酒店采購(gòu)部工作流程.doc

1、。酒店采購(gòu)部工作流程一、各類物品采購(gòu)工作流程1、 倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)物品的采購(gòu)工作流程：倉(cāng)庫(kù)的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購(gòu)線，在存量接近或低于采購(gòu)線時(shí)，即需要補(bǔ)充貨倉(cāng)里的存貨， 倉(cāng)庫(kù)主任要填寫一份倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)“采購(gòu)申請(qǐng)單”，且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料 :（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）庫(kù)存數(shù)量；（4）最近一次訂貨單價(jià)；（5）最近一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。經(jīng)董事簽批同意后送采購(gòu)部經(jīng)理初審，采購(gòu)部經(jīng)理在采購(gòu)申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時(shí)間。采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂?，按倉(cāng)庫(kù)“采購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較 , 選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見，按酒店采購(gòu)審批程序報(bào)批

2、，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部立即組織實(shí)施，一般物品要求之 3 天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2、 部門新增物品的采購(gòu)工作流程：若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)董事會(huì)審批后, 連同“采購(gòu)申請(qǐng)單”一并送交采購(gòu)部，采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂?，按“采?gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供。1。貨商中比較 , 選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見，按酒店采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部立即組織實(shí)施.3、 部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購(gòu)工作流程：如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報(bào)損報(bào)告”給財(cái)務(wù)部及董事會(huì)審批。 經(jīng)審批后，將一份“物品報(bào)損報(bào)告”和采購(gòu)申請(qǐng)

3、單一并送交采購(gòu)部， 采購(gòu)部須在采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料 :（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）最近一次訂貨單價(jià)；（3）最近一次訂貨數(shù)量；（4）提供本次訂貨數(shù)量建議。采購(gòu)部在至少三家供應(yīng)商中比較價(jià)格品質(zhì) , 并按酒店采購(gòu)審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，組織采購(gòu)。4、 鮮活食品凍品的采購(gòu)工作流程：蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購(gòu)申請(qǐng)，由各酒吧、各部門總廚或主管，根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營(yíng)情況，預(yù)測(cè)明天用量，填寫每日申購(gòu)單交采購(gòu)部， 采購(gòu)部當(dāng)日下午以電話落單或第二日直接到市場(chǎng)選購(gòu)。5、 燃料的采購(gòu)工作流程：采購(gòu)部根據(jù)營(yíng)業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購(gòu)申購(gòu)計(jì)劃，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單 , 按

4、酒店采購(gòu)審批程序辦理， 并組織實(shí)施。6、 維修零配件和工程物料的采購(gòu)工作流程：。2。工程倉(cāng)日常補(bǔ)倉(cāng)由工程部填寫“采購(gòu)申請(qǐng)單”，且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料 :（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）庫(kù)存數(shù)量；（4）最近一次訂貨單價(jià)；（5）最近一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。大型改造工程或大型維修活動(dòng) , 工程部須做工程預(yù)算 , 并根據(jù)預(yù)算表項(xiàng)目填寫采購(gòu)申請(qǐng)單 ( 工程預(yù)算表附在采購(gòu)申請(qǐng)單下面 ), 且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料 :（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）庫(kù)存數(shù)量；（3）最近一次訂貨單價(jià)；（4）最近一次訂貨數(shù)量；（5）提供本次訂貨數(shù)量建議。以上采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)董事簽批同意

5、后送采購(gòu)部經(jīng)理初審，采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂?，?“采購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較 , 選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見，按酒店采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部立即組織實(shí)施 .二、采購(gòu)工作流程中須規(guī)范事項(xiàng):。3。1、所有的采購(gòu)申請(qǐng)必須填寫一式叁聯(lián)，采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共叁聯(lián)交給資產(chǎn)會(huì)計(jì)，資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)核后送董事。2、采購(gòu)申請(qǐng)單一共叁聯(lián)， 在經(jīng)審批批準(zhǔn)后： 第一聯(lián)作倉(cāng)庫(kù)收貨用。第二聯(lián)采購(gòu)部存檔并組織采購(gòu)。第三聯(lián)財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)存檔核實(shí)。3、審核采購(gòu)申清單：收到采購(gòu)申請(qǐng)單后、采購(gòu)部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯(cuò)漏。（1）簽置核對(duì)：檢查采購(gòu)申請(qǐng)單是否部門經(jīng)理簽置，核對(duì)其是否正確。（2）數(shù)量

6、核對(duì)，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購(gòu)申請(qǐng)單上的數(shù)量是否正確。4、邀請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)。三、貨比三家工作流程：每類物品報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購(gòu)物品價(jià)格的合理性。酒店采取三方報(bào)價(jià)的方法進(jìn)行采購(gòu)工作，即在訂貨前，必須征詢3 個(gè)或 3 個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是：1、采購(gòu)部按照采購(gòu)申請(qǐng)單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價(jià)單，包括：填寫空白報(bào)價(jià)單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)間，送交供應(yīng)商（至少選擇3 個(gè)供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價(jià)格并簽名退回。對(duì)于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價(jià)。用電話詢價(jià)時(shí)

7、，應(yīng)把詢價(jià)結(jié)果填在。4。報(bào)價(jià)單上并記下報(bào)價(jià)人的姓名，職務(wù)等。提出采購(gòu)部的選擇意見和理由，連同報(bào)價(jià)單一起送交評(píng)定小組審批。2、評(píng)定小組根據(jù)采購(gòu)部提供的有關(guān)報(bào)價(jià)資料，參考采購(gòu)部的意見，對(duì)幾個(gè)供應(yīng)商報(bào)來(lái)的貨品價(jià)格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)估后，確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價(jià)格低的供應(yīng)商，報(bào)董事會(huì)審核.3、采購(gòu)活動(dòng)的后續(xù)須跟進(jìn)工作1、采購(gòu)訂單的跟催當(dāng)訂單發(fā)出后，采購(gòu)部需要跟催整個(gè)過(guò)程直至收貨入庫(kù)。2、采購(gòu)訂單取消（1）酒店取消訂單：如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購(gòu)部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問(wèn)題及可行解決方法，以便報(bào)董事會(huì)作出決定。（2）供應(yīng)商取消訂單：如因某種原因，

8、供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購(gòu)部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障酒店利益， 供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。3. 違反合同：合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。4. 檔案儲(chǔ)存：所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料須分類歸檔備查 , 并連同采購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)格信息每天須錄入至采購(gòu)部?jī)r(jià)格信息庫(kù) .。5。5. 采購(gòu)交貨延遲檢討凡未能按時(shí)、按量采購(gòu)所需物品，并影響申購(gòu)部門正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的，需填寫采購(gòu)交貨延遲檢討表，說(shuō)明原因及跟進(jìn)情況并呈財(cái)務(wù)部及董事會(huì)批示。6. 采購(gòu)物品的維護(hù)保養(yǎng)：如所購(gòu)買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項(xiàng) . 對(duì)設(shè)備等項(xiàng)目的購(gòu)買，采購(gòu)員要向工程部咨