2021年集團檔案管理制度

1、制度2021年集團檔案管理制度單位名稱：XXXX部門：XXXX日期：2021年XX月XX日管理制度2021年集團檔案管理制度集團檔案管理制度為加強集團文件檔案管理，提高辦公效率，防控經(jīng)營風(fēng)險，特制定本制度。一、相關(guān)部門職責(zé)(一)集團行政部歸口負(fù)責(zé)檔案管理。(二)專業(yè)檔案(資質(zhì)檔案、人事檔案、車輛檔案、技術(shù)資料等)可由行政部授權(quán)相關(guān)部門按照本制度進行管理，行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。(三)行政部授權(quán)相關(guān)部門管理的，應(yīng)明確授權(quán)范圍，不得出現(xiàn)多頭管理和無人管理的現(xiàn)象。(四)各部門負(fù)責(zé)將本部門工作中產(chǎn)生的檔案及時移交檔案管理部門存檔。二、歸檔范圍(一)證照、資質(zhì)、章程、股東會決議、榮譽證書等;(二)上級部門下

2、達的與本公司有關(guān)的文件材料(通知、通報、紀(jì)要、決議、批復(fù)、函等);(三)黨政機關(guān)重要領(lǐng)導(dǎo)人視察時的照片、題詞或其它具有保存價值的資料;(四)集團(公司)發(fā)布的各種正式文件(通知、通報、請示、決議、函等);(五)集團(公司)重要會議的紀(jì)要。(六)對內(nèi)對外簽訂的各類合同、協(xié)議、證明、承諾、擔(dān)保文件。(七)集團(公司)制作或引進的各種宣傳、培訓(xùn)材料。(八)集團(公司)及各部門制定的規(guī)章制度。(九)各級員工錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)動、降職、晉升、離職、退休、調(diào)薪、獎懲、醫(yī)療、撫恤、培訓(xùn)、職稱評定等工作形成的人事檔案材料。(十)各種專業(yè)文件材料，如調(diào)研報告、勘察報告、技術(shù)資料、圖紙、說明書等。(十一)集團(

3、公司)解決法律糾紛問題形成的文件材料。(十二)集團(公司)固定資產(chǎn)購置、領(lǐng)用、處置、移交過程中形成的文件材料、證書、證明等。(十三)集團(公司)重要合作伙伴名單、通訊錄等。(十四)其它具有保存價值、需要留檔以供日后查考利用的文件資料。三、立卷歸檔要求(一)符合歸檔范圍、需要蓋章的檔案資料，起草和打印時即應(yīng)預(yù)留一份存檔文件，行政部在蓋章的同時即歸檔保存。(二)其它具有保存價值、需要留檔以供日后查考利用的文件資料，各部門必須及時(檔案管理部門可與各相關(guān)部門協(xié)商，制定具體的時間范圍)向檔案管理部門移交，任何部門和個人不得無故拖延和擅自扣留。如工作中需要使用，應(yīng)先交檔案管理部門立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)

4、。(三)對外簽訂的各類合同、協(xié)議統(tǒng)一在集團行政部存檔。(四)以公司名義蓋章發(fā)出的各類公文(請示、通知、證明、函件等)由行政部在蓋章時留檔。(五)歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)真實、完整。四、檔案保管(1)檔案管理員接收檔案時應(yīng)認(rèn)真檢查檔案內(nèi)容是否齊全、完整。(2)各類檔案應(yīng)按照檔案類別、檔案內(nèi)容關(guān)聯(lián)度、歸檔時間等分類保管。(3)歸檔的文件材料中，正本與附件、請示與批復(fù)、草稿與定稿、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件立在一起，便于查閱。(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;草稿在前，定稿在后。(5)歸檔文件必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對

5、文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫;卷內(nèi)文件目錄放在卷目。(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容等。(7)檔案材料應(yīng)妥善保管，防水防潮，防火防盜、防蟲吃鼠咬。(8)存放檔案的檔案柜應(yīng)當(dāng)整齊擺放，并對每個檔案柜和檔案格進行編號。各類檔案按照類別整齊的放置到檔案柜中，嚴(yán)禁亂堆亂放。每個檔案柜左上角位置懸掛標(biāo)簽，注明柜內(nèi)檔案目錄。(9)有檔案室的，檔案室應(yīng)當(dāng)定期打掃、通風(fēng)。通道上嚴(yán)禁放置物品。(10)檔案應(yīng)建立電子目錄，定期更新，并于每月5日前報主管部門經(jīng)理、常務(wù)副總。四、檔案保管與銷毀(一)鑒于每個人對同一文件資料重

6、要程度把握的不一致性和文件資料查閱時間的不確定性，除公司特別要求銷毀的檔案資料外，一般均應(yīng)長期保存。(二)檔案的銷毀必須經(jīng)公司常務(wù)副總或總裁批準(zhǔn)后方可銷毀。五、檔案的借閱(一)各單位因工作需要借閱本單位的檔案需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。(二)公司各單位借閱非本單位的檔案須經(jīng)常務(wù)副總或總裁批準(zhǔn)。(三)任何借閱檔案，必須填寫檔案借閱登記表，經(jīng)審批后方可借閱。(四)檔案歸還時，檔案管理員要認(rèn)真檢查、清點檔案，檢查無誤在登記表上注銷。(五)借閱檔案的人員，嚴(yán)禁將借閱的檔案轉(zhuǎn)借他人。(六)借閱時間一般不得超過一周;確有特殊情況的，應(yīng)征得行政部同意。(七)需要帶走的，辦理借閱手續(xù)時應(yīng)在借閱登記表上注明。(八)借

7、閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得遺失。 篇2：X集團公司檔案管理制度X集團公司檔案管理制度1.總則1.1為規(guī)范集團公司檔案管理工作，使檔案管理工作水平不斷提高，有效地為集團公司各項工作服務(wù)，特制定本制度。1.2檔案管理工作包括分類、歸檔、保管、借閱及調(diào)用、銷毀等方面的工作。1.3檔案管理工作遵循的原則是：服務(wù)企業(yè)、規(guī)范管理、認(rèn)真負(fù)責(zé)、實用方便、完備安全。1.4集團公司檔案管理工作由集團公司行政部具體負(fù)責(zé)。2.檔案的管理機構(gòu)檔案管理工作實行分級管理。2.1集團公司的有關(guān)檔案管理工作由集團公司檔案室具體承擔(dān)。集團公司下屬各單位的檔案管理工作由各單位自行負(fù)責(zé)，其中各單位的基本檔案除自行保存以外，還應(yīng)報

8、集團公司檔案室存檔和管理。各下屬單位對常用的集團公司基本材料(營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等)也應(yīng)保留一套備用。2.2集團公司檔案室設(shè)專(兼)職檔案員，承擔(dān)日常檔案管理工作;下屬各單位可設(shè)置專職或兼職檔案員，承擔(dān)日常檔案管理工作。3.檔案的種類：3.1公司基本檔案3.1.1集團公司開業(yè)登記證件，包括法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、開戶許可證等。3.1.2集團公司設(shè)立登記、變更登記檔案(公司歷史沿革、設(shè)立及變更歷次批準(zhǔn)文件)。3.1.3集團公司章程(含歷次修正案)。3.2公司綜合檔案3.2.1法規(guī)性文件，包括上級發(fā)布、需集團公司執(zhí)行的，或由集團公司發(fā) 布的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等3.2.2企業(yè)的重大決議

9、，包括由集團公司總裁辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。3.2.3計劃性文件，包括集團公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。3.2.4總結(jié)性文件，包括集團公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門、公司的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。3.2.5批示性文件，包括集團公司各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等，以及各類決定、命令、工作指示等。3.2.6憑證性文書材料，包括集團公司各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證，如財產(chǎn)狀況、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。3.2.7證件性文書資料，包括公司各類資質(zhì)證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮

10、譽證書和證明、集團公司主要領(lǐng)導(dǎo)人獲得的各類榮譽等。3.2.8匯報性文書資料，包括上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表，以及集團公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料;3.2.9聲像制品資料，包括集團公司在經(jīng)營活動、重大慶典、企業(yè)文體活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。3.2.10題贈性資料，包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。3.3專業(yè)檔案3.3.1人事檔案3.3.1.1職員基本材料，包括個人簡歷及證明、面試、錄用、試用與轉(zhuǎn)正。3.3.1.2勞動合同。3.3.1.3任免職

11、、調(diào)崗調(diào)薪記錄。3.3.1.4考核與獎懲記錄。3.3.1.5考勤與工資福利發(fā)放。3.3.1.6教育與培訓(xùn)記錄。3.3.1.7其他人事管理檔案。3.3.2財務(wù)檔案3.3.2.1歷年帳冊、憑證、報表、預(yù)算、審計、稅務(wù)等會計檔案。3.3.2.2財產(chǎn)目錄清單。3.3.2.3財產(chǎn)所有權(quán)證。3.3.2.4其他財產(chǎn)管理檔案。3.3.3法律檔案3.3.3.1各類合同原件。3.3.3.2各類案件的有關(guān)法律文書、行文。3.3.3.3其他法律方面檔案材料。3.3.4投資項目及工程檔案3.3.4.1投資項目的論證材料;3.3.4.2實施項目的前期材料(兩證一書等)及工程(含房地產(chǎn)開發(fā))資料(勘察、設(shè)計、施工、竣工、驗

12、收等)。3.3.4.3其他有關(guān)投資項目及工程的檔案、材料。3.3.5購銷業(yè)務(wù)檔案包括各類購銷合同，有關(guān)收發(fā)貨、收付款、信用證開證與議付、結(jié)匯與核銷、開票、托運、財產(chǎn)保險、商檢報關(guān)等憑證單據(jù)。3.3.6部門工作檔案3.3.6.1各職能部門(包括項目、商貿(mào)、國貿(mào)業(yè)務(wù)部門)在工作過程中所形成的各種統(tǒng)計報表、匯總記錄及文件等。3.3.6.2其他有存檔價格的資料等。4.歸檔4.1歸檔范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第四條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)進行整理、立卷、歸檔。4.2立卷歸檔要求4.2.1立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的、標(biāo)題、日期等項目填寫 清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論

13、何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。4.2.2填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。4.2.3立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。4.2.4立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。4.2.5立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。4.2.6立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。4.2.7文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。4.2.8歸檔

14、的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、底稿、正文和附件必須立在一起。上述歸檔材料原則上要以原件或材料正本歸檔，常用上述材料的部門或人員必須將復(fù)印件或副本歸檔，并注明原件或正本的所在。各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損。4.2.9聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。4.3歸檔時間要求：4.3.1文書檔案：每年第一季度，公司各職能部門及各公司將上一年度的需歸檔材料整理歸檔。4.3.2會計檔案：集團公司財務(wù)部負(fù)責(zé)整理立卷，自行保管三年后向檔案 室歸檔。4.3.3法律

15、檔案：在合同履行完成或案件處理完畢后及時歸檔。4.3.4工程項目檔案：工程項目前期手續(xù)辦完后即將有關(guān)證書、材料原件及時歸檔。工程設(shè)計、施工階段有關(guān)材料在工程竣工驗收后兩個月內(nèi)整理歸檔。4.3.5音像檔案：音像資料在形成并使用完畢后，及時歸檔。4.3.6證書、重要文件等：在取得之后及時歸檔。4.3.7對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。4.4歸檔時，歸檔人員應(yīng)將檔案材料整理清楚，開列清單移交檔案室專職檔案員簽收。4.5檔案員應(yīng)負(fù)責(zé)催辦及接收登記工作，對各部門或各公司不及時辦理歸檔工作的，應(yīng)上報行政部協(xié)調(diào)處理。4.1.5人事檔案

16、由集團公司人資部門負(fù)責(zé)管理，并另行制定管理細(xì)則。5.檔案的保管5.1檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補。5.2檔案員對重要檔案資料應(yīng)重點保管，嚴(yán)防丟失、損壞等現(xiàn)象發(fā)生。5.3檔案保密要求5.3.1檔案員要嚴(yán)守檔案秘密，不得向任何人透露檔案資料內(nèi)容，嚴(yán)禁私自將檔案資料攜帶外出。5.3.2檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的責(zé)任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。5.3.3檔案分一般檔案和有密級檔案兩類

17、。檔案密級分為絕密、機密、秘 密三級。5.3.4有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)集團公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案室工作規(guī)定另行制定執(zhí)行。5.3.5有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)集團公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.3.6對已到保密期限的檔案要提請集團公司領(lǐng)導(dǎo)鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。5.3.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直至依法追究刑事責(zé)任。5.3.8在職工作人員離職(或調(diào)離)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能離職(調(diào)離)。檔案管理員離職(或調(diào)離)，應(yīng)由行政部負(fù)責(zé)人監(jiān)督

18、辦理，檔案交接之后，方能離職(調(diào)離)。6.檔案借閱、調(diào)用6.1借閱檔案者需辦理借閱登記審批，注明借閱檔案的具體名稱、用途。財務(wù)檔案、法律檔案及涉及資金往來的原件，必須由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人親自借閱，借閱檔案資料不得帶出檔案室。6.2因工作需要復(fù)印檔案資料者，需辦理復(fù)印登記審批，由檔案員負(fù)責(zé)復(fù)印后，提供復(fù)印件。6.3因工作需要調(diào)用檔案(原件)者，需辦理調(diào)用登記審批，注明調(diào)用檔案的具體名稱、用途。6.4外單位人員一律不允許借閱、調(diào)用、復(fù)印檔案資料。6.5借閱、調(diào)用的檔案資料歸還時，檔案員應(yīng)認(rèn)真檢查，并在登記表上注明歸還情況，發(fā)現(xiàn)有丟失、損壞或被涂改等現(xiàn)象，應(yīng)及時上報行政部處理。7.檔案銷毀7.1檔案保存

19、期限應(yīng)按以下規(guī)定執(zhí)行：7.1.1國家有關(guān)規(guī)定有明確的，按其規(guī)定執(zhí)行;7.1.2反映公司沿革(包括有時延續(xù)關(guān)系的檔案資料)及主要活動的檔案資料永久保存;7.1.3其他檔案材料由檔案員每年提出銷毀意見，經(jīng)行政部審核，報總裁審批后方可銷毀。7.2銷毀檔案時，由檔案員具體負(fù)責(zé)，行政部機要秘書監(jiān)督執(zhí)行。銷毀檔案一般采用碎紙機粉碎或燒毀方式進行。銷毀后應(yīng)在檔案目錄上注明“已銷毀”字樣及銷毀日期。8.附則8.1本制度由集團公司行政部負(fù)責(zé)解釋。8.2本制度自發(fā)布之日起施行。篇3：上市公司檔案管理制度上市公司檔案管理制度一、總則一、本制度根據(jù)中華人民共和國檔案法、電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則及有關(guān)部門的規(guī)定結(jié)合我公

20、司具體情況制定。二、檔案管理工作的基本任務(wù)是做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作。三、本制度適用有限公司檔案管理。二、檔案管理的體制一、綜合管理部是公司檔案工作的主管部門。二、公司設(shè)臵檔案室由綜合管理部專人負(fù)責(zé)檔案管理統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和組織公司的建檔立卷工作督促檢查指導(dǎo)下屬公司檔案員對檔案資料的收集和管理歸檔工作代表本公司對外聯(lián)系有關(guān)檔案業(yè)務(wù)。三、歸檔采取部門立卷制公司各部門設(shè)臵兼職檔案管理員定期將部門資料視情況移交公司檔案室存檔各部門兼職檔案員應(yīng)相互協(xié)調(diào)對部門間有串聯(lián)的文件應(yīng)嚴(yán)格按照事由發(fā)生制原則交事情經(jīng)辦部門歸檔。四、下屬公司檔案工作在業(yè)務(wù)上接受上級檔案部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。五、檔案工作

21、堅持集中統(tǒng)一管理原則。根據(jù)本公司管理體制規(guī)定文書、科技檔案由檔案室負(fù)責(zé)管理。本制度分別制定各類檔案的各類制度。六、檔案管理網(wǎng)絡(luò)是以檔案室歸口管理、監(jiān)督為主以各所屬電力公司檔案人員為輔的管理網(wǎng)絡(luò)。網(wǎng)絡(luò)活動應(yīng)傳達和貫徹有關(guān)公司檔案工作的政策和要求開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)使公司檔案實行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化管理。三、檔案管理(一)文件材料歸檔要求1、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映本公司及下屬公司投資、項目建設(shè)、生產(chǎn)營運、科研、基本技術(shù)和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。2、下屬公司在生產(chǎn)活動中形成的文件材料由下屬公司檔案員負(fù)責(zé)收集、整理立卷完好保存并定期將檔案目錄上交本公司檔案管理部門以備公司檔案室隨時調(diào)取。3、

22、歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確各項簽字手續(xù)完備書寫材料要益于長期保管禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙。4、下屬發(fā)電公司文件材料的歸檔范圍和保管期限分別以國家電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則和電力工業(yè)系統(tǒng)技術(shù)檔案保管期限表為標(biāo)準(zhǔn)。5、凡本公司在各項業(yè)務(wù)中形成的具有保存價值的文件材料都必須移交檔案室歸檔任何部門和個人都不得占為已有。6、工作人員因工外出學(xué)習(xí)、考察及參加各種會議的文件材料應(yīng)按文件歸檔范圍的要求交公司檔案室歸檔。二、檔案保管1、接收檔案要認(rèn)真驗收并辦理交接手續(xù)。2、存放檔案必須有專用的檔案室做好辦公、閱覽、檔案室三分開。檔案室應(yīng)具有良好的環(huán)境具有防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光直射

23、等安全措施。3、定期檢查檔案室的安全措施檔案室的溫、濕度分別控制在14?-24?和45%-60%。4、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火不準(zhǔn)堆放易燃、易爆物品下班前要切斷電源關(guān)閉門窗。5、檔案室內(nèi)案卷排列要科學(xué)便于利用和保管。6、定期進行室藏檔案的清理、校對做好帳物相符。7、凡離、退職人員都必須向檔案室交還所借檔案并由檔案室負(fù)責(zé)人在離職單上簽字。8、檔案管理人員的工作調(diào)動必須要辦理檔案數(shù)量和狀況的交接手續(xù)。三、檔案鑒定與銷毀1、根據(jù)國家檔案局及有關(guān)部門規(guī)定編制檔案保管期限。檔案保管期限分永久、長期,16-50年,、短期,15年以下,三種。2、日常的鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé)對新入庫的檔案應(yīng)正確劃分保管期限。3、庫存檔

24、案的定期鑒定由鑒定小組負(fù)責(zé)進行鑒定小組由公司主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和業(yè)務(wù)技術(shù)人員組成對超過保管期限的檔案提出存毀意見由檔案部門寫出鑒定報告在保管單位備考表中注明鑒定意見由小組負(fù)責(zé)人簽名并注明鑒定日期。4、銷毀的檔案需嚴(yán)格掌握銷毀前要編制清冊提出銷毀報告經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀的檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定將作廢檔案送至指定地點監(jiān)銷。5、檔案銷毀清冊要永久保存。四、檔案統(tǒng)計1、檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)做到準(zhǔn)確可靠。2、檔案統(tǒng)計主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計、檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案提供利用及效果統(tǒng)計。五、檔案信息開發(fā)利用1、檔案信息開發(fā)利用是公司檔案管理的一項重要內(nèi)容要積極開展檔

25、案的二次整理和編研利用檔案信息資源有效地為公司及下屬公司的各項工作服務(wù)。2、公司檔案開發(fā)和提供利用必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。3、根據(jù)檔案的機密程度確定不同的利用范圍規(guī)定不同的利用審批手續(xù)。外單位人員查閱公司檔案應(yīng)持介紹信經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方予接待。未經(jīng)允許不準(zhǔn)拍照、復(fù)制、轉(zhuǎn)抄不準(zhǔn)將檔案帶出公司外。4、利用檔案均需辦理登記手續(xù)愛護檔案不得折疊、拆卷隨意更改和涂寫如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密應(yīng)追究責(zé)任。5、正本檔案均不出借一律在閱覽室查閱情況特殊者需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。六、檔案管理人員1、檔案工作人員要忠于職守具備專業(yè)知識和檔案管理知識熟悉和了解公司的各項管理活動。2、檔案管理人員的工作安排要相對穩(wěn)定有利積累經(jīng)驗開展工

26、作。四、文書檔案管理文書檔案是記述和反映公司及下屬公司經(jīng)營的規(guī)劃、方針政策、國家法律、法規(guī)和生產(chǎn)經(jīng)營各項活動的真實原始記錄是公司的基本情況和歷史面貌的記錄是查考、研究和總結(jié)的主要依據(jù)。(一)基本任務(wù)1、對公司文件材料進行歸檔。2、公司專職檔案員應(yīng)收集公司及下屬公司每年所行成的文件材料確保文件材料收集齊全、完整。3、文書檔案案卷格式執(zhí)行GB/T9705-88標(biāo)準(zhǔn)。二、文書檔案管理的內(nèi)容1、行政管理方面(1)公司注冊成立的相關(guān)文檔資料。(2)公司召開會議的記錄、紀(jì)要討論通過的文件。(3)項目投資的信息分析、登記、立項相關(guān)材料。(4)規(guī)定、制度、通知、決定、決議、辦法、通報、請示、報告錄入。(5)計劃、規(guī)劃、統(tǒng)計報表。(6)工作總結(jié)、報告。(7)文檔錄入。(8)人事管理方面材料。2、經(jīng)濟合同類文件:生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的相關(guān)合同、協(xié)議、法律文書等。五、技術(shù)檔案管理一、技術(shù)檔案管理的內(nèi)容1、下屬公司工程建設(shè)中形成的文件:合同、合同附件、談判協(xié)議、議定書各設(shè)計階段的有關(guān)文件、審查議定書、國外設(shè)備材料驗收及設(shè)計聯(lián)絡(luò)、開箱檢驗、記錄、商檢及索賠,電力基建方面,辦公、生活