照片檔案的整理方法

1、照片檔案的整理方法 許玉梅 2015年4月4日 1、分散保存 2、照片檔案的整理方法不一 3、照片檔案保存不完整 4、照片檔案裝具不統(tǒng)一 一、照片檔案的現(xiàn)狀 照片檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直 接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷 史記錄。 第一類：感光成像照片檔案 以感光材料為載體，以影像為保存方式的有保存價(jià)值 的歷史記錄。一般包括底片、照片和說明三部分。 第二類：數(shù)碼照片檔案 數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等設(shè) 備獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依 賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在互聯(lián)網(wǎng)上傳送的靜態(tài)圖像 文件。 數(shù)碼照片檔案是指國(guó)家機(jī)

2、構(gòu)社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì) 活動(dòng)中直接形成有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案由數(shù) 碼照片和文字說明兩部分組成。 二、照片檔案的定義 感光成像照片檔案的結(jié)構(gòu)感光成像照片檔案的結(jié)構(gòu) 數(shù)碼照片檔案的結(jié)構(gòu)數(shù)碼照片檔案的結(jié)構(gòu) 數(shù)碼照片文字說明 三、照片檔案的作用 1、 歷史記錄的真實(shí)見證。 2、維護(hù)單位利益的旁證。 3、 基建維修的依據(jù)。 四、照片檔案整理的流程 收集收集挑選照片挑選照片排列排列編號(hào)編號(hào)擬寫說明擬寫說明張張 貼貼著錄著錄打印目錄打印目錄貼側(cè)標(biāo)簽貼側(cè)標(biāo)簽 1、收集（歸檔）范圍 a 本單位各種重要工作會(huì)議的照片。 b 黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表 、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等 視察檢查本地區(qū)本單位的工作時(shí)的照

3、片。 c 本單位重要外事活動(dòng)照片。 d 記錄本單位重大事件活動(dòng)的照片(反映主要工作 職能、工作成果) e 本單位獲得各種榮譽(yù)的照片。 f 與其它載體檔案有密切聯(lián)系的照片。(文書檔案、 基建檔案的補(bǔ)充) g 其它具有保存價(jià)值的照片。 2、挑選照片要求 a 底片、照片、說明三者齊全 b 底片與照片影像相符 c 主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、 未加修飾剪裁等特點(diǎn)。 d 有選擇性的歸檔，對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片， 應(yīng)選擇其主要照片歸檔。 e 對(duì)存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。 l主題不鮮主題不鮮 明，可不明，可不 歸檔歸檔。 l構(gòu)圖重復(fù)，構(gòu)圖重復(fù)， 可選其一。可選其一。 l影

4、像不清影像不清 晰，不要晰，不要 歸檔。歸檔。 3、歸檔時(shí)間 a 隨時(shí)歸檔 b 階段性工作結(jié)束歸檔 c 年底歸檔 4、排列 按“年度問題”進(jìn)行分類，在同一年度內(nèi)按照片 的問題結(jié)合形成時(shí)間排列。 注意：不要求區(qū)分保管期限，僅分為歸檔與不歸檔 兩部分，歸檔的照片保管年限為長(zhǎng)期以上。 一組照片不可以排在兩冊(cè)中?？缒甓鹊恼掌话阋?不排在同一冊(cè)內(nèi)。 將照片按不同的年度分開。如果每個(gè)年將照片按不同的年度分開。如果每個(gè)年 度的照片不多，在年度內(nèi)可以不分問題，直度的照片不多，在年度內(nèi)可以不分問題，直 接按照片形成時(shí)間排列歸檔。接按照片形成時(shí)間排列歸檔。 1999年年2000年年2001年年2002年年 如果

5、每個(gè)年度的照片較多，對(duì)同一年度的如果每個(gè)年度的照片較多，對(duì)同一年度的 照片按問題分開。照片按問題分開。 本單位領(lǐng)本單位領(lǐng) 導(dǎo)活動(dòng)導(dǎo)活動(dòng) 外事宣外事宣 傳傳 單位單位 文化文化 領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo) 視察視察 如果照片數(shù)量較多，可以一個(gè)年度組成數(shù)冊(cè)。如果照片數(shù)量較多，可以一個(gè)年度組成數(shù)冊(cè)。 比如，比如，1999年的照片，共組成年的照片，共組成3卷。卷。 2000年的年的 照片，組成照片，組成2冊(cè)。冊(cè)。 2001年的照片，組成年的照片，組成2冊(cè)。冊(cè)。 第第 1 冊(cè)冊(cè) 第第 2 冊(cè)冊(cè) 第第 3 冊(cè)冊(cè) 第第 4 冊(cè)冊(cè) 第第 5 冊(cè)冊(cè) 第第 6 冊(cè)冊(cè) 第第 7 冊(cè)冊(cè) 如果照片數(shù)量不多，可以一個(gè)年度組成如果照片數(shù)量不

6、多，可以一個(gè)年度組成1冊(cè)，冊(cè)， 或者幾個(gè)年度的照片組成或者幾個(gè)年度的照片組成1冊(cè)。冊(cè)。 第第 1 冊(cè)冊(cè) 第第 2 冊(cè)冊(cè) 5、編號(hào) 第一，照片的編號(hào)。照片號(hào)是固定和反映每張照片 在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，有兩種 格式： 格式一：全宗號(hào)保管期限代碼冊(cè)號(hào)張?zhí)?全宗號(hào)全宗號(hào)保管期限代碼保管期限代碼冊(cè)號(hào)冊(cè)號(hào)張?zhí)柕哪Ｊ綇執(zhí)柕哪Ｊ?D024 . Y . 3 . 1 張?zhí)枺ǖ谌齼?cè)的第一張）張?zhí)枺ǖ谌齼?cè)的第一張） 冊(cè)號(hào)（第三冊(cè)照片檔案）冊(cè)號(hào)（第三冊(cè)照片檔案） 保管期限代碼保管期限代碼 全宗號(hào)全宗號(hào) 格式二：全宗號(hào)保管期限代碼張?zhí)?冊(cè)號(hào)：按排列順序?qū)φ掌瑑?cè)從“1”開始編制的流水號(hào)。 張?zhí)枺焊袷揭恢械摹?/p>

7、張?zhí)枴笔侵冈谝槐菊掌瑑?cè)內(nèi)對(duì)照 片按排列順序從“1”開始編制的流水號(hào)； 格式二中的“張?zhí)枴笔侵冈谝粋€(gè)立檔單位內(nèi)對(duì)照片按 排列順序“1”開始編制的流水號(hào)。 全宗號(hào)：檔案館給每個(gè)單位的代號(hào)。 保管期限：照片一般分為永久和長(zhǎng)期。 第二，照片的入冊(cè)。第二，照片的入冊(cè)。 一般沖洗成五寸或七寸照片，入冊(cè)。 大張照片、底片與其他照片、底片一同整理，單獨(dú) 存放。(一般卷放或平放) 大張照片的文字說明，寫在相應(yīng)的案卷內(nèi)，并在卷 內(nèi)目錄中注明“大張”。 6、擬寫說明 A 擬寫總說明 以一組照片為單位擬寫總說明。 總說明的內(nèi)容： 1、標(biāo)題根據(jù)本組照片的內(nèi)容，由整理者擬出 標(biāo)題。標(biāo)題要概括出這組照片的基本內(nèi)容，并作為

8、照片檔案卷內(nèi)錄的著錄條目。 2、時(shí)間 3、地點(diǎn) 4、主要人物 5、基本內(nèi)容 6、注明本組照片共多少?gòu)堈掌?整理時(shí)，用白紙（尺寸可與照片大小相當(dāng)）將上 述內(nèi)容打印，貼在這組照片的上方。也可以直接在 張貼照片處填寫。 標(biāo)題：佛山市XX局于2003年6月16日在本局五樓會(huì)議 室召開第五屆職代會(huì)。 時(shí)間： 2003年6月16日 地點(diǎn)：本局五樓會(huì)議室 主要人物：職工代表 基本內(nèi)容：選舉和審議提案 注明本組照片共多少?gòu)堈掌?3張 以每張照片為單位擬寫小說明 編寫要求編寫要求 文字說明六要素齊全。背景、事件、時(shí)間、地點(diǎn)、背景、事件、時(shí)間、地點(diǎn)、 人物、攝影者。人物、攝影者。 文字簡(jiǎn)潔，語言通順，一般不超

9、過200字，用阿拉 伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間，即1999.10.25或者19991025。 位置：在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方 一張照片編一個(gè)說明。一張照片編一個(gè)說明。 B 擬寫小說明 職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘0404級(jí)團(tuán)干部，級(jí)團(tuán)干部， 為了響應(yīng)共青團(tuán)委的號(hào)召，開展青為了響應(yīng)共青團(tuán)委的號(hào)召，開展青 年志愿者活動(dòng)。于年志愿者活動(dòng)。于20042004年年1010月月1616日日 到市松堂敬老院慰問孤寡老人。在到市松堂敬老院慰問孤寡老人。在 此活動(dòng)中同學(xué)們深受教育。此活動(dòng)中同學(xué)們深受教育。 背景：響應(yīng)共青團(tuán)開展青年志背景：響應(yīng)共青團(tuán)開展青年志 愿者活動(dòng)的號(hào)召。愿者活動(dòng)的號(hào)召。 事件：慰問孤寡人。事件：

10、慰問孤寡人。 時(shí)間：時(shí)間：20042004年年1010月月1 1日。日。 地點(diǎn)：溫州市松堂敬老院地點(diǎn)：溫州市松堂敬老院 人物：職院文秘人物：職院文秘0404級(jí)團(tuán)干部級(jí)團(tuán)干部. . 攝影者：趙某攝影者：趙某 注：注：并不是 所有的照片都 必須在文字說 明中體現(xiàn)六要 素。如擬寫了 一組照片的說 明后，本組照 片可以簡(jiǎn)化說 明。 7、編制目錄 案卷目錄：照片的保管單位為卷，案卷題名要 概括整卷的內(nèi)容。 卷內(nèi)目錄：每一組或每張照片的文字說明即可。 可以參考文書案卷和卷內(nèi)目錄的編寫。 五、感光照片檔案與數(shù)碼照片檔案整理的不同 1、感光照片檔案有底片，而數(shù)碼照片有電子版。 A 底片檔案的整理 第一，底片的編號(hào)。格式：全宗號(hào)保管期限代碼張?zhí)枴?第二，底片號(hào)的登錄。宜使用鐵筆將底片號(hào)橫排刻寫在膠片 乳劑面片邊處,不得影響畫面；一張一袋，并在底片袋的右上 方標(biāo)明底片號(hào)。翻拍為“F”,拷貝為“K”。 第三：底片的入冊(cè)。底片冊(cè)一般由297mmx210mm(A4)大小 的若干芯頁和封面、封底。 第四,對(duì)幅面超過底片冊(cè)芯頁尺寸的大幅底片，應(yīng)在乳劑面墊 襯柔軟的中性偏堿性紙張后，放入專用的檔案袋或檔案盒中， 按底片號(hào)順序排列。 B 數(shù)碼照片的管理 平時(shí)存放在電腦硬盤中，設(shè)置相應(yīng)的目錄夾。數(shù)碼照片還應(yīng) 刻成光盤保存。 底片數(shù)碼照片 注：數(shù)碼照片刻成光盤保管，光盤也必須有檢 索目錄。