胡婆婆食品人事行政部門操作流程備件[共32頁]

1、一、行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)1 、行政部組 織結(jié) 構(gòu)圖 ：經(jīng)理辦公室主 任人事文員 行政文員 后勤主管炊事員 門衛(wèi) 宿舍2、行政部職責(zé)：職責(zé) 1 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和公司發(fā)展戰(zhàn)略,負(fù)責(zé)起草重要文稿,牽頭或協(xié)助公司的規(guī)劃研究職責(zé) 2 負(fù)責(zé)全公司資料、信息管理以及宣傳報(bào)道等日常行政事務(wù)管理工作職責(zé) 3 公司會(huì)議組織、記錄及記錄歸檔工作職責(zé) 4 員工考勤、出勤統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、分析等人事管理工作職責(zé) 5 負(fù)責(zé)前臺(tái)接待、客人來訪登記迎送等招待工作職責(zé) 6 負(fù)責(zé)公司日常安全保衛(wèi)及消防管理工作職責(zé) 7 負(fù)責(zé)公司車輛調(diào)動(dòng)管理工作職責(zé) 8 負(fù)責(zé)公司總務(wù)后勤管理工作職責(zé) 9 負(fù)責(zé)公司對(duì)外宣傳、公關(guān)工作職責(zé) 10 牽頭組織危機(jī)管

2、理委員會(huì),制定危機(jī)處理預(yù)案職責(zé) 11 完成公司高層臨時(shí)交辦的工作3、行政部權(quán)力職責(zé) 1 根據(jù)公司總體戰(zhàn)略規(guī)劃,對(duì)公司經(jīng)營計(jì)劃有建議權(quán)職責(zé) 2 依照制度,對(duì)行政稽查中發(fā)現(xiàn)的問題實(shí)施處理的權(quán)力職責(zé) 3 依照制度,按規(guī)定程序,實(shí)施對(duì)其他部門處罰的建議權(quán)職責(zé) 4 依照制度,對(duì)公司員工違反行政制度的處罰建議權(quán)職責(zé) 5 依照制度,對(duì)公司行政資源（包括車輛、辦公設(shè)備等）合理調(diào)動(dòng)的權(quán)力職責(zé) 6 部門內(nèi)部員工聘任、解聘的建議權(quán)4、行政總監(jiān)崗位職責(zé)職責(zé) 1 審查核準(zhǔn)辦公、行政、總務(wù)、安全保衛(wèi)、公關(guān)等行政管理相關(guān)關(guān)規(guī)章制度職責(zé) 2 審查核準(zhǔn)辦公、行政、總務(wù)、安全保衛(wèi)、公關(guān)等各主管年度計(jì)劃方案職責(zé) 3 根據(jù)企業(yè)階段性

3、目標(biāo)和年度計(jì)劃,制定所屬部門的年度目標(biāo)、計(jì)劃和措施職責(zé) 4 組織行政部自查和職能檢查工作,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題職責(zé) 5 負(fù)責(zé)企業(yè)各系統(tǒng)思想、文化建設(shè),籌劃增強(qiáng)員工凝聚力的宣傳和教育職責(zé) 6 負(fù)責(zé)比較重要的對(duì)外接待、聯(lián)誼、公關(guān)事宜的組織、安排和實(shí)施職責(zé) 7 組織公司有關(guān)法律事務(wù)的處理工作,指導(dǎo)、監(jiān)督檢查公司工作的執(zhí)行情況職責(zé) 8 負(fù)責(zé)考核行政部各主管并向總經(jīng)理提請(qǐng)行政部經(jīng)理考核的建議職責(zé) 9 負(fù)責(zé)行政部突發(fā)事件的處理及總經(jīng)理臨時(shí)交辦的工作5、行政經(jīng)理崗位職責(zé)職責(zé) 1 在行政總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)管理和監(jiān)督企業(yè)的行政、后勤總務(wù)、環(huán)境和保衛(wèi)等工作職責(zé) 2 行政管理方針、政策和制度。指定人事管理和辦公、行

4、政管理的有關(guān)規(guī)章制度職責(zé) 3 負(fù)責(zé)組織行政季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計(jì)劃職責(zé) 4 本著合理節(jié)約的原則,編制后勤用款計(jì)劃,搞好行政后勤預(yù)算工作職責(zé) 5 組織收集各部門的工作動(dòng)態(tài),協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各部門之間相關(guān)的業(yè)務(wù)工作職責(zé) 6 做好公司重要來賓的接待工作或代表公司與政府對(duì)口部門和有關(guān)團(tuán)體、機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)職責(zé) 7 負(fù)責(zé)召集公司辦公會(huì)議,檢查督促公司領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)工作的落實(shí)情況職責(zé) 8 貫徹落實(shí)本部崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)與有關(guān)部門協(xié)作配合職責(zé) 9 負(fù)責(zé)召集本部門的有關(guān)工作會(huì)議職責(zé) 10 負(fù)責(zé)組織編寫公司年度大事記職責(zé) 11 負(fù)責(zé)行政部突發(fā)事件及公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事件的處6、辦公室主任職責(zé)職責(zé) 1 組織擬

5、訂辦公事務(wù)季、月度發(fā)展計(jì)劃,送交部門經(jīng)理審核職責(zé) 2 起草、擬訂辦公用品的需求計(jì)劃,報(bào)直接上級(jí)審批職責(zé) 3 負(fù)責(zé)組織辦公用品的登記、采購、發(fā)放以及控制辦公成本費(fèi)用等工作職責(zé) 4 建立和完善公司固定資產(chǎn)和辦公用品管理制度職責(zé) 5 負(fù)責(zé)公司的各種公章證照管理,并負(fù)責(zé)使用登記和年檢工作職責(zé) 6 起草、擬訂文件、資料、檔案管理制度,并監(jiān)督執(zhí)行情況職責(zé) 7 搞好與有關(guān)部門的協(xié)調(diào)及聯(lián)系職責(zé) 8 受理直接下級(jí)上報(bào)的合理化建議,按照程序處理職責(zé) 9 負(fù)責(zé)檢查本部門的安全、消防工作職責(zé) 10 負(fù)責(zé)辦公事務(wù)突發(fā)事件職責(zé) 11 負(fù)責(zé)向行政經(jīng)理提請(qǐng)對(duì)辦公事務(wù)人員績效考核的建議7、人事文員崗位職責(zé)職責(zé) 1 制定人事招聘

6、工作年度計(jì)劃,報(bào)行政部經(jīng)理審批職責(zé) 2 協(xié)助制定崗位責(zé)任、操作規(guī)程及各項(xiàng)規(guī)章制度,并監(jiān)督執(zhí)行職責(zé) 3 對(duì)新入職的員工進(jìn)行有效的培訓(xùn)和指導(dǎo),提高其道德水平和服務(wù)素質(zhì)職責(zé) 4 協(xié)助接待做好重要客人的接待工作及重要留言、來訪的落實(shí)情況職責(zé) 5 負(fù)責(zé)電話、郵件、信函的收轉(zhuǎn)發(fā)工作,做好工作信息的記錄、整理、建檔職責(zé) 6 參加行政例會(huì),及時(shí)了解員工的思想動(dòng)態(tài)及困難,及時(shí)采取解決措施職責(zé) 7 受理直接下級(jí)上報(bào)的合理化建議,并按照公司相關(guān)規(guī)定程序處理職責(zé) 8 與公司各職能部門的協(xié)調(diào)及聯(lián)系,協(xié)助組織公司的文化活動(dòng)等職責(zé) 9 督導(dǎo)迎送工作,檢查前臺(tái)接待專員的儀表儀容、勞動(dòng)紀(jì)律、禮儀及工作效率職責(zé) 10 負(fù)責(zé)向行政

7、經(jīng)理提請(qǐng)對(duì)前臺(tái)接待專員績效考核的建議并協(xié)助實(shí)施考核職責(zé) 11 負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)督辦公區(qū)域內(nèi)的安全、清潔和消防工作職責(zé) 12 執(zhí)行公司考勤制度,負(fù)責(zé)員工的考勤記錄匯總、外出登記,監(jiān)督員工刷卡職責(zé) 13 負(fù)責(zé)訪客、來賓的登記、接待、引見,對(duì)無關(guān)人員應(yīng)阻擋在外或協(xié)助保安處理職責(zé) 14 負(fù)責(zé)前臺(tái)接待突發(fā)事件及公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事件的處理8、后勤總務(wù)崗位職責(zé)職責(zé) 1 建立總務(wù)后勤管理制度、消防、安全宣傳培訓(xùn)職責(zé) 2 員工宿舍分配、管理,負(fù)責(zé)員工宿舍水電提供管理職責(zé) 3 員工食堂、伙食管理職責(zé) 4 企業(yè)清潔衛(wèi)生管理職責(zé) 5 企業(yè)環(huán)境、綠化管理職責(zé) 6 公司文化建設(shè),休閑、文化娛樂活動(dòng)管理職責(zé) 7 及時(shí)呈報(bào)水、電

8、、鎖等公物維修,配合維修工維修職責(zé) 8 宿舍管理、衛(wèi)生制度的執(zhí)行工作職責(zé) 9 負(fù)責(zé)每日就餐人數(shù)統(tǒng)計(jì)（預(yù)計(jì)）及相應(yīng)主食、蔬菜等物料準(zhǔn)備職責(zé) 10 檢查和維持就餐秩序,監(jiān)督維護(hù)飯?zhí)弥刃蚵氊?zé) 11 主辦或協(xié)助每日主副食料或其他物品的采購職責(zé) 12 食品和物料的領(lǐng)用及保管職責(zé) 13 負(fù)責(zé)檢查食堂衛(wèi)生、用餐器具的存放使用情況,確保用餐安全職責(zé) 14 嚴(yán)格把好食品質(zhì)量關(guān),貫徹食品衛(wèi)生制度職責(zé) 15 對(duì)采購的食物原材料登記并開具入庫單職責(zé) 16 每天檢查食堂所用的設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)聯(lián)系維修職責(zé) 17 合理安排員工倒班,做好每餐后的衛(wèi)生清掃和定期大掃除工作職責(zé) 18 及時(shí)安排并完成行政部臨時(shí)下達(dá)的

9、客飯或領(lǐng)導(dǎo)宴請(qǐng)任務(wù)職責(zé) 19 負(fù)責(zé)員工食堂工作人員的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo),做好績效考核工作職責(zé) 20 按工作程序做好與相關(guān)部門的橫向聯(lián)系,并及時(shí)對(duì)合理建議進(jìn)行處理職責(zé) 21 完成上級(jí)臨時(shí)交辦的其他任務(wù)9、行政文員職責(zé)職責(zé) 1 編制公司行政管理的各項(xiàng)規(guī)章制度并監(jiān)督執(zhí)行職責(zé) 2 負(fù)責(zé)行政預(yù)算、費(fèi)用管理與統(tǒng)計(jì)職責(zé) 3 組織辦公行政用品的購買、登記、發(fā)放與管理職責(zé) 4 組織做好公司的來賓接待或相關(guān)外聯(lián)工作職責(zé) 5 與公司內(nèi)部各部門進(jìn)行良好的交流與協(xié)調(diào),處理好各部門之間關(guān)系,確保公司各項(xiàng)運(yùn)作正常開展職責(zé) 6 負(fù)責(zé)公司行政車輛的調(diào)度,協(xié)調(diào)各部門車輛的使用職責(zé) 7 組織人員對(duì)公司行政車輛進(jìn)行日常的維護(hù)與駕駛員的日

10、常管理職責(zé) 8 組織搜集并整理公司內(nèi)部信息,及時(shí)組織編寫公司大事記職責(zé) 9 組織協(xié)調(diào)公司的后勤工作,包括辦公環(huán)境、員工食堂、員工宿舍等職責(zé) 10 根據(jù)公司績效管理政策,對(duì)本部門人員進(jìn)行績效考評(píng)10 、保潔人員崗位職責(zé)職責(zé) 1 按照公司目標(biāo)和規(guī)章制度,組織各項(xiàng)清潔服務(wù)工作的具體落實(shí)職責(zé) 2 按照清潔程序搞好區(qū)域內(nèi)衛(wèi)生保潔工作職責(zé) 3 保質(zhì)保量地完成負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)衛(wèi)生,保證區(qū)域內(nèi)及周邊環(huán)境處于清潔、衛(wèi)生狀態(tài)職責(zé) 4 負(fù)責(zé)專用清潔設(shè)備的使用,并定期檢查、保養(yǎng)、清潔機(jī)械設(shè)備職責(zé) 6 按照企業(yè)綠化基本要求,做好鋤草、修剪工作職責(zé) 7 落實(shí)防火、防盜、防病蟲害、防操作事故等安全保障措施職責(zé) 8 做好定期除草、

11、松土、施肥、澆水及病蟲害防治工作職責(zé) 10 負(fù)責(zé)保管好勞動(dòng)工具、化肥、農(nóng)藥等職責(zé) 11 負(fù)責(zé)對(duì)勞動(dòng)工具的保養(yǎng)和維修工作職責(zé) 12 完成上級(jí)交代的其他臨時(shí)性工作二、各崗位流程1來電接聽流程人事文員 外部單位人員 各部門或員工開始聽到電話鈴響 撥通電話拿起話筒接聽傾聽來電事由范 范圍內(nèi)圍外 處理轉(zhuǎn)接在單位明確被訪人在否 接電不在告知情況留言記錄結(jié)束2信函收發(fā)工作流程行政部經(jīng)理 人事文員 門衛(wèi)開始接收信函審核 登 記分 信有是否有明確收信人 接收無拆 信審核 回 信寄 信登記信息結(jié)束3接收信函、快件工作流程門衛(wèi)開始簽 收 發(fā)來信函、文件登 記篩 選分 送 接收簽字記錄存檔結(jié)束4寄送信函、快件工作流程

12、人事文員 各職能部門 外部單位開始簽 收 交待寄送信 函、文件事宜登 記聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位 接到服務(wù)要求處理發(fā)送結(jié)束5文件簽收流程總經(jīng)理 人事文員 各部門或員工開始審核 遞交文件簽 字轉(zhuǎn) 交存 檔結(jié)束5賓客接待流程開始看到客人,禮貌招呼問明來訪事由,登記通知被訪人安排客人等待地點(diǎn)引領(lǐng)客人到達(dá)等待地點(diǎn)奉茶或飲料,請(qǐng)客人稍等微笑離開結(jié)束6、來電處理流程開始電話接通,禮貌招呼問明來電事由電話處理電話留言記錄電話記錄歸檔7辦公用品購買流程提供商 行政部開始挑選物品 確定購買計(jì)劃驗(yàn)收物品購貨發(fā)票 辦公用品提貨入庫結(jié)束8辦公用品領(lǐng)用流程相關(guān)部門 行政部開始填寫領(lǐng)用單否 否審核審核是 是按清單發(fā)放信息存檔結(jié)束9辦

13、公物品、設(shè)備采購流程采購部 行政部 行政總監(jiān) 相關(guān)部門開始收集價(jià)格資料編寫詢價(jià)報(bào)告否審批 審批 審批是是 洽談價(jià)格購買設(shè)備 辦理入庫 領(lǐng)用設(shè)備結(jié)束資料存檔10檔案歸檔流程相關(guān)部門 行政部開始搜集資料準(zhǔn)備資料 資料匯總是否合格 重新整理 是否分類歸檔入柜結(jié)束11檔案借閱歸還流程行政經(jīng)理 行政部 相關(guān)部門開始借閱申請(qǐng)單否 否 否審核審核是是審核 否 否是辦理手續(xù) 檔案使用歸 還 后 檢 查是否損壞是 否辦理注銷按相關(guān)規(guī)定處理結(jié)束12 檔案銷毀流程相關(guān)部門 行政部 行政總監(jiān)開始提出銷毀 否檔案申請(qǐng)審批 審批是銷毀信息存檔結(jié)束13 、會(huì)議管理流程行政部 召開會(huì)議部門 與會(huì)各單位開始 提 出 會(huì) 議會(huì)議

14、準(zhǔn)備召開申請(qǐng)會(huì)議通知 接受 接受邀請(qǐng)會(huì)議服務(wù) 按時(shí)參會(huì) 按時(shí)參會(huì)形 成 會(huì) 議決議和文件會(huì)后管理結(jié)束14 、提案管理流程公司高層 行政部 各職能部門開始制定提案管理制度提供信息員工提案信息收集審核 提案匯總、審核提案實(shí)施監(jiān)督執(zhí)行獎(jiǎng)勵(lì)提案人提案實(shí)施效果評(píng)估結(jié)束15 、人員出入管理流程員工所在部門 門衛(wèi)室 進(jìn)出人員開始出示進(jìn)入廠牌根據(jù)人員進(jìn)入 公司核實(shí) 審核登記檢查 非 公 司人員出示離開 出具證明 根據(jù)審核登記放行結(jié)束16 、消防安全管理流程總經(jīng)理 行政經(jīng)理 行 政 部 行政人員 消防人員開始審批 審核 制定消防 管理制度明確消防 落實(shí)分工管理專區(qū) 與職責(zé)定期檢查 資料保管安裝消防 落實(shí)值班電話

15、 人員收到消防信息記錄信息 通知消防隊(duì)收到通知單 收到通知 確認(rèn)事項(xiàng)立即行動(dòng)審批 簽字確認(rèn) 簽字確認(rèn) 收回通知單 消防結(jié)束后 注明事項(xiàng)統(tǒng)計(jì)所用費(fèi)用審批報(bào)送財(cái)務(wù)部消防事項(xiàng)存檔備案結(jié)束17 、安全檢查管理流程總經(jīng)理 行政經(jīng)理 行政部 各職能部門開始審批 審核確定安全檢查制度規(guī)定各部門 定期自我自我檢查 檢查明確統(tǒng)一檢查規(guī)定確定安全審批 審核檢查內(nèi)容制定安全檢查形式定期檢查記錄檢查結(jié)果審批 審核 明確獎(jiǎng)懲 措施獎(jiǎng)懲結(jié)果存檔備案結(jié)束18 、突發(fā)事件處理流程行政文員 門衛(wèi) 員 工開始審核 審核 報(bào)告事件救護(hù)傷員 配合保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)報(bào) 案調(diào)查事件 配合審批 處理事件總結(jié)經(jīng)驗(yàn)事件備案結(jié)束19 、員工食堂管理流程食堂管理人員 廚師 食堂工作人員開始審批 提出采購申請(qǐng)執(zhí)行采購領(lǐng)用加工 采購登記餐具清潔管理 餐具清潔、整理食堂安全、衛(wèi)生管理 食堂安全、衛(wèi)生清潔用餐管理 用餐服務(wù)結(jié)束20 、清潔衛(wèi)生管理流程總經(jīng)理 行政部經(jīng)理 總務(wù)后勤主管 保潔人員開始制定清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)審批 審批形成清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn) 執(zhí)行清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)定期檢查衛(wèi)生狀況填寫環(huán)境衛(wèi)生檢查表否衛(wèi)生狀況評(píng)價(jià) 給予處罰是資料存檔結(jié)束21 、企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)管理流程行政部經(jīng)理 后勤總務(wù)主管 相關(guān)人員 工人開始 制定方案 提供信息審批 審批執(zhí)行方案巡視檢查現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo) 巡視檢查現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo) 具