展會工作指引

1、深圳市元征科技股份有限公司 工作指引文件名稱展會管理工作指引公司編碼63ac版次a 頁次18 展會工作指引目 錄章節(jié)內 容頁次第一章目的及適用范圍1目的42適用范圍4第二章定義與職責1定義52職責5第三章參會原則、申請及實施1參會原則72展會申請73展會籌備84促銷活動及實施細則10第四章參會費用與展會效果評估1參會費用112展會效果評估12第五章相關工作文件（附表）1地方性展會參展申請流程142全國性展會參展申請流程153參展申請表164展會物資申請表 175展會評估報告18修 訂 履 歷版 次ecn編號修訂項次修訂人備 注abcdefghijklmnopqrstuvw第一章 目的及適用范圍

2、1 目的1.1 對元征在全國性、地方性的各種展會的籌備與舉辦提供指導。1.2 規(guī)范公司在全國性、地方性的各種展會的籌備與舉辦，達到有效宣傳、提升公司的品牌和企業(yè)形象的目的。2 適用范圍2.1 市場營銷部、國內市場管理部、客戶服務部、重點客戶部、財務部、各分公司。第二章 定義與職責1 定義1.1 全國性展會：由國家各部委、行業(yè)主管、國內外著名展覽公司主辦的專業(yè)性和綜合性的展覽會、交易會和博覽會。1.2 地方性展會：由各省市地區(qū)政府、行業(yè)主管和一般性商業(yè)機構組織的展覽會、交易會。2 職責2.1 市場營銷部職責：2.1.1制定年度、季度參展計劃。2.1.2負責全國性展會的組織及執(zhí)行工作，當?shù)胤止咎?/p>

3、供協(xié)助。2.1.3負責展會展位的確認和合同辦理。2.1.4負責全國性展會的設計、布展及宣傳工作，負責對分公司參展提供布展指導。2.1.5撰寫月度或季度參展總結報告。2.1.5.1內容：展會選定得失、各分公司執(zhí)行情況、整體效果評估等。2.1.6負責將當月或當季度的參展計劃在公司網(wǎng)上發(fā)布，參展完畢后發(fā)布簡訊，大型展會和取得良好效果的展會則重點報道。2.2 分公司職責： 2.2.1負責地方性展會的組織和執(zhí)行工作，市場營銷部協(xié)助。2.2.1.1執(zhí)行內容：參展申請、客戶（嘉賓）邀請、布展、客戶（來賓）簽到、名片收集、攝影攝像、對手信息收集、產(chǎn)品推介、效果評估等。2.2.2負責該區(qū)域展會的信息收集和參展申

4、請，為市場營銷部制定參展計劃提供參考。2.2.3負責該區(qū)域地方性展會的設計、布展及宣傳工作。2.3 國內市場管理部職責。2.3.1主要負責展會所需產(chǎn)品的借用（調用）和發(fā)貨。2.3.2對展會的組織和執(zhí)行提供支持和協(xié)助。2.4財務部職責：2.4.1負責辦理展位費用的審核和支付工作。2.4.2負責辦理展會后的財務審核和費用報銷審核工作。2.4.3監(jiān)督展會各項政策的執(zhí)行，有向領導提出建議的權力。2.5市場管理中心總經(jīng)理職責 對參展策略和參展費用進行審核和評估，并提供指導。2.6其他事業(yè)部職責保證各展會所需要產(chǎn)品的正常供需。2.7各經(jīng)銷商參加展會可參照本工作指引。2.8展會項目責任人2.8.1由公司參加

5、的全國性展會：一般責任人為市場營銷部經(jīng)理。2.8.2由分公司參加的地方性展會：一般責任人為分公司部經(jīng)理。2.8.3參展時其他相關協(xié)調部門中：相關責任人為該部門經(jīng)理。第三章 參會原則、申請及實施1 參會原則1.1 公司按照年初或每季度制定的展會計劃和市場拓展規(guī)劃安排參展和費用審批。1.2 公司總部只參加定期召開的全國性大型展覽會。1.3 地方性和其他全國性展會，由各辦事處和經(jīng)銷商共同參與組織，總部給予協(xié)助。1.4 公司每年至少參加全國性展會2次，每次展位面積為2-4個標準展位，費用控制在15萬人民幣以內。1.5 各分公司每年至少參加地方性展會4次，每次展位面積為2-3個標準展位，費用控制在1.5

6、萬人民幣以內。1.6 全國性展會的組織和執(zhí)行由市場營銷部負責。1.7 地方性展會的組織和執(zhí)行由分公司負責，生產(chǎn)營銷部協(xié)助。1.8 分公司參加地方性展會，除展位（場地）費由公司總部支付外，其他費用由分公司負責。 2 展會申請2.1 地方性展會申請流程：（見附表1） 2.2 全國性展會申請流程：（見附表2）2.3 申請前期工作：了解該展會性質及對參展進行必要性分析。2.4 申請時間：各分公司或市場營銷部提前一個月嚴格按照附表3填寫參展申請表，提出參展申請。2.5 申請參展面積：地方性展會每次參展面積為2-3個標準展位；全國性展會每次參展面積為2-4個標準展位，如果需要大規(guī)模參展，則租用空地，空地面

7、積在60-100m2之間。2.6 申請參展費用：參加地方性展會費用控制在1.5萬元以內；參加全國性展會費用控制在15萬元以內。特殊情況需要總裁經(jīng)過特批。2.7 市場營銷部根據(jù)各分公司填寫上報的參展申請表制定地方月/季度參展計劃后提交市場管理中心經(jīng)理審批；全國性展會則由市場營銷部填寫參展申請表后提交市場管理中心經(jīng)理和總裁審批。2.8 未編入計劃的展會，各辦事處至少提前45天向市場營銷部提出申請。3 展會實施3.1 策劃3.1.1 全國性展會策劃工作由市場營銷部制定。3.1.2 地方性展會策劃工作由分公司負責制定，市場營銷部協(xié)助。3.1.3 策劃內容包括確定展會調研、主題和推廣、制定計劃、展位和展

8、品選擇、客戶邀請、展場布置、廣告宣傳、促銷活動、人員安排、費用預算等。3.1.4 策劃工作要包括制定一個精確的時間推進表（進度表），明確每一項工作的具體負責人和完成時間。3.1.5 策劃工作應充分考慮分公司的建議，加強與分公司的多方合作。3.1.6 地方性展會策劃方案由市場營銷部進行評審；全國性展會策劃方案由市場營銷部組織評審小組進行評審；重大展會的策劃書應交公司領導審閱。3.2 宣傳3.2.1 全國性展會宣傳工作由市場營銷部負責。3.2.2 地方性展會宣傳工作由分公司負責，市場營銷部協(xié)助。3.2.3 宣傳品：3.2.3.1宣傳品包括： 邀請函、產(chǎn)品宣傳彩頁、產(chǎn)品目錄、汽車后市場、紙袋、報價單

9、、參會紀念品、會場條幅、氣球、掛旗、噴繪等物品。3.2.3.2展會所需宣傳品由市場營銷部負責發(fā)放。地方性展會所需宣傳品由分公司從每季度一次申領的宣傳物資中領取發(fā)放。3.2.3.3地方性展會所需紀念品、現(xiàn)場條幅等由分公司負責采購、制作；公司總部統(tǒng)一舉辦的展會則由生產(chǎn)營銷部統(tǒng)一采購、制作。3.2.4 參展人員著裝：3.2.4.1參展人員著裝原則上應統(tǒng)一，力求干凈整潔。3.2.4.2參加展會人員著裝為公司統(tǒng)一發(fā)放的印有公司標識的制服。i. 3.2.4.3分公司經(jīng)理、主持人、總部人員等要求身著深色西裝并配戴領帶。3.2.5 主要宣傳工作：3.2.5.1刊登雜志邀請函、派發(fā)邀請函。3.2.5.2舉辦新聞

10、發(fā)布會、新產(chǎn)品推廣會、培訓活動。3.2.5.3專業(yè)論壇、講演等之冠名、贊助。3.2.5.4在會前、會后刊登有關會議的宣傳報道。3.2.5.5在會中開展促銷活動，如現(xiàn)場調查、有獎競賽等。3.3 展位的設計：3.3.1 展位設計依照公司vi系統(tǒng)標準，凸顯公司形象，標識和主形象要鮮明。3.3.2 展臺設計要兼顧展示、會談、咨詢、休息等展臺的基本功能。3.3.3 全國性展會由市場營銷部負責展位設計或由專業(yè)展覽公司負責設計。3.3.4 地方性展會可由市場營銷部提供設計建議或安排專人去展會協(xié)助。3.3.5 展具、展架盡可能形成標準件，以便在不同展會中可重復使用。3.4 展示方式：3.4.1 以多種方式展示

11、公司的實力、產(chǎn)品的性能和服務等。3.4.2 產(chǎn)品展示應該首先突出公司主打產(chǎn)品和新上市產(chǎn)品。3.4.3 主要方式有3.4.3.1圖表、資料、照片、投影、模型展示或人員講解等手段。3.4.3.2儀器設備的動態(tài)模擬演示、汽車現(xiàn)場檢測。3.5 展示品和展會用物資，3.5.1 展品的選擇在填寫參展申請表（附表3）和參展物資申請表（附表4）時填寫清楚，要體現(xiàn)針對性、代表性、獨特性三個原則。3.5.2 全國性展會的展品、現(xiàn)場銷售產(chǎn)品的借用由國內市場管理中心安排。3.5.3 地方性展會的展品、現(xiàn)場銷售產(chǎn)品由當?shù)胤止景才拧?.5.4 展會用物資由市場營銷部負責采購和保管，地方展會需要時向市場營銷部借用。3.5

12、.5 展品和展會用物資運輸由市場營銷部負責。3.6 人員組織3.6.1 每個標準展位安排人員2-4名。3.6.2 公司根據(jù)展會性質、策劃方案選派參會人員。3.6.3 地方性展會分公司可向公司提出人員申請。3.6.4 對參展人員的要求3.6.4.1 著裝整潔，熱情待人。 3.6.4.2 熟悉展品，熟練操作。3.6.4.3 分工明確、各司其職。 3.7 客戶邀請3.7.1 采取方式：電話聯(lián)系、直接發(fā)函、登門拜訪、通過媒體做廣告、現(xiàn)場宣傳、派發(fā)資料等。3.7.2 邀請行業(yè)領導、專家參會由市場部或分公司派專人落實。3.7.3 邀請新聞媒體參會由市場營銷部或分公司負責。3.7.4 客戶、嘉賓邀請應該在參

13、展1個月前發(fā)出，2周以前確認。3.7.5 參展時，接待人員應邀請客戶、嘉賓在簽名薄上簽名。4 促銷活動及實施細則：4.1 促銷活動作為展會策劃內容的一個重要組成部分，地方性促銷方案由市場營銷部審批，全國性有市場營銷部報請相關領導審批。4.2 促銷方案應該具體，強調細節(jié)，要求活動每一個環(huán)節(jié)都要落實到人。4.3 活動所需物品、禮品由市場營銷部統(tǒng)一制作、運輸；地方性展會由分公司負責制作，但方案必須事先向市場營銷部報批。四章 參展費用與展會效果評估1 參會費用1.1 主要費用包括1.1.1 展位費、會刊廣告和會場宣傳費用、專場研討會。1.1.2 宣傳品、禮品及印刷費。1.1.3 展架等展示物資費用。1

14、.1.4 展位設計費和裝飾費用。1.1.5 運輸、搬運費用。1.1.6 發(fā)布會、產(chǎn)品促銷活動費用。1.1.7 媒體宣傳費用。1.1.8 參會人員會務費等。1.2 地方性展會除展位費由公司總部支付外，其他費用由承辦分公司支付。1.3 全國性展會費用控制在15萬元人民幣左右，地方性展會費用控制在1.5晚元人民幣左右。1.4 展會費用應根據(jù)月/季度展會計劃，由市場營銷部統(tǒng)一安排，負責制定費用預算，交公司領導和財務審批。1.5 公司總部參加的展會由市場營銷部負責提交預算。1.6 地方性展會，公司為各個區(qū)域制定每一月/季度的展會費用額度。1.6.1 分公司經(jīng)理在預算內根據(jù)本區(qū)域的市場需要統(tǒng)籌安排展會和經(jīng)

15、費。1.6.2 展會預算、預付金在申請報告中注明，由市場營銷部辦理，展會后核銷。 1.7 費用核算1.7.1 展會結束后，參展負責部門應列出費用明細表，以便審核。1.7.2 展會的費用由市場營銷部確認，再由財務部核銷。1.7.3 各負責部門在費用報銷時，需向市場營銷部提供展會效果評估報告和照片資料。1.7.4 市場營銷部每季度在網(wǎng)上向各區(qū)域通告展會費用開支。1.7.5 展會費用嚴禁挪作它用,與展會無關的費用不予報銷。1.7.6 預算外費用開支須報上級批準。2 展會效果評估：2.1 展會結束后，參展負責部門應列出詳細的費用明細表。2.2 展會結束后，參展負責部門必須將簽名薄上的客戶和留下名片的客

16、戶整理成電子文檔，供市場營銷部留檔備案。2.3 展會結束后，參展負責部門應將照片等圖像資料整理后供市場營銷部存檔。2.4 展會結束后應該對展會效果進行充分的綜合評估，使每個展會取得良好的效果。2.5 展會評估報告由參展負責部門認真填寫，交市場營銷部備案。2.6 評估報告的內容、格式見附表5。2.7 無評估報告展會費用不予確認，并請附展會照片，具體內容如下：2.7.1展會的名稱、規(guī)模、效果。2.7.2公司的展臺及現(xiàn)場活動情況。2.7.3競爭對手的展臺及活動情況。 2.7.4信息資料的收集情況。2.7.5參觀者對公司、產(chǎn)品的建議和意見。2.7.6公司與對手的差距和優(yōu)勢。2.7.7下次該如何改進第五

17、章 相關工作文件（附表）1 地方性展會參展申請流程2 全國性展會參展申請流程3 參加展會申請表4 參展物資申請表5 參展評估報告附表1地方性展會參展申請流程 收集地方性展會信息，進行參展必要性分析，按附表3格式填寫申請報告市場營銷部/分公司評估展會需求，報國內市場部中心經(jīng)理市場營銷部審核展會需求，并決定是否參加該展會國內市場部中心經(jīng)理按合同評審流程進行審批，簽訂參展合同市場營銷部 執(zhí)行，具體職責參照第二章職責之規(guī)定分公司/相關協(xié)助部門 按第四章2展會效果評估之具體內容做參展總結分公司 附表2全國性展會參展申請流程收集全國性展會信息，進行參展必要性分析，按附表3格式填寫申請報告市場營銷部審核展會

18、需求，報總裁國內市場部中心經(jīng)理審核展會需求，并決定是否參加該展會總裁按合同評審流程進行審批，簽訂參展合同市場營銷部 執(zhí)行，具體職責參照第二章職責之規(guī)定 市場營銷部/相關協(xié)助部門按第四章2展會效果評估之具體內容做參展總結 市場營銷部 參展申請表編號： 展會名稱時間主辦單位規(guī)格地點申請展位室內展位 室外空地 展棚面積 平米廣告會刊 展場發(fā)布廣告 彩旗、氣球 報紙總費用預計元辦事處分攤元預借支 元參展目的目標用戶籌備計劃參展產(chǎn)品所需宣傳品公司是否參加上屆展會：是 否上屆展會情況：是否需要公司派人或給予策劃協(xié)助（請注明協(xié)助事項）備注：申辦單位經(jīng)辦人日期協(xié)辦單位聯(lián)系人 同意 不同意 同意 不同意 同意 不同意市場營銷部： 年 月 日市場中心經(jīng)理： 年 月 日總裁：年 月 日*請附參會指南或展位平面圖 備注：地方性展會申請總裁簽名一欄留白參展物資申請表 編號