有效的時間管理

1、 課程目標(biāo)課程目標(biāo) 一一了解時間管理能力了解時間管理能力 的的8個負(fù)面表現(xiàn)個負(fù)面表現(xiàn) 二二認(rèn)識時間管理的認(rèn)識時間管理的2個個 誤區(qū)并正確認(rèn)識時誤區(qū)并正確認(rèn)識時 間管理間管理 三三掌握掌握6個有效的時間個有效的時間 管理方法管理方法 茫 盲 忙 時間管理能力的時間管理能力的8個負(fù)面表現(xiàn)個負(fù)面表現(xiàn) 1、目標(biāo)不清、目標(biāo)不清 2、患得患失、患得患失 3、拖延、拖延 4、逃避、逃避 5、完美主義、完美主義 6、精力無法集中、精力無法集中 7、有求必應(yīng)、有求必應(yīng) 8、事必躬親、事必躬親 1、目標(biāo)不清、目標(biāo)不清 如果個體不知道自己要 做什么，時間管理就完 全沒有意義，不能朝向 一個目標(biāo)發(fā)揮自己的潛 能和精力

2、也許是時間管 理中最大的錯誤 時間管理能力的時間管理能力的8個負(fù)面表現(xiàn)個負(fù)面表現(xiàn) 2、患得患失、患得患失 患得患失往往導(dǎo)致個體在時 間管理上猶豫不決。猶豫不 決往往意味著無法一鼓作氣 完成一項任務(wù)，忽東忽西地 轉(zhuǎn)換制約了個體潛能的釋放， 并增加了個體的惶惑和緊張， 無所適從?；嫉没际У暮蠊?不只局限于個體范圍，這種 “場”會影響組織和團(tuán)體的 效率。 時間管理能力的時間管理能力的8個負(fù)面表現(xiàn)個負(fù)面表現(xiàn) 3、拖延、拖延 拖延的三個特征： （1）拖延是一種自愿的行為， 既不是脅迫的不得已行為， 也不是因為突發(fā)事件而導(dǎo) 致的客觀延誤； （2）拖延是將已經(jīng)計劃好的 行動推后，具有回避性， 拖延者不愿開始

3、或完成已 經(jīng)打算做的事情； （3）拖延是一種非理性的行 為，盡管沒有適當(dāng)?shù)睦碛?且會造成不利的后果，個 體還是會選擇拖延。 拖延是一種常見的心理現(xiàn)象， 人們或多或少地存在拖延行 為，這種拖延行為導(dǎo)致諸多 不良后果。最大的危害就是： 不急的事情一經(jīng)拖延不急的事情一經(jīng)拖延 之后往往變成緊急的之后往往變成緊急的 事情。事情。 時間管理能力的時間管理能力的8個負(fù)面表現(xiàn)個負(fù)面表現(xiàn) 4、逃避、逃避 有些人總是以表面的忙碌掩 蓋自己的拖延，這時我們往 往將其稱為逃避。 時間管理能力的8個負(fù)面表現(xiàn) 拖延和逃避是浪費(fèi)時間的重要因素，很多人在有緊迫 時間的限制時，總能找出完成工作的辦法；而當(dāng)時間 充裕時，卻很容易

4、變得拖沓和效率低下。對此，要給 自己規(guī)定最后時限，并實行自我約束。持之以恒地堅 持能克服拖延和逃避等弊病。對員工也可以推行該制 度，在組織內(nèi)部推行“限時辦事制”，規(guī)定相關(guān)人員 在 限定時間內(nèi)報告處理結(jié)果。 5、完美主義、完美主義 習(xí)慣性拖延、逃避 有時也和完美主義 有關(guān)。在生活、工 作中尋求完美并沒 有錯，但理想到過 分的程度就是個問 題。 時間管理能力的時間管理能力的8個負(fù)面表現(xiàn)個負(fù)面表現(xiàn) 6、精力無法集中、精力無法集中 精力無法集中的個體往往同時 想做很多事情，對即將發(fā)生的事 情殫精竭慮，面對千頭萬緒不知 從何開始，對當(dāng)前工作的投入淺 嘗輒止，時刻準(zhǔn)備放棄。 時間管理能力的時間管理能力的8

5、個負(fù)面表現(xiàn)個負(fù)面表現(xiàn) 7、有求必應(yīng)、有求必應(yīng) 有求必應(yīng)的表現(xiàn)為：面對請托基本 不予拒絕，花費(fèi)太多時間。 你認(rèn)為做為一名管理人員： 受人尊敬重要，還是受人 歡迎重要？ 時間管理能力的時間管理能力的8個負(fù)面表現(xiàn)個負(fù)面表現(xiàn) 8、事必躬親、事必躬親 為何事必躬親？ 因為怕部屬取代 不放心部屬、不信任部屬 要求標(biāo)準(zhǔn)過高 時間管理能力的時間管理能力的8個負(fù)面表現(xiàn)個負(fù)面表現(xiàn) 時間管理的時間管理的2個誤區(qū)和正確認(rèn)識個誤區(qū)和正確認(rèn)識 誤區(qū)一：誤區(qū)一： 在最短的時間內(nèi)在最短的時間內(nèi) 能不能夠做最多的事情能不能夠做最多的事情 誤區(qū)二：誤區(qū)二： 時間管理的對象是時間管理的對象是“時間時間” 正確認(rèn)識：正確認(rèn)識： 在同

6、樣的時間內(nèi)做該做的事情在同樣的時間內(nèi)做該做的事情 正確認(rèn)識：正確認(rèn)識： 時間管理的對象是時間管理的對象是“個人個人” 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 1、明確目標(biāo)（SMART原則） 2、排列事件的優(yōu)先級（事件的四象限） 3、改掉壞習(xí)慣（走出舒適區(qū)） 4、避免打擾 5、學(xué)會說“不” 6、適當(dāng)授權(quán) 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 1、明確目標(biāo)（、明確目標(biāo)（SMART原則）原則） 明確目標(biāo)不單單是有目標(biāo)，而且是要讓目標(biāo)達(dá)到 SMART標(biāo)準(zhǔn)，這里SMART標(biāo)準(zhǔn)是指： SSpecificspisifik 具體的 MMeasurablemerbl 可衡量的 AAttainablet

7、einbl 可達(dá)到的 RRelevantrelivnt 相關(guān)的 TTime-based taim-beist 有期限的 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 1、明確目標(biāo)（、明確目標(biāo)（SMART原則）原則） 具體的（具體的（Specific） 這是指目標(biāo)必須是清晰的，可產(chǎn)生行為導(dǎo)向的。比如，目標(biāo)“我要成 為一個優(yōu)秀的員工”不是一個具體的目標(biāo)，但目標(biāo)“我要獲得今年的 最佳員工獎”就算得上是一個具體的目標(biāo)了。 可衡量的（可衡量的（Measurable） 是指目標(biāo)必須用指標(biāo)量化表達(dá)。比如上面這個“我要獲得今年的最佳 員工獎”目標(biāo)，它就對應(yīng)著許多量化的指標(biāo)出勤、業(yè)務(wù)量等。 可達(dá)到的（可達(dá)到的（A

8、ttainable） 這里的可達(dá)到有兩層意思：一是目標(biāo)應(yīng)該有能力范圍內(nèi)；二是目標(biāo) 應(yīng)該有一定難度。一般人在這點(diǎn)上往往只注意前者，其實后者也相當(dāng)重 要。如果目標(biāo)經(jīng)常達(dá)不到，的確會讓人沮喪，但同時也應(yīng)注意：太容易 達(dá)到的目標(biāo)會讓人失去激情。 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 1、明確目標(biāo)（、明確目標(biāo)（SMART原則）原則） 相關(guān)的（相關(guān)的（Relevant） 這里的“相關(guān)的”是指與現(xiàn)實生活相關(guān)，而不是簡單的“白日夢”。 有期限的（有期限的（Time-based） 是指目標(biāo)必須確定完成的日期。在這一點(diǎn)上，不但要確定最終目標(biāo)的 完成時間，還要設(shè)立多個小時間段上的“時間里程碑”，以便進(jìn)行工作

9、進(jìn)度的監(jiān)控。 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 2、排列事件的優(yōu)先級（事件的四象限）、排列事件的優(yōu)先級（事件的四象限） 緊迫性 重要度 第三象限 緊迫而不重要 第四象限 不重要也不緊迫 第二象限 重要而不緊迫 第一象限 重要且緊迫 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 2、排列事件的優(yōu)先級（事件的四象限）、排列事件的優(yōu)先級（事件的四象限） 象限象限描述描述相關(guān)事件相關(guān)事件分析分析 第一象限重要且緊迫 處理危機(jī)、完成有期 限壓力的工作等。 一定要優(yōu)先去做的事情。 第二象限重要而不緊迫 防患于未然的改善、 建立人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)、 發(fā)展新機(jī)會、長期工 作規(guī)劃、有效的休閑。 第二象限的擴(kuò)大

10、會使第一象限的事件減少。 而且處理時由于時間比較充足，效果都會比 較好。 很多人更關(guān)注于第一象限的事件，這將會使 人長期處于高壓力的工作狀態(tài)下，經(jīng)常忙于 收拾殘局和處理危機(jī)，這很容易使人精疲力 竭，長此以往，既不利于個人也不利于工作。 第三象限緊迫而不重要 不速之客、某些電話、 會議、信件。 這一象限具有很大的欺騙性，很多事件因為 它緊急而往往被人們誤認(rèn)為是重要的，從而 被它占據(jù)了不少時間。 第四象限 不重要也不緊 迫 閱讀令人上癮的無聊 小說、收看毫無價值 的電視節(jié)目等。 這一象限的事件占用的是休閑時間。 瓶子的啟示瓶子的啟示 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 舒適區(qū)與習(xí)慣：舒適區(qū)

11、與習(xí)慣： 我們每一個人都會有自己的我們每一個人都會有自己的“舒適區(qū)舒適區(qū)”，在這個區(qū)域里你會感，在這個區(qū)域里你會感 到很舒服，離開了這個區(qū)域你就不舒服。到很舒服，離開了這個區(qū)域你就不舒服。 比如在家里，或者和熟悉的朋友交流。與此相反，也有讓我們比如在家里，或者和熟悉的朋友交流。與此相反，也有讓我們 感覺不舒服和有壓力的事情，比如上臺演講，或者去搭訕陌生人。感覺不舒服和有壓力的事情，比如上臺演講，或者去搭訕陌生人。 一直重復(fù)停留在舒適區(qū)的行為，就會將這一行為演變?yōu)榱?xí)慣。一直重復(fù)停留在舒適區(qū)的行為，就會將這一行為演變?yōu)榱?xí)慣。 習(xí)慣以后，根本不需要經(jīng)過大腦的思考就去做這件事情。我們習(xí)慣以后，根本不需

12、要經(jīng)過大腦的思考就去做這件事情。我們 每一個人在生活中都會被各種各樣的習(xí)慣所牽引，會受制于各種各每一個人在生活中都會被各種各樣的習(xí)慣所牽引，會受制于各種各 樣的習(xí)慣，習(xí)慣會變成潛意識，附著在你的身上。樣的習(xí)慣，習(xí)慣會變成潛意識，附著在你的身上。 3、改掉壞習(xí)慣（走出舒適區(qū)）、改掉壞習(xí)慣（走出舒適區(qū)） 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 一個人成長的過程， 就是舒適區(qū)不斷擴(kuò) 大的過程。如果有 什么事情讓你感覺 不舒服，讓你感覺 緊張，不要回避它， 突破了，你就又長 大一圈；退縮了， 你就還呆在以前的 小圈子里，越縮越 小。 不要做你想做的事情，要做你應(yīng)該做的事情。不要做你想做的事情，要做

13、你應(yīng)該做的事情。 3、改掉壞習(xí)慣（走出舒適區(qū)）、改掉壞習(xí)慣（走出舒適區(qū)） 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 3、改掉壞習(xí)慣（走出舒適區(qū)）、改掉壞習(xí)慣（走出舒適區(qū)） 其他影響效率的壞習(xí)慣：其他影響效率的壞習(xí)慣： 資料、文件隨手?jǐn)[放資料、文件隨手?jǐn)[放 粗心大意粗心大意 語言冗繁語言冗繁 多變多變 拖延拖延 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 人們一般每8分鐘分鐘會收到1次次打擾，每小時大約7次， 或者說每天每天50-60次次。平均每次打擾大約是5分鐘分鐘， 總共每天大約4小時小時，也就是約50%的工作時間（按 每日工作8小時計），其中80%（約3小時小時）的打擾是 沒有意義或者極

14、少有價值的。同時人被打擾后重拾起原 來的思路平均需要3分鐘分鐘，總共每天大約就是2.5小時小時。 根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的 時間損失約為5.5小時小時，按8小時工作制算，這占了工 作時間的 68.7%。 4、避免打擾、避免打擾 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 ！減少上級打擾的方法：減少上級打擾的方法： 讓上級清楚地知道你的工作目標(biāo)、計讓上級清楚地知道你的工作目標(biāo)、計 劃和進(jìn)度劃和進(jìn)度 主動約見上級主動約見上級 4、避免打擾、避免打擾 ？來自上級的打擾來自上級的打擾 來自上級的打擾是最難控制的，既不能拒絕也不能來自上級的打擾是最難控制的，既不能拒絕也不能 回避

15、，還必須和回避，還必須和 顏悅色地把寶貴時間讓給他。顏悅色地把寶貴時間讓給他。 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 4、避免打擾、避免打擾 ？來自下屬的打擾來自下屬的打擾 你的下屬是否經(jīng)常向你提出問題而打斷你的工作？你的下屬是否經(jīng)常向你提出問題而打斷你的工作？ 是否隨時來找你匯報工作？是否經(jīng)常向你請示某件是否隨時來找你匯報工作？是否經(jīng)常向你請示某件 事情你對他事情你對他/她的回復(fù)？她的回復(fù)？ ！減少下屬打擾的方法：減少下屬打擾的方法： 安排固定的培訓(xùn)，以便下屬可以集中時間向你提出問題安排固定的培訓(xùn)，以便下屬可以集中時間向你提出問題 制定例會制度，并嚴(yán)格執(zhí)行制定例會制度，并嚴(yán)格執(zhí)行 對于

16、下屬的請示，需及時給予回復(fù)，或確定回復(fù)時間對于下屬的請示，需及時給予回復(fù)，或確定回復(fù)時間 某些事項發(fā)生變動時，及時告知下屬變動內(nèi)容某些事項發(fā)生變動時，及時告知下屬變動內(nèi)容 鼓勵下屬以郵件等可延時打擾的方式與你進(jìn)行溝通鼓勵下屬以郵件等可延時打擾的方式與你進(jìn)行溝通 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 4、避免打擾、避免打擾 ！減少同事打擾的方法：減少同事打擾的方法： 在你需要打擾同事時，預(yù)先與他在你需要打擾同事時，預(yù)先與他/她聯(lián)系你的要求、時間等，只有她聯(lián)系你的要求、時間等，只有 如如 此，你才有可能獲得相同的回報此，你才有可能獲得相同的回報 。 對同事的要求保持熱心、同情以及隨時愿意加以

17、協(xié)助的態(tài)度，但對同事的要求保持熱心、同情以及隨時愿意加以協(xié)助的態(tài)度，但 要要 讓你的同事們知道，這么做往往會影響到你的工作效率。讓你的同事們知道，這么做往往會影響到你的工作效率。 ？來自同事的打擾來自同事的打擾 你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經(jīng)常來詢問你的意見，你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經(jīng)常來詢問你的意見， 使你覺得自己很重要？你不善于結(jié)束他人的來訪？你就是喜歡不斷地和使你覺得自己很重要？你不善于結(jié)束他人的來訪？你就是喜歡不斷地和 他人交談？他人交談？ 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 5、學(xué)會說、學(xué)會說“不不” 習(xí)慣于中庸之道的中國人，在拒絕別人時 很容

18、易發(fā)生一些心理障礙，這是傳統(tǒng)觀念 根深蒂固的影響，同時，也與當(dāng)今社會中 的某些從眾心理有關(guān)。不敢和不善于拒絕 別人的人，在實際的工作和生活中，往往 就得戴著“面具”生活，活得很累，而又 丟失了自我，但又因為難于擺脫這種“無 力拒絕癥”而自責(zé)、自卑。 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 5、學(xué)會說、學(xué)會說“不不” ？來自上級的請求： 額外的工作 ！如何拒絕上級： 將自己的工作計劃按輕重緩急 編排一個次序表，當(dāng)上級提出 額外的工作要求時，即展示該 次序表，由上級決定最新的工 作在該優(yōu)先次序表中的恰當(dāng)位 置。 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 ！如何拒絕下屬： 不要“問答題”，只要

19、“選擇 題”。 5、學(xué)會說、學(xué)會說“不不” ？來自下屬的請求： 不重要或不必要的請示 6個有效的時間管理方個有效的時間管理方 法法 5、學(xué)會說、學(xué)會說“不不” ？來自同事的請求： 工作范圍外的協(xié)助 ！如何拒絕同事的請求： 表同情、找理由 運(yùn)用肢體語言 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 6、適當(dāng)授權(quán)、適當(dāng)授權(quán) 授權(quán)：是上級委派給下屬 一定的權(quán)力，使下屬在一 定的監(jiān)督之下，有相當(dāng)?shù)?自主權(quán)和行動權(quán)，被授權(quán) 者對授權(quán)者負(fù)有報告及完 成任務(wù)的責(zé)任。 6個有效的時間管理方法個有效的時間管理方法 授權(quán)給誰？授權(quán)給誰？ 領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)注意授權(quán)對象的承接力。如果你想要授權(quán)有效和體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)注意授權(quán)對象的承接力。如果你想要授權(quán)有效和體現(xiàn) 出成果，必須要經(jīng)過精挑細(xì)選，被選中的員工應(yīng)具備以下素質(zhì)：出成果，必須要經(jīng)過精挑細(xì)選，被選中的員工應(yīng)具備以下素質(zhì)： 6、適當(dāng)授權(quán)、適當(dāng)授權(quán) 有職業(yè)道德有職業(yè)道德 善于靈活機(jī)智地完成任務(wù)善于靈活機(jī)智地完成任務(wù) 有自我開創(chuàng)能力及協(xié)調(diào)與合作精有自我開創(chuàng)能力及協(xié)調(diào)與合作精 神神 善于思考的頭腦善于思考的頭腦 懂得一定的傳幫帶技術(shù)懂得一定的傳幫帶