采購與付款業(yè)務(wù)流程

1、采購與付款業(yè)務(wù)流程（一） 業(yè)務(wù)目標1。經(jīng)營目標通過規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程， 確保采購業(yè)務(wù)按規(guī)定程序和適當(dāng)授權(quán)進行， 實現(xiàn)預(yù) 期目標。2。財務(wù)目標確保采購與付款業(yè)務(wù)及相關(guān)會計賬目的核算真實、 完整、規(guī)范、防止差錯和 舞弊；保證帳實相符，財務(wù)會計報告合理揭示采購業(yè)務(wù)享有的折扣、折讓。3。合規(guī)目標 保證采購及付款業(yè)務(wù)、相關(guān)采購、招標合同等符合國家有關(guān)法律法規(guī)。 確保付款、與采購有關(guān)的貨幣資金管理符合中國人民銀行等國家有關(guān)部門的 法規(guī)要求。二） 業(yè)務(wù)風(fēng)險1。經(jīng)營風(fēng)險由于采購業(yè)務(wù)流程設(shè)計不合理或控制不當(dāng)， 可能導(dǎo)致采購物資及價格偏離目 標要求，或出現(xiàn)舞弊和差錯。2財務(wù)風(fēng)險可能導(dǎo)致會計核算多記、 錯記、漏記物資

2、采購成本和應(yīng)付帳款以及其他應(yīng)付 負債，造成核算和反映不真實、不完整、不規(guī)范。3合規(guī)風(fēng)險可能導(dǎo)致采購業(yè)務(wù)處理違反國家有關(guān)規(guī)定而受到行政處罰或法律制裁。（三）業(yè)務(wù)流程步驟與控制點1采購申請和采購計劃（1）使用單位根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營、建設(shè)需要和預(yù)算，提出采購申請。注明所需 物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)質(zhì)量標準與要求等，經(jīng)單位、部門領(lǐng)導(dǎo)審核后報 倉儲部門審核。（ 2）倉儲部門根據(jù)物資儲備定額，符合儲備定額的給予辦理發(fā)貨手續(xù)； 定額不足的編制物資請購計劃，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后報采購部門。（3）采購部門根據(jù)采購申請計劃編制物資采購實施方案， 報部門領(lǐng)導(dǎo)簽 字后再報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2編制、審定采購實施方案（1）經(jīng)審批的

3、采購計劃， 交財務(wù)部申請資金計劃。 采購計劃需按照貨幣資 金內(nèi)部控制制度的規(guī)定審批。（2）采購部門依據(jù)經(jīng)審定的采購實施方案和資金計劃制定相關(guān)采購計劃。 包括選擇確定采購價格、供應(yīng)商、采購合同、采購物資的技術(shù)指標等。3選擇確定采購價格及供應(yīng)商（1）采購部門依據(jù)批準的物資采購實施訂單和資金計劃， 通過詢比價、 招 標、網(wǎng)上采購和公開采購信息等公平、 透明的方式， 并按公司物資采購的有關(guān)規(guī) 定提出選擇和確定采購價格和供應(yīng)商的方案，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核確定。（ 2）需與供應(yīng)商就價格、 付款方式或供貨質(zhì)量及要求等進行談判確定的， 由采購、財務(wù)及相關(guān)技術(shù)部門等人員組成談判組， 提出初步意見， 報授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審 定后

4、由采購部門前頭談判。（3）對公司要求實施統(tǒng)一采購的大宗或進口物資， 應(yīng)按公司的相關(guān)規(guī)定 辦理。屬招標采購范圍的，應(yīng)組織采標采購4簽訂采購合同（1）大宗、批量或比較重要的物資采購必須簽訂采購合同。合同文本由 采購部門擬訂，傳送財務(wù)、法律或技術(shù)有關(guān)部門 / 崗位審核。（ 2）財務(wù)、法律或技術(shù)部門 / 崗位依據(jù)職責(zé)權(quán)限對合同有關(guān)條款進行認 真審核，提出修改意見交擬訂部門修改合同文本。（3）分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)總監(jiān)審定合同，交授權(quán)人員簽訂合同。合同 需報財務(wù)部、檢驗部、法律部門等備案。原件留采購部門。（4）采購合同需要變更或提前終止時， 應(yīng)報原審批領(lǐng)導(dǎo)同意。 重大合同變 更需報公司總經(jīng)理辦公會研究同意

5、。5跟蹤監(jiān)督合同執(zhí)行 （1）采購部門采購人員、合同管理人員及有關(guān)部門在合同簽訂后，應(yīng)當(dāng) 跟蹤并監(jiān)督合同的執(zhí)行。（2）物資采購、技術(shù)、設(shè)計等部門和需用部門對長周期運行的關(guān)鍵重要設(shè) 備、材料實行過程監(jiān)造，確定監(jiān)造方式，編制大綱，簽訂監(jiān)造協(xié)議，落實監(jiān)造責(zé) 任人。（3）采購人員按照采購合同中確定的制造周期、 交貨時間、 工程項目進度 計劃落實催交催運措施，監(jiān)督合同按期執(zhí)行。6采購物資驗收入貨（1）質(zhì)檢部門對到貨物資進行質(zhì)量檢驗， 出具質(zhì)量檢驗報告書傳送給采 購部門、倉儲部門、財務(wù)部門。（2）采購部門編制物資入庫單或系統(tǒng)自動生成入庫單 （入庫單應(yīng)連續(xù)編 號），倉儲部門對到貨物資進行外觀和數(shù)量檢驗并審核入

6、庫單， 對符合合同要求 的合格物資辦理驗收入庫手續(xù)， 并將入庫驗收單傳送給財務(wù)部門和采購部門分別 審核編制入帳， 經(jīng)會計主管復(fù)核后過帳； 對檢驗不符合合同要求的物資， 不得辦 理入庫手續(xù)。（3）不合格物資由采購部門辦理退貨索賠事宜或提出折讓方案，報授權(quán)部門或人員審批后進行處理7發(fā)票檢驗、貨款支付及核算記帳（1）財務(wù)部門對購貨增值稅發(fā)票進行校驗認證， 未能通過發(fā)票認證的必 須退回重新開具。 將校驗審核夠的發(fā)票、 采購合同、 貨物入庫驗收單等信息錄入 系統(tǒng)中生成會計憑證或編制會計憑證，經(jīng)會計主管審核后過帳。（2）采購部門根據(jù)采購合同規(guī)定的貨款支付方式及合同執(zhí)行情況， 提出采 購資金支付申請， 填制

7、付款申請單并附采購合同、 驗收單據(jù)等付款依據(jù)， 經(jīng)采購 部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后傳送到財務(wù)部門辦理貨款支付和結(jié)算手續(xù)。（3）財務(wù)部門收到采購部門的貨款支付申請，首先要對采購合同、購貨 發(fā)票、貨物入庫驗收單等進行審核， 同時對應(yīng)付、 預(yù)付帳款和分期付款等付款約 定，以及采購享有的折扣和折讓等進行審核， 在審核確認無違反合同、 程序和其 他問題的情況下， 編制付款會計憑證和填制銀行付款單據(jù)， 經(jīng)會計主管復(fù)核、 財 務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后付款入帳。 若需提前付款、 更改合同約定條件的以及金 額較大的，按規(guī)定權(quán)限報批。（4）月末財務(wù)部門與采購部門對采購預(yù)付款、 備用金以及未結(jié)算的貨款 進行核對， 發(fā)現(xiàn)問題即

8、使報告并查明原因和處理。 享有采購折扣或折讓的， 應(yīng)在 會計報表中恰當(dāng)披露。（5）季末或半年末， 倉儲部門和有關(guān)資產(chǎn)管理部門必須對存貨等實物資 產(chǎn)進行盤點。財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)派人監(jiān)督盤點。（6）公司財務(wù)和采購部門應(yīng)定期與客戶核對確認應(yīng)付、預(yù)付帳款，發(fā)現(xiàn) 問題即使查明原因和處理。8清理、關(guān)閉合同 （1）合同執(zhí)行完畢后，采購部門應(yīng)對合同執(zhí)行情況進行清理、關(guān)閉，并建 立客戶信用檔案。2）采購部門將合同清理和客戶信用情況反饋給財務(wù)部門（四）米購與付款業(yè)務(wù)流程圖采購與付款業(yè)務(wù)流程如圖8-2所示采購與付款業(yè)務(wù)流程倉儲部門使用部門物料儲備平衡生產(chǎn)需求計劃采購部門不足檢驗部門財務(wù)部門高管層生產(chǎn)領(lǐng)用充裕編制米購計劃編

9、制資金計劃審批選擇供應(yīng)商擬定合同簽定合同物料檢驗單.檢驗報告，辦理付款帳務(wù)處理入庫單生產(chǎn)領(lǐng)用采購與付款業(yè)務(wù)流程圖辦公室衛(wèi)生管理制度一、主要內(nèi)容與適用范圍1 本制度規(guī)定了辦公室衛(wèi)生管理的工作內(nèi)容和要求及檢查與考核。2 此管理制度適用于本公司所有辦公室衛(wèi)生的管理二、定義1 公共區(qū)域：包括辦公室走道、會議室、衛(wèi)生間，每天由行政文員進行清掃；2個人區(qū)域：包括個人辦公桌及辦公區(qū)域由各部門工作人員每天自行清掃。1. 公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生應(yīng)做到以下幾點：1) 保持公共區(qū)域及個人區(qū)域地面干凈清潔、無污物、污水、浮土，無死角。2) 保持門窗干凈、無塵土、玻璃清潔、誘明一_3) 保持墻壁清潔，表面無灰塵、污跡。4 )

10、保持掛件、畫框及其他裝飾品表面干凈整潔。5) 保持衛(wèi)生間、洗手池內(nèi)無污垢，經(jīng)常保持清潔，毛巾放在固定(或隱蔽)的地方。6) 保持衛(wèi)生工具用后及時清潔整理，保持清潔、擺放整齊。7)垃圾簍擺放緊靠衛(wèi)生間并及時清理，無溢滿現(xiàn)象。2. 辦公用品的衛(wèi)生管理應(yīng)做到以下幾點：1) 辦公桌面：辦公桌面只能擺放必需物品，其它物品應(yīng)放在個人抽屜，暫不需要的物品就擺回柜子里，不用的物品要及時清理掉。2) 辦公文件、票據(jù)：辦公文件、票據(jù)等應(yīng)分類放進文件夾、文件盒中，并整齊的擺放至辦公桌左上角上。3)辦公小用品如筆、尺、橡皮檫、訂書機、啟丁器等，應(yīng)放在辦公桌一側(cè)，要從哪取使用完后放到原位。4)電腦：電腦鍵盤要保持干凈，下班或是離開公司前電腦要關(guān)機。5)報刊：報刊應(yīng)擺放到報刊架上，要定時清理過期報刊。6)飲食水機、燈具、打印機、傳真機、文具柜等擺放要整齊，保持表面無污垢，無灰塵，蜘蛛網(wǎng)等，辦公室內(nèi)電器線走向要美觀，規(guī)范，并用護釘固定不可亂搭接臨時線。7)新進設(shè)備的包裝和報廢設(shè)備以及不用的雜物應(yīng)按規(guī)定的程序及時予以清除。3.個人衛(wèi)生應(yīng)注意以下幾點：1) 不隨地吐痰，不隨地亂扔垃圾。2) 下班后要整理辦公桌上的用品，放罷整齊。3) 禁止在辦公區(qū)域抽煙。4)下班后先檢查各自辦公區(qū)域的門窗是否鎖好，將一切電源切斷后即可離開。5)