培訓(xùn)課件高效會議

1、2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 1 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 2 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 3 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 4 主要內(nèi)容 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 5 會議的意義 關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞： 我存在，故我開會我存在，故我開會 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 6 會議的種類 按人數(shù)分類按人數(shù)分類 按開會方式分類按開會方式分類按開會目的分類按開會目的分類 團(tuán)體會議團(tuán)體會議 一對一會議一對一會議 面對面會議面對面會議 電話會議電話會議 視頻會議視頻會議 宣布人事安排、講解政策宣布人事安排、講解政策 的會議的會議 當(dāng)眾表揚(yáng)和批評的會議當(dāng)眾表揚(yáng)和批評的會議 臨時(shí)處

2、理突發(fā)事件的會議臨時(shí)處理突發(fā)事件的會議 固定的會議固定的會議 集思廣益的會議集思廣益的會議 關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞： 萬會朝宗萬會朝宗解決問題解決問題 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 7 會議的成本計(jì)算 n時(shí)間成本參加會議的人數(shù)時(shí)間成本參加會議的人數(shù)（與會者的準(zhǔn)備時(shí)（與會者的準(zhǔn)備時(shí) 間與會者的旅行時(shí)間會議秘書工作會議服間與會者的旅行時(shí)間會議秘書工作會議服 務(wù)人員工作時(shí)間）務(wù)人員工作時(shí)間） n金錢成本開會的時(shí)間成本金錢成本開會的時(shí)間成本與會人員平均每小與會人員平均每小 時(shí)的工資時(shí)的工資 n直接成本會議設(shè)施租用費(fèi)會議場地費(fèi)旅費(fèi)、直接成本會議設(shè)施租用費(fèi)會議場地費(fèi)旅費(fèi)、 食宿費(fèi)文件準(zhǔn)備費(fèi)食宿費(fèi)文件準(zhǔn)備費(fèi) n

3、不定損失成本不定損失成本 會議必須成功以回收成本會議必須成功以回收成本 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 8 高效會議成功法則（1） 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 9 無需開會的五個(gè)如果 如如 果果 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 10 必需開會的五個(gè)如果 如如 果果 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 11 高效會議成功法則（2） 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 12 會議準(zhǔn)備工作核對清單 1.了解會議的目的 2.是否一定要開會 3.確定會議的形式 4.安排會議的議程 5.決定會議的時(shí)間 6.確定會議的主持人 7.決定會議的地點(diǎn) 8.研究會場如何布置 9.確定出席人數(shù) 10.安排出席者

4、座位 11.是否準(zhǔn)備會議名簽 12.是否安排交通工具 13.是否安排與會者住宿 14.是否發(fā)出了會議通知 15.確定視聽材料 16.確定輔助教材 17.準(zhǔn)備會場周邊位置圖 18.是否要求與會者準(zhǔn)備資料 19.確定相關(guān)資料 20.是否安排會后娛樂項(xiàng)目并 做好事先通知 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 13 高效會議成功法則（3） 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 14 高效會議成功法則（4） 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 15 高效會議技巧（一）主持會議技巧 n如何做開場白如何做開場白 n主持人守則主持人守則 n如何處理會議中的意外和沖突如何處理會議中的意外和沖突 2021-7-2培訓(xùn)課件高

5、效會議 16 開場語練習(xí)： n原則：原則： 明確會議議題明確會議議題 限定會議時(shí)間限定會議時(shí)間 會議內(nèi)容會議內(nèi)容 會議方式會議方式 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 17 主持人的守則與責(zé)任 n營造和諧氣氛營造和諧氣氛 n按照議程進(jìn)行按照議程進(jìn)行 n正確總結(jié)討論的內(nèi)容正確總結(jié)討論的內(nèi)容 n引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言 n幫助與會者理清不假思索的想法幫助與會者理清不假思索的想法 n尊重別人，避免出現(xiàn)會中意見一邊倒尊重別人，避免出現(xiàn)會中意見一邊倒 的情況的情況 n減少與議題無關(guān)的爭辯和討論減少與議題無關(guān)的爭辯和討論 n保持中立態(tài)度保持中立態(tài)度 2021-7-2培訓(xùn)課件高

6、效會議 18 意外和沖突的處理 蟬的癥狀：蟬的癥狀： 講與主題無關(guān)的故事講與主題無關(guān)的故事 講得模糊而不具體明確講得模糊而不具體明確 拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn) 主持人對策：主持人對策： 采用非語言性暗示采用非語言性暗示 探詢、總結(jié)、測試其理解成度探詢、總結(jié)、測試其理解成度 善意提醒關(guān)于程序及時(shí)間限制善意提醒關(guān)于程序及時(shí)間限制 帶入別人發(fā)言帶入別人發(fā)言 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 19 意外和沖突的處理 鯊魚的癥狀：鯊魚的癥狀： 有攻擊別人的傾向有攻擊別人的傾向 總是給予消極的、否定的意見總是給予消極的、否定的意見 主持人對策：主持人對策： 理解對方的想法或情緒理解對方

7、的想法或情緒 重申會議中無論什么意見都可以提重申會議中無論什么意見都可以提 但正面的建議會更受歡迎但正面的建議會更受歡迎 采用非語言性方式打斷采用非語言性方式打斷 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 20 意外和沖突的處理 驢的癥狀：驢的癥狀： 過于敏感過于敏感 防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面“墻墻” 不能站在別人的立場看問題不能站在別人的立場看問題 主持人對策：主持人對策： 突出他的貢獻(xiàn)突出他的貢獻(xiàn) 重復(fù)問題重復(fù)問題 短暫沉默短暫沉默 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 21 意外和沖突的處理 兔子的癥狀：兔子的癥狀： 質(zhì)疑正在使用的程序質(zhì)疑正在使用的程序 總是提議不同的程序或建議總是

8、提議不同的程序或建議 主持人對策：主持人對策： 突出他的貢獻(xiàn)突出他的貢獻(xiàn) 重申可以先試用現(xiàn)在的程序，重申可以先試用現(xiàn)在的程序， 如不奏效，則馬上按他的方如不奏效，則馬上按他的方 法實(shí)施法實(shí)施 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 22 意外和沖突的處理 螃蟹的癥狀：螃蟹的癥狀： 開會時(shí)還在做別的工作開會時(shí)還在做別的工作 私自進(jìn)入小團(tuán)體討論私自進(jìn)入小團(tuán)體討論 時(shí)常接電話時(shí)常接電話 打瞌睡，走神打瞌睡，走神 主持人對策：主持人對策： 對開小會者，主持人停止說話或者對開小會者，主持人停止說話或者 示意發(fā)言者暫停，使會議短暫沉默示意發(fā)言者暫停，使會議短暫沉默 問他們是不是覺得應(yīng)該先分組討論，問他們是不是覺

9、得應(yīng)該先分組討論， 然后集中討論然后集中討論 對打瞌睡者，可中間休息對打瞌睡者，可中間休息5 5分鐘，分鐘， 并加快會議議程并加快會議議程 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 23 高效會議技巧（二）參與會議技巧 n與會者守則與會者守則 n如何進(jìn)行信息溝通與反饋如何進(jìn)行信息溝通與反饋 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 24 與會者的守則與責(zé)任 n會前充分準(zhǔn)備會前充分準(zhǔn)備 n會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見 n以解決問題為己任以解決問題為己任 n保持開放的心態(tài)，摒除部門之見保持開放的心態(tài)，摒除部門之見 n盡可能多地獲取信息盡可能多地獲取信息 n耐心聆聽，尊重他人

10、的意見耐心聆聽，尊重他人的意見 n勇于發(fā)言，言之有物勇于發(fā)言，言之有物 n不進(jìn)行人身攻擊不進(jìn)行人身攻擊 n避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語言避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語言 n會后總結(jié)會后總結(jié) 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 25 會議中的信息溝通與反饋 n溝通漏斗溝通漏斗 n溝通金三角溝通金三角 n反饋時(shí)的漢堡原理反饋時(shí)的漢堡原理 n良好反饋的特征良好反饋的特征 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 26 溝通漏斗溝通漏斗 別人行動20 別人聽懂40 別人聽到60 你嘴上說80 你心里想100 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 27 溝通金三角溝通金三角 自己 對方 設(shè)身處地 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 28

11、 良好反饋特征 n要描述行為，不要判斷要描述行為，不要判斷 n側(cè)重表現(xiàn)而非性格側(cè)重表現(xiàn)而非性格 n要征求意見，著眼未來要征求意見，著眼未來 n不能傷害別人的自尊不能傷害別人的自尊 n實(shí)際可行實(shí)際可行 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 29 高效會議技巧（三）如何達(dá)成決議 n彼得彼得德魯克決議方法德魯克決議方法 n決策類型及應(yīng)用決策類型及應(yīng)用 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 30 達(dá)成決議彼得達(dá)成決議彼得 德魯克決議法德魯克決議法 用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并使與用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并使與 會者達(dá)成共識會者達(dá)成共識 列舉或圖示各提案并開始討論之列舉或圖示各提案并開始討論之 客觀比較各

12、提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭 估計(jì)各提案之獲益率估計(jì)各提案之獲益率 評估有無采集更多資料的需要評估有無采集更多資料的需要 征求反對意見征求反對意見 以中立角度檢視正反意見以中立角度檢視正反意見 尋求與會者對各提案之認(rèn)同尋求與會者對各提案之認(rèn)同 單位對提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)單位對提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié) 確認(rèn)議事結(jié)果確認(rèn)議事結(jié)果 組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 31 無異議決策 權(quán)威決策 少數(shù)服從多數(shù) 共識決策 確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議 是最佳的，并公開支持它；意見不和是最佳的

13、，并公開支持它；意見不和 及沖突的發(fā)生率最低及沖突的發(fā)生率最低 保證所有問題和思想得到公開辯論，每保證所有問題和思想得到公開辯論，每 個(gè)團(tuán)隊(duì)成員均有機(jī)會發(fā)表意見；復(fù)雜的個(gè)團(tuán)隊(duì)成員均有機(jī)會發(fā)表意見；復(fù)雜的 決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量 的決議的決議 允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見；保允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見；保 證大多數(shù)人獲勝；決議可以通過簡單唱證大多數(shù)人獲勝；決議可以通過簡單唱 票，相對迅速和高效地做出票，相對迅速和高效地做出 決策迅速高效；在急需行動的情況下最決策迅速高效；在急需行動的情況下最 實(shí)用；在權(quán)利界限明顯的地方最有效實(shí)用；在權(quán)利界限明顯

14、的地方最有效 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 32 會議記錄與會后跟進(jìn)技巧 n會議記錄者應(yīng)具有的技能會議記錄者應(yīng)具有的技能 n與會者會后跟進(jìn)與會者會后跟進(jìn) n主持人的會后跟進(jìn)主持人的會后跟進(jìn) 跟跟 跟跟 跟跟 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 33 會議記錄的技巧 n重要會議要錄音，日后不用的錄音等于浪費(fèi)時(shí)間重要會議要錄音，日后不用的錄音等于浪費(fèi)時(shí)間 n主持人，不要兼任會議記錄者工作。主持人，不要兼任會議記錄者工作。 n會議記錄盡可能維持在一頁紙內(nèi)會議記錄盡可能維持在一頁紙內(nèi) n會議記錄內(nèi)容應(yīng)包括：標(biāo)題、會議目標(biāo)、主席名會議記錄內(nèi)容應(yīng)包括：標(biāo)題、會議目標(biāo)、主席名 字、缺席及出席人名單應(yīng)列在會

15、議記錄起頭處；字、缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處； 列出會議重點(diǎn)；工作分派情況及完成日期列出會議重點(diǎn)；工作分派情況及完成日期 n盡量當(dāng)天或者最遲第二天將會議記錄發(fā)給與會者盡量當(dāng)天或者最遲第二天將會議記錄發(fā)給與會者 2021-7-2培訓(xùn)課件高效會議 34 與會者會后跟進(jìn) n拿到會議記錄后要細(xì)讀，尤其是對與自己拿到會議記錄后要細(xì)讀，尤其是對與自己 工作相關(guān)的信息做標(biāo)記工作相關(guān)的信息做標(biāo)記 n分析一下會議的過程，不同與會者對同一分析一下會議的過程，不同與會者對同一 問題的不同態(tài)度和表現(xiàn)問題的不同態(tài)度和表現(xiàn) n分析一下人際關(guān)系的狀態(tài)分析一下人際關(guān)系的狀態(tài) n考慮會議上所分派給自己的任務(wù)完成方案考慮會議上所分派給自己的任務(wù)完