檔案管理制度

1、檔案管理制度一、 總則第一條 為加強本公司檔案管理工作，特制定本制度。第二條 檔案是指企業(yè)過去現(xiàn)在從事社會經(jīng)濟、科學技術(shù)、文化等活動中形成的對企業(yè)以及社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄第三條歸檔的文件材料必須按年度立卷，公司內(nèi)部在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都必須按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第四條公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的完整性，及時將文件交檔案保管人員歸檔。工作變動或因故離職應將經(jīng)辦的文件交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、 文件材料的收集管理第五條堅持部門收集、管理材料的原則。各部門均應指定專人負責管理本部門的文件材料并保持相對穩(wěn)定。第六條凡本公司繕

2、印發(fā)出的公文，一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第七條由幾個部門參與形成的文件由主辦部門收集歸檔，會議文件由主辦部門負責收集歸檔。第八條各部門專職兼職檔案保管員要掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件資料。三、 歸檔范圍第九條 企業(yè)的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術(shù)、財務審計、勞動工資、經(jīng)營狀況、人事檔案、會議記錄、項目方案、委任書、合同、決定、決議、協(xié)議、通知、通告等具有參考價值的文件材料。第十條 上級機關(guān)發(fā)來的與企業(yè)有關(guān)的決定、決議、制度、通知、通報、批復、規(guī)定等，國家有關(guān)職能部門的各種批件、批文、批準文號等。第十一條 企業(yè)大事記、反映企業(yè)與企業(yè)領(lǐng)導重要活動的材料以及企業(yè)的榮譽證書、

3、獎杯等。第十二條 企業(yè)訂閱的期刊、雜志以及搜集的重要商業(yè)信息等。第十三條 企業(yè)制定的各種產(chǎn)品廣告、宣傳照片、底片及相關(guān)說明。第十四條 客戶資料及業(yè)務往來情況的記錄等。四、 歸檔要求第十五條 各部門每季度形成的文書檔案應于季度末移交綜合管理部，企業(yè)各種證照、批文及辦理的過程材料應在辦理完畢后馬上存檔。第十六條 堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合的原則，可即時立卷歸檔的文件材料、聲像材料要即時立卷歸檔。第十七條 歸檔時，要求把文件的批復、正文、底稿、附件收集齊全，保持文件的完整。應將其正本與附件、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件分別立一卷內(nèi)，不得分開。絕密文件單獨立卷，少數(shù)普通文件如與絕密文件有密切聯(lián)系，可隨

4、同絕密文件一同立卷。第十八條不同年份的文件不得放在一起，跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在規(guī)劃年；跨年度的總結(jié)放在后一年；跨年的會議資料放在會議開幕年。第十九條 歸檔文件資料須經(jīng)交接雙方詳細清點，并填寫文件歸檔登記表（見附表一），交接雙方簽字為憑證。對不符合存檔要求（如缺頁、殘頁、秩序混亂等）資料，檔案管理員有權(quán)要求存檔部門重新整理，直到符合要求為止。第二十條 統(tǒng)一檔案模式，保證案卷質(zhì)量，檔案管理人員負責案卷的組卷及編目工作。1、檔案管理分類應視文件資料內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類，先以部門別區(qū)分，部門別之后依文件資料性

5、質(zhì)分為若干大類，再在同類中分為若干小類。2、檔案分類應力求切合實用。3、同一“小類”之文件資料以存放于一檔案盒內(nèi)為原則，如文件資料過多，一個檔案盒不足使用時，可分為兩個以上檔案盒存放。并于小類之后增設“卷次”編號，以便查考。4、每一檔案盒封面內(nèi)頁應按規(guī)定格式逐一填寫文件目錄（見附表二），文件資料歸檔時依序編號、登錄，并以一案一個“目次”編號為原則，要求字跡工整。五、 保存期限第二十一條 文件保存期限除政府有關(guān)法令、本企業(yè)其他特定規(guī)章外，依下列規(guī)定辦理：1、永久保存（1）企業(yè)章程：（2）股東名簿：（3）組織規(guī)程及辦事細則：（4）董事會及股東會記錄：（5）財務報表：（6）政府機關(guān)核準文件：（7）不

6、動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證：（8）工程設計圖：（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、十年保存：（1）預算、決算書類：（2）會計憑證：（3）事業(yè)計劃資料：（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、五年保存：（1）期滿或解除之合約：（2）其他經(jīng)核定保存五年的文書。4、一年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。六、檔案借閱第二十二條 借閱規(guī)定1、閱檔案限于經(jīng)辦業(yè)務有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務無關(guān)之文件資料，應經(jīng)綜合管理部負責人同意。2、總經(jīng)理、副總經(jīng)理借閱非機密檔案，通過文檔人員辦理借閱手續(xù)可直接提檔。3、企業(yè)內(nèi)部人員借閱文件資料需經(jīng)所在部門領(lǐng)導批準方

7、可借閱。4、外單位人員借閱文件資料需經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準后，方可辦理借閱手續(xù)。5、借閱帶有密級的文件資料必須經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準后，方可借閱。借閱者要妥善保管所借閱的文件資料，如發(fā)生泄密情況，借閱者要承擔全部責任。6、文件資料的借閱期限最長為15天，借閱者必須按期歸還所借文件資料。因特殊情況需要續(xù)借必須經(jīng)綜合管理部領(lǐng)導批準。7、借閱者要保持借閱文件資料的清潔與完整，不得涂改、復制、損壞、轉(zhuǎn)借。如發(fā)生文件資料丟失情況，借閱者本人要寫出書面報告，經(jīng)副總經(jīng)理簽署意見，作出處理。8、借閱人應于規(guī)定期限內(nèi)歸還借閱檔案，如有其他人員借閱同一檔案時，應由檔案管理人員進行借閱變更登記，不得私自授受。9、對

8、違反規(guī)定的單位或個人將取消其借閱資格，后果自負。第二十三條 借閱程序1、各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調(diào)閱檔案時，應填具檔案調(diào)卷單（見附表三），經(jīng)具有批準權(quán)限的負責人批準后，持單向檔案管理人員借閱。2、檔案管理員接到檔案調(diào)卷單經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于檔案調(diào)卷單上填注借出日期后，將檔案交于檔案借閱人。檔案調(diào)卷單則于預定歸還日期之先后整理，以備稽催。3、于檔案室當場借閱者，免填檔案調(diào)卷單。4、檔案歸還時，檔案管理員核查無誤并與檔案調(diào)卷單填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。檔案調(diào)卷單留檔案管理人留存?zhèn)洳?。七、檔案室管理第二十四條 檔案管理員應隨時擦拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。第二十

9、五條 帶密級的文件資料、重要合同等，應設專柜保管。第二十六條 錄音帶、錄像帶、磁盤等要采取防磁措施，防止資料遭到破壞。第二十七條 各種檔案應保持整潔、衛(wèi)生，檔案柜應定期通風，以防受潮、發(fā)霉或變質(zhì)。第二十八條 檔案柜周圍嚴禁吸煙、有明火作業(yè)或電加熱設備的使用，以防火災的發(fā)生。第二十九條 對超期存檔的文件資料，由檔案管理員編制銷毀清單，經(jīng)主管部門負責人批準，報企業(yè)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準后，在有效監(jiān)督的情況下進行銷毀。第三十條 年度終了后，各部門將裝訂好的資料移交公司辦公室檔案保管人員保管。第三十一條 本制度由公司辦公室負責解釋。第三十二條 本制度自2009年12月1日起執(zhí)行。附件一送 檔 單送 檔 人送 檔 日 期 年 月 日no送 檔 文 件 名 稱（按分類，如合同，詳見例1）數(shù)量 (份/本）1合同100本送檔部門經(jīng)理審核送檔文件齊 全是收檔單位收檔人簽 字否，應再補送部門經(jīng)理 備 注附件二 文件目錄序號文件編號文件名稱附件三檔 案 調(diào) 閱 單借調(diào)部門借 調(diào) 人申請日期借調(diào)期間自 年 月 日至 年 月 日止 共計 天申請用