采購結(jié)算與掛賬、付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制1

1、采購結(jié)算與掛賬、付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制為規(guī)范采購結(jié)算、應(yīng)付結(jié)算款項(xiàng)的及時(shí)準(zhǔn)確掛賬、應(yīng)付賬款的復(fù)核、資金申請、付款確認(rèn)，往來帳核對等控制環(huán)節(jié)予以說明：關(guān)鍵控制點(diǎn)：采購結(jié)算、掛賬、付款、臺(tái)帳的核對)。一 采購結(jié)算 關(guān)鍵控制點(diǎn)及應(yīng)對措施：采購發(fā)生的客觀性、結(jié)算價(jià)格、結(jié)算數(shù)量。1、結(jié)算人員必須認(rèn)真核對入庫單報(bào)賬聯(lián)原件的入庫數(shù)量、型號(hào)與發(fā)票數(shù)量、型號(hào)是否一致，存在以復(fù)印件替代入庫單報(bào)賬聯(lián)原件的結(jié)算現(xiàn)象必須按照具有結(jié)算審批權(quán)的審批程序（在其他聯(lián)次的復(fù)印件在簽字說明，不能只有說明沒有復(fù)印件），結(jié)算人員還必須查詢暫估臺(tái)帳保證是未結(jié)算采購。（原則是每筆采購都應(yīng)該核對暫估，因?yàn)閽熨~和結(jié)算同在一個(gè)部門，時(shí)間差極小，統(tǒng)一

2、在掛賬環(huán)節(jié)登記暫估臺(tái)帳，如有問題，可以直接返回結(jié)算人員，重新通知采購部門解釋、處理）入庫單的單位名稱是否與結(jié)算單位名稱一致，也可以發(fā)現(xiàn)采購的真實(shí)性。2、結(jié)算價(jià)格原則上必須嚴(yán)格執(zhí)行合同或者是協(xié)議、配送通知單、簽字蓋章的送貨單等的約定，但是在、合法、公平的基礎(chǔ)上保證公司利益至上。二、掛賬關(guān)鍵控制點(diǎn)及應(yīng)對措施：客戶的準(zhǔn)確性、金額的準(zhǔn)確性、暫估應(yīng)付款臺(tái)帳登記的完整性。1、客戶的準(zhǔn)確性不言而喻，會(huì)計(jì)處理必須核對結(jié)算單客戶與發(fā)票客戶、付款客戶是否一致，不一致時(shí)檢查是代付還是申請當(dāng)錯(cuò)誤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理。如果為代付，請檢查委托付款依據(jù)是否充分，委托書必須是原件，且在有效期內(nèi)。2、金額的準(zhǔn)確性。結(jié)算金額必須與掛

3、賬金額一致，注意有質(zhì)保金的，單獨(dú)反應(yīng)。同時(shí)注意稅金、稅率的準(zhǔn)確反應(yīng)。3、暫估臺(tái)帳的處理。會(huì)計(jì)處理人員必須做帳的同時(shí)必須根據(jù)入庫單號(hào)碼登記暫估臺(tái)帳，金額以暫估入庫金額為準(zhǔn)，但是必須保證每張入庫單都在暫估表中（當(dāng)月入庫除外）。目的是保證所有辦理結(jié)算的入庫單據(jù)均已經(jīng)記錄，避免重復(fù)結(jié)算的可能性。月末處理結(jié)算的會(huì)計(jì)必須用暫估臺(tái)帳與賬面數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，不一致查找原因，并作出處理意見，目標(biāo)為一致，不一致的在憑證后附說明，說明必須能保證暫估的完整性和結(jié)算的未重復(fù)性。三 采購結(jié)算憑證的復(fù)核1、月末材料暫估入庫的復(fù)核。材料會(huì)計(jì)必須核對當(dāng)月辦理入庫的單據(jù)是否連號(hào)（保證材料采購入庫的存在發(fā)生及完整性），對不連號(hào)的單據(jù)分

4、析原因，對合理原因（如作廢）在電子臺(tái)帳中標(biāo)明，對不合理原因要合理判斷是庫管操作失誤還是存在作假的可能，及時(shí)采取補(bǔ)救措施（漏傳單據(jù)，遺失單據(jù)等，必須保證風(fēng)險(xiǎn)在會(huì)計(jì)崗位能承受的范圍內(nèi)，對不能接受的風(fēng)險(xiǎn)要求庫管或分管庫管的部門做出必要保證）2、采購材料掛賬憑證的復(fù)核。復(fù)核會(huì)計(jì)逐次對掛賬客戶、掛賬金額、暫估金額進(jìn)行核對。掛賬客戶必須與發(fā)票客戶一致；掛賬金額必須與結(jié)算金額一致；暫估金額核對：必須對結(jié)算附件中的入庫單報(bào)賬聯(lián)的入庫金額進(jìn)行核對，正常情況下是一致的，不一致分析原因：1）賬務(wù)處理錯(cuò)誤，直接要求憑證錄入會(huì)計(jì)改正；2）暫估入庫金額錯(cuò)誤，按照暫估入庫金額沖銷，但是必須找出錯(cuò)誤的入庫單據(jù)進(jìn)行標(biāo)注，對差異

5、在100元以內(nèi)的建議可不做標(biāo)注，超過100元的必須查明原因，并在附件第一頁標(biāo)明原因所在單據(jù)情況（可在登暫估環(huán)節(jié)完成，后環(huán)節(jié)只是復(fù)核）。同時(shí)對加總的入庫單金額*(1+稅率)驗(yàn)證結(jié)算金額是否正確，結(jié)算金額只能小于等于計(jì)算金額，否則要求結(jié)算人員做出合理解釋。復(fù)核會(huì)計(jì)必須對登記暫估的筆數(shù)與入庫單張數(shù)進(jìn)行核對，保所有的已經(jīng)結(jié)算的單據(jù)都登記并沖銷了暫估，防止會(huì)計(jì)與結(jié)算部門的舞弊和會(huì)計(jì)的漏登。 3、掛賬部門的核對，供應(yīng)部采購掛煤焦事業(yè)部物資供應(yīng)部，各原料部和煤礦自購掛各原料部機(jī)電運(yùn)輸部。四 簽資金申請的復(fù)核采購部門根據(jù)結(jié)算憑據(jù)采購單位聯(lián)到會(huì)計(jì)部申請資金（現(xiàn)在公司未附此聯(lián)，暫時(shí)不作要求），往來會(huì)計(jì)應(yīng)做好資金臺(tái)

6、帳登記，此臺(tái)帳建議要與資金部同步。會(huì)計(jì)查詢應(yīng)付賬款余我應(yīng)檢查會(huì)計(jì)賬的余額-臺(tái)帳（除此次申請金額）才為實(shí)際應(yīng)付賬款余額，會(huì)計(jì)簽字應(yīng)標(biāo)注會(huì)計(jì)賬余額和臺(tái)帳余額，此處要分客戶部門賬查詢，臺(tái)帳也應(yīng)該增加部門。同時(shí)要復(fù)核收款單位和應(yīng)付賬款掛賬單位是否一致。不一致的情況要分別分析原因和應(yīng)對措施。原因可能為委托收款等，類似情況必須檢查委托書印章是否清晰，單位名稱是否是相關(guān)雙方，有效期等，應(yīng)對委托書相關(guān)要件一一核實(shí)，建議必須使用公司統(tǒng)一的委托書格式。對于與其他公司合付匯票情況，即一張匯票付給一家供應(yīng)商，但是此供應(yīng)商的應(yīng)收賬款不足，其他供應(yīng)商委托此供應(yīng)商收款，此方式違反了增值稅發(fā)票抵扣的相關(guān)規(guī)定，不建議使用，如遇

7、到此情況必須反應(yīng)給部門領(lǐng)導(dǎo)，在沒有部門領(lǐng)導(dǎo)的同意情況下原則上不簽。五 付款憑證的錄入會(huì)計(jì)根據(jù)銀行回單和資金申請單完成付款憑證的錄入。錄入時(shí)應(yīng)關(guān)注收款單位和付款金額。一般情況都會(huì)是完全一直，但是有時(shí)金額會(huì)有出入，原因可能有：1）匯票付款，匯票金額一般比應(yīng)付金額大，此情況收款單位會(huì)退回一筆現(xiàn)金或轉(zhuǎn)存一筆銀行存款，會(huì)計(jì)應(yīng)確認(rèn)是否收到匯票與應(yīng)付賬款金額之間的差異，即使因?yàn)閼{證傳遞時(shí)間的差異，也必須記錄好，在銀行付款時(shí)間一周內(nèi)完成查詢工作，若有異常應(yīng)及時(shí)和資金部聯(lián)系，得到合理可信賴的理由，否則應(yīng)上報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)。2）與其他公司合付,查看委托書是否合規(guī)完整。3）一部分匯票加一部分現(xiàn)金。付匯票：背書匯票一般金額

8、不等于應(yīng)付賬款金額，此情況公司付一筆現(xiàn)金或銀行存款。此時(shí)會(huì)計(jì)直接根據(jù)已付金額完成賬務(wù)處理，對有差異的金額及時(shí)核對，時(shí)間不超過1周。六 付款憑證的復(fù)核。復(fù)核會(huì)計(jì)應(yīng)關(guān)注收款單位與應(yīng)付賬款單位是否一致，一字也不能有差異，有差異的必須找出差異原因并進(jìn)行處理。對付款金額大于或者小于申請金額的匯款，會(huì)計(jì)應(yīng)合并應(yīng)付或應(yīng)收現(xiàn)金、銀行金額與資金申請單核對，不一只的必須及時(shí)報(bào)告處理。還要對付款的部門進(jìn)行核對，原則為第三條 采購結(jié)算憑證的復(fù)核的規(guī)定。七 簽字會(huì)計(jì)的審核1）月末材料入庫的復(fù)核：如何單金額與賬的一致性；票據(jù)的連號(hào)性。2）掛賬環(huán)節(jié)的復(fù)核：結(jié)算客戶與掛賬客戶的核對；對材料成本差異超過200元的憑證暫估進(jìn)行核對；對發(fā)票客戶（含購銷雙方）與掛賬客戶的核對；金額的核對，掛賬部門的核對。3）銀行付款的核對：客戶的核對，金額的核對。八 質(zhì)保金的退返控制簽字會(huì)計(jì)必須查實(shí)會(huì)計(jì)賬上有質(zhì)保金余額，同時(shí)核對資金申請臺(tái)帳。簽字附件要素齊全，附件格式可參照供應(yīng)部表格格式。簽字必須完整，必須有質(zhì)保期已到的客觀證據(jù)，使用單位的簽字質(zhì)量說明，結(jié)算部門的部門負(fù)責(zé)人的簽字。九、臺(tái)帳核對1）材料會(huì)計(jì)的當(dāng)月暫估入庫應(yīng)與供應(yīng)部材料會(huì)計(jì)的暫估臺(tái)帳一致。2）材料會(huì)計(jì)的收發(fā)存臺(tái)帳余額應(yīng)與會(huì)計(jì)賬一致，含各明細(xì)材料