后歸檔。二、部門(mén)文件1、部門(mén)文件：以部門(mén)名義發(fā)文。發(fā)文對(duì)象是公司相關(guān)各部門(mén)，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。部門(mén)不對(duì)外發(fā)文。2、部門(mén)內(nèi)文件：部門(mén)內(nèi)發(fā)文。部門(mén)根據(jù)工作需要對(duì)部?jī)?nèi)以通知、通報(bào)形式發(fā)文。由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。內(nèi)容：部門(mén)內(nèi)主辦人擬稿。文檔：草稿內(nèi)容：主辦部門(mén)經(jīng)理審核文件的內(nèi)容后，交由主辦人送到相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，最后送至行政部審核文件格式等。文檔：文件簽發(fā)單完成時(shí)間：每個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)天完成內(nèi)容：行政部審核后將文件交到主辦人，由主辦人將文件送至主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（總經(jīng)理或副總經(jīng)理）。文檔：文件簽發(fā)單完成時(shí)間：急件當(dāng)天 內(nèi)容：主辦人員將文件送至行政部，由行政部文書(shū)排版、編號(hào)、打印，由主辦人員校對(duì)，無(wú)誤后印發(fā)，發(fā)送。

20、文檔：文件簽發(fā)單、文件原件完成時(shí)間：當(dāng)天內(nèi)容：擬稿部門(mén)留存一份，行政部留存后歸檔。3.1.3 呈批件辦理呈批件主要是指公司內(nèi)部、部門(mén)內(nèi)部的請(qǐng)示、報(bào)告、通知等文種的呈報(bào)審批。1、公司內(nèi)部請(qǐng)示：用于各部門(mén)向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；部門(mén)內(nèi)部請(qǐng)示：用于員工向部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。2、公司內(nèi)部報(bào)告：用于各部門(mén)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議或意見(jiàn)；部門(mén)內(nèi)部報(bào)告：用于員工向部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或建議。3、公司內(nèi)部通知：用于全公司范圍內(nèi)的通知；部門(mén)內(nèi)部通知：用于各部門(mén)范圍內(nèi)的通知。內(nèi)容：承辦部門(mén)擬稿呈報(bào)室經(jīng)理提出意見(jiàn)后，報(bào)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核，再根據(jù)需要提給相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，存檔或呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批

21、示。文檔：文件呈報(bào)審批表（見(jiàn)附件）及附件。完成時(shí)間：每個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)天內(nèi)容：部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)會(huì)簽后，呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批示，批示后送部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)，且歸檔于本部門(mén)。文檔：文件呈報(bào)審批表及附件。完成時(shí)間：急件當(dāng)天。注：框內(nèi)流程為部門(mén)內(nèi)部呈報(bào)審批流程。3.1.4 公文查詢管理系統(tǒng)應(yīng)提供靈活的分類統(tǒng)計(jì)、查詢公文的功能。包括收(發(fā))文總量、收文分發(fā)總量、收(發(fā))文歸檔情況、部門(mén)的收(發(fā))文量等。系統(tǒng)應(yīng)可以通過(guò)多種分類瀏覽各類信息，統(tǒng)計(jì)公文情況。如可以按公文狀態(tài)，處理人或是標(biāo)題等組合查詢公文。3.1.5 催辦功能當(dāng)公文在某一部門(mén)滯留時(shí)間過(guò)長(zhǎng)時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)提供催辦功能。公文流轉(zhuǎn)發(fā)起者應(yīng)能看到公文的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，隨時(shí)督促公文處

22、理。3.1.6 加急功能為提高公文流轉(zhuǎn)速度，對(duì)于緊急度較高的文件，可以在流轉(zhuǎn)中設(shè)定辦理期限，系統(tǒng)會(huì)對(duì)辦理期限已過(guò)還未處理的文件進(jìn)行自動(dòng)的催辦4. 人力資源辦公事務(wù)4.1 人力資源辦事流程（1）新員工入職流程業(yè)務(wù)描述：新員工入職辦理流程。處理流程：處理過(guò)程目前如上，可根據(jù)實(shí)際管理進(jìn)行調(diào)整。步驟說(shuō)明：步驟名稱處理數(shù)據(jù)辦理人員說(shuō)明發(fā)起新員工入職手續(xù)入職報(bào)到清單人力資源部部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面后簽閱部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)行政部辦理入職手續(xù)給新員工發(fā)放文具用品及工卡行政部系統(tǒng)管理部辦理入職手續(xù)給新員工配置公司的統(tǒng)一郵箱系統(tǒng)管理部黨總支辦理入職手續(xù)辦理黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)入手續(xù)黨總支財(cái)務(wù)部辦理入職手續(xù)留存新員工的銀行卡賬號(hào)信息財(cái)務(wù)部人力

23、資源部辦理后續(xù)的報(bào)到工作回收入職報(bào)到清單并留下新員工的聯(lián)系電話人力資源部（2）員工離職流程業(yè)務(wù)描述：?jiǎn)T工離職辦理流程。處理流程：處理過(guò)程目前如上，可根據(jù)實(shí)際管理進(jìn)行調(diào)整。步驟說(shuō)明：步驟名稱處理數(shù)據(jù)辦理人員說(shuō)明員工離職需提前一個(gè)月遞交書(shū)面申請(qǐng)及填寫(xiě)員工離職申請(qǐng)審批表離職申請(qǐng)及員工離職申請(qǐng)審批表員工部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)簽署意見(jiàn)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人力資源部簽署意見(jiàn)及發(fā)放員工離職交接清單簽署意見(jiàn)及發(fā)放員工離職交接清單人力資源部員工填寫(xiě)員工離職交接清單及辦理戶口和檔案遷出事宜填寫(xiě)員工離職交接清單及辦理戶口和檔案遷出事宜員工系統(tǒng)管理部辦理離職交接工作檢驗(yàn)電腦、便攜設(shè)備、固定資產(chǎn)、設(shè)備及工具是否完好，以及撤消公司郵箱系統(tǒng)

24、管理部行政部辦理離職交接工作檢驗(yàn)辦公家私及鑰匙是否齊全完好，回收工卡，結(jié)算通訊費(fèi)用及餐費(fèi)行政部財(cái)務(wù)部辦理離職交接工作財(cái)務(wù)清算財(cái)務(wù)部人力資源部辦理后續(xù)離職交接工作清算工資等相關(guān)費(fèi)用科目；辦結(jié)所有離職交接手續(xù)后，人力資源部開(kāi)具離職證明人力資源部（3）員工試用期轉(zhuǎn)正流程業(yè)務(wù)描述：?jiǎn)T工試用期轉(zhuǎn)正辦理流程。處理流程：處理過(guò)程目前如上，可根據(jù)實(shí)際管理進(jìn)行調(diào)整。步驟說(shuō)明：步驟名稱處理數(shù)據(jù)辦理人員說(shuō)明試用期滿后，并通過(guò)部門(mén)考核后，提交試用轉(zhuǎn)正申請(qǐng)?zhí)峤簧暾?qǐng)新員工部門(mén)審批給出意見(jiàn)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人力資源部審批考核通過(guò)后，人力資源部審批，確定轉(zhuǎn)正時(shí)間、聘任崗位及薪資級(jí)別人力資源部公司領(lǐng)導(dǎo)審批審批及簽署意見(jiàn)公司領(lǐng)導(dǎo)簽訂勞動(dòng)合

25、同由人力資源部安排簽訂勞動(dòng)合同的事宜人力資源部（4）員工培訓(xùn)管理流程（擬調(diào)整）業(yè)務(wù)描述：?jiǎn)T工培訓(xùn)管理辦理流程。處理流程：處理過(guò)程目前如上，可根據(jù)實(shí)際管理進(jìn)行調(diào)整。步驟說(shuō)明：步驟名稱處理數(shù)據(jù)辦理人員說(shuō)明人力資源及各部門(mén)進(jìn)行培訓(xùn)管理的前期準(zhǔn)備工作前期準(zhǔn)備工作人力資源部及各部門(mén)人力資源部及各部門(mén)確定培訓(xùn)目標(biāo)，擬定培訓(xùn)計(jì)劃和方案確定培訓(xùn)目標(biāo)，擬定計(jì)劃和方案人力資源部及各部門(mén)公司領(lǐng)導(dǎo)審批審批及簽署意見(jiàn)公司領(lǐng)導(dǎo)人力資源部確定年度培訓(xùn)計(jì)劃確定年度培訓(xùn)計(jì)劃人力資源部培訓(xùn)實(shí)施部門(mén)進(jìn)行實(shí)施培訓(xùn)實(shí)施培訓(xùn)培訓(xùn)實(shí)施部門(mén)人力資源部及培訓(xùn)實(shí)施部門(mén)確定培訓(xùn)的具體事宜確定教育培訓(xùn)師資、時(shí)間、設(shè)施、場(chǎng)地、課程設(shè)置、教學(xué)方法的運(yùn)用

26、等，并進(jìn)行調(diào)控人力資源部及培訓(xùn)實(shí)施部門(mén)人力資源部、培訓(xùn)實(shí)施部門(mén)及培訓(xùn)學(xué)員進(jìn)行培訓(xùn)效果評(píng)估進(jìn)行培訓(xùn)效果評(píng)估人力資源部、培訓(xùn)實(shí)施部門(mén)及培訓(xùn)學(xué)員人力資源部進(jìn)行培訓(xùn)收尾工作分析反饋信息，相應(yīng)調(diào)整下一輪培訓(xùn)計(jì)劃的擬定和實(shí)施；建立培訓(xùn)檔案，簽訂服務(wù)期協(xié)議，進(jìn)行相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷人力資源部4.2 考勤管理流程考勤管理中的業(yè)務(wù)流程主要包括加班申請(qǐng)流程、休假申請(qǐng)流程。（1）加班申請(qǐng)流程業(yè)務(wù)描述：管理員工的加班申請(qǐng)、核定等工作流程。業(yè)務(wù)步驟：處理過(guò)程目前如上，可根據(jù)實(shí)際管理進(jìn)行調(diào)整。步驟說(shuō)明：步驟名稱處理數(shù)據(jù)辦理人員說(shuō)明提交加班申請(qǐng)?zhí)峤患影鄷r(shí)間員工部門(mén)經(jīng)理審批審核意見(jiàn)部門(mén)經(jīng)理主管副總經(jīng)理審批審核意見(jiàn)部門(mén)主管副總?cè)舭l(fā)放加

27、班費(fèi)則由部門(mén)主管副總審批，否則，加班將轉(zhuǎn)換為調(diào)休。人力資源部審核審核意見(jiàn)人力資源部人事管理員模塊功能描述l 根據(jù)加班的性質(zhì)，員工可事前或事后錄入加班申請(qǐng)單；l 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)限對(duì)下級(jí)的加班申請(qǐng)單進(jìn)行審批確認(rèn)；l 數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)查詢個(gè)人歷史加班數(shù)據(jù)、加班申請(qǐng)審核狀況、按部門(mén)、按時(shí)間查詢加班狀況；l 手機(jī)和郵件通知可定制；l 手機(jī)審批可定制；l 流程可定制。需要注意的問(wèn)題 未核定的加班時(shí)間不能用于調(diào)休或核發(fā)加班薪酬； 加班需事先申請(qǐng)，待流程審批同意后可以加班，加班申請(qǐng)中加班時(shí)長(zhǎng)為預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)，“加班類型”牽涉到是否發(fā)放加班費(fèi)用問(wèn)題，“加班原因”需填寫(xiě)； 加班結(jié)束后，需填寫(xiě)“加班核定申請(qǐng)”，輸入

28、實(shí)際加班時(shí)長(zhǎng)，由直接上級(jí)審核確認(rèn)； 核定后的加班時(shí)長(zhǎng)才可以用于調(diào)休或核發(fā)加班費(fèi)； 加班費(fèi)發(fā)放、加班調(diào)休等依公司相關(guān)規(guī)定辦理； 申請(qǐng)調(diào)休時(shí)，已核定加班時(shí)長(zhǎng)需大于調(diào)休申請(qǐng)時(shí)長(zhǎng)； 調(diào)休申請(qǐng)由直接上級(jí)審核確認(rèn)； 所有調(diào)休的時(shí)長(zhǎng)都將從“累計(jì)加班時(shí)長(zhǎng)”中扣除。（2）請(qǐng)銷假審批流程業(yè)務(wù)描述：通過(guò)此流程完成對(duì)員工年休假、事假、病假、調(diào)休等各類假期的申請(qǐng)審批流程。業(yè)務(wù)流程：處理過(guò)程目前如上，可根據(jù)實(shí)際管理進(jìn)行調(diào)整。步驟說(shuō)明：步驟名稱處理數(shù)據(jù)辦理人員說(shuō)明提交休假申請(qǐng)?zhí)峤恍菁兕悇e及天數(shù)員工填寫(xiě)休假原因部門(mén)經(jīng)理審批審核意見(jiàn)部門(mén)經(jīng)理主管副總經(jīng)理審批審核意見(jiàn)部門(mén)主管副總?cè)魡T工申請(qǐng)3天以上事假、病假，需履行此步驟。人力資源

29、部審核審核意見(jiàn)人力資源部人事管理員模塊功能描述l 員工錄入休假申請(qǐng)單或錄入續(xù)假、銷假申請(qǐng)單，提出假期申請(qǐng)；l 員工假期核定功能；l 可設(shè)定固定假期；l 假期狀況查詢功能，包括休假歷史狀況、審核結(jié)果等；l 休假情況的匯總、統(tǒng)計(jì)分析；l 手機(jī)和郵件通知可定制；l 手機(jī)審批可定制；l 流程可定制；4.3 人力資源自助系統(tǒng) 該系統(tǒng)為集團(tuán)hrms自助模塊項(xiàng)目，年內(nèi)可實(shí)施上線，員工、經(jīng)理人員可登陸該系統(tǒng)查看及實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)維護(hù)個(gè)人、員工信息。4.4 政策與制度（人力資源政策展示）4.5 培訓(xùn)資源（1）、課件分享（2）、在線學(xué)習(xí)5. 財(cái)務(wù)辦公事務(wù)5.1 費(fèi)用報(bào)銷審批費(fèi)用報(bào)銷流程：費(fèi)用報(bào)銷審批詳細(xì)流程：步驟說(shuō)明如下

30、：步驟名稱處理數(shù)據(jù)辦理人員說(shuō)明填寫(xiě)報(bào)銷憑證參考報(bào)銷單據(jù)內(nèi)容員工報(bào)銷人、時(shí)間系統(tǒng)自動(dòng)填寫(xiě)部門(mén)經(jīng)理審核審核意見(jiàn)部門(mén)經(jīng)理財(cái)務(wù)審核審核意見(jiàn)（待補(bǔ)充）出納？會(huì)計(jì)？部門(mén)經(jīng)理？主管部門(mén)副總審核審核意見(jiàn)主管部門(mén)副總財(cái)務(wù)部判斷是否需要總經(jīng)理審批（待補(bǔ)充）出納？會(huì)計(jì)？部門(mén)經(jīng)理？總經(jīng)理審批審批意見(jiàn)總經(jīng)理付款出納？6. 國(guó)際清算部辦公事務(wù)6.1 信息披露業(yè)務(wù)描述：信息披露審批是國(guó)際清算部用于對(duì)主要通過(guò)arch網(wǎng)站、報(bào)紙電視或其他方式進(jìn)行的，公司對(duì)外宣傳信息、公司動(dòng)向、arch服務(wù)、產(chǎn)品介紹信息及其他不涉及生產(chǎn)及敏感內(nèi)容的一般信息的披露審批流程。處理流程：填寫(xiě)審批表部門(mén)經(jīng)理審批主管副總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批歸檔處理過(guò)程目前

31、如上，可根據(jù)實(shí)際管理進(jìn)行調(diào)整。步驟說(shuō)明：步驟名稱處理數(shù)據(jù)辦理人員說(shuō)明填寫(xiě)審批表見(jiàn)對(duì)外披露信息審批表信息披露申請(qǐng)人部門(mén)經(jīng)理審批給出辦理意見(jiàn)部門(mén)經(jīng)理主管副總經(jīng)理審批給出辦理意見(jiàn)主管副總經(jīng)理總經(jīng)理審批給出辦理意見(jiàn)總經(jīng)理歸檔歸入披露信息歸檔表信息發(fā)布員6.2 出國(guó)任務(wù)審批業(yè)務(wù)描述：出國(guó)任務(wù)審批是對(duì)國(guó)際清算部計(jì)劃因公出國(guó)（境）人員的任務(wù)審批。處理流程：填寫(xiě)審批表相關(guān)部門(mén)會(huì)簽主管副總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批人力資源審批流程部門(mén)經(jīng)理審批處理過(guò)程目前如上，可根據(jù)實(shí)際管理進(jìn)行調(diào)整。步驟說(shuō)明：步驟名稱處理數(shù)據(jù)辦理人員說(shuō)明填寫(xiě)審批表見(jiàn)因公出國(guó)(境)團(tuán)組任務(wù)審批表申請(qǐng)人部門(mén)經(jīng)理審批給出辦理意見(jiàn)確定會(huì)簽部門(mén)部門(mén)經(jīng)理相關(guān)部門(mén)會(huì)

32、簽給出辦理意見(jiàn)會(huì)簽部門(mén)經(jīng)理主管副總經(jīng)理審批給出辦理意見(jiàn)主管副總經(jīng)理總經(jīng)理審批給出辦理意見(jiàn)總經(jīng)理人力資源審批流程轉(zhuǎn)入人力資源對(duì)出國(guó)人員的審批審查流程6.3 國(guó)際清算事務(wù)簽報(bào)業(yè)務(wù)描述：國(guó)際清算事務(wù)簽報(bào)是國(guó)際清算部將需要報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的事務(wù)進(jìn)行簽報(bào)的流程。處理流程：填寫(xiě)審批表部門(mén)經(jīng)理審批主管副總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批歸檔處理過(guò)程目前如上，可根據(jù)實(shí)際管理進(jìn)行調(diào)整。步驟說(shuō)明：步驟名稱處理數(shù)據(jù)辦理人員說(shuō)明填寫(xiě)審批表見(jiàn)國(guó)際清算事務(wù)簽報(bào)審批表簽報(bào)人部門(mén)經(jīng)理審批給出辦理意見(jiàn)部門(mén)經(jīng)理主管副總經(jīng)理審批給出辦理意見(jiàn)主管副總經(jīng)理總經(jīng)理審批給出辦理意見(jiàn)總經(jīng)理歸檔歸入記錄表文檔管理員6.4 合同審批業(yè)務(wù)描述：合同審批是國(guó)際清算

33、部與客戶簽訂商務(wù)合同向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)批的流程。處理流程：填寫(xiě)審批表相關(guān)部門(mén)會(huì)簽主管副總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批歸檔部門(mén)經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部審批處理過(guò)程目前如上，可根據(jù)實(shí)際管理進(jìn)行調(diào)整。步驟說(shuō)明：步驟名稱處理數(shù)據(jù)辦理人員說(shuō)明填寫(xiě)審批表見(jiàn)合同審批表申請(qǐng)人部門(mén)經(jīng)理審批給出辦理意見(jiàn)確定會(huì)簽部門(mén)部門(mén)經(jīng)理相關(guān)部門(mén)會(huì)簽給出辦理意見(jiàn)會(huì)簽部門(mén)經(jīng)理財(cái)務(wù)部審批給出辦理意見(jiàn)財(cái)務(wù)部門(mén)經(jīng)理主管副總經(jīng)理審批給出辦理意見(jiàn)主管副總經(jīng)理總經(jīng)理審批給出辦理意見(jiàn)總經(jīng)理歸檔歸入記錄表合同管理員7. 固定資產(chǎn)管理按公司目前固定資產(chǎn)的管理辦法進(jìn)行管理，可以擴(kuò)展功能。包括固定資產(chǎn)的卡片維護(hù)、使用情況維護(hù)及固資申領(lǐng)使用管理等。 7.1.1 固資申領(lǐng)步驟說(shuō)明如

34、下：步驟名稱處理數(shù)據(jù)辦理人員說(shuō)明固資申領(lǐng)申領(lǐng)人申領(lǐng)時(shí)間申領(lǐng)原因業(yè)務(wù)部門(mén)需要申領(lǐng)的人員如果是部門(mén)公共的申領(lǐng)，為部門(mén)固資管理員申領(lǐng)人、時(shí)間系統(tǒng)自動(dòng)填寫(xiě)部門(mén)經(jīng)理審批審批意見(jiàn)部門(mén)經(jīng)理固資管理部門(mén)經(jīng)理審批審批意見(jiàn)目前是系統(tǒng)部經(jīng)理固資管理員辦理辦理意見(jiàn)處理情況固資管理員檢查存貨如果有進(jìn)行領(lǐng)用如沒(méi)有做其他處理歸檔完成歸入固資管理表固資管理員7.1.2 固資管理表格系統(tǒng)以固資管理表格進(jìn)行固資登記、狀態(tài)記錄、查詢等。固資管理表格由固資管理員維護(hù)。其他員工可以查詢自己的固資領(lǐng)用情況，固資管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人可以查詢整個(gè)固資情況。數(shù)據(jù)描述域類型說(shuō)明資產(chǎn)編號(hào)名稱品牌型號(hào)擺放地購(gòu)買日期領(lǐng)用日期責(zé)任人備注8. 個(gè)人辦公管理系統(tǒng)應(yīng)該給個(gè)人一個(gè)良好的辦公環(huán)境。如同實(shí)際在工作時(shí)，給與一個(gè)個(gè)性化的工作平臺(tái)，可以方便的辦理自己的各項(xiàng)工作，可以根據(jù)日期安排工作計(jì)劃，記錄和查閱各項(xiàng)工作的辦理情況，等等。8.1 工作管理8.1.1 各項(xiàng)事宜各項(xiàng)事宜包括待辦工作、已辦工作、關(guān)注工作等。數(shù)據(jù)描述域類型說(shuō)明工作名稱任務(wù)編號(hào)到達(dá)時(shí)間日期時(shí)間期望完成時(shí)間時(shí)間描述工作內(nèi)容簡(jiǎn)述工作的詳細(xì)情況完成情況完成時(shí)間日期時(shí)間附件文件數(shù)據(jù)描述大體如上，可以應(yīng)要求擴(kuò)展。其實(shí)，對(duì)于一個(gè)任務(wù)的辦理