公司郵件收發(fā)管理制度

1、蕪湖普威技研有限公司制度級別：i 簽發(fā): 公司郵件收發(fā)管理制度目 錄 一目的二適用范圍三考核管理機構(gòu)與職責(zé)四內(nèi)容五其他出 自人力資源部編 號生效日期版 次第1版一、目的為規(guī)范公司郵件的收發(fā)管理，節(jié)約公司郵寄成本，避免造成公司資料的丟失及浪費。二、適用范圍普威公司全體員工三、定義郵件物品：指公司員工寄送/簽收的文件、資料、貨物及其他貨品等（大型設(shè)備的發(fā)送不在此列）四、職責(zé)4.1 綜合管理部：負責(zé)公司郵件物品的收發(fā)管理。4.2 各部門：協(xié)助綜合管理部進行部門郵件物品的發(fā)送、審批及接收。五、內(nèi)容5.1郵件的發(fā)送5.1.1 因工作需要，需向外部寄送文件、資料、貨物及其他貨品者，必須先填寫郵件發(fā)送審核表

2、，須經(jīng)部門負責(zé)人、綜合管理部經(jīng)理簽字確認，并將需郵寄品交給綜合管理部檢驗后，領(lǐng)取ems寄件材料進行郵寄。5.1.2 未經(jīng)登記或需郵寄的貨品無部門負責(zé)人簽字者，綜合管理部可拒絕受理，如仍需郵寄郵費自付。5.1.3如收件人等信息不清楚或不完整，綜合管理部有權(quán)要求當(dāng)事人將資料完善，對于無故拒不按要求填寫，且經(jīng)綜合管理部要求無效者，綜合管理部有權(quán)拒發(fā)該貨品，并將情況報該部門負責(zé)人處理。5.1.4 郵寄后寄件人需認真記錄快遞單號等信息，郵件的后續(xù)跟蹤由寄件人自行負責(zé)。5.1.5 寄送文件、資料、貨物等郵件貨品，需統(tǒng)一通過公司指定的承運單位（ems）進行郵寄，如有特殊情況需通過公司指定外的承運單位寄送，必

3、須經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審批方可生效。5.1.6 綜合管理部要保留好每次郵寄的存根，以備查驗核對寄件信息并及時報銷郵件費用。5.1.7 公司任何人員如私自以公司名義郵寄私人物品，或以公司義在快遞公司賒賬的，一經(jīng)查出，給予所欠郵費的5倍罰款。申請單與郵品交綜合管理部檢查核對申請單與郵品領(lǐng)取ems寄件材料信息不全信息無誤寄件5.2郵件的簽收5.2.1、保安職責(zé)：5.2.1.1、所有的外來信件、快遞、包裹等郵件（以下簡稱郵件）由正大門崗位保安負責(zé)接收；5.2.1.2、值班保安在接收郵件之前需對郵件進行安全核查；值班保安對可疑郵件一律拒收?？梢舌]件如：外包裝破損或外露過多的內(nèi)保護材料，手寫或模糊不清的地址；

4、油污、有刺鼻異味或郵件包裝浸水變色；物品外部有不明的動力裝置或有滴答聲等；5.2.1.3、值班保安對公司各部門或公司員工收到的包裹或信件進行檢查，并登記；未經(jīng)主人同意不得私自拆開包裹及信件，不得私自撕下郵票；5.2.1.4、值班保安在接收到外來郵件檢查安全后，要及時通知收件人所屬部門郵件管理員領(lǐng)取。5.2.2、郵件管理員職責(zé)5.2.2.1、各部門郵件管理員要在郵件簽收登記表上簽名并詳細登記領(lǐng)取時間，以備查驗核對；5.2.2.2、各部門郵件管理在接到公司保安通知后要及時前去領(lǐng)取，如因郵件管理員不及時領(lǐng)取造成的郵件延誤，一切后果由郵件管理員承擔(dān)；5.2.2.3、收件人為公司名稱，公司顧問人員及離職

5、人員的，由綜合管理部相關(guān)人員代簽。5.2.3、收件人職責(zé)5.2.3.1、 收件人在接到部門郵件管理員通知后，要及時前去領(lǐng)取郵件。5.2.3.2、收件人需自主關(guān)注郵件物流狀況，并在購買時留下聯(lián)系電話，方便物流公司聯(lián)系。5.2.3.3、凡貨到付款的郵件，收件人在門衛(wèi)室、部門郵件管理員通知發(fā)出后，應(yīng)立即到公司門衛(wèi)室付款取件。如因個人緣故造成的延誤或其他損失后果自負。注：在郵件包裝完好的情況下，如郵件內(nèi)部物品存在遺失、短少或破損等問題，保安和部門郵件管理員不負任何責(zé)任。與廠家索賠等事宜由購買人自行解決。5.2.4郵件簽收流程圖快遞公司送達郵件保安檢查郵件安全部門郵件管理員登記、領(lǐng)件可疑安全收件人取件五、其他5.1 附件附表1：公司郵件發(fā)送審核表附表2：公司郵件簽收登記表5.2 本辦法自簽發(fā)之日起執(zhí)行。5.3 本辦法解釋權(quán)歸綜合管理部。 制定： 審核： 批準：附表一、郵件發(fā)送審核表寄件人收件人姓名、電話郵編、地址事 由郵寄物品郵寄形式投遞日期備 注寄件人部門主管審核綜合管理部簽 批郵件發(fā)送審核表寄件人收件人姓名、電話郵編、地址事 由郵寄物品郵