合同信息管理內(nèi)容和措施

1、合同信息管理內(nèi)容和措施合同、信息管理內(nèi)容和措施一、合同管理內(nèi)容1、合同管理工作要求施工合同管理是監(jiān)理工作的中心任務(wù)。熟悉本工程的所有合同文件，能正確、準(zhǔn)確地引用和解釋合同文件。通過(guò)有效的事前預(yù)防、事中控制、事后處理進(jìn)行投資、進(jìn)度和質(zhì)量控制，做好組織協(xié)調(diào)工作。合理處理合同實(shí)施中可能發(fā)生的變更、索賠、風(fēng)險(xiǎn)、違約等問(wèn)題，加強(qiáng)安全、環(huán)境保護(hù)和文明施工的管理。2、合同管理目標(biāo)防范索賠、風(fēng)險(xiǎn)和其它損失，努力排除或減少合同爭(zhēng)議，保證發(fā)包人在盡可能節(jié)省投資的情況下，按期或提前獲得符合合同條件的工程。3、合同結(jié)構(gòu)根據(jù)本工程的項(xiàng)目特性,初擬本工程的合同結(jié)構(gòu)如圖 3-3 所示。圖3-3 合同結(jié)構(gòu)圖4、合同管理工作內(nèi)

2、容（1）履行監(jiān)理職責(zé)，落實(shí)合同管理責(zé)任1）合同簽訂前協(xié)助業(yè)主檢查合同條款，提出合理化建議。2）進(jìn)行合同投資、進(jìn)度、質(zhì)量管理；對(duì)合同履行情況，進(jìn)行跟蹤，及時(shí)反饋；對(duì)未履約的發(fā)出監(jiān)理通知單。3）對(duì)發(fā)現(xiàn)的合同文件缺陷，及時(shí)向業(yè)主提出補(bǔ)救和澄清的建議。4）對(duì)合同文件缺陷在必要時(shí)協(xié)調(diào)雙方進(jìn)行磋商，簽訂補(bǔ)充協(xié)議。5）公正嚴(yán)格按合同內(nèi)容處理承包商合同違約問(wèn)題，維護(hù)業(yè)主利益。6）對(duì)費(fèi)用索賠、工程延期申請(qǐng)，在審批之前與業(yè)主及承包商進(jìn)行協(xié)調(diào)。 7）通過(guò)定期召開(kāi)工程監(jiān)理例會(huì)，必要時(shí)召開(kāi)專門(mén)的協(xié)調(diào)會(huì)，協(xié)調(diào)澄清雙方主體對(duì)合同的異議。 8）對(duì)于合同爭(zhēng)議，首先協(xié)調(diào)雙方進(jìn)行磋商，本著友好合作的原則妥善處理，避免事態(tài)擴(kuò)大。9）

3、項(xiàng)目總監(jiān)應(yīng)經(jīng)常組織項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理人員，熟悉施工合同條約內(nèi)容和要求，了解掌握履約雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，在業(yè)主授權(quán)范圍內(nèi)，認(rèn)真履行監(jiān)理職責(zé)，搞好合同管理，依據(jù)合同，檢查承包商履約情況，監(jiān)督承包商認(rèn)真履約，按照合同質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工期要求和工程造價(jià)支付結(jié)算約定，完成合同約定的施工承包任務(wù)。（2）施工質(zhì)量控制的合同管理1）督促承包商按合同約定質(zhì)量要求進(jìn)行施工。2）根據(jù)合同規(guī)定材料要求，對(duì)建筑材料、構(gòu)配件進(jìn)行審查、不符合要求不得進(jìn)場(chǎng)。3）檢查承包商是否違反合同肢解工程，合同約定可分包的工程，監(jiān)理要審查分包單位資質(zhì)及能力是否滿足施工合同規(guī)定的質(zhì)量要求。4）對(duì)工程質(zhì)量達(dá)不到合同約定標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)理工程師在檢查驗(yàn)收時(shí)，

4、應(yīng)要求承包商按合同、設(shè)計(jì)和規(guī)范規(guī)定進(jìn)行整改或必要處理。5）工程竣工驗(yàn)收后，應(yīng)監(jiān)督承包商按合同要求簽訂質(zhì)量保修書(shū)。（3）施工進(jìn)度控制的合同管理1）監(jiān)督各承包商做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，保證工程按合同開(kāi)工日期按時(shí)開(kāi)工。2）定期督促和檢查承包商按已批準(zhǔn)進(jìn)度計(jì)劃組織施工，控制施工任務(wù)在合同規(guī)定的合同工期內(nèi)完成。3）檢查了解進(jìn)度存在問(wèn)題，如工期滯后應(yīng)督促承包商提出改進(jìn)補(bǔ)救措施，并審查是否符合合同規(guī)定。4）在合同進(jìn)度管理時(shí)，對(duì)確需暫停施工的，監(jiān)理工程師要督促各方采取措施履行合同，承擔(dān)合同責(zé)任，并要求承包商按合同規(guī)定向業(yè)主提交竣工圖。5）協(xié)助業(yè)主組織工程竣工驗(yàn)收和辦理工程竣工備案手續(xù)。（4）施工投資控制的合同管理1

5、）根據(jù)合同規(guī)定，審查向承包商預(yù)付工程款的數(shù)額，并在每月審查進(jìn)度款 時(shí)按約定的比例逐次扣回。 2）依據(jù)合同約定對(duì)承包商提交的已完工程量報(bào)告進(jìn)行審查，對(duì)施工超出設(shè)計(jì)范圍、質(zhì)量達(dá)不到要求及施工返工的工程量，不予計(jì)量和撥付工程款。3）承包商提出工程變更價(jià)款后，監(jiān)理工程師應(yīng)按投資控制要求，實(shí)施監(jiān)督，對(duì)照合同規(guī)定予以審查，提出應(yīng)否變更價(jià)款的意見(jiàn)；經(jīng)總監(jiān)審查簽認(rèn)后送業(yè)主審批。4）對(duì)施工組織設(shè)計(jì)涉及施工安全、文明等其他費(fèi)用，監(jiān)理工程師應(yīng)按施工合同和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行監(jiān)督控制，特別注意不得將合同規(guī)定不應(yīng)發(fā)生的費(fèi)用列入工程結(jié)算。5）對(duì)照合同關(guān)于結(jié)算的規(guī)定和竣工結(jié)算資料，認(rèn)真審核竣工結(jié)算，對(duì)不合理或不符合工程實(shí)際的結(jié)算內(nèi)

6、容不予承認(rèn)。（5）工程暫停及復(fù)工的合同管理1）按照施工合同和委托監(jiān)理合同的約定，在發(fā)生下列情況時(shí)，項(xiàng)目總監(jiān)有權(quán)按規(guī)定程序簽發(fā)工程暫停令：因工程需要，業(yè)主要求暫停施工；因工程質(zhì)量必須進(jìn)行停工處理；出現(xiàn)了施工安全隱患，項(xiàng)目總監(jiān)認(rèn)為有必要停工以消除隱患；發(fā)生了必須暫停施工的緊急事件；承包商未經(jīng)許可擅自施工，或拒絕項(xiàng)目監(jiān)理管理。2）簽發(fā)工程暫停令時(shí)，項(xiàng)目總監(jiān)應(yīng)根據(jù)監(jiān)理工程師檢查上報(bào)的停工原因及其影響范圍和程度，確定是否停工并向業(yè)主報(bào)告。3）由于非承包商原因的暫停施工，應(yīng)事先就有關(guān)工期、費(fèi)用等問(wèn)題與承包商協(xié)商，且要如實(shí)記錄所發(fā)生的實(shí)際情況，暫停施工原因消失后，項(xiàng)目總監(jiān)應(yīng)及時(shí)簽署指令復(fù)工。4）由于承包商原

7、因?qū)е碌臅和Ｊ┕?，監(jiān)理應(yīng)代表業(yè)主方，處理好因工程暫停引起的與工期、費(fèi)用等有關(guān)問(wèn)題；承包商申請(qǐng)復(fù)工時(shí)，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)會(huì)同施工、設(shè)計(jì)和業(yè)主等有關(guān)各方按照施工合同約定和工程設(shè)計(jì)規(guī)定，檢查是否滿足工程復(fù)工條件，經(jīng)總監(jiān)審查，符合復(fù)工條件時(shí)，可簽署指令同意復(fù)工。5）工程暫停及復(fù)工決定，由項(xiàng)目總監(jiān)全權(quán)簽署辦理。 （6）設(shè)計(jì)修改和工程變更的合同管理 設(shè)計(jì)修改和工程變更（簡(jiǎn)稱工程變更）的管理是合同管理的重要內(nèi)容之一，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)按照委托監(jiān)理合同約定的權(quán)限進(jìn)行監(jiān)理管理。1）工程變更應(yīng)按合同規(guī)定辦理，變更內(nèi)容應(yīng)是業(yè)主同意的；工程變更文件應(yīng)提交項(xiàng)目總監(jiān)審查同意后，送設(shè)計(jì)單位編制設(shè)計(jì)變更文件；其中涉及安全、環(huán)保內(nèi)容的，尚

8、需經(jīng)有關(guān)部門(mén)審定。2）項(xiàng)目總監(jiān)進(jìn)行變更審查時(shí)，應(yīng)了解施工實(shí)際和收集變更有關(guān)資料，判定技術(shù)上的可行性。3）按照合同有關(guān)條款，掌握有關(guān)情況，對(duì)變更作出費(fèi)用和工期評(píng)估。4）工程變更評(píng)估意見(jiàn)，經(jīng)總監(jiān)審查后，將費(fèi)用變更和工期變化情況，與承包商和業(yè)主協(xié)商，協(xié)商同意后，各方在變更文件上簽字認(rèn)可。5）由項(xiàng)目總監(jiān)簽發(fā)工程變更單。6）項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)根據(jù)工程變更監(jiān)督承包商抓緊實(shí)施。7）應(yīng)嚴(yán)格控制設(shè)計(jì)修改工程變更不改或少改，以保證投資和工期控制。8）項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)按照監(jiān)理合同進(jìn)行工程變更管理，不應(yīng)超越合同所授權(quán)限，并應(yīng)協(xié)助業(yè)主與施工承包單位簽定工程變更的補(bǔ)充協(xié)議。（7）費(fèi)用索賠處理的合同管理1）項(xiàng)目監(jiān)理部在受理施工方提出

9、的費(fèi)用索賠時(shí)，應(yīng)由項(xiàng)目總監(jiān)組織監(jiān)理人員了解所發(fā)生的索賠內(nèi)容確實(shí)不是承包商自己造成的，且確已造成承包商的直接經(jīng)濟(jì)損失；在處理索賠時(shí)，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)維護(hù)業(yè)主合法權(quán)益，嚴(yán)格依據(jù)施工合同文件和國(guó)家有關(guān)的法律、法規(guī)規(guī)定進(jìn)行審查，審查分析索賠事件發(fā)生的合同責(zé)任、施工成本和其他費(fèi)用的變化，審查索賠發(fā)生后，承包商是否采取了減少損失的措施，是否包含有讓索賠事件任意發(fā)展而造成擴(kuò)大損失的情況。2）項(xiàng)目總監(jiān)在審查索賠申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)附有經(jīng)辦的費(fèi)用索賠監(jiān)理審查報(bào)告，內(nèi)容包括確認(rèn)的索賠理由及合同依據(jù)，確定的索賠計(jì)算方法和計(jì)算數(shù)額，總監(jiān)審核的評(píng)價(jià)意見(jiàn)、結(jié)論等；如果索賠涉及工期延期的，項(xiàng)目總監(jiān)應(yīng)在認(rèn)真審定的情況下，作出工程延期審批決

10、定，并報(bào)業(yè)主同意。3）認(rèn)真辦理由于承包商原因造成損失由業(yè)主提出的費(fèi)用索賠，提出索賠理由，并請(qǐng)承包商及時(shí)作出答復(fù)。 （8）工程延期及工程延誤處理的合同管理 1）承包商提出非施工方原因、且符合施工合同文件規(guī)定的工程延期要求時(shí)，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)受理，在與建設(shè)、承包商協(xié)商后，由總監(jiān)組織監(jiān)理人員,從申報(bào)延期是否符合合同規(guī)定、延期的事實(shí)和程度、費(fèi)用和影響天數(shù)等方面進(jìn)行監(jiān)理審查，由項(xiàng)目總監(jiān)簽署延期審批表向業(yè)主報(bào)告。2）由于承包商原因或責(zé)任，不能按合同工期要求竣工造成的工程延誤，不能按工程延期處理。項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)組織監(jiān)理人員確定事實(shí)，分清是工程延期還是工程延誤，屬于工程延誤的，應(yīng)按施工合同規(guī)定扣除承包商應(yīng)賠償工程延

11、誤的損失費(fèi)用。（9）合同爭(zhēng)議調(diào)解的監(jiān)理工作項(xiàng)目監(jiān)理部根據(jù)監(jiān)理合同規(guī)定，對(duì)建設(shè)方和施工方發(fā)生的合同糾紛爭(zhēng)議，應(yīng)發(fā)揮監(jiān)理職能，公正地進(jìn)行調(diào)解；當(dāng)糾紛爭(zhēng)議由建設(shè)主管部門(mén)調(diào)解或由仲裁機(jī)關(guān)仲裁時(shí)，應(yīng)當(dāng)提供佐證的事實(shí)材料；在爭(zhēng)議調(diào)解過(guò)程中，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)要求施工合同有關(guān)雙方繼續(xù)履行施工合同。（10）違約處理和合同解除的監(jiān)理工作由于承包商違約使合同無(wú)法履行而解除合同，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)依據(jù)委托監(jiān)理合同業(yè)主委托的權(quán)限和施工合同有關(guān)條款以及有關(guān)規(guī)定，維護(hù)業(yè)主利益，審查事實(shí)材料，盤(pán)點(diǎn)工程和清算費(fèi)用款項(xiàng)，提出處理意見(jiàn)，通過(guò)與雙方協(xié)商后，由項(xiàng)目總監(jiān)提出書(shū)面款項(xiàng)清算證明報(bào)業(yè)主，合同解除后尚需為業(yè)主處理善后事宜。（11）運(yùn)用合同

12、條款，維護(hù)業(yè)主權(quán)益對(duì)承包商違反合同，造成本工程不能如期完成或造成工程損失，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)主動(dòng)配合業(yè)主，運(yùn)用合同條款，維護(hù)業(yè)主權(quán)益，積極提供事實(shí)證據(jù)，向施工方提出履約要求，直至要求施工方承擔(dān)損失賠償責(zé)任。二、合同管理措施1、施工索賠管理措施（1）熟悉合同文件，隨時(shí)掌握合同實(shí)施情況并及時(shí)分析研究存在的問(wèn)題及其處理措施，及早發(fā)現(xiàn)索賠隱患，采取預(yù)防措施，以避免或減少索賠事件的發(fā)生。（2）做好監(jiān)理日志、旁站記錄及其它同期記錄資料的管理，監(jiān)督承包人做好試驗(yàn)記錄、施工日志等資料管理，注意做好旁站記錄及施工日志等資料，并要求 監(jiān)理人員、承包人員雙方簽字，將空欄劃去，以增加資料的法律效力，減少資料不能成為證據(jù)的可

13、能。 （3）當(dāng)索賠事件發(fā)生時(shí)，及時(shí)采取措施，盡量減少事件影響的擴(kuò)大，并做好有關(guān)記錄、照片等同期資料管理。（4）認(rèn)真組織索賠事件的調(diào)查，嚴(yán)格審查索賠報(bào)告，對(duì)索賠事件、造成的影響、索賠的合同與法律依據(jù)、責(zé)任的分擔(dān)、索賠計(jì)算和證明材料等提出評(píng)價(jià)意見(jiàn)。根據(jù)合同授權(quán)，公正處理索賠。2、違約管理措施（1）加強(qiáng)計(jì)劃管理，隨時(shí)掌握施工現(xiàn)場(chǎng)情況，及時(shí)提醒發(fā)包人落實(shí)應(yīng)盡義務(wù)，監(jiān)督承包人按照合同規(guī)定履行義務(wù)，減少或避免違約事件的發(fā)生。（2）做好同期資料管理工作，為可能發(fā)生的違約事件處理提供充分、準(zhǔn)確的證據(jù)。（3）對(duì)于發(fā)生的違約事件，監(jiān)理人應(yīng)嚴(yán)守合同，在深入調(diào)查清楚違約事件的基礎(chǔ)上，公正處理各種違約事件；盡量減小對(duì)工

14、程建設(shè)造成的影響和損失。3、合同爭(zhēng)議管理措施（l）努力及早發(fā)現(xiàn)有可能引起發(fā)包人和承包人爭(zhēng)議的潛在因素，采取有效措施，以避免合同爭(zhēng)議的發(fā)生。（2）對(duì)于發(fā)生的發(fā)包人和承包人之間的爭(zhēng)議，監(jiān)理人遵循搞清事實(shí)、互相溝通、友好協(xié)作、公正、獨(dú)立、科學(xué)的原則，努力做好協(xié)調(diào)工作。4、風(fēng)險(xiǎn)防范措施（1）隨時(shí)掌握施工現(xiàn)場(chǎng)的人員、設(shè)備、材料、交通、施工工藝、氣象、水文、地質(zhì)以及其它可能的工程風(fēng)險(xiǎn)因素，及早采取預(yù)防措施，盡量避免由于風(fēng)險(xiǎn)造成的損失。（2）當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后，及時(shí)采取措施，調(diào)動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)包括承包人在內(nèi)的一切人員和設(shè)備力量進(jìn)行搶救，使其損失減少到最小限度。（3）對(duì)于由于風(fēng)險(xiǎn)原因給承包人造成的勞動(dòng)量增加、費(fèi)用增加和工期影

15、響以及發(fā)包人損失，應(yīng)嚴(yán)格按照合同規(guī)定，確定發(fā)包人和承包人各自應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。三、信息管理內(nèi)容 本工程信息管理的特點(diǎn)主要是工作量大，信息處理要及時(shí)。為了保證信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，監(jiān)理人將采取計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，對(duì)本工程進(jìn)行信息管理。 1、工作要求根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法及有關(guān)檔案管理的規(guī)定，通過(guò)制定嚴(yán)密的信息管理制度，建立完善的信息收集、簽發(fā)、存儲(chǔ)、查詢組織體系，編制系統(tǒng)的信息管理編碼系統(tǒng)，應(yīng)用先進(jìn)適用的計(jì)算機(jī)軟件，建立計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)。信息管理目標(biāo)：保證工程建設(shè)項(xiàng)目資料整理、歸檔與建設(shè)進(jìn)度同步；保證信息的暢通、可靠、準(zhǔn)確和高效；保證資料齊全，整理符合城建檔案管理的有關(guān)規(guī)定。2、信息管理內(nèi)容在合

16、同管理中，監(jiān)理人需要收集、掌握、接受、處理大量的信息。內(nèi)容主要包括：（1）合同文件；（2）圖紙；（3）技術(shù)資料；（4）會(huì)議紀(jì)要；（5）來(lái)往信函；（6）施工現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄；（7）試驗(yàn)記錄；（8）進(jìn)度計(jì)劃與進(jìn)度報(bào)告、資源供應(yīng)計(jì)劃、供圖計(jì)劃、預(yù)期支付現(xiàn)金流計(jì)劃等；（9）技術(shù)措施設(shè)計(jì)與質(zhì)量報(bào)告；（10）支付申請(qǐng)與憑證；（11）變更與指示的申請(qǐng)與批示；（12）各種單據(jù)與憑證；（13）安全與環(huán)境保護(hù)信息；（14）其他監(jiān)理業(yè)務(wù)往來(lái)文件。3、信息管理程序 監(jiān)理人將安排專職的文檔管理員負(fù)責(zé)監(jiān)理文件和外部文件的管理，包括文件收發(fā)、保管、整理、歸檔、移交、無(wú)效文件的回收處理等。 四、建立信息管理監(jiān)理程序監(jiān)理人將按照信

17、息管理監(jiān)理程序圖，做好項(xiàng)目的信息管理工作。信息管理監(jiān)理程序圖4、信息收集制度 （1）監(jiān)理工作準(zhǔn)備階段，由信息管理工程師負(fù)責(zé)向發(fā)包人收集工程設(shè)計(jì)文件及有關(guān)工程資料。 （2）合同、造價(jià)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)收集工程建設(shè)地區(qū)的原材料、燃料來(lái)源、水電供應(yīng)、交通運(yùn)輸、勞力、工資標(biāo)準(zhǔn)等信息資料。（3）施工過(guò)程中，駐地監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)收集有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量、投資、合同等方面的意見(jiàn)和看法。收集上級(jí)單位對(duì)工程建設(shè)的各種意見(jiàn)和指令。（4）各專業(yè)監(jiān)理組負(fù)責(zé)收集各種工程項(xiàng)目自檢報(bào)告、質(zhì)量問(wèn)題報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收簽證等。（5）工地會(huì)議信息記錄將在參加會(huì)議的監(jiān)理人員中指定專人進(jìn)行收集整理。（6）現(xiàn)場(chǎng)每日的氣象資料收集由文檔管理員進(jìn)行記錄。5

18、、信息整理和儲(chǔ)存制度（1）監(jiān)理人建立的文件，屬內(nèi)部信息，由文檔管理員按信息管理規(guī)定的格式整理歸類儲(chǔ)存。（2）工序質(zhì)量驗(yàn)收簽證類外部信息，按分部工程類別，由各專業(yè)監(jiān)理組按工程檔案管理規(guī)定整理儲(chǔ)存。（3）設(shè)計(jì)文件、一般文件、報(bào)表、竣工等文件信息資料按外部文件管理程序進(jìn)行整理儲(chǔ)存。（4）由電腦儲(chǔ)存的文件，必須備件，以免缺失。傳真件不能單獨(dú)保存，應(yīng)復(fù)印后與復(fù)印件同時(shí)保存。四、信息管理措施1、建立和堅(jiān)持信息資料管理工作制度。2、落實(shí)專（兼）職信息資料員，落實(shí)管理責(zé)任制。3、配備電腦一臺(tái)，加強(qiáng)信息及檔案資料的科學(xué)管理。4、堅(jiān)持質(zhì)量體系貫標(biāo)工作，使信息管理和檔案資料管理工作制度化，規(guī)范化。5、嚴(yán)格執(zhí)行工程建設(shè)管理規(guī)定的記錄表單規(guī)定用表和監(jiān)理規(guī)范有關(guān)監(jiān)理管理的記錄表單統(tǒng)一用表。6、認(rèn)真執(zhí)行施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范規(guī)定的質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一用表。 7、執(zhí)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（gb/t50328-2001），搞好工程檔案管理。 8、從建設(shè)管理部門(mén)