科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求1

1、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 GB/T 11822-2008 2 一、分類 二、組卷 三、卷內(nèi)文件的排列與編號 四、案卷封面的編制 五、案卷脊背的編制 六、卷內(nèi)目錄的編制 七、卷內(nèi)備考表的編制 八、案卷目錄的編制 九、案卷的裝訂、裝盒與排列上架 3 一、分類 按工程性質(zhì)分類 按專業(yè)分類 按區(qū)域、流域分類 4 二、組卷 1.卷的概念 案卷 file 由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。 組卷 filing 立卷，即組織案卷，將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系 組成案卷的過程。 2.組卷原則 遵循基建文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)基建文件的有機 聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。 3

2、.組卷方法 5 案卷 卷 內(nèi) 備 考 表 卷 內(nèi) 文 件 N 卷 內(nèi) 文 件 2 卷 內(nèi) 文 件 1 卷 內(nèi) 目 錄 案 卷 封 面 6 文件有機聯(lián)系 某一項目或單位工程、分部分項工程的文件 某一問題、事故處理形成的一組文件 請示與批復(fù) 一組會議材料 就某一變更事項產(chǎn)生的報告、批復(fù)、洽商材料等 系統(tǒng)編號的變更令、變更通知單、工程聯(lián)系單等 設(shè)備選購、開箱、試運行三階段形成的文件，自 成體系、互為聯(lián)系 某一組實驗記錄 維修記錄 7 五種組卷方法 按單項工程組卷 按專業(yè)性質(zhì)組卷 按階段組卷 按問題組卷 按文件材料名稱組卷 8 組卷方法 1.按建設(shè)程序，分階段組卷。 2.立項審批文件可根據(jù)審批事項的內(nèi)

3、在聯(lián)系，按問題 組卷。 3.設(shè)計基礎(chǔ)文件可按問題、專業(yè)、形成單位等組卷。 4.設(shè)計文件可按照設(shè)計的不同階段和專業(yè)、形成單位 等組卷。 5.項目管理文件可按問題并結(jié)合時間等組卷。 如：征地拆遷 計劃、投資、統(tǒng)計、管理 招投標(biāo)及合同管理 專項申請、批復(fù) 9 6.施工技術(shù)文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、 階段等組卷； 施工管理文件按工作程序并結(jié)合問題組卷； 原材料質(zhì)量保證文件如屬共用的，則按單位工程整理 組卷，如屬專用的，則按分部工程分別整理組卷； 各項施工原始文件除各單位、分部、分項工程質(zhì)量評 定表及匯總文件可按單位工程集中整理組卷外，其余文件 材料按照單位、分部、分項工程，結(jié)合施工工序，歸入相

4、 應(yīng)部分，分別整理組卷； 設(shè)備文件材料按專業(yè)、臺件等組卷； 竣工圖按照建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、 環(huán)保等專業(yè)順序組卷，并編制設(shè)計變更一覽表。 10 7.監(jiān)理文件可根據(jù)其工作內(nèi)容，按照監(jiān)理工作依據(jù) 性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、計 劃進度控制文件、費用控制文件、安全管理文件、 旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志等，分別整理組卷；平 行檢驗及獨立抽檢的文件材料按單位工程分別進 行整理組卷。有的也可按單位工程、分部工程、 專業(yè)、階段、文種等組卷。 8.竣工驗收文件可按照單位工程、專業(yè)（各專項驗 收等）分別整理組卷。 11 三、卷內(nèi)文件的排列與頁號編寫 （一）卷內(nèi)文件的排列 常用方法： 1.按

5、文件材料形成的時間順序排列 2.按圖樣材料和文件的編號順序排列 3.按文件材料的重要程度排列 4.按文件材料的形式特征排列 5.案卷內(nèi)密不可分的文件材料應(yīng)排在一起 12 具體是具體是： 1.管理性文件按問題、時間或重要程度排列。 如：會議紀要（專題會議） 招投標(biāo)及合同文件 2.施工管理文件按工作程序結(jié)合問題的重要程度依次排列；原材料質(zhì)量 保證文件按產(chǎn)品種類或使用部位分別依次排列；按各單位、分部、分 項分別整理組卷的文件，依照施工工序，按開工批準、工程質(zhì)量檢驗 報驗、各項施工原始記錄、試驗檢測及工程質(zhì)量控制（評定、驗收）、 安全管理、事故處理等往來文件材料，依次進行排列。 3.設(shè)備文件按依據(jù)性材

6、料、開箱驗收、安裝調(diào)試、隨機文件、運行維護 等順序依次排列。 4.圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。 13 印件在前，定稿在后； 正件在前，附件在后； 原件在前，復(fù)制件在后； 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； 復(fù)文在前，來文在后（如批復(fù)在前，請示在后）； 譯文在前，原文在后； 設(shè)計文件材料目錄在前，設(shè)計圖樣文件在后； 綜合性的文件在前，素材性的文件在后； 文字材料在前，圖樣在后。 14 （二）卷內(nèi)文件頁號的編寫 1.案卷內(nèi)基建文件以件為單位編寫頁號，以有效內(nèi)容的頁面 為一頁。 頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫。 各件之間不連續(xù)編頁號。 頁號的填寫位置：雙面書寫的文件材料，正面在右下 角、背面在左下角；單

7、面書寫的文件材料，在其右下角。 圖樣的頁號編寫在右下角，或標(biāo)題欄外右上方。 2.已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。 如成套圖樣、印刷成冊的文件。 3.卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。 15 四、案卷封面的編制 檔號：檔號： （案卷題名）（案卷題名） 立卷單位立卷單位 起止日期起止日期 保管期限保管期限 密密 級級 封封 面面 式式 樣樣 印制在 卷盒正表面， 也可采用 內(nèi)封面形式 16 案卷封面編制 1.案卷題名主要包括建設(shè)項目名稱或代號、階 段名稱、文件類型名稱等（示例） 2.立卷單位填寫負責(zé)組卷的部門或單位（與舊規(guī)范有區(qū)別） 3.起止日期填寫案卷內(nèi)基建文件形成的最早和 最晚的時間（年、月、

8、日 ） 4.保管期限填寫組卷時依照有關(guān)規(guī)定劃定的保 管期限 5.密級填寫卷內(nèi)基建文件的最高密級 6.檔號（示例）由全宗號、分類號（或項目代 號或目錄號）、案卷號組成 17 例： 淮北礦業(yè)集團袁店一礦凈水、供水站工程 配電、照明竣工圖 袁店一礦凈水、供水站工程單項工程 配電、照明專業(yè)性質(zhì) 竣工圖文件材料名稱 18 檔號示例 01F01F131315151111 案卷號 單項工程代號 工業(yè)建筑類代號 基建檔案類別代號 全宗號 19 五、案卷脊背的編制 1.脊背項目 保管期限 檔號 案卷題名 2.脊背項目可根據(jù)需要 選擇填寫。 3.案卷脊背印制在卷盒 側(cè)面。 （保管期限）（保管期限） 檔號檔號 案卷

9、題名案卷題名 20 六、卷內(nèi)目錄的編制 序序 號號 文件文件 編號編號 責(zé)任者責(zé)任者文件題名文件題名日期日期頁數(shù)頁數(shù)備注備注 檔號檔號 卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄 21 卷內(nèi)目錄編制 序號用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序， 一個文件一個號 文件編號填寫文件文號或型號或圖號或代字、代 號等 責(zé)任者填寫文件形成者或第一責(zé)任者 文件題名填寫文件全稱。文件沒有題名的，應(yīng)由 立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名 日期填寫文件形成的時間（年、月、日 ） 頁數(shù)填寫每件文件總頁數(shù) 備注填寫需說明的情況(需要時填寫) 檔號 22 七、卷內(nèi)備考表的編制 互見號：互見號： 說明：說明： 立卷人：立卷人： 年年 月月 日日 檢查

10、人：檢查人： 年年 月月 日日 卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表 檔檔號：號： 排列在卷內(nèi) 全部文件之后， 或直接印制在 卷盒內(nèi)底面 23 卷內(nèi)備考表編制 1.說明標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組 卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題 2.立卷人由立卷責(zé)任者簽名 3.立卷日期填寫完成立卷的時間 4.檢查人由案卷質(zhì)量審核者簽名 5.檢查日期填寫案卷質(zhì)量審核的時間 6.互見號填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并 注明其載體類型 7.檔號 24 八、案卷目錄的編制 序 號 檔 號案卷題名總頁數(shù) 保管 期限 備 注 案卷目錄案卷目錄 25 案卷目錄案卷目錄 1、序號，應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號。 2、檔

11、號、案卷題名、保管期限。 3、總頁數(shù)，應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和。 4、備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互 見號或存放位置等信息。 26 九、案卷的裝訂、裝盒與排列上架 1.整卷裝訂 2.以件為單位裝訂 應(yīng)在每件文件首頁空白 處加蓋檔號章 超出卷盒幅面的基建文 件應(yīng)疊裝 破損的基建文件應(yīng)修復(fù) 圖紙可不裝訂，但同一 個項目應(yīng)統(tǒng)一 3.裝盒 4.分類排列法 （單位：mm） 01F121352 27 檔號: （案 卷 題 名） 立卷單位 起止日期 保管期限 密 級 28 “件”的劃分： 科技檔案按“件”裝訂。是指在保留科技檔案卷級管 理的基礎(chǔ)上。對不整卷裝訂的案卷，以卷內(nèi)每份科技文件 材料為

12、單位實施的裝訂。按“件”裝訂應(yīng)包括以下內(nèi)容： 1 1劃分劃分“件件”。簡單地說，就是將原來科技檔案案卷 內(nèi)的一份。即一條目錄，作為一件。若原來目錄過細，為 了達到簡化整理、深化檢索的目的。還可通過整合“幾小 件”組成“一大件”。具體做法： (1)對科技綜合管理性文件，采用規(guī)則中“件”的 界定標(biāo)準（一般以每份文件為一件）。 (2)對科技檔案界定“件”時，分兩種情況考慮：一部 分歸檔文件是以自然件的形式出現(xiàn)的，就以其自然件定為 一件（如：工程概況、開工報告、竣工報告、施工組織設(shè) 計等）。一部分歸檔文件材料雖也以自然件形式出現(xiàn)但 它們共性明顯且聯(lián)系甚密。則采取從“粗”界定。將若干 小件組“大件”。（

13、如：一個單位工程的隱蔽工程驗收記 錄，分部工程驗收等可各為一件；對同一科研成果的評價 材料，雖其責(zé)任者不同，但屬同一事由，也應(yīng)視為一件。 29 2、裝訂、裝訂 根據(jù)規(guī)范提出的“裝訂材料應(yīng)符合檔案保護要求”。 我認為裝訂材料應(yīng)具備保護檔案、操作簡便、經(jīng)濟實用保護檔案、操作簡便、經(jīng)濟實用三 個要求。常用的方法是： 線裝式線裝式，如“三孔一線”和縫紉機軋邊等。從保護 檔案的角度看，線裝無疑是最好的方式。一般厚度的用縫 紉機在文件左側(cè)或左上角軋邊。較厚的則采用傳統(tǒng)的“三 孔一線”法在“件”的左側(cè)裝訂。 穿孔式穿孔式粘接式粘接式使用變形材料裝訂方式使用變形材料裝訂方式無酸紙無酸紙 封套套裝式封套套裝式，這幾種方式都存在一定的弊端，我們不般不 采用。 在文件裝訂前，對所有的歸檔文件拆除金屬物：不同 幅面的科技文件材料要統(tǒng)一折疊為A4型幅面，破損的要先 修復(fù)。 30 31 32 卷盒、表格規(guī)格及其制成材料 1.