【精品】建筑企業(yè)項(xiàng)目合同管理

1、建筑企業(yè)項(xiàng)目合同管理1.1 合同管理體系各單位必須建立健全項(xiàng)目合同管理體系，明確企業(yè)和項(xiàng)目經(jīng)理部在項(xiàng)目合同管理中的職責(zé)與權(quán)限。項(xiàng)目合同管理主要是指建筑工程施工合同管理（企業(yè)與業(yè)主簽訂的合同）和分供方合同管理（專業(yè)分包、勞務(wù)分包和材料采購(gòu)合同）。1.1.1 項(xiàng)目合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置企業(yè)法定代表人是合同管理的第一責(zé)任人，享有合同簽訂權(quán)，企業(yè)法定代表人有權(quán)授權(quán)其委托人，被委托人在其授權(quán)范圍內(nèi)簽訂并合同履約進(jìn)行管理。企業(yè)合同主管部門，對(duì)合同起草、合同談判、合同評(píng)審、合同簽訂、合同交底、合同履行、合同變更等過程進(jìn)行有效的管理；企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷部門、項(xiàng)目管理部門、法律事業(yè)部門及財(cái)務(wù)資金部門分別依據(jù)本部門的基本職能

2、,配合合同主管部門對(duì)合同文件的評(píng)審、履約過程進(jìn)行管理；項(xiàng)目經(jīng)理部是履行合同的主體，依據(jù)項(xiàng)目合同管理策劃中的職責(zé)和權(quán)限對(duì)合同進(jìn)行管理。1.1.2 合同管理的職責(zé)與權(quán)限1.1.2.1 合同主管部門的管理職責(zé)：（1） 制訂本企業(yè)合同管理制度，建立健全本企業(yè)系統(tǒng)合同管理體系； （2） 負(fù)責(zé)本企業(yè)的合同起草、合同談判、合同評(píng)審、合同簽定、合同交底及保存合同評(píng)審記錄； （3） 負(fù)責(zé)本企業(yè)合同履約過程的管理；（4） 負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和項(xiàng)目經(jīng)理部編制項(xiàng)目合同管理策劃；（5） 監(jiān)督、指導(dǎo)分支機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目經(jīng)理部的合同管理工作。 1.1.2.2 法律事務(wù)部門的合同管理職責(zé)：（1） 負(fù)責(zé)與工程項(xiàng)目管理有關(guān)的法律法規(guī)的宣

3、傳、培訓(xùn)、貫徹、實(shí)施工作；（2） 參與合同起草,參加合同評(píng)審,出具法律方面的意見和建議；（3） 負(fù)責(zé)企業(yè)的因合同糾紛而產(chǎn)生的仲裁或訴訟工作。1.1.2.3 其他相關(guān)部門合同管理職責(zé)：企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷部門、項(xiàng)目管理部門及財(cái)務(wù)資金部門等分別依據(jù)本部門的基本職能,對(duì)合同文件的評(píng)審及合同的履約過程進(jìn)行管理。1.1.2.4 項(xiàng)目經(jīng)理部的合同管理職責(zé)：（1） 項(xiàng)目經(jīng)理部是履行合同的主體，具體負(fù)責(zé)合同履行過程管理相關(guān)事項(xiàng)；（2） 項(xiàng)目經(jīng)理部各成員應(yīng)熟悉合同的內(nèi)容、風(fēng)險(xiǎn)、重點(diǎn)和關(guān)鍵性問題，并根據(jù)合同管理策劃將合同管理目標(biāo)分解到各部門及人員；（3） 在合同實(shí)施期間應(yīng)及時(shí)收集、記錄、整理合同相關(guān)方的特殊要求及變更指令

4、，記錄事實(shí)，有效管理；（4） 嚴(yán)格執(zhí)行合同管理方面國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)及企業(yè)規(guī)章制度要求，對(duì)各類合同的變更、索賠、轉(zhuǎn)讓、終止等進(jìn)行管理，對(duì)重大事項(xiàng)必須報(bào)企業(yè)管理層進(jìn)行決策；（5） 項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)根據(jù)法人的授權(quán)，在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同文件。1.2 項(xiàng)目合同管理策劃工程項(xiàng)目合同簽訂后，正式開工前各單位應(yīng)編制項(xiàng)目合同管理策劃，由企業(yè)合同主管部門組織相關(guān)職能部門及項(xiàng)目經(jīng)理部進(jìn)行編制,且經(jīng)企業(yè)合同主管領(lǐng)導(dǎo)審批。其主要內(nèi)容包括：1.2.1 合同風(fēng)險(xiǎn)分析合同風(fēng)險(xiǎn)是合同中的不確定因素，它是業(yè)主資信風(fēng)險(xiǎn)、外界環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)、工程技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和法律等方面風(fēng)險(xiǎn)的集中反映和體現(xiàn)。在項(xiàng)目合同管理策劃中合同主管部門運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)分析技術(shù)工具

5、，在合同條件的基礎(chǔ)上對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和量化的分析。量化的方法可綜合考慮的以下因素：發(fā)生的概率、影響的嚴(yán)重程度和被檢測(cè)（預(yù)測(cè)）的程度等。1.2.2 合同交底范圍與交底內(nèi)容在項(xiàng)目合同管理策劃中，明確合同交底工作由合同主管部門組織，合同交底范圍與交底內(nèi)容詳見9.3.4合同交底。1.2.3 合同履約責(zé)任分解項(xiàng)目合同策劃中要建立合同管理的組織機(jī)構(gòu)，具體明確企業(yè)各職能部門與項(xiàng)目有關(guān)聯(lián)的責(zé)任人及項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理部主要管理人員的職責(zé)劃分。1.2.4 合同索賠方法與技巧索賠必須以合同為依據(jù)，并針對(duì)具體項(xiàng)目在合同策劃中制定適當(dāng)?shù)乃髻r方法，利用及時(shí)發(fā)現(xiàn)索賠機(jī)會(huì)、對(duì)口頭變更指令要及時(shí)、力爭(zhēng)單項(xiàng)索賠避免一攬子索賠、力爭(zhēng)

6、友好解決、防止對(duì)立情緒等索賠技巧。具體詳見9.4工程索賠管理。1.2.5 確保履約的管理措施通過合同履約策劃的組織機(jī)構(gòu)及其職責(zé)劃分，使與項(xiàng)目合同管理有關(guān)的職能部門和項(xiàng)目經(jīng)理部各成員有章可循、職責(zé)明確，確保項(xiàng)目按合同約定履約。1.2.6 合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施合同主管部門和項(xiàng)目經(jīng)理部在合同風(fēng)險(xiǎn)分析的基礎(chǔ)上，針對(duì)項(xiàng)目合同條件，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)防范從如何加強(qiáng)合同履行時(shí)全過程的動(dòng)態(tài)管理和如何合理轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)等方面要進(jìn)行具體的計(jì)劃。1.3 合同管理實(shí)施1.3.1 合同評(píng)審的一般規(guī)定合同簽訂前，合同主管部門組織有關(guān)部門和人員進(jìn)行合同評(píng)審，各部門主要就各自主管范圍對(duì)合同提出評(píng)審意見。根據(jù)合同評(píng)審意見，合同主管部門負(fù)責(zé)及時(shí)與

7、業(yè)主進(jìn)行溝通和澄清，并以文件形式予以確定。1.3.2 合同評(píng)審的主要內(nèi)容（1） 工程承包方式、工作范圍和內(nèi)容；（2） 工程價(jià)款的約定方式及結(jié)算方式；（3） 預(yù)付工程款的數(shù)額、支付時(shí)限及抵扣方式；（4） 工程竣工后的結(jié)算與支付方式、數(shù)額及時(shí)限；（5） 工程進(jìn)度款的支付方式、數(shù)額及時(shí)限；（6） 違約責(zé)任及爭(zhēng)議的解決方法；（7） 工程質(zhì)量等級(jí)、質(zhì)量保證金的數(shù)額、預(yù)扣方式、返回方式及時(shí)限；（8） 工期及工期提前或延后的獎(jiǎng)懲辦法及限額；（9） 安全措施和意外傷害保險(xiǎn)費(fèi)用；（10） 履行合同、支付價(jià)款相關(guān)的擔(dān)保事項(xiàng)。1.3.3 合同締約1.3.3.1 合同洽談與溝通（1） 合同談判的原則：在合同簽訂和實(shí)施

8、中要講究誠(chéng)實(shí)信用，同時(shí)在合作中有所戒備，防止欺詐。（2） 合同談判前應(yīng)根據(jù)合同金額及合同的重要性，組織相應(yīng)的談判小組，進(jìn)行談判策劃，制定談判方案，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并及時(shí)把進(jìn)展情況報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。（3） 企業(yè)的合同業(yè)務(wù)人員必須經(jīng)過培訓(xùn)后，方可以開展對(duì)外工程合同的談判和合同管理。談判人對(duì)合同的可行性和真實(shí)性負(fù)責(zé)。（4） 談判小組要加強(qiáng)對(duì)合同的可行性、真實(shí)性分析，在談判中必須全面了解對(duì)方的法人資格、履約能力、資金支付能力、信譽(yù)情況以及場(chǎng)地情況、技術(shù)條件、運(yùn)輸方式、供需情況等各種利弊因素，避免談判失誤。（5） 合同談判中應(yīng)積極爭(zhēng)取自己的正當(dāng)權(quán)益，爭(zhēng)取主動(dòng)，如有可能應(yīng)爭(zhēng)取合同文本的擬稿權(quán)。談判中要注意策略

9、，在中標(biāo)前必須慎重，處于守勢(shì)，盡量少提出對(duì)合同文本的修改。在中標(biāo)后，應(yīng)積極爭(zhēng)取修改風(fēng)險(xiǎn)條款和過于苛刻的條款，對(duì)原則問題要堅(jiān)持不能退讓。（6） 在標(biāo)后談判中進(jìn)一步地溝通，詳細(xì)地交換意見。應(yīng)爭(zhēng)取對(duì)合同條件中不符合慣例、單方面約束的、不完備的條款進(jìn)行修改，爭(zhēng)取一個(gè)公平合理的合同條件。1.3.3.2 合同文本制定（1） 凡是政府部門有標(biāo)準(zhǔn)合同(示范)文本、招標(biāo)文件有特殊要求的，可依照政府部門、招標(biāo)文件的要求使用；凡政府部門尚未制定標(biāo)準(zhǔn)(示范)文本、招標(biāo)文件未確定合同文本的，應(yīng)使用本企業(yè)制定的標(biāo)準(zhǔn)(示范)文本。（2） 在合同文件中，文字要嚴(yán)謹(jǐn)，內(nèi)容表達(dá)要明確，必須使用確定性、肯定性語(yǔ)言，而商討性、意向性

10、用語(yǔ)，如“原則同意”、“雙方有意向”等，對(duì)合同雙方的約束力是非常有限的，應(yīng)盡量避免。（3） 對(duì)“一次性包干”的工程，一定要把包干范圍內(nèi)的工程內(nèi)容詳細(xì)寫清楚，包括各單位工程的名稱、面積、結(jié)構(gòu)形式、承包范圍、施工圖紙編號(hào)、使用施工規(guī)范的名稱、施工部位、分部分項(xiàng)名稱、裝修標(biāo)準(zhǔn)、安裝設(shè)備的選型等都要寫清楚。對(duì)“一次性包干”的工程，應(yīng)把不在包干范圍內(nèi)的內(nèi)容寫清楚。（4） 對(duì)于專用條款內(nèi)的違約條款，不能只寫“執(zhí)行通用條款”，而應(yīng)寫上具體的計(jì)算方法，并應(yīng)界定罰款上限，如“罰款限額為合同價(jià)款的 % ”，不能簽訂無限額合同。作為對(duì)等，雙方的罰款內(nèi)容都應(yīng)該注明此內(nèi)容。1.3.3.3 合同審批與簽約（1） 企業(yè)對(duì)外

11、簽訂施工合同必須經(jīng)法定代表人授權(quán)，被授權(quán)人員在授權(quán)范圍內(nèi)從事業(yè)務(wù)活動(dòng)?！笆跈?quán)委托書”的授權(quán)范圍和權(quán)限由企業(yè)法定代表人明確。受委托人簽訂合同不得超越代理權(quán)限，也不得以被代理人的名義同自己或自己所代理的其它人簽訂合同，重大或重要的施工合同須由法定代表人親自簽字。（2） 企業(yè)法定代表人具有合同批準(zhǔn)權(quán)，批準(zhǔn)人、授權(quán)代理人對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任和經(jīng)濟(jì)效益負(fù)責(zé)。（3） 簽訂施工合同，必須遵守國(guó)家的法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，遵循平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t。（4） 訂立施工合同一律采取書面形式, 必須使用合同專用章，不得使用行政公章。嚴(yán)禁不簽訂書面合同就施工，或者合同履行在先，簽約在后。（5） 合同簽訂工作流程

12、（見圖9-3-3-3：合同簽訂業(yè)務(wù)流程圖）. 圖9-3-3-3：合同簽訂業(yè)務(wù)流程圖1.3.4 合同交底合同交底包括主合同交底、分包合同交底及材料采購(gòu)合同交底。（1） 一級(jí)合同交底是企業(yè)合同主管部門向項(xiàng)目經(jīng)理部項(xiàng)目經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理、生產(chǎn)經(jīng)理等項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)就合同的質(zhì)量、工期、安全文明施工、合同價(jià)款等全面內(nèi)容進(jìn)行的交底，交底應(yīng)當(dāng)具體全面具有可操作性。（2） 二級(jí)合同交底是由項(xiàng)目經(jīng)理組織，項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理向項(xiàng)目全體人員進(jìn)行的交底。項(xiàng)目經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)要在接受企業(yè)一級(jí)交底的基礎(chǔ)上，再次全面研究合同，項(xiàng)目經(jīng)理要及時(shí)組織項(xiàng)目全體人員召開合同二級(jí)交底會(huì)，項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理要根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理部的職能部門、人員的具體分工，依照分部分項(xiàng)工程

13、進(jìn)行具體交底，做到合同交底人手一冊(cè)。（3） 合同交底涉及到企業(yè)商業(yè)利益，應(yīng)依照受控文件管理，任何人不得非法傳播、泄露。1.3.5 合同管理的一般規(guī)定1.3.5.1 合同卡片、報(bào)表、臺(tái)帳的管理。企業(yè)合同管理制度中應(yīng)確定嚴(yán)格的合同卡片、報(bào)表、臺(tái)帳管理規(guī)定，包括統(tǒng)一格式的合同卡片、評(píng)審表、合同管理臺(tái)帳(表)、合同專用章用印記錄等。1.3.5.2 合同管理員對(duì)授權(quán)評(píng)審范圍內(nèi)的合同履行負(fù)有監(jiān)督、檢查權(quán)，并將合同履行情況定期向相關(guān)合同主管部門匯報(bào)。1.3.6 合同變更管理合同變更包括合同主體變更和合同內(nèi)容的變更。1.3.6.1 合同主體的變更包括總包合同主體的變更與分包合同的變更。（1） 總包合同主體發(fā)生

14、變更時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理部要及時(shí)將信息報(bào)送企業(yè)合同主管部門，合同主管部門要及時(shí)組織企業(yè)相關(guān)部門進(jìn)行項(xiàng)目盤點(diǎn)，對(duì)前期已經(jīng)完成的工程進(jìn)行結(jié)算。若我方繼續(xù)進(jìn)行施工，要依照合同評(píng)審程序進(jìn)行評(píng)審，并應(yīng)將合同評(píng)審結(jié)果報(bào)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)。（2） 工程分包合同在履約過程中如發(fā)生變更，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)將變更的情況書面上報(bào)企業(yè)合同主管部門，由合同主管部門依照分包合同評(píng)審制度予以評(píng)審和修訂，項(xiàng)目經(jīng)理部不得直接簽認(rèn)，修訂后的分包合同經(jīng)分支機(jī)構(gòu)經(jīng)理簽字后生效。修訂后的分包合同文件作為該工程分包合同的補(bǔ)充。（3） 合同主體發(fā)生變更達(dá)成的補(bǔ)充協(xié)議，必須經(jīng)法律事務(wù)部門進(jìn)行審核，防止法律風(fēng)險(xiǎn)。1.3.6.2 合同內(nèi)容的變更（1） 工程施

15、工過程中的一般設(shè)計(jì)變更，對(duì)履行合同影響不大的，由項(xiàng)目經(jīng)理部確認(rèn)后組織實(shí)施。（2） 較大的設(shè)計(jì)變更，對(duì)合同的正常履行影響較大的，由項(xiàng)目經(jīng)理部組織項(xiàng)目相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，根據(jù)評(píng)審結(jié)果，由項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主辦理有關(guān)手續(xù)(如洽商記錄、簽證等)，并將變更記錄依據(jù)企業(yè)要求向企業(yè)相關(guān)部門報(bào)告，作為備案、合同變更和結(jié)算的依據(jù)（3） 合同履約中發(fā)生的重大變更，如重大設(shè)計(jì)變更、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等的變更,由項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)向企業(yè)合同主管部門匯報(bào)，合同主管部門組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，達(dá)成一致意見后,上述有關(guān)人員協(xié)同項(xiàng)目經(jīng)理部一并與業(yè)主進(jìn)行談判，根據(jù)談判結(jié)果，雙方簽訂合同補(bǔ)充協(xié)議，并下發(fā)相關(guān)職能部門執(zhí)行，原件留合同主管部門存檔。

16、（4） 分包合同工程量、價(jià)款發(fā)生重大變化，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)將變化的情況書面上報(bào)企業(yè)合同主管部門，由合同主管部門依照分包合同評(píng)審制度予以評(píng)審，項(xiàng)目經(jīng)理部不得直接簽認(rèn)。1.3.7 分供方合同管理（1） 本制度所指分供方是指參與工程項(xiàng)目的施工分包商（專業(yè)分包商和勞務(wù)分包商）和材料設(shè)備供應(yīng)商。（2） 工程施工分包合同應(yīng)以總包合同相關(guān)條件為依據(jù)，分包合同中分包方的權(quán)利原則上應(yīng)小于總包合同中我方的權(quán)利。（3） 分包合同原則上必須在分包方進(jìn)場(chǎng)前簽訂，且必須采用示范文本的書面形式。通過公開招標(biāo)確定分包單位后，由合同主管部門按分包合同示范文本的規(guī)定內(nèi)容以及企業(yè)或項(xiàng)目經(jīng)理部的具體要求，草擬分包合同，以合同主管部門為主

17、同分包方進(jìn)行合同談判，雙方達(dá)成初步意向后，由合同主管部門組織相關(guān)部門對(duì)分包合同進(jìn)行評(píng)審、修改，直至與分包方達(dá)成一致后，由法人或其授權(quán)委托人與分包方簽訂分包合同。（4） 項(xiàng)目經(jīng)理作為分包方使用過程中的主要管理者，應(yīng)參與分包合同的起草和談判。項(xiàng)目經(jīng)理部對(duì)分包方的日常管理，必須以分包合同為依據(jù)，并采取有效的措施做好分包方的監(jiān)控和約束。（5） 分包合同中應(yīng)規(guī)定分包單位必須履行總包合同規(guī)定的總包單位應(yīng)履行的義務(wù)，分包合同條款必須符合總包合同精神，實(shí)行風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)，當(dāng)分包合同沒有規(guī)定或與總包合同沖突時(shí)，應(yīng)按總包合同的條款執(zhí)行。（6） 企業(yè)應(yīng)確定不同工程分包索賠款項(xiàng)的累積最高限額，并將此作為工程項(xiàng)目竣工后考評(píng)的

18、重要依據(jù)。1.3.8 合同文件管理1.3.8.1 合同文件包括資信調(diào)查、項(xiàng)目資格審查、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同書正副本、合同交底和工程量表、預(yù)(結(jié))算報(bào)表、工程圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、工程技術(shù)(安全)交底、會(huì)議紀(jì)要、往來函件、協(xié)議等明確雙方權(quán)利義務(wù)的文件。1.3.8.2 合同文件必須形成書面文件，企業(yè)制定全面嚴(yán)格的合同文件管理制度，將合同文件管理責(zé)任落實(shí)到部門、落實(shí)到具體崗位。1.3.8.3 業(yè)主以口頭形式提出的技術(shù)變更、修改設(shè)計(jì)或與工程有關(guān)的其它要求時(shí)，接受業(yè)主口頭要求的項(xiàng)目經(jīng)理部商務(wù)人員應(yīng)立即會(huì)同相關(guān)部門，把業(yè)主的口頭要求整理成書面文件，并詢問業(yè)主該書面文件是否真實(shí)表達(dá)了業(yè)主的意見，若業(yè)主認(rèn)

19、為書面文件的表述真實(shí)，則請(qǐng)業(yè)主簽字認(rèn)可，若業(yè)主認(rèn)為書面文件的表述未能真實(shí)表達(dá)其意圖，則項(xiàng)目經(jīng)理部商務(wù)人員負(fù)責(zé)修改該文件直至業(yè)主認(rèn)為該表述真實(shí)為止，并請(qǐng)業(yè)主簽字認(rèn)可。我方對(duì)分供方的指示原則上應(yīng)以書面為準(zhǔn)；1.3.8.4 遇特殊緊急情況業(yè)主提出口頭要求時(shí)，可視具體情況履行業(yè)主的要求，但是履行后應(yīng)及時(shí)辦理書面簽認(rèn)手續(xù)。數(shù)據(jù)電文(包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件等)應(yīng)及時(shí)辦理簽認(rèn)手續(xù)。1.3.8.5 項(xiàng)目經(jīng)理部是合同管理過程中的合同文件的直接責(zé)任部門，負(fù)責(zé)收集、歸檔、管理履行過程中的合同文件，并具體落實(shí)到指定人員。1.3.8.6 項(xiàng)目經(jīng)理部合同文件管理的范圍包括：（1） 總包合同、分包合同

20、（勞務(wù)分包、專業(yè)分包）、材料、設(shè)備采購(gòu)合同;（2） 工程招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件；（3） 施工圖預(yù)算、結(jié)算、設(shè)計(jì)概預(yù)算資料以及工程洽商、設(shè)汁變更等；（4） 工程索賠、反索賠資料；（5） 施工進(jìn)度管理資料；（6） 行政、公函類往來文件、會(huì)議紀(jì)要；（7） 工程圖紙、規(guī)范、項(xiàng)目經(jīng)理部施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)(安全)交底、施工日志、施工試驗(yàn)及驗(yàn)收紀(jì)錄、施工檢驗(yàn)紀(jì)錄、材料計(jì)劃及進(jìn)出場(chǎng)紀(jì)錄等；（8） 項(xiàng)目經(jīng)理部合作分供方的資質(zhì)管理文件；（9） 企業(yè)與相關(guān)分供方，項(xiàng)目經(jīng)理部在授權(quán)范圍內(nèi)與業(yè)主、相關(guān)分供方簽訂的所有合同文本；（10） 成本核算、經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析資料；（11） 合同統(tǒng)計(jì)資料；（12） 項(xiàng)目經(jīng)理部制定

21、的有關(guān)合同履行的規(guī)章制度；（13） 在勞動(dòng)工資、勞動(dòng)競(jìng)賽活動(dòng)中形成的重要材料。1.3.8.7 工程竣工后，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)將所有合同文件報(bào)送企業(yè)相關(guān)職能部門歸檔。1.4 工程索賠管理1.4.1 索賠的一般規(guī)定（1） 工程索賠應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持證據(jù)充分、資料齊全、合理合法、加強(qiáng)單項(xiàng)索賠的管理力度、盡量減少總索賠總量的原則。（2） 工程索賠是施工合同管理的重要環(huán)節(jié)，各企業(yè)應(yīng)建立完善的工程索賠管理制度，加強(qiáng)管理力度。（3） 企業(yè)應(yīng)設(shè)立工程索賠主管職能部門。企業(yè)合同主管部門主管企業(yè)直營(yíng)項(xiàng)目的索賠管理工作，統(tǒng)一協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)、管理。下級(jí)企業(yè)合同主管部門負(fù)責(zé)本企業(yè)項(xiàng)目的索賠管理工作，統(tǒng)一協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)、管理。1.4

22、.2 索賠的證據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)對(duì)來源于施工過程中支持索賠的證明文件和資料等索賠證據(jù)進(jìn)行全面、準(zhǔn)確、及時(shí)、合法的收集。1.4.3 索賠意向1.4.3.1 索賠意向內(nèi)容應(yīng)包括事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)和工程部位，發(fā)生的原因及性質(zhì)，發(fā)生后承包方采取的措施、經(jīng)濟(jì)支出或不利影響，合同條款依據(jù)等。1.4.3.2 當(dāng)索賠事件發(fā)生時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理部相應(yīng)責(zé)任人員應(yīng)及時(shí)收集整理有效證據(jù)。1.4.3.3 發(fā)包人未能按照合同約定履行自己的各項(xiàng)義務(wù)或發(fā)生錯(cuò)誤以及應(yīng)由發(fā)包人承擔(dān)責(zé)任的其他情況，造成工期延誤和(或)承包人不能及時(shí)得到合同價(jià)款及承包人的其他經(jīng)濟(jì)損失，可按下列程序以書面形式向發(fā)包人在合同規(guī)定時(shí)間內(nèi)，由直接經(jīng)辦的業(yè)務(wù)人員辦

23、理索賠意向通知，報(bào)項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，由項(xiàng)目商務(wù)人員向發(fā)包人或監(jiān)理工程師發(fā)出索賠意向通知。1.4.3.4 我方未能按照合同約定履行自己的義務(wù)或發(fā)生錯(cuò)誤以及應(yīng)由我方 承擔(dān)責(zé)任的其他情況，分供方以書面形式向我方在合同規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出索賠意向的，參照9.3.7條的規(guī)定由直接經(jīng)辦的業(yè)務(wù)人員審核，簽署意見后上報(bào)項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理。1.4.4 索賠報(bào)告1.4.4.1 索賠報(bào)告是我方在索賠事件發(fā)生后，立即收集證據(jù)尋找合同依據(jù)，進(jìn)行責(zé)任分析，計(jì)算索賠金額，在合同、法律規(guī)定期限報(bào)送被索賠方的報(bào)告性文件。1.4.4.2 索賠報(bào)告應(yīng)客觀、真實(shí)、計(jì)算方法正確、計(jì)算數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。1.4.4.3 索賠報(bào)告要在事件發(fā)生后

24、的有效期內(nèi)報(bào)送，具體期限要依施工合同、會(huì)議紀(jì)要的約定或法律法規(guī)規(guī)定，但最長(zhǎng)不能超過索賠事件發(fā)生后的28日。1.4.4.4 索賠報(bào)告包括以下內(nèi)容：（1） 標(biāo)題：高度概括索賠的核心內(nèi)容。（2） 事件：陳述事件發(fā)生的過程，如工程變更情況，不可抗力發(fā)生的過程等，著重應(yīng)指出業(yè)主(監(jiān)理工程師)應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。（3） 理由：提出作為索賠依據(jù)的具體合同條款、法律法規(guī)依據(jù)。（4） 結(jié)論：指出索賠事件給承包方造成的影響和帶來的損失。（5） 計(jì)算：列出費(fèi)用損失或工程延期的計(jì)算公式(方法)、數(shù)據(jù)、表格和計(jì)算結(jié)果，并依此提出索賠要求。（6） 索賠綜合：總索賠應(yīng)在分項(xiàng)索賠的基礎(chǔ)上提出索賠總金額或工程總延期天數(shù)的要求。（7）

25、 附錄：各種證據(jù)材料，及索賠證據(jù)。1.4.4.5 分供方向我方的索賠報(bào)告的內(nèi)容參照上的內(nèi)容予以審核，首先進(jìn)行形式審查，合格后再進(jìn)行內(nèi)容的審查，不合格時(shí)予以退回，令分包方重新申報(bào)；逾期申報(bào)作為無效處理，并正式書面函告分包方。1.4.5 單項(xiàng)索賠1.4.5.1 單項(xiàng)索賠是指在施工過程中一項(xiàng)索賠事件發(fā)生時(shí)或發(fā)生后，在有效期間內(nèi)立即進(jìn)行的索賠，或者指在施工過程中發(fā)生的原因單一、責(zé)任單一、處理較為容易的索賠。1.4.5.2 在施工過程中，應(yīng)堅(jiān)持業(yè)主、監(jiān)理工程師、我方對(duì)分包方指令以書面方式為準(zhǔn)的原則，業(yè)主、監(jiān)理工程師的口頭指令必須在24小時(shí)內(nèi)辦理書面確認(rèn)簽證。索賠事件發(fā)生時(shí)或發(fā)生后，項(xiàng)目經(jīng)理部責(zé)任人員應(yīng)嚴(yán)

26、格依照本章第三節(jié)的規(guī)定向被索賠方發(fā)出索賠意向通知或?qū)徍藢?duì)方對(duì)我方提交的索賠意向通知。1.4.5.3 在施工索賠的有效期內(nèi)，由項(xiàng)目合同預(yù)算部門向業(yè)主提出正式書面索賠申請(qǐng)。1.4.5.4 項(xiàng)目經(jīng)理部合同預(yù)算部門在規(guī)定期限內(nèi)提出索賠報(bào)告，由項(xiàng)目經(jīng)理在授權(quán)范圍內(nèi)審核、簽字、加蓋公章(如公章有此效力)，在合同、法律規(guī)定期限內(nèi)報(bào)送被索賠方。在簽署分包合同時(shí)應(yīng)明確約定分包方所有的索賠文件必須經(jīng)我方項(xiàng)目經(jīng)理在合法的授權(quán)范圍內(nèi)批準(zhǔn)簽字方才有效。1.4.5.5 工程索賠的處理根據(jù)實(shí)際情況，首先由項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主、項(xiàng)目經(jīng)理部與分包方友好協(xié)商或調(diào)解解決。 爭(zhēng)議較大不能解決的，由項(xiàng)目經(jīng)理部向企業(yè)索賠主管部門提出申請(qǐng)，由

27、索賠主管部門協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理部與被索賠方進(jìn)行接洽、談判，或依據(jù)合同相應(yīng)條款申請(qǐng)仲裁或向人民法院提起訴訟。1.4.6 總索賠1.4.6.1 總索賠是指在工程竣工前后，將施工過程中已提出但未解決的索賠事件匯總，索賠方向被索賠方提出一份綜合索賠報(bào)告或反索賠報(bào)告，對(duì)幾項(xiàng)事件進(jìn)行同時(shí)索賠或反索賠的活動(dòng)。1.4.6.2 項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)當(dāng)盡一切可能進(jìn)行單項(xiàng)索賠，盡量將索賠事件在建設(shè)工程竣工前辦理完畢。1.4.6.3 總索賠事件發(fā)生后，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)將所有資料整理移送企業(yè)索賠主管部門。1.4.6.4 工程竣工后還有索賠事件的，項(xiàng)目經(jīng)理部必須在竣工后的次日內(nèi)將索賠事件書面報(bào)告企業(yè)工程索賠主管部門，并以書面形式匯報(bào)索賠事

28、件已經(jīng)進(jìn)行的情況，任何項(xiàng)目經(jīng)理部不得隱瞞不報(bào)，或少報(bào)、漏報(bào)。1.4.6.5 企業(yè)索賠主管部門對(duì)各種資料進(jìn)行認(rèn)真審閱，發(fā)現(xiàn)資料不全、缺乏主要證據(jù)的，通知項(xiàng)目經(jīng)理部及時(shí)補(bǔ)齊。1.4.6.6 工程索賠主管部門應(yīng)組織企業(yè)合同、商務(wù)、資金、技術(shù)等部門及原項(xiàng)目經(jīng)理部認(rèn)真研究審閱索賠事件相關(guān)資料，各職能部門提出書面專業(yè)分析報(bào)告，索賠主管部門匯總編制索賠報(bào)告。1.4.6.7 工程索賠方案應(yīng)對(duì)索賠事件環(huán)境全面準(zhǔn)確分析，方案確定后應(yīng)在合同約定時(shí)間內(nèi)向業(yè)主發(fā)出公函，合同沒有約定時(shí)應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)發(fā)出。1.4.6.8 重大、疑難索賠事件索賠主管部門應(yīng)當(dāng)提出綜合評(píng)估報(bào)告，提交主管領(lǐng)導(dǎo)審核，可根據(jù)實(shí)際情況組織成立專案索賠小組、外聘律師代表企業(yè)向被索賠方索