小企業(yè)會計信息系統(tǒng)內部控制論文

1、小企業(yè)會計信息系統(tǒng)內部控制論文 一、小企業(yè)會計信息系統(tǒng)內部控制改進措施 小企業(yè)會計信息系統(tǒng)內部控制存在很多不足，下文將結合小企業(yè)自身的特點，針對這些不足之處進行改善。（1）內部環(huán)境。內部環(huán)境一般包括治理結構、機構設置、權責分配、內部審計、人力資源政策及企業(yè)文化等。小企業(yè)中包括采購部、銷售部、財務部等其他部門，要明確這些部門中應存在哪些職位，職位的權限是什么，負責操作會計信息系統(tǒng)的哪個部分，尤其應注意崗位設計時不相容職責不能集于同一個職務上，如采購人員的職責就規(guī)定了職能聯(lián)系供貨商、比較價格、填寫請購單，而審核、簽訂合同、驗收都不屬于其職責范圍內。會計信息系統(tǒng)的內控也要明確規(guī)定存在獨立的內審機構，

2、由小企業(yè)主直接負責。對掌握小企業(yè)重要機密的會計信息系統(tǒng)操作員，要詳細規(guī)定必須工作滿一定年限才能離職，并不得泄露企業(yè)機密。（2）風險評估。風險是指在一定的客觀條件下，在某一特定期間內，那些可能發(fā)生的結果之間的差異，這種差異是實際結果與預期結果的變動程度。小企業(yè)的風險評估實際上就是為了盡量使實際結果同預期結果一致，根據既定標準，定期對小企業(yè)的相關項目進行檢查，看是否存在異常情況。對小企業(yè)來說，執(zhí)行嚴格的風險評估程序太耗時耗力，但可以根據這個原理，設計表格，由小企業(yè)主一兩個月進行一次相關項目的檢查。一方面，確認委任的會計人員值得信賴、道德感高，確認小企業(yè)會計信息系統(tǒng)每天都進行了備份并存檔，為避免某些

3、人員運用內控漏洞與其他企業(yè)勾結，還要按客戶、按金額對總賬進行一次檢查，看是否有不正常行為的發(fā)生；另一方面，確認計算機配置合理并進行了定期殺毒，保證網絡環(huán)境安全，還要研究小企業(yè)長期賬面業(yè)務的變化情況，結合市場需要及時變更經營方向。（3）控制活動。控制活動是確保管理層處置風險所需的特定指令得以貫徹的政策和程序，是執(zhí)行這些政策的人員的行動?？刂拼胧┮话惆ǎ翰幌嗳萋殑辗蛛x控制、授權審批控制、會計系統(tǒng)控制、財產保護控制等。小企業(yè)為確保會計信息系統(tǒng)信息的完整可靠，需要設立內控措施明確會計信息系統(tǒng)中崗位的職責分工，建立會計信息系統(tǒng)崗位責任制度，根據不同的崗位授予不同的操作、審批權限，確認會計信息系統(tǒng)的管理

4、和操作人員都具有最基本的會計從業(yè)資格證書。同時為了保證小企業(yè)的財產安全，需要定期核對會計信息系統(tǒng)中的財產紀錄與實際情況是否相符，嚴格限制未經授權的人員接觸和處置財產。（4）信息與溝通。信息與溝通是小企業(yè)實施會計信息系統(tǒng)內控的重要條件，小企業(yè)應該建立信息與溝通制度，明確內控相關信息的收集、處理和傳遞程序，確保信息及時溝通。銷售人員能夠在自己權限內獲知商品的數量和功效，方便業(yè)務的開展，采購人員能根據會計信息系統(tǒng)的銷售業(yè)績來判斷進行哪些貨物的采購，庫存人員根據出入貨及貨物損失的情況，及時更新貨物記錄，保證記錄與實際情況相符。另一方面，小企業(yè)主也可以設立公開郵箱，接收任何關于公司的建議或意見，對企業(yè)做

5、到全面了解，也能夠事先預防一些會計信息系統(tǒng)的不法行為。（5）內部監(jiān)督。內部監(jiān)督程序包括兩方面，一方面是對內控制度的監(jiān)督，對小企業(yè)來說，像大中企業(yè)設立專門的監(jiān)督部門不太現實，而且小企業(yè)人員變動過于頻繁，會計信息系統(tǒng)的內控措施就由小企業(yè)主自己定期對這些業(yè)務進行抽查；另一方面是對相關資料保存的監(jiān)督，對內控文件和過程都進行備份，并由小企業(yè)主持有，以便出現問題時檢查。 二、小企業(yè)會計信息系統(tǒng)內部控制設計 小企業(yè)涉足行業(yè)眾多，包括工業(yè)、建筑業(yè)、批發(fā)業(yè)、零售業(yè)、餐飲業(yè)、住宿業(yè)、交通業(yè)、郵政業(yè)，非常繁雜，這些行業(yè)的經營過程可以概括為圖1中的業(yè)務流程，簡化來說就是采購庫存銷售采購在這個循環(huán)過程中采購與付款、銷售

6、與收款、庫存管理與存貨核算三個業(yè)務流程占主要地位，研究小企業(yè)會計信息系統(tǒng)的內部控制就是要研究這三個流程的內部控制。 （一）小企業(yè)采購與付款流程內部控制設計 （1）會計信息系統(tǒng)采購與付款流程。采購涉及大量的資金，顯示了市場物價水平的狀況，在一定程度上決定了企業(yè)產品的銷售價格、人員的工資、企業(yè)的最終利潤等。在會計信息系統(tǒng)中，采購環(huán)節(jié)需要先由采購人員提出采購請求，填寫請購單，經授權后，與供貨商進行協(xié)商，最后由采購主管在一定限額內簽訂采購訂單，由專人驗貨后，存入倉庫并為商品付款，如果對商品不滿意，就需要采購人員與供貨商協(xié)商，再填寫退料通知單，庫存人員填寫紅字外購入庫單，會計人員開具紅字采購發(fā)票，辦理收

7、款手續(xù)。在這個過程中，請購單上的詳細信息會被錄入電腦，會計人員可以即時地查閱即將進行的采購，錄入憑證時也可以直接運用查找功能，主管進行審批時獲得的資料也更為全面。會計信息系統(tǒng)的采購與付款管理流程是請購單一次錄入，后續(xù)一定范圍內數據共享，非常方便。（2）采購與付款流程風險。盡管會計信息系統(tǒng)使小企業(yè)的業(yè)務核算更為方便、快捷，但對小企業(yè)來說，采購與付款流程存在兩方面的風險，從外部因素說，貨物的質量可能不符合生產或銷售的要求，采購的物資堆放過久可能會淘汰，供貨商不存在，從內部因素說，驗收人員可能不仔細，造成貨物不符合要求，也可能采購物資過多或過少，最后貶值或需要再高價購入，采購人員也可能與供貨商勾結，

8、收取回扣，還有一種情況則是采購人員轉移了供貨商的支付，私自占用公司資金。（3）會計信息系統(tǒng)采購與付款流程的內控措施。第一，驗收人員與采購人員不得為同一人，且驗收人員要依據簽訂的采購訂單仔細核對貨物數量、規(guī)格，驗收不嚴格的人員按不合格標準扣發(fā)工資；第二，采購主管審批采購訂單時，尤其是生產型企業(yè)要嚴格根據銷售計劃進行采購；第三，跟蹤同一供貨商貨物價格的短期變化，如若發(fā)生非客觀條件的價格上漲，說明可能有工作人員通過收取回扣牟利；第四，定期審核采購權限內的行為，可以根據會計信息系統(tǒng)列出短時間內向單個供貨商進行小額付款的情況，并檢查是否都與同一筆采購有關；第五，核對包含延遲付款項目的供應商對賬單和會計信

9、息系統(tǒng)中的供應商分類賬進行比較，如果分類賬表明按時付款，但卻出現延遲付款情形，就說明資金可能被挪用了。 （二）小企業(yè)銷售與收款流程內部控制設計 （1）會計信息系統(tǒng)銷售與收款流程。銷售環(huán)節(jié)是所有小企業(yè)最為看重的一個環(huán)節(jié)?？蛻糍Y料、銷售價格更是一些機密材料。在會計信息系統(tǒng)中銷售業(yè)務人員填寫銷售報價單，根據報價單尋找客戶，接受客戶訂單，根據客戶要求填制銷售訂單，專人對倉儲貨物進行質檢后，發(fā)貨，運送至客戶，確認無誤后，收取貨款，會計人員開具銷售發(fā)票，最后由會計人員勾稽發(fā)票和出庫單，核算收入、成本和銷售費用，并核銷相關單據。（2）銷售與收款流程的風險。銷售環(huán)節(jié)遇到的風險也非常重大，包括：第一，對市場預估

10、不準確，商品銷售業(yè)績不佳；第二，賒銷的貨款壞賬太多，難以收回；第三，為了個人私利，故意低價銷售，收取回扣，或者自己充當客戶，再轉手賣出；第四，無職責權限，為了業(yè)績，擅自批準賒銷；第五，收取應收款的任務分配不明，導致無人催收貨款；第六，收款人員由于長期與客戶聯(lián)系緊密，對其產生高度認同感，放松了對壞賬風險的關注。（3）會計信息系統(tǒng)銷售與收款流程的內控措施。第一，采購人員在采購物資時，必須對市場情況進行調查，交給小企業(yè)主市場調查情況和生產、銷售計劃；第二，訂單的經辦與審批、經辦與會計人員、銷售貨款的確認與會計記錄、退回貨款的驗收與處置要為同一人；第三，小企業(yè)的賒銷業(yè)務需要銷售人員提供對應企業(yè)詳細的財

11、務狀況，經由小企業(yè)主審批；第四，定期檢查賒銷客戶的付款情況，如果某客戶跳過了大額的支付選擇先支付小額訂單，或是某客戶突然停止享受提前付款折扣，都需要引起足夠的重視，并上報小企業(yè)主；第五，銷售人員收款時不能直接接觸貨款，若是現金，需要不相干人員陪同；第六，倉儲人員要保證貨物與會計信息系統(tǒng)內的信息相對應，保證貨物的供應；第七，明確說明每一個客戶賬戶的負責人員，確認其完成任務；第八，實行收款人員輪崗制，進行持續(xù)、滾動式輪崗。 （三）小企業(yè)庫存管理與存貨核算流程內部控制設計 （1）會計信息系統(tǒng)庫存管理與存貨核算流程。庫存可是企業(yè)貨源供應、正常生產運營的重要保證，經營工業(yè)、建筑業(yè)、郵政業(yè)、住宿等類型的小

12、企業(yè)在儲存物資方面都建有較大的倉儲設施，餐飲類的倉儲設施則相對較小。按照小企業(yè)倉儲物品的不同，存貨可以分為三類：一是待銷售的，二是已銷售但未取得，三是自己采購的。倉儲管理人員要嚴格根據這三個分類做好相關記錄，保證倉儲消息的準確性。倉儲相當于采購與銷售的中間物流，承擔了連接的職責。在會計信息系統(tǒng)中，收到貨物時，由指定人員驗貨后，庫存管理人員再根據物資情況填寫外購入庫單，出貨時，同樣需要填寫出庫單，寫明出庫貨物的數量、規(guī)格。（2）庫存管理與存貨核算流程的風險。庫存管理與存貨核算流程直接涉及實物資產，出現問題后果比較直接，它的風險主要包括：第一，安全問題，可能出現火災、偷竊等意外，造成公司財產損失；

13、第二，貨物存放不合理，不易查找；第三，當庫存資料不足，沒有及時聯(lián)系采購人員進行采購，使小企業(yè)供應鏈鍛煉；第四，銷售、檢查、庫存管理三個職責的人員可能竄通，偽造銷售成果或者暗中克扣企業(yè)物資，換取利潤；第五，倉儲人員長期擔任這一職務，容易將公物挪作自用，或暗中修改賬冊；第六，對于因不可抗力毀損的物資，有時會因倉儲人員的一時偷懶或貪心，少報或多報，給營業(yè)規(guī)模本就不大的小企業(yè)造成困境。（3）會計信息系統(tǒng)庫存管理與存貨核算流程的內控措施。第一，拒絕未經授權送達的貨物，沒有采購訂單號碼的貨物也不予驗貨，驗貨人員對采購訂單的貨物驗貨時，要仔細檢查，根據貨物驗收檢查清單中的項目；第二，識別并標記所有的貨物，并按序排列，使查找貨物方便；第三，庫存與存貨管理人員每天要進行存貨檢查，保證現有數量滿足生產或銷售需要；第四，擔任銷售、驗貨、倉儲三個職責不可集中于同一人身上，驗貨人員驗貨時要仔細核對采購訂單、請購單同貨物是否相符；第五，庫存管理人員的記錄要一式兩份，由兩個不同的責任人保管，可以一星期或一個月進行輪值，避免長期一個人看管倉庫；第六，定期進行存貨大盤點，大盤點時要求至少兩個不同職責內的人員陪同，并在盤點表上簽字。 三、結論 小企業(yè)會計信息系統(tǒng)能簡化企業(yè)會計操作流程、方便管理者查閱財務信息，在很大程度上促進了小企業(yè)經濟的快速發(fā)展，但其內控制度的實施現狀令人擔憂。本文針對小企