學(xué)校企業(yè)單位物資采購及管理制度培訓(xùn)

1、物資采購及管理制度培訓(xùn)物資采購及管理制度培訓(xùn) 目錄 一、目的及適用范圍 二、基本采購流程與采購原則 三、采購計劃的類型與要求 四、采購計劃的審批 五、標(biāo)書的審核及中標(biāo)通知書的下發(fā) 六、合同的擬定及會簽 七、入庫，保管，出庫，盤點 八、材料物資存儲的管理組織機(jī)構(gòu) 九、倉儲人員的工作紀(jì)律，要求及建議 一、目的及適用范圍 目的及適用范圍目的及適用范圍 本制度適用于對采購物資及設(shè)備出入庫的控制及保管 。 為規(guī)范采購行為，加強(qiáng)物資管理，通過有效管理，使各種物資能得 到充分的、合理的使用，避免浪費，降低成本，保證質(zhì)量，特制訂本制 度。 二、基本采購流程與采購流程 采購流程圖 基本采購流程與采購原則 部門申

2、請計劃 計劃審批 比價采購 招標(biāo)采購 草擬合同合同會簽 實施采購 材料物資需在合格供應(yīng)方范圍內(nèi)招標(biāo)或比價采購。 1.招標(biāo)范圍：根據(jù)國家招標(biāo)法規(guī)定，所有具備招標(biāo)條件的材料、設(shè)備、服務(wù)、土建和機(jī)電安裝 工程等都需要委托具有資質(zhì)的招標(biāo)公司進(jìn)行公開招標(biāo)采購。客觀上不具備招標(biāo)條件（如：實際投標(biāo) 者少于三家以下或獨家生產(chǎn)及專利設(shè)備等），須由項目建設(shè)單位提出申請報告，事業(yè)部項目管理部 審批后，由項目建設(shè)單位組織議標(biāo)或比價采購。 2.合格供應(yīng)商應(yīng)符合的條件： （1）獲得ISO9000認(rèn)證或社會公認(rèn)的知名廠家、單位。 （2）產(chǎn)品質(zhì)量能夠滿足要求。（3）具有良好的供貨業(yè)績和商業(yè)信譽。 （4）服務(wù)提供和交付能力能滿

3、足本企業(yè)的要求。 （5）具備必須的資質(zhì)要求。 （6）合格供應(yīng)方原則上是生產(chǎn)廠家，若代理商必須具備廠家直接頒發(fā)的代理文件。 3.供應(yīng)商資信評價由供應(yīng)部、財務(wù)部、各使用部門進(jìn)行綜合評價，并由供應(yīng)部建立供應(yīng)商檔 案。 基本采購流程與采購原則 原則 三、采購計劃的類型與要求 采購計劃的類型與要求 設(shè)備采購計劃：填寫固定資產(chǎn)申購單 01 02 材料采購：填寫材料計劃，要求分類填寫 包裝材料采購計劃 輔助材料采購計劃 備品備件采購計劃 勞動保護(hù) 用品采購計劃 油料采購計劃 玉米采購計劃 原煤采購計劃 注：玉米采購計劃、原煤采購計劃由供應(yīng)部依據(jù)全年需要量及庫存情況，制定月份采購計劃。 其他采購計劃由各使用部

4、門提請，其中備件采購計劃要依據(jù)備件的二級分類提請。 03 辦公用品采購計劃：填寫辦公用品申購單。 類型 采購計劃由使用部門專業(yè)技術(shù)員或?qū)I(yè)工程師編制，填寫前應(yīng)到倉庫認(rèn)真核實，核查所用材料物資或者可能 替代物資的數(shù)量與質(zhì)量等情況，盡量保證優(yōu)先使用庫存材料物資。庫管員應(yīng)配合使用部門核對賬目，對庫內(nèi) 缺少的，計劃編制人員要根據(jù)實際使用情況填寫材料計劃申請表(一式五份-部門留存.庫管員留存.采購員 留存.財務(wù)留存.采購計劃員留存)，并由庫管員進(jìn)行簽字核實。 填寫物資采購計劃表必須寫清以下條款：物資名稱、型號規(guī)格(或附圖紙)、采購數(shù)量、所屬設(shè)備，并寫出材 料物資到庫的最遲時間，一般情況計劃提出后不少于五

5、個工作日，如有要求的寫出材料物資廠家。采購人員 對采購周期負(fù)責(zé)，確保材料物資按時到庫。提計劃人員所填材料物資型號必須準(zhǔn)確無誤，采購數(shù)量合理，保 證采購材料物資的正確性。 采購計劃每月提一次至兩次。特殊情況需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，可提臨時計劃。 采購計劃的類型與要求 要求 四、采購計劃的審批 設(shè)備采購計劃，要求填寫固定資產(chǎn)申購單， 具體審批程序如下表（后附表格） 采購計劃的審批 020304 月份采購計劃，由供應(yīng)部依據(jù)各部門上報的采 購計劃進(jìn)行匯總，報公司常務(wù)副總經(jīng)理審批并 同時報事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)。 辦公用品采購計劃，由各部門經(jīng)辦 人員填寫，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報公司 主管副總審批。 材料采購計劃，由專

6、業(yè)技術(shù)員或?qū)I(yè)工程師對提請材料物資的 準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報公司總工程師或主管副總審 批，審批后將計劃申請表交采購部采購員一份執(zhí)行采購。具體審 批程序如下表（后附表格） 01 采購計劃的審批 采購計劃的審批 五、標(biāo)書的審核及中標(biāo)通知書的下發(fā) 招標(biāo)文件技術(shù)部分由各部門和 質(zhì)量技術(shù)部負(fù)責(zé)，商務(wù)部分由財務(wù)、 審計、法律、采購部門審核。 標(biāo)書的審核及中 標(biāo)通知書的下發(fā) 公開招標(biāo)的中標(biāo)通知書 由招標(biāo)公司負(fù)責(zé)下發(fā)，議標(biāo)屬于 “競爭性談判”，中標(biāo)不發(fā)中標(biāo) 通知書。 01 02 六、合同的擬定及會簽 1.設(shè)備合同由各使用部門的專業(yè)工程師負(fù)責(zé)擬訂，材料物資合同由供應(yīng)部負(fù)責(zé)擬訂，土建 及安裝合同由土建或

7、安裝造價師負(fù)責(zé)擬訂。 3.合同的會簽，執(zhí)行合同會簽審批 程序，具體程序見下表（后附表格） 2.對合同標(biāo)的的要求：要求合同與標(biāo)書、實 物及即將結(jié)算的入賬發(fā)票相一致（包括名稱、 數(shù)量、規(guī)格型號等）。 合同的擬定及會簽 （4）其他屬于重大事項的合同，無論金 額大小，需報事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 合同的擬定及會簽 所有合同簽訂，需履行合同會簽程序，以下合同的簽訂需要事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 （1）土建、安裝、非標(biāo)制作、項目設(shè)計、 車輛（小車）、玉米、煤、財產(chǎn)及設(shè)備 租賃合同、勞務(wù)（如雇用吊車等）合同、 借款合同； （2）除上述以外的材料、設(shè)備采 購，單筆合同金額20萬元（含20萬 元）以上的； （3）對設(shè)備、

8、車輛等資本性支出合同，如 報告已簽批，且合同與報告（數(shù)量、金額 等）相一致，則合同可不簽批。 對于采購金額小于5萬元的材料物資合同會簽，可采用簡易程序。 合同的擬定及會簽 七、入庫，保管，出庫，盤點 設(shè)備進(jìn)廠后，由庫管員負(fù)責(zé)外觀、數(shù)量驗收，使 用部門技術(shù)人員負(fù)責(zé)質(zhì)量驗收，質(zhì)量技術(shù)部指定計量 檢定人員驗收，關(guān)鍵設(shè)備以及進(jìn)口設(shè)備驗收時，必須 有供貨方人員參加。另外，設(shè)備所屬分項目必需有專 業(yè)工程師參加設(shè)備開箱驗收。采購員負(fù)責(zé)填寫設(shè)備開 箱驗收信息，并出具設(shè)備開箱驗收單。驗收后， 參加設(shè)備驗收人員在設(shè)備開箱驗收單中共同簽字 確認(rèn)。驗收出現(xiàn)不合格項時，執(zhí)行合同規(guī)定的有關(guān)條 款。設(shè)備開箱驗收合格后質(zhì)量技

9、術(shù)部組織建檔，并保 存全部的技術(shù)資料。設(shè)備檔案一般包括：設(shè)備出廠檢 驗或合格證、設(shè)備到廠驗收單、設(shè)備安裝工程記錄單、 設(shè)備的全套圖紙、設(shè)備說明書等。 1、設(shè)備入庫： 固定資產(chǎn)中屬于監(jiān)視測量裝置的，質(zhì) 量技術(shù)部根據(jù)情況確定是否做入廠校驗， 如做入廠校驗需校驗合格后再辦理入庫手 續(xù)，并負(fù)責(zé)錄入項目監(jiān)視和測量裝置臺 帳。 入庫，保管，出庫，盤點 物資進(jìn)廠后，對需要檢驗的材料物資由采購員通知進(jìn)廠材料檢驗人員。庫管員依據(jù)入庫數(shù)量及檢驗 報告單辦理實物接收。檢驗報告單一式四份，庫管員、采購員、財務(wù)、質(zhì)量技術(shù)部各一份。 01 02 03 04 06 05 檢驗人員需驗證供貨方的生產(chǎn)廠名、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號

10、，產(chǎn)品合格證書和必要的隨機(jī)文件等證件。 需要檢驗而未經(jīng)檢驗或不能滿足使用要求的物資不得入庫、不得使用。 物資入廠后，由采購員或供貨廠家填寫物資到貨清單，具體格式如下（后附表格） 采購員依據(jù)物資到貨清單填寫入庫單，辦理入庫手續(xù)。如果本月發(fā)票到，與入庫單進(jìn)行結(jié)算，如 果本月發(fā)票未到，此入庫單按估價入庫手續(xù)辦理，保證賬面與實物相符。 庫管員對發(fā)票與到貨清單進(jìn)行對比確認(rèn)，如發(fā)現(xiàn)不一致，應(yīng)不給予入庫確認(rèn)。尤其對于沒有到貨清單 而只有發(fā)票的嚴(yán)禁給予入庫確認(rèn)。 2、材料物資的入庫： 入庫，保管，出庫，盤點 物資到貨清單物資到貨清單要求由采購員、庫管員、供應(yīng)商或送貨人員簽字確認(rèn)。如果是對方郵寄到貨的材料，由采

11、要求由采購員、庫管員、供應(yīng)商或送貨人員簽字確認(rèn)。如果是對方郵寄到貨的材料，由采 購員填寫購員填寫物資到貨清單物資到貨清單，由庫管員確認(rèn)。，由庫管員確認(rèn)。 入庫，保管，出庫，盤點 材料物資應(yīng)單獨設(shè)庫房保管，對于存放于施工現(xiàn)場的物資，應(yīng)與外部單位物資嚴(yán)格分開，以保 證工程物資的安全、完整。 保管： 01 02 03 04 05 按照物資性能采取相應(yīng)的保管方法，按照物資不同的質(zhì)地、規(guī)格定位存放，發(fā)放時做到材質(zhì)不 混，數(shù)量準(zhǔn)確。 庫管員應(yīng)隨時檢查存儲物資有無發(fā)生過期變質(zhì)、殘損、超儲積壓、短缺、包裝破損。如有發(fā)現(xiàn)， 庫管員應(yīng)及時報告主管人員，會同有關(guān)部門進(jìn)行處理。 庫管員應(yīng)定期或隨時檢查各種存貨儲存的防

12、水、防火、防盜安全設(shè)施。檢查時，發(fā)現(xiàn)屬于易燃、 易爆危險存貨，應(yīng)立即采取措施，存放到安全場所，予以隔離。如發(fā)現(xiàn)安全設(shè)施損壞或失效， 應(yīng)及時報告主管人員處理。 設(shè)備(含隨機(jī)備件)進(jìn)廠履行入庫手續(xù)后，庫管員按保管的相關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)設(shè)備的防凍、防潮、防 腐等處理。設(shè)備的儲存、搬運和安裝應(yīng)嚴(yán)格按設(shè)備說明書及相關(guān)的技術(shù)要求進(jìn)行。 入庫，保管，出庫，盤點 （1）嚴(yán)禁任何物資未通過入庫環(huán)節(jié)直接送給使用部門；（如果必須存放在使用部門的，也要由庫管 員與使用部門共同確認(rèn)接收數(shù)量） （2）嚴(yán)禁任何物資無憑據(jù)（物資領(lǐng)料單）出庫； （3）嚴(yán)禁各部門領(lǐng)料時不通知庫管員自行領(lǐng)料； （4）不允許有白條抵庫的現(xiàn)象。 2、工程設(shè)備

13、出庫：要標(biāo)明設(shè)備的具體名稱、設(shè)備安裝的位號等內(nèi)容。 3、工程物資出庫：要標(biāo)明物資的標(biāo)準(zhǔn)名稱及規(guī)格型號、數(shù)量，在用途欄中注明已立項的具體工程 項目名稱。如果屬于甲供材，由安裝公司負(fù)責(zé)安裝的，應(yīng)有安裝公司在領(lǐng)料單上簽字蓋章確認(rèn)。 4、用于生產(chǎn)的各種輔料出庫：由各部門填寫領(lǐng)用單，在用途欄中注明用于生產(chǎn)何種產(chǎn)品，產(chǎn)品名 稱應(yīng)按公司規(guī)定的統(tǒng)一名稱填寫。 5、其他生產(chǎn)或維修用材料出庫：要求按公司下發(fā)的各部門的二級部門進(jìn)行填列。 入庫，保管，出庫，盤點 1、出庫原則： 材料物資保管部門應(yīng)做到物資實物入庫與登 記保管賬同步進(jìn)行，做到日清月結(jié)。應(yīng)由質(zhì)量 技術(shù)部、財務(wù)部、儲運部保管處對材料物資進(jìn) 行定期盤點，并做

14、出盤盈、盤虧報告。 對盤虧、報廢、毀損的庫存物資由物資保管部 門提出申請，庫管員出具關(guān)于程物資盤虧、報 廢、毀損報產(chǎn)生原因及處理見的報告，經(jīng)部門 經(jīng)理審核（對于報廢、毀損的工程物資還要經(jīng) 過技術(shù)定部門鑒定）、財務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核、主管 副總經(jīng)理和總經(jīng)理簽批，上報事業(yè)部財務(wù)部審 批后方可處理。 0102 物資盤點： 入庫，保管，出庫，盤點 八、材料物資存儲的管理組織機(jī)構(gòu) 材料物資存儲的管理組織機(jī)構(gòu) 02.實行交接制度，人員調(diào)動應(yīng)做好交接工作，明確交接人員的責(zé)任，交接時，須由上 一級人員監(jiān)督交接，交接清單由雙方簽證后存檔備查。 01.倉儲人員應(yīng)職能分立，應(yīng)將倉庫驗收、保管、發(fā)貨、等職能進(jìn)行合理分配， 明確規(guī)定職責(zé)權(quán)限、工作范圍與任務(wù)。 九、倉儲人員的工作紀(jì)律，要求及建議 倉儲人員的工作紀(jì)律，要求及建議 不準(zhǔn)倉儲人員在倉區(qū)內(nèi)吸煙和帶入火種；不準(zhǔn)倉儲人員帶領(lǐng)非倉庫人員入庫；嚴(yán)禁倉儲 人員無證出貨。 嚴(yán)禁將含毒、易燃、易爆、易腐蝕商品、材料物資與一般的商品、材料物資存放在一起， 上述商品、材料物資必須另指定地點存