國有企業(yè)檔案管理制度 檔案管理制度 .doc

1、國有企業(yè)檔案管理制度 檔案管理制度 檔案管理制度文書檔案立卷歸檔制度(一)總則 第一條 根據(jù)郵電部郵電文書立卷歸檔辦法為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特制定本制度。 第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。 第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 (二)文件材料的收集管理 第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)

2、責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。 第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。 第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。 1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。 2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后

3、財務(wù)部門才給予報會議費用。 第七條 各部門專(兼)職文書的職責(zé)： 1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。 2.認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 3.承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。 (三)歸檔范圍HT 第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。 第九條 上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。 第十條 本

4、公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。 第十一條 本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。 第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。 第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 第十四條 信訪工作材料。 第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。 第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 (四)平時歸卷 第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由

5、專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。 第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切，并編上條款號。 第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。 第二十二條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照案卷類目條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)對號入座，并在收發(fā)文登記薄上注明。 (五)立卷(案卷質(zhì)量要求)HT 第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。 第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的

6、形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。 第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。 第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，

7、其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。 第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。 第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時期填上

8、以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。 第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式： 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。 第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。 第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。 聲像檔案管理辦法 (一)總則 第一條 為加強(qiáng)本公司的聲像檔案，特制定本辦法。 第貳條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人

9、在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。 聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。 第三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實行集中統(tǒng)一管理。 (二)聲像檔案資料的收集 第四條 收集范圍 1.反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料； 2.各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料； 3.本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。 4.涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。 5.其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。 6

10、.其它具有保存價值的聲像資料。 第五條 收集時間 1.聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時間。 2.檔案部門應(yīng)隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。 第六條 收集要求 1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失； 2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件； 3.聲像資料的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。 第七條 聲像檔案資料的征集 1.檔案部門有責(zé)任隨時征集重要聲像資料； 2.在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部

11、門重大事件的，應(yīng)向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。 第八條 聲像檔案費用的報銷 本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財務(wù)部門應(yīng)給予核報費用。 (三)聲像檔案的整理HT 第九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。 第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。 第十一條 分類、編號 1.照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內(nèi)編流水號。格式：全宗號-流水號。 2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案

12、卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。 3.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。 第十二條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。 第十三條 文字說明的編寫 1.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。 2.編寫文字說明的要求： (1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項目正確齊全； (2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明： (3)文字簡潔、語言通順； (4)時間用阿拉

13、伯?dāng)?shù)字表示。 第十四條 編制格式 1.照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。 2.2.錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。按要求逐項填寫。 第十五條 案卷要求 1.將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。 2.卷內(nèi)目錄： 照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄； 錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。 3.卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情況。 第十六條 編目 聲像檔案的著錄依照GB 3792.5-85檔案、著錄規(guī)則進(jìn)行。 (四)聲像檔案的保管 第十七條 聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對已被污損的，要進(jìn)行必要的

14、技術(shù)處理。 第十八條 保管條件 底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13-15之間，相對濕度應(yīng)保持35%-45%； 照片庫溫應(yīng)保持14-24，相對濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18-24，相對濕度應(yīng)保持40%-60%。 第十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。 第二十條 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。 第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊。 第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。 (五)聲像檔案的開發(fā)利用 第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。 第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。 第二十五條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應(yīng)按中華人民共和國專利法的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利