第3講秘書的綜合素質.

1、 n 素質人內在的 物質要素和精神要素 的總和。 n秘書綜合素質的高低， 決定著其思想、道德、 才能、體能及其發(fā)揮 的水平。 秘書綜合素質： 德 政治素質、道德觀念 作風修養(yǎng) 道德品質、職業(yè)道德 才 知識與技能：知識結構、智力結構（觀察力 注意力 記憶力 思維 力 想象力）、能力結構（語言文字表達能力 協(xié)調能力 管理能力 信 息能力）、基本技能、特殊素質（輔弼 、信息、效率、自我意識、 創(chuàng)造） 經驗 “才才“ 即知識即知識 與技能與技能 水平水平 經經 驗驗 “德德” 即政治素即政治素 質和道德質和道德 品質（含品質（含 職業(yè)道職業(yè)道 德）德） 秘書素質之核心 政治方向 政治立場 政治紀律 政

2、治觀點 政治鑒別力 政治敏銳性 突破舊的傳統(tǒng)意識， 在工作中正確地進 行變通和獨創(chuàng) 充分認識并且努力 體現(xiàn)自己的勞動是 有效的和創(chuàng)造性的 系統(tǒng)分析統(tǒng)籌兼顧 快節(jié)奏高效率工作 3-2 秘書的職 業(yè)道德修養(yǎng) 從秘書隊伍中的 敗類李真腐 敗案所引發(fā)的反 思與教訓講起 社會社會 公德公德 職業(yè)職業(yè) 道德道德 家庭家庭 美德美德 對從事一 定職業(yè)的人 的特殊道德 要求 3-3 秘書的知識與能力 秘書的知識結構秘書的知識結構; ; 秘書的知識與能力結構秘書的知識與能力結構; ; 秘書的基本技能秘書的基本技能; ; 秘書的特殊素質。秘書的特殊素質。 公務秘書與非公 務秘書的差異； 不同行業(yè)、層次、 工種的差

3、異； 秘書環(huán)境與個人 情況的差異。 “通才型通才型”知知 識結構特點識結構特點 A.專與博的專與博的 兼容性兼容性(知識知識 體系呈體系呈”T” 字型展開）字型展開）; B.廣泛的適廣泛的適 應性應性; C.強健強健 的再生性的再生性 目目 標標 原原 則則 整整 體體 原原 則則 動動 態(tài)態(tài) 原原 則則 B.秘書知識結構秘書知識結構 構建三原則構建三原則 基礎基礎 層次層次 中間中間 層次層次 高高 層次層次 最最 高高 層層 次次 秘書知識結秘書知識結 構主要內容構主要內容 基礎層次：社會科學、人文科基礎層次：社會科學、人文科 學、自然科學的諸多學科學、自然科學的諸多學科 n這一層次的核心

4、部分這一層次的核心部分 A.馬克思主義理論（三大組成部分；最重要的馬克思主義理論（三大組成部分；最重要的 是馬克思主義哲學。解決世界觀、人生觀、方是馬克思主義哲學。解決世界觀、人生觀、方 法論即正確的立場、觀點、方法問題）法論即正確的立場、觀點、方法問題） B.社會學（以科學方法研究社會生活規(guī)律。突社會學（以科學方法研究社會生活規(guī)律。突 出研究視點的綜合性和整體性）出研究視點的綜合性和整體性） C.語言邏輯學（基礎工具性學科。提高思維技語言邏輯學（基礎工具性學科。提高思維技 巧和語言文字包括外語的運用技能）巧和語言文字包括外語的運用技能） 中間層次即專業(yè)基礎層次：由若干中間層次即專業(yè)基礎層次：

5、由若干 與秘書業(yè)務有密切關系的學科組成與秘書業(yè)務有密切關系的學科組成 n中間層次的核心部分中間層次的核心部分 A.領導科學：一門研究現(xiàn)代領導活動規(guī)律和方領導科學：一門研究現(xiàn)代領導活動規(guī)律和方 法的新興交叉學科法的新興交叉學科 B.管理學：專門研究管理過程及管理手段管理學：專門研究管理過程及管理手段 圍繞此核心向兩翼展開外圍和邊緣部分圍繞此核心向兩翼展開外圍和邊緣部分 A.秘書學的秘書學的”姐妹學科姐妹學科”即公共關系學、組織即公共關系學、組織 行為學、心理學、決策科學等；行為學、心理學、決策科學等；B.若干新興學若干新興學 科如系統(tǒng)論、信息論、控制論、運籌學等科如系統(tǒng)論、信息論、控制論、運籌學

6、等 最高層次即專業(yè)知識層次：秘書知識結最高層次即專業(yè)知識層次：秘書知識結 構金字塔的頂端，起決定性主導作用構金字塔的頂端，起決定性主導作用 這一層次的核心這一層次的核心兩部分兩部分 A.秘書學；秘書學； B.秘書所在部門的專業(yè)知識。秘書所在部門的專業(yè)知識。 圍繞這一核心展開的外圍和邊緣部圍繞這一核心展開的外圍和邊緣部 分分秘書學若干分支學科，如文書學、秘書學若干分支學科，如文書學、 檔案學、信訪學、調研學、協(xié)調學、會議檔案學、信訪學、調研學、協(xié)調學、會議 組織學、公文寫作學、后勤學、辦公自動組織學、公文寫作學、后勤學、辦公自動 化原理。（具體深入，更具操作性）化原理。（具體深入，更具操作性）

7、3-3-2 3-3-2 秘書的智力與能力結秘書的智力與能力結 構構 智力與能力智力與能力 : 既有聯(lián)系又有區(qū)別既有聯(lián)系又有區(qū)別 智力 人們賴以吸人們賴以吸 取外界知識取外界知識 的能力的能力 能力 即通常所說即通常所說 人的人的“才能才能” “本領本領”等等 良好的智力良好的智力從事秘書工作從事秘書工作 的基本條件的基本條件 智力構成五要素智力構成五要素 a.觀察力；觀察力； b.注意力；注意力； c.記憶力；記憶力； d.思維力；思維力； e.想象力想象力 提高觀察力的措施提高觀察力的措施 培養(yǎng)觀察興趣培養(yǎng)觀察興趣 形成觀察習慣形成觀察習慣 多方接觸多方接觸 開闊視野開闊視野 態(tài)度客觀態(tài)度客

8、觀 操作細密操作細密 秘書肩負信息秘書肩負信息 搜集和反饋的搜集和反饋的 職責，應成為職責，應成為 目光敏銳的觀目光敏銳的觀 察家，眼觀六察家，眼觀六 路、耳聽八方路、耳聽八方 注意穩(wěn)定注意穩(wěn)定 專心致志專心致志 絕無旁騖絕無旁騖 注意分配注意分配 頭緒繁多頭緒繁多 必須兼顧必須兼顧 注意轉移注意轉移 緊隨領導緊隨領導 適時調整適時調整 提高的措施：提高的措施：加強工作責任感；加強工作責任感； 增強自控能力。增強自控能力。 秘書智力的發(fā)展需要記憶倉庫提供原材料進行加工秘書智力的發(fā)展需要記憶倉庫提供原材料進行加工 深化，秘書需要運用記憶力儲存大量信息資料；深化，秘書需要運用記憶力儲存大量信息資料

9、； 秘書工作的特殊性要求秘書秘書工作的特殊性要求秘書: : 注意記憶的敏捷性（注意記憶的敏捷性（“快快”） 注意記憶的正確性（注意記憶的正確性（“準準”） c.記憶力：保持識記和個人經驗再現(xiàn)記憶力：保持識記和個人經驗再現(xiàn) 的心理過程。是智力活動的的心理過程。是智力活動的“儲存器儲存器” 加強的技巧 ：增強信心，穩(wěn)定情緒； 活躍思維，勤于用腦（忌懶惰?。蓱卸瑁。?及時、反復，發(fā)揮聯(lián)想； 借助速記、電腦記事等手段，輔助記憶。 d.思維力思維力對客觀事物間接和概對客觀事物間接和概 括的反映能力括的反映能力 是智力活動的核心是智力活動的核心 較強的思維力對于較強的思維力對于 秘書至關重要：熟秘書至

10、關重要：熟 練運用分析綜合等練運用分析綜合等 思維工具，正確地思維工具，正確地 對事物進行抽象概對事物進行抽象概 括，準確地作出判括，準確地作出判 斷預測，恰如其分斷預測，恰如其分 地提出意見建議，地提出意見建議， 當好參謀助手。當好參謀助手。 思維力強弱集中表現(xiàn)思維力強弱集中表現(xiàn) 在在 其思維的廣度和深度其思維的廣度和深度 上上 廣度廣度 思考幅度大思考幅度大 思維面開闊思維面開闊 見微知著見微知著 洞察背景洞察背景 范圍不狹窄范圍不狹窄 思路有層次思路有層次 深度深度 思考程度深刻思考程度深刻 從現(xiàn)象看本質從現(xiàn)象看本質 追尋來龍去脈追尋來龍去脈 探索內在規(guī)律探索內在規(guī)律 有效提高思維力的四

11、條途徑有效提高思維力的四條途徑 n積極參加社會實踐，積極參加社會實踐， 不斷豐富感性知識；不斷豐富感性知識； n著力加強思維訓練，著力加強思維訓練， 掌握各種思維方法；掌握各種思維方法； n提倡獨立思考，提倡獨立思考， 力求多謀善斷；力求多謀善斷； n學習掌握思維科學知識，學習掌握思維科學知識， 保持發(fā)散式思維與收斂式思維保持發(fā)散式思維與收斂式思維 之間的必要之間的必要“張力張力”。 B.秘書的能力結構秘書的能力結構 總體要求總體要求“一專多能、一專多能、 全面發(fā)展全面發(fā)展” 語言文字語言文字 表達能力表達能力 協(xié)調協(xié)調 能力能力 管理管理 能力能力 信息處信息處 理能力理能力 最重要的四種能

12、力 秘書的基本技能秘書的基本技能 “ “秘書技能秘書技能”概念：秘書人員從事概念：秘書人員從事 秘書工作時需要掌握的技術本領亦即動手能力秘書工作時需要掌握的技術本領亦即動手能力 關于秘書技能要求問題的復雜性：情況千差關于秘書技能要求問題的復雜性：情況千差 萬別；技能與知識、能力、素質難以截然分萬別；技能與知識、能力、素質難以截然分 清；時代發(fā)展不斷提出新要求清；時代發(fā)展不斷提出新要求 關于秘書技能標準：原國家勞動部制定的初 級和中、高級秘書技能標準；日本國對秘書 技能的審定、要求標準；我國民間企業(yè)對秘 書技能的需求特點與要求 當前和今后一個時期內現(xiàn)代化初、中當前和今后一個時期內現(xiàn)代化初、中 級

13、秘書人員需著重掌握的三種技能級秘書人員需著重掌握的三種技能 l電腦應用電腦應用 l“雙語言雙語言” l速記與快讀速記與快讀 秘書的基本技能 其其 他他 業(yè)業(yè) 務務 技技 能能 秘書的基本技能秘書的基本技能 公共關系能力公共關系能力 業(yè)務信件程式業(yè)務信件程式 郵政手段使用郵政手段使用 會計業(yè)務常會計業(yè)務常 識識 及其辦理技及其辦理技 能能 旅行出差出國事務旅行出差出國事務 電信手段使用電信手段使用 涉外業(yè)務實務涉外業(yè)務實務 內外禮儀事項內外禮儀事項 其他必備技能如攝影攝其他必備技能如攝影攝 像、駕駛、文娛、欣賞像、駕駛、文娛、欣賞 發(fā)揮智謀助發(fā)揮智謀助 手作用方面手作用方面 發(fā)揮事務助發(fā)揮事務助

14、 手作用方面手作用方面 數學應用與數學應用與 網絡技術網絡技術 才思敏捷才思敏捷 快速成文快速成文 鑒別力強鑒別力強 信息準確信息準確 模擬風格模擬風格 參謀代勞參謀代勞 堅定靈活堅定靈活 諫諍建言諫諍建言 準確判斷準確判斷 擋駕得體擋駕得體 無私奉獻無私奉獻 拒腐維廉拒腐維廉 適度攬過適度攬過 維護領導維護領導 數數 學學 的的 應應 用用 互互 聯(lián)聯(lián) 網網 的的 應應 用用 高級秘書的特殊技能高級秘書的特殊技能 （三）扎實的業(yè)務素質 業(yè)務素質是能力的標志，也是其他素質的一種反映，又是各類 素質綜合發(fā)揮作用的重要條件。對于秘書人員來講，業(yè)務素質 主要包括以下幾方面： 、認識事物的能力。 這種

15、能力是指人們在實踐經驗基礎上， 對客觀事物的本質和規(guī)律能夠正確地了解和 把握。秘書人員工作綜合性強，接觸面寬， 經常會遇到各種事物和問題，如何去認識和 解決需要較強的認識和識別能力。具體講， 需要培養(yǎng)以下幾種能力： 觀察感知能力 觀察的客觀性和觀察的敏銳性，準確地掌 握住觀察的目的、對象與重點、并及時將觀 察加以升華，形成合乎實際的理性認識，對 秘書人員十分重要。秘書只有具備較強的觀 察感知能力，時時、事事、處處做有心人， 善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)容易忽略的“死角”， 撲捉政治經濟生活中一切有價值的信息，才 能變被動服務為主動服務。 辨別是非能力 秘書人員工作于領導身邊，又介于領導和群 眾之間，在提

16、供信息、綜合協(xié)調、接待來訪、 洽談工作、解決問題等方面，必須明辨是非， 處理得當。所謂辨別是非能力就是用辨證唯 物主義認識論來觀察分析事物，把握事物的 本質，從而作出正確的判斷。這種能力由秘 書本身的政策水平、思維能力以及綜合知識、 社會閱歷等因素決定。 分析綜合能力 分析綜合，就是要善于透過現(xiàn)象看本質，從 個別的事物中找出他們的內在聯(lián)系和規(guī)律性。 秘書人員能否較好地發(fā)揮參謀助手的作用， 很大程度上取決與分析綜合能力的強弱 。因 此，秘書要自覺以科學的理論來指導自己的 工作，提高思維能力，善于從多種思路、多 種方法來探求同一種事物，盡量做到舉一反 三，觸類旁通。 隨機應變能力 秘書承擔大量事物

17、性工作，常會出現(xiàn)一些意 想不到的情況，這就要求秘書人員要有遇事 不慌、處事冷靜的應變能力，處理問題既要 符合原則，又要機動靈活。 、語言文字運用能力 語言文字運用能力包括口頭表達能力和 文字表達能力。秘書部門是上下左右工作聯(lián) 系的樞紐，信息交匯的中心，使秘書與語言 文字結下了不解之緣，秘書必須具備全面而 熟練的語言文字運用能力。主要包括以下方 面： 閱讀能力。秘書人員要經常處理大量的文字 材料，因此必須善于閱讀。一是要回精讀， 如對重要文件或經典著作逐句逐字研究，從 字里行間領會其微言大義；二是要能夠快讀 和泛讀，如善于大致瀏覽，領會精神實質， 提煉濃縮，摘要主旨。 視聽能力。就是要聽話并理解

18、別人的話。秘 書人員要善于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā) 言，并用清晰簡明精練的語言加以復述。 言談能力。語言能力是秘書的基本功之一。秘書人 員語言能力的基本要求是：鮮明準確，簡練明晰， 口吃清楚，語速適中，措辭得體，切合身份。 寫作能力。文字表達能力是文秘人員非常重要的基 本功。秘書從事各種應用文的寫作，要求熟練掌握 各種應用文體的寫作要領和技巧，迅速準確地撰寫 出觀點正確、內容充實、結構嚴謹、表達流暢、格 式規(guī)范、文筆精練的各類應用文。 技能操作能力?？萍嫉陌l(fā)展和辦公自動化 的普及對秘書提出更高的要求。它要求秘書 人員必須掌握運用現(xiàn)代化先進辦公設備的能 力。主要包括熟悉計算機操作技術、復印技

19、術、打字技術、錄音技術、攝影攝像技術、 微縮技術等現(xiàn)代辦公手段，能夠熟練掌握現(xiàn) 代辦公設備的使用方法。 另外，最好會掌握 兩種以上的語言以及速記速讀的技能。 、組織協(xié)調社交能力。 主要包括管理能力、協(xié)調能力、社交 能力和辦事能力。 管理能力。秘書要為領導出主意、當參 謀、搞好工作服務，就要具有較強的管理能 力。秘書要充分利用自己接觸全面工作機會 較多的有利條件，自覺鍛煉自己立足全局、 綜合分析的能力。判斷秘書人員管理能力的 強弱，在于看他是否能夠滿足領導工作的客 觀需要，在對領導交辦的事情的處理上，是 否能夠靈活、果斷、雷厲風行、協(xié)調得力。 協(xié)調能力。搞好協(xié)調是秘書部門的一項經常性工作。 秘書

20、人員的協(xié)調能力是指在領導的交辦下，積極主 動地溝通信息，調節(jié)關系，統(tǒng)一步調，促進機關工 作靈活運行，提高工作效率。一是對上協(xié)調，樹立 全局意識。要站得高，看得遠，想得深。二是橫向 協(xié)調，樹立商量意識。凡是由秘書部門主辦的事情， 在醞釀、處理、決策之前，都要注意及時與有關部 門協(xié)商溝通。三是對下協(xié)調，要樹立服務意識。在 協(xié)調中要謙虛謹慎，擺正位置，搞好服務，出好主 意。 社交能力。現(xiàn)代秘書人員經常跟隨領導參加 一些社會活動或外出聯(lián)系工作。因而應具有 較強的社會活動能力，善于待人接物，真正 成為承上啟下、協(xié)調左右、聯(lián)系內外的行家。 提高這種素質，需要秘書人員不斷鍛煉自己 的社交能力，掌握公關的技能

21、，諳熟人際交 往的知識。 辦事能力。秘書人員要埋頭苦干、忠誠老實， 但絕不是要機械被動。秘書人員所從事的管 理事務，都要有秘書人員獨立思考，獨立完 成。秘書雖不必是“專才”，但一定是能文 能武、遇事不慌，繁簡巨細都能應付的“通 才”，具有獨立辦事能力和組織管理能力。 （四）健康的心理素質 秘書的心理素質是決定秘書活動和行為好壞的 一個重要因素。秘書工作的職業(yè)特點決定了秘書人 員必須具備多方面的心理素質。秘書心理素質的好 壞，集中表現(xiàn)在秘書的角色意識上，角色意識對于 秘書的工作具有指導意義。秘書的角色意識是指秘 書個體在社會實踐中發(fā)展起來的，通過思維、語言 為核心的心理活動，對所從事的職業(yè)的認識

22、和評價。 秘書必須具備如下五個角色意識： 、輔弼意識 輔弼意識主要是指秘書人員應該認識到對領導 的輔弼功能，自覺地、心甘情愿地當好領導的參謀 助手，演好領導的配角。秘書活動無論從工作方法 還是工作內容看，都表現(xiàn)出輔弼管理的特性。秘書 人員只有具備了輔弼意識，才能在領導的管理決策 過程中，沿著領導工作的方向和目標，根據領導的 決策意圖，隨時選擇有效的方法和途徑，為領導管 理決策提供智力和體力服務，充分發(fā)揮秘書人員的 參謀助手作用。 、信息意識 對于現(xiàn)代的領導來說，即使掌握準確的信息， 是進行科學決策和管理的前提和基礎。所謂秘書的 信息意識，就是指秘書對信息作用的認識和高潮獲 取信息的努力程度。秘書具有了信息意識，應能隨