物業(yè)檔案管理試題

1、物業(yè)檔案管理練習題一、材料分析題1、深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第三條物業(yè)管理區(qū)域檔案由物業(yè)管理單位依照本規(guī)范收集、管理。市檔案行政管理部門和市物業(yè)管理主管部門負責對全市物業(yè)管理區(qū)域檔案工作進行業(yè)務指導，并依法實行監(jiān)督檢查。第四條物業(yè)管理單位應當明確專人負責物業(yè)管理區(qū)域檔案的收集、整理、保管和提供利用。檔案管理人員應當具備檔案專業(yè)知識。問題：要使物業(yè)管理檔案收集盡可能齊全完整，應把握好那兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)？如何做好這兩個環(huán)節(jié)的工作？2、深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第五條物業(yè)管理單位應于每年3月底前將上一年度形成的反映本管理區(qū)域物業(yè)管理活動的各類文件材料，按要求收集齊全、完整，及時歸檔，具體歸檔范

2、圍見附件。第六條物業(yè)管理單位應當建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等各項規(guī)章制度，并認真組織實施。問題：什么是物業(yè)管理文件的歸檔？歸檔工作有什么要求？3、深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第七條物業(yè)管理單位應當把檔案工作作為質(zhì)量管理或目標管理的重要內(nèi)容，將文件材料的形成、積累、整理歸檔列入各有關(guān)管理制度、有關(guān)人員的崗位職責和有關(guān)工作程序。物業(yè)管理單位應當加強檔案管理現(xiàn)代化建設，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使檔案管理現(xiàn)代化與物業(yè)管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。問題：請你談談物業(yè)公司應如何提高檔案管理現(xiàn)代化水平？4、深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第八條歸檔的文件材料應當為原件或者具有

3、憑證作用的復制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書寫和載體材料應能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍或紅色墨水等不符合要求的書寫材料。問題：從字跡材料色素成分和轉(zhuǎn)移固定方式結(jié)合起來看，各種字跡材料的耐久性應如何分類？5、深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第九條歸檔文件材料應當做到分類合理，整理規(guī)范，排列有序，鑒定準確，并編制各類檔案目錄等必要的檢索工具，以方便利用。問題：如何才有可能做到物業(yè)檔案分類合理？如何才有可能做到物業(yè)檔案鑒定準確？如何分析物業(yè)檔案的價值？6、深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第十條對保管期滿經(jīng)鑒定無保存利用價值的檔案，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)物業(yè)管理單位法人批準后，可以按一定程序進

4、行銷毀，銷毀清冊必須歸檔保存。會計檔案的鑒定銷毀工作按中華人民共和國會計法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。問題：物業(yè)檔案銷毀應遵循什么程序？7、深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第十一條物業(yè)管理區(qū)域的檔案管理應當符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國家檔案館和依法設立的檔案寄存中心寄存。問題：檔案庫房建筑應滿足哪些基本要求？8、深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范第十二條物業(yè)管理單位可以委托依法設立的檔案中介機構(gòu)開展檔案整理、鑒定評估、業(yè)務咨詢、軟件開發(fā)、數(shù)字化加工等業(yè)務。檔案中介機構(gòu)應當對委托人檔案內(nèi)容保密，未經(jīng)委托人同意，不得擅自將檔案向社會公開或提供他人使用。第十六條物業(yè)管理區(qū)域檔案中涉及業(yè)

5、主、住戶（用戶）管理的檔案應當做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。第十七條物業(yè)管理單位應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依照規(guī)定進行處理。問題：請你談談物業(yè)檔案提供利用與保密的關(guān)系。二、論述題1、物業(yè)檔案是物業(yè)管理的內(nèi)容之一，做好物業(yè)檔案管理對物業(yè)管理起重要的作用。隨著業(yè)主對物業(yè)服務企業(yè)的要求越來越高，物業(yè)檔案管理的問題日益突出，解決這些問題成為了行業(yè)的共同話題。請你論述：目前物業(yè)檔案管理存在的問題、原因及對策。2、在電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理的

6、數(shù)字化、信息化是物業(yè)檔案管理的必然要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法完全緩解越來越多的物業(yè)檔案給保管和服務帶來的壓力，落后的管理方法和手段也越來越不適應現(xiàn)代物業(yè)公司的發(fā)展要求，加速網(wǎng)絡信息化進程成為了提高物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的必要條件。請你論述：如何維護紙質(zhì)檔案和電子媒體檔案的完整和安全？附錄深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范（2003年10月30日深圳市檔案局、深圳市住宅局印發(fā)深檔字2003150號）第一條為加強我市物業(yè)管理區(qū)域檔案的規(guī)范化管理，保障其有效利用，根據(jù)國家和深圳市有關(guān)檔案管理和物業(yè)管理的法律、法規(guī)，結(jié)合我市實際，制定本規(guī)范。第二條本規(guī)范所稱物業(yè)管理區(qū)域檔案是指在住宅區(qū)、工業(yè)區(qū)、商住樓

7、、寫字樓等物業(yè)管理過程中形成的具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同形式的歷史記錄。第三條物業(yè)管理區(qū)域檔案由物業(yè)管理單位依照本規(guī)范收集、管理。市檔案行政管理部門和市物業(yè)管理主管部門負責對全市物業(yè)管理區(qū)域檔案工作進行業(yè)務指導，并依法實行監(jiān)督檢查。第四條物業(yè)管理單位應當明確專人負責物業(yè)管理區(qū)域檔案的收集、整理、保管和提供利用。檔案管理人員應當具備檔案專業(yè)知識。第五條物業(yè)管理單位應于每年3月底前將上一年度形成的反映本管理區(qū)域物業(yè)管理活動的各類文件材料，按要求收集齊全、完整，及時歸檔，具體歸檔范圍見附件。第六條物業(yè)管理單位應當建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒

8、定、銷毀、統(tǒng)計等各項規(guī)章制度，并認真組織實施。第七條物業(yè)管理單位應當把檔案工作作為質(zhì)量管理或目標管理的重要內(nèi)容，將文件材料的形成、積累、整理歸檔列入各有關(guān)管理制度、有關(guān)人員的崗位職責和有關(guān)工作程序。物業(yè)管理單位應當加強檔案管理現(xiàn)代化建設，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使檔案管理現(xiàn)代化與物業(yè)管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。第八條歸檔的文件材料應當為原件或者具有憑證作用的復制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書寫和載體材料應能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍或紅色墨水等不符合要求的書寫材料。第九條歸檔文件材料應當做到分類合理，整理規(guī)范，排列有序，鑒定準確，并編制各類檔案目錄等必要的檢索工具，以方便利用。第

9、十條對保管期滿經(jīng)鑒定無保存利用價值的檔案，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)物業(yè)管理單位法人批準后，可以按一定程序進行銷毀，銷毀清冊必須歸檔保存。會計檔案的鑒定銷毀工作按中華人民共和國會計法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十一條物業(yè)管理區(qū)域的檔案管理應當符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國家檔案館和依法設立的檔案寄存中心寄存。第十二條物業(yè)管理單位可以委托依法設立的檔案中介機構(gòu)開展檔案整理、鑒定評估、業(yè)務咨詢、軟件開發(fā)、數(shù)字化加工等業(yè)務。檔案中介機構(gòu)應當對委托人檔案內(nèi)容保密，未經(jīng)委托人同意，不得擅自將檔案向社會公開或提供他人使用。第十三條在物業(yè)管理區(qū)域檔案中，業(yè)主住戶資料及基建、設備等檔案資料屬于業(yè)主所有。

10、開發(fā)建設單位在移交住宅區(qū)等物業(yè)時，應當向業(yè)主或物業(yè)管理單位移交有關(guān)工程建設、設施設備等物業(yè)管理所必需的檔案，并辦理移交手續(xù)。第十四條業(yè)主委員會在與物業(yè)管理單位訂立書面的物業(yè)管理服務合同時，應當將檔案管理作為合同內(nèi)容，并在合同生效后向物業(yè)管理單位提供該物業(yè)的工程建設、設施設備、住戶（用戶）等檔案供其使用。第十五條物業(yè)管理單位負責檔案工作的人員在崗位變動時，應當辦理檔案交接手續(xù)。第十六條物業(yè)管理區(qū)域檔案中涉及業(yè)主、住戶（用戶）管理的檔案應當做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。第十七條物業(yè)管理單位應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進行涂

11、改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依照規(guī)定進行處理。第十八條市、區(qū)物業(yè)管理主管部門應當將檔案管理列入住宅區(qū)、工業(yè)區(qū)、商住樓、寫字樓等物業(yè)管理評優(yōu)活動的內(nèi)容。第十九條本規(guī)范自發(fā)布之日起實施。附件：深圳市物業(yè)管理區(qū)域文件材料歸檔范圍附件：深圳市物業(yè)管理區(qū)域文件材料歸檔范圍一、行政后勤管理材料（一）行政綜合1物業(yè)管理處組織沿革、大事記及工作計劃、總結(jié)2管理處會議紀要、會議記錄3規(guī)章制度4文秘、檔案、印章管理記錄5文件、檔案接收及移交、銷毀清冊6物業(yè)管理發(fā)展規(guī)劃、計劃、總結(jié)7物業(yè)管理的請示、批復、報告、通知等8專題調(diào)查、調(diào)研、考察、普查工作材料9物業(yè)管理區(qū)域驗收、接

12、管記錄（二）接待宣傳工作1國家級、部省級、市級及一般性參觀團接待材料2專題新聞報道、采訪、新聞發(fā)布會材料3來訪領導題詞簽名冊4來訪者贈送禮品登記（三）勞資管理1機構(gòu)設置與人事管理規(guī)定2員工花名冊3員工工資表、勞動工資表、員工考評記錄4用工合同臺帳、社會保險記錄5員工培訓計劃、措施、教材、試題、考試成績6人員增補申請表（四）后勤管理1固定資產(chǎn)登記冊2辦公樓設施、辦公用房及辦公用品管理記錄3行政辦公設備領用、維修、報廢記錄表4物料采購計劃表、供方評價記錄5物料管理、盤點資料、調(diào)離人員移交清單6水電管理、員工宿舍、車輛使用材料7職工食堂管理材料8區(qū)域通訊工具管理材料9員工福利管理材料二、業(yè)主、住戶資

13、料（一）業(yè)主住戶入住通知、購房合同復印件（二）業(yè)主住戶身份證、工作證復印件、家庭成員登記（三）業(yè)主公約（四）租住戶登記表（五）租賃物業(yè)清單、合同三、物業(yè)裝修材料（一）裝修申請審批表（二）商鋪樓宇裝修審批表（三）裝修違章處理通知單（四）裝修稅單四、業(yè)主大會、業(yè)主委員會材料（一）業(yè)主委員會籌備、選舉等材料（二）業(yè)主委員會的請示、報告、批復（三）業(yè)主委員會制度（四）業(yè)主大會材料（五）樓長評選、增補、改選記錄（六）有關(guān)收支情況公告五、日常運行材料（一）日常運行綜合1業(yè)主、住戶問卷調(diào)查表2員工住戶合理化建議、表揚與投訴處理記錄、物業(yè)管理事務處理跟蹤記錄3日常工作檢查記錄4事務助理工作總結(jié)5分包計劃、合同

14、、合格供方名錄、供方評價記錄、分包服務記錄、不合格報告、糾正措施報告6家訪表、聯(lián)絡單7服務要求評審記錄、車輛繳費換證記錄8突發(fā)事件處理記錄、預防措施報告9公共、辦公設施、工程及住戶日常維修和回訪記錄（二）園林綠化植物檔案及補種、病蟲害檢查、防治材料（三）保潔工作1保潔隊工具領用、維修、報廢記錄表2保潔綜合、保潔區(qū)域及人員分布記錄、檢查表3環(huán)境衛(wèi)生消殺記錄（四）治安工作1治安隊工具領用、維修、報廢記錄表2治安事件處理記錄3帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表、4來訪人員登記表、搬運放行記錄登記表5車輛進出登記表、異常車輛進出登記表（五）設備運行記錄1供水、供電設備匯總表、月統(tǒng)計表2供水、

15、供電設備值班、操作運行及保養(yǎng)、檢查記錄3電梯運行情況統(tǒng)計表、記錄、值班巡視檢查記錄表4電梯故障（事故）處理單六、消防工作材料（一）消防中心值班情況記錄（二）消防設備月、季度檢查記錄表、維修記錄表（三）消防設備運行記錄表（四）消防安全檢查記錄表（五）火險隱患整改通知書七、創(chuàng)優(yōu)資料（一）國家級創(chuàng)優(yōu)評比資料（二）省、市級創(chuàng)優(yōu)評比資料（三）行業(yè)評比資料（四）企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)優(yōu)評比資料（五）企業(yè)iso9000認證及其它認證材料八、社區(qū)文化（一）社區(qū)大型慶典、文化活動材料（二）社區(qū)文藝體育活動材料（三）團組織及青年文明號活動材料（四）社區(qū)科普教育、社會公益性活動材料（五）各類專題座談會、學習參觀考察活動材料（六）和街道、社區(qū)居委會、派出所等協(xié)作單位共同活動材料（七）人文事件方面材料（八）員工文化生活材料九、會計檔案（一）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證（二）總帳、明細賬（三）銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬（四）停車場機動車輛管理及收費記錄、住戶維修費記錄、收費統(tǒng)計等會計月、季度報告（五）年度會計報告（決算）（六）會計移交清冊（七）會計檔案銷毀清冊（八）會計檔案保管清冊（九）其它十、基建檔案（一）工程竣