文書檔案管理創(chuàng)新策略研究

1、文書檔案管理創(chuàng)新策略研究 摘要：在高職院校中文書檔案具有非常重要的作用，不僅是學(xué)校正常工作的重要保證，同時(shí)與學(xué)生未來的就業(yè)與繼續(xù)學(xué)習(xí)息息相關(guān)。近年來我國(guó)的信息技術(shù)不斷發(fā)展，已經(jīng)逐漸進(jìn)入到“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，在這樣的時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展具有一定的現(xiàn)實(shí)需求，同時(shí)也具有一定的時(shí)代需求?；诖?，本文中筆者對(duì)信息時(shí)代的文書檔案管理創(chuàng)新策略進(jìn)行了必要的分析與研究。 關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；文書檔案；創(chuàng)新；策略 自從上世紀(jì)90年代開始，以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)開始迅速發(fā)展起來，尤其是在近幾年信息技術(shù)與各種傳統(tǒng)行業(yè)的連接更加緊密，并促進(jìn)了傳統(tǒng)行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。在這樣的時(shí)代背景下，文書檔案管

2、理工作也必須要實(shí)現(xiàn)與信息技術(shù)的深度融合才能真正實(shí)現(xiàn)管理的創(chuàng)新發(fā)展。但是從總體上來看，在目前的高職院校中，信息技術(shù)的使用還不夠深入，從而限制了文書檔案管理的效率。 一、當(dāng)前階段高職院校在文書檔案管理中存在的問題 （一）對(duì)文書檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。在高職院校的日常工作中，文書檔案工作具有非常重要的意義，它不僅是學(xué)校運(yùn)行的有效保證，同時(shí)也是學(xué)校發(fā)展的重要記錄。但是當(dāng)前階段大部分高職院校對(duì)文書檔案管理并不是非常重視，許多高職院校都認(rèn)為文書檔案工作只是學(xué)校的附屬部門，對(duì)學(xué)校的發(fā)展可有可無，并不具有太大的意義。對(duì)文書檔案管理工作，相關(guān)工作人員只需在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成文書檔案的分類與存儲(chǔ)就行了。因此，花費(fèi)

3、大量的人力物力進(jìn)行文書檔案管理的創(chuàng)新不僅無法帶來經(jīng)濟(jì)利益，也無法提高教學(xué)效率，是不科學(xué)也不必要的做法?；诖朔N情況，許多高職院校均未為文書檔案管理提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)，從而導(dǎo)致文書檔案管理處于較為落后的狀態(tài)。（二）信息化技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用不足。目前文書檔案大多還是采用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行管理，信息化程度不高是現(xiàn)階段高職院校文書檔案管理的普遍現(xiàn)象。具體來說體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，工作人員對(duì)信息化技術(shù)在文書檔案管理中的運(yùn)用意識(shí)不高，許多文書檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的了解不足，認(rèn)為信息化技術(shù)對(duì)文書檔案管理的意義不高。第二，信息化技術(shù)的使用相對(duì)較為狹隘，在許多高職院校中，信息化文書檔案管理僅僅集

4、中在使用Office辦公軟件進(jìn)行相關(guān)文書檔案的再加工，或者使用QQ等在線工具進(jìn)行文件的傳輸，而對(duì)辦公自動(dòng)化、EPR等的專業(yè)化信息工具使用相對(duì)較少。第三，現(xiàn)代化的信息技術(shù)并沒有得到推廣使用，目前階段信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，許多現(xiàn)代化的信息技術(shù)也逐漸開始運(yùn)用于實(shí)際當(dāng)中，例如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)，現(xiàn)代化的信息技術(shù)可以在很大程度上提高了文書檔案管理的效率。但是，目前階段現(xiàn)代化信息技術(shù)在高職院校的文書檔案管理中還相對(duì)較少。（三）文書檔案管理人員的素質(zhì)跟不上時(shí)代的發(fā)展需求。由于文書檔案在高職院校中得不到應(yīng)有的重視，因此從事文書檔案管理的大部分工作人員都是通過臨時(shí)聘用或者從其他部門調(diào)過來的兼職人員，這部

5、分工作人員大都不具有專業(yè)化的文書檔案知識(shí)。在實(shí)際工作中，大部分都是通過自己的摸索才逐漸掌握文書檔案的具體內(nèi)容。此外，這部分工作人員往往也不具有相應(yīng)的信息科學(xué)知識(shí)。因此，也無法有效地將相關(guān)信息技術(shù)運(yùn)用到文書檔案管理中去。 二、高職院校在文書檔案管理方面的創(chuàng)新策略 （一）加強(qiáng)文書檔案重要性的認(rèn)識(shí)文書檔案是高職院校運(yùn)行的有效保證，因此必須要不斷加強(qiáng)對(duì)文書檔案重要性的認(rèn)識(shí)，尤其是對(duì)高職院校的領(lǐng)導(dǎo)，要加強(qiáng)其對(duì)文書檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，這樣不僅可以有效提高文書檔案管理的效率，同時(shí)也可以促進(jìn)信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)必須要充分認(rèn)識(shí)到文書檔案不僅關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展，同時(shí)也關(guān)系到學(xué)生的發(fā)展，許

6、多文書檔案都是學(xué)生在校期間的真實(shí)記錄，對(duì)學(xué)生未來的發(fā)展具有非常重要的意義。此外，高職院校領(lǐng)導(dǎo)還必須要認(rèn)識(shí)到文書檔案也是學(xué)校發(fā)展的真實(shí)記錄，對(duì)學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展具有一定的參考價(jià)值。因此，加強(qiáng)文書檔案管理對(duì)學(xué)校來說也同樣重要。（二）加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)在文書檔案管理中的運(yùn)用信息化技術(shù)在文書檔案管理中的運(yùn)用可以使文書檔案管理的效率得到飛速提升。因此，當(dāng)前高職院校必須要不斷加強(qiáng)信息技術(shù)在文書檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用。首先，高職院校必須要為文書檔案管理提供必要的資金，建立專業(yè)化的信息文書檔案管理平臺(tái)，或者在OA與EPR中設(shè)定專業(yè)化的文書檔案管理模塊，從而實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在文書檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用。其次，高職院校還需

7、要對(duì)現(xiàn)代化的信息技術(shù)保持一種高度的敏感性，積極地將現(xiàn)代化的信息技術(shù)運(yùn)用到文書檔案管理中去。（三）提高文書檔案管理人員的素質(zhì)提高文書檔案管理人員的素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理深度融合的重要基礎(chǔ)，只有提升工作人員的素質(zhì)，才能保證在進(jìn)行文書檔案管理的過程中，信息技術(shù)的使用得到有效地保證。因此，文書檔案管理工作人員素質(zhì)建設(shè)是高職院校文書檔案管理的重要內(nèi)容。基于此，現(xiàn)階段高職院校應(yīng)從以下幾個(gè)方面的內(nèi)容入手：首先，為文書檔案管理人員提供必要的培訓(xùn)，通過職業(yè)教育的方式讓工作人員學(xué)習(xí)更多的信息文書檔案管理技術(shù)。其次，可以通過人才引進(jìn)的方式引進(jìn)具有一定的信息化檔案管理的人才，這不僅可以在短時(shí)間內(nèi)提升文書檔案信息

8、化管理的效率，同時(shí)還可以為其他管理人員提供培訓(xùn)。最后，還可以招聘專業(yè)的檔案管理應(yīng)屆畢業(yè)生，這些學(xué)生具有較強(qiáng)的接受能力，可以在短時(shí)間內(nèi)獲得一定的文書檔案信息技術(shù)。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，將信息技術(shù)運(yùn)用到文書檔案管理中具有非?，F(xiàn)實(shí)的意義，不僅可以有效提升文書檔案的管理效率，同時(shí)也是時(shí)代發(fā)展的必然需求。筆者結(jié)合自己的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，探究了高職院校信息化檔案管理的具體策略，希望能對(duì)高職院校有所啟發(fā)。 參考文獻(xiàn)： 1趙曰華.滕州市衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管文書檔案管理存在的問題及對(duì)策J.辦公室業(yè)務(wù),2016(5):109. 2盧一莎.現(xiàn)代信息技術(shù)下的房地產(chǎn)文書檔案管理工作創(chuàng)新J.科技經(jīng)濟(jì)市場(chǎng),2015(12):55-56. 3劉晶.新形勢(shì)下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的幾點(diǎn)思考J.黑龍江史志,2015(13):179. 4李劍峰.新形勢(shì)下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考J.赤子(上中旬),2014(17):187. 5陳黎.信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新J.辦公室業(yè)務(wù),2013(1):191+194. 6