工作計劃執(zhí)行與控制

1、工作計劃執(zhí)行與控制工作計劃執(zhí)行與控制 編寫人：龍?zhí)脧凭帉懭耍糊執(zhí)脧?日日 期：期：2013.05 課程收益課程收益 2 1、了解制定計劃的意義與重要性 2、如何制定工作計劃 3、工作計劃執(zhí)行與方法 4、因為有效計劃,提高個人與部門工 作績效 凡事預(yù)則立凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢不預(yù)則廢 “盛年不重來，一日難再晨。及時宜自勉 ，歲月不待人” 陶淵明 計劃是效率的保證 3 4 計劃： 。 什么是計劃什么是計劃 是為完成一定的目標而事先凝聚相 關(guān)人員的智慧，預(yù)估未來事情的演變， 事前對措施和步驟作出的部署,讓工作 變得更為有序. 因為有了計劃，所以有明確的指引方向可以做 好事先的準備打下團隊工作的基礎(chǔ)。

2、5 計劃的誤區(qū)計劃的誤區(qū) 計劃趕不上變化，做計劃沒用 計劃可以消除變化，降低靈活性 生活常識 “人無遠慮，必有近憂” 6 計劃的類型計劃的類型 1.按計劃的時間劃分按計劃的時間劃分 1）長期計劃（10n9-term plan）：又稱為規(guī)劃， 時間一般在5年以上。一般由高層管理者制定。 2）中期計劃（middle-term plan）：介于 長 期和短期計劃之間，時間一般為l5年。一般由 中層管理者制定。 3）短期計劃（shortterm plan）：針對未 來較短時間內(nèi)所作的工作安排，時間一般不超過 1年。多由基層管理者制定。 計劃的類型計劃的類型 7 2.按計劃的規(guī)模劃分按計劃的規(guī)模劃分 1

3、）戰(zhàn)略性計劃（strategic plan）：指著眼 于組織整體目標和方向的計劃。是組織較長 時期內(nèi)的宏偉藍圖，如公司未來5年發(fā)展計劃。 2）戰(zhàn)術(shù)性計劃（tactical plan）：指針對 組織內(nèi)部具體工作問題，在較小范圍內(nèi)和 較短時間內(nèi)實施的計劃，如長沙水浸客退 品返工計劃。 計劃的類型計劃的類型 8 3.按計劃的內(nèi)容劃分按計劃的內(nèi)容劃分 可分為綜合計劃和專項計劃 公司上市計劃即是一個綜合性的計劃：其包括公司 改制與重組、引入及選擇戰(zhàn)略投資者、募股計劃及 資金投向，編撰上市材料并審報、發(fā)行股票等。 新產(chǎn)品開發(fā)進度計劃即是一個專項計劃:只圍繞 新產(chǎn)品的立項、資料設(shè)計、模具開立、驗收及試 產(chǎn)及

4、批準量產(chǎn)等內(nèi)容進行規(guī)劃。 年度預(yù)算是計劃嗎？ 為什么做計劃為什么做計劃 功能功能 明確方向 明確目標 明確路徑 明確方法 明確責(zé)任 明確衡量方法 9 為什么做計劃為什么做計劃 我們誰也不知將來會怎 樣，但明天肯定會與 今天不同。 計劃是一種生存策略生存策略， 它可以讓你獲得更多 的成功機會。 計劃并不能保證你成功， 但能讓你為將來作好 準備。 10 為什么做計劃為什么做計劃 作用作用 集中資源 行動指南 減少不確定性 提高效率 提高積極性 體會成就和人生價值 有效地計劃是一切成功的秘訣有效地計劃是一切成功的秘訣 11 為什么做計劃為什么做計劃 n兩種工作形式： n消級式工作 消防式救火救火管理

5、。 n積極式工作 計劃式主動主動管理。 12 制定計劃的內(nèi)涵制定計劃的內(nèi)涵 13 它是理性的、系統(tǒng)的制定決策和解決問題的方法； 是靈活機動、不帶喜好偏見的； 鼓勵變革與修正； 闡明你真實的狀況，增強你對未來的認識； 通過指明你實現(xiàn)目標所需的路程與時間，判斷你獲 得成功的可能性。 計劃的要素計劃的要素 環(huán)境分析 階段目標 時間 步驟 方案選擇 計劃文件編制 14 計劃什么？計劃什么？ 15 計劃六大要素 5W2H5W2H Why 為什么做？原因 What 做什么？ 目標與內(nèi)容 Who 誰去做？ 人員 Where何地做？ 地點 When 何時做？ 時間 How 怎樣做？ 方式、手段 How muc

6、h多少？ 程度、數(shù)量、質(zhì)量、費用 5W2H法又叫七何 分析法，是二戰(zhàn) 中美國陸軍兵器 修理部首創(chuàng)。 5W2H5W2H的關(guān)系圖的關(guān)系圖 16 怎么定目標怎么定目標 兩類目標 a. 定量目標 銷售額的增長 費用降低 市場份額的增長 人員增長 計劃達成率 % 庫存金額控制在 萬元以內(nèi)。 17 怎么定目標怎么定目標 兩類目標 b.定性目標 年內(nèi)制定新的報銷制度（財務(wù)） 年內(nèi)建立新的考核制度（人力資源） 年內(nèi)公司管理規(guī)范化（總經(jīng)理辦公室） 年內(nèi)改善文檔管理的狀況（總經(jīng)辦） 18 怎么定目標怎么定目標 制定目標的SMART原則 nSpecific - 明確的明確的 nMeasurable - 可以量度的可

7、以量度的 nAchievable - 可以達成的可以達成的 nRelevant 相關(guān)的相關(guān)的 nTime Bound - 有時間性的有時間性的 19 根據(jù)根據(jù)SMART原則制定的目標形式原則制定的目標形式 制定符合SMART原則的目標 要 干 什 么結(jié)果是什么條件是什么什么時間 縮 短生產(chǎn)周期18%本年年底 開 發(fā) 一種功能軟件包 達到3.5級或更高級別2002年1月9日正式推出 20 根據(jù)根據(jù)SMART原則對工作目標的評價原則對工作目標的評價 所制定的目標對目標進行的評價 今年將行政費用降低20% 。 目標具體明確、可進行衡量、有時間限制，至于可達成 與否，視具體情況而定。但很多情況下，訂立

8、的費用降 低目標并未經(jīng)過認真思考，只是心血來潮。 今天是5月30日，6月3日是市場策劃書 交與客戶的最后時間，策劃部人員必須 到時提交報告。 這里規(guī)定了很嚴格的時間限制，比較具體；由于達成的 工作事先早已明確，這里只不過是提示準時提交市場策 劃書。這是通知不是目標。 小王，你這個月的目標就是要把公司的 車輛管好。 這個工作目標非常不明確、不具體，更缺乏明確的衡量 標準，究竟小王把工作做到什么程度算完成任務(wù)？ 質(zhì)檢員一定要定期檢查生產(chǎn)情況。 工作要求什么是定期，定期的標準是什么；沒有時間限 制，工作不具體，完成以后，沒有衡量的具體指標。 為了適應(yīng)公司互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，人事 部經(jīng)理助理的目標是：6

9、月10日之前， 協(xié)助人事經(jīng)理召開一次招聘會；面試應(yīng) 聘人員；制定出新部門的工作規(guī)范，并 交公司行政會討論。 目標清晰具體，有明確的時間限制和工作要求，從所述 及的內(nèi)容來看，應(yīng)該是人事經(jīng)理助理近期能夠?qū)崿F(xiàn)的工 作目標。行政性部門的工作目標一般不容易量化，但是， 工作不容易量化不等于工作不能衡量。 21 目標就是？目標就是？ 方向：引導(dǎo)我們集中精力 里程碑：讓我們知道自己所處的位置，以及 還有多遠的路程。 催人奮進：使我們從日常工作的無聊中解脫 出來。 22 三個泥瓦匠三個泥瓦匠 一位哲學(xué)家遇到三位年輕的泥瓦匠在忙碌地砌墻， 哲學(xué)家走過去問他們在干什么，第一個人平淡地 說：我在砌磚頭。第二人認真地

10、說：我在蓋房子 。第三個人興奮地說：我在建學(xué)校！10多年后， 富有好奇心的哲學(xué)家尋訪三位年輕人，第一年輕 人還在干砌磚的活，第二位年輕人帶著一個包工 隊到處給人蓋房子，第三位年輕人已經(jīng)非常富有 ，并且拿出錢來建了很多學(xué)校。 23 哈佛大學(xué)的哈佛大學(xué)的25年跟蹤調(diào)查年跟蹤調(diào)查 調(diào)查對象：智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人 調(diào)查結(jié)果： 27%沒有目標社會的最底層，抱怨整個世界 60目標模糊社會的中下層面，安穩(wěn)地生活與工作 10有清晰但較短期的目標成為各行業(yè)的專業(yè)人士 3有清晰且長期的目標成為社會各界的頂尖人士 24 怎么做計劃怎么做計劃 年度降低400萬元 庫存目標 銷售部降低 340萬元 生產(chǎn)研發(fā)

11、消 耗60萬元 光源事業(yè)部 目標 家居事業(yè)部 目標 LED事業(yè)部目 標 轉(zhuǎn)賣耗用報廢 目標 工程技術(shù)設(shè) 計代用目標 滯銷小器鬼光源促銷20 萬元 T8 LED支架促銷125萬元 中國風(fēng)產(chǎn)品物料專項清 理100萬元 淘汰產(chǎn)品清理96萬元 處理滯銷支架6萬元 T8日光燈電子物料50萬元 轉(zhuǎn)入新產(chǎn)品開發(fā)中耗用 T8日光包裝塑件與中國風(fēng) 產(chǎn)品包材王金代用轉(zhuǎn)賣或 報廢20萬元 25 目標管理目標管理 26 27 怎么做計劃怎么做計劃 28 29 計劃制訂過程計劃制訂過程 正確理解組織的總目標 制定符合SMART原則的計劃 檢查自己的計劃是否與公司的目標一致 列出可能遇到的問題和阻礙，找出相應(yīng)的解決辦法

12、列出實現(xiàn)計劃所需的資源 確定計劃完成的日期，并對計劃予以書面化 30 計劃制訂過程計劃制訂過程 1.收集資料,確定計劃的基本前提條件: a.外部和內(nèi)部的前提條件 b.定量和定性的前提條件 c.可控和不可控的前提條件 31 計劃制訂過程計劃制訂過程 2.確定組織目標和實現(xiàn)目標的總體行動計劃 a.根據(jù)前提條件的認識,確定組織的目標 b.進一步調(diào)查研究,明確計劃的具體前提條件 c.提出多種可供選擇的方案,經(jīng)過比較分析,確定最優(yōu) 或最滿意方案 32 計劃制訂過程計劃制訂過程 3.分解目標,形成合理的目標結(jié)構(gòu) a.通過目標的分解而把活動任務(wù)分配到各責(zé)任點 上,以保證組織內(nèi)部各方面行動和目標的一致性 b.

13、為動員組織的各種資源和分配資源提供依據(jù) c.促成一種井井有條的工作秩序 d.使組織所有活動圍繞同一目標努力 33 計劃制訂過程計劃制訂過程 4:綜合平衡 a.任務(wù)之間的平衡 b.主產(chǎn)和資源平衡 c.分析不同環(huán)節(jié)在不同時間的任務(wù)與能力之間是否 平衡 34 編制并下達執(zhí)行計劃編制并下達執(zhí)行計劃 35 計劃控制的意義與目的計劃控制的意義與目的 控控 制制 發(fā)現(xiàn)問題發(fā)現(xiàn)問題 修正改善修正改善 36 問題掌握問題掌握 1. 理想狀態(tài)（目標）與現(xiàn)實狀況間的差異 2.請具體描述一個自己所面臨的問題； 期待值 現(xiàn)狀 差距所帶來的影響 ？ 37 控制的形態(tài)與問題的種類 控制的形態(tài)控制的形態(tài)問題的種類問題的種類

14、事后控制事后控制解決型問題解決型問題 事中控制事中控制改善型問題改善型問題 事前控制事前控制預(yù)測型問題預(yù)測型問題 38 控制時應(yīng)掌握的原則控制時應(yīng)掌握的原則 1.避免控制的過多與不及 控制過多的影響： 降低部屬自主性、積極性； 缺乏組織活力、陽奉陰違； 形式化的作法； 抱怨增多；成本增加； 難以持久；掩飾錯誤. 39 控制時應(yīng)掌握的原則控制時應(yīng)掌握的原則 1.避免控制的過多與不及 控制不足的影響： 工作延遇，看法達成； 發(fā)生事故、意外； 工作效率降低、散漫、懈??； 績效低落. 2.不可為控制而控制（投入與產(chǎn)出的合理化） 3.控制要能符合現(xiàn)狀、配合實際需求 40 如何發(fā)現(xiàn)問題 1.從問題的內(nèi)涵出

15、發(fā) 2 .克服發(fā)現(xiàn)問題的障礙： 缺乏提出問題的勇氣；缺乏思考精神； 組織文化的影響；管理者的影響； 個人的心態(tài)；習(xí)慣的束縛. 41 強化問題意識強化問題意識 問題意識： 在問題還沒有明朗化以前，預(yù)先感 覺到問題存在的能力，對事情狀況的悟 性、感受力。 42 控制與問題掌握 如何培育問題意識 動動腦、想一想 假如你的小孩正在學(xué)走路，你會把家中環(huán) 境做什么樣的改變，為什么？ 43 如何培育問題意識 提高敏感度； 實際與目標結(jié)果的時刻關(guān)注。 強化自我能力； 常問Why、How、If； 關(guān)心周邊事物； 多用不同角度思考. 44 問題的類型總結(jié) 解決型 問題 事后 控制 救火過去式Why處理 亡羊 補牢 燃眉 之急 改善型 問題 事中 控制 發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在式How改善 精益 求精 見微 知著 預(yù)測型 問題 事前 控制 控制未來式If創(chuàng)造 前瞻 未來 預(yù)測 危機 45 小小 結(jié)結(jié) n計劃是什么？ n為什么計劃？ n怎么定目標？ n怎么做計劃？ n目標目標+ +行動計劃行動計劃 n效率效率+ +把握未來把握未來 n方向方向+SMART+SMART n目標管理目標管理+ +甘特圖甘特圖 46