恒大營(yíng)銷品牌檔案資料管理實(shí)施細(xì)則

1、（3）實(shí)物檔案收集移交時(shí)須同時(shí)提供以數(shù)碼形式形成的實(shí)物檔案電子版，并附上文字說(shuō)明，由形成部門整理完畢后移交營(yíng)銷品牌檔案室檔案管理員集中保管，每半年移交集團(tuán)檔案中心綜合檔案室，營(yíng)銷品牌檔案管理員留實(shí)物數(shù)碼電子版臺(tái)帳備查。（4）聲像檔案按類型（專題）-年代的方法進(jìn)行分類，并注明聲像檔案內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等信息，檔案形成后三個(gè)工作日內(nèi)由錄制（拍攝）人員整理移交給營(yíng)銷品牌檔案管理員。 （5）移交時(shí)，雙方根據(jù)移交目錄，移交部門資料員須與檔案管理員共同清點(diǎn)，逐份仔細(xì)核對(duì)。共同清點(diǎn)查對(duì)確定無(wú)誤后，雙方辦理檔案移交接收手續(xù)。（6）未按標(biāo)準(zhǔn)移交的檔案資料，檔案管理員有權(quán)拒收，對(duì)檔案保管工作造成的影響由移交部

2、門負(fù)責(zé)。3、檔案的借閱（1）檔案借閱，必須填寫(xiě)借閱審批表，呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。 （2）集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)借閱檔案，必須由本單位或部門負(fù)責(zé)人簽字后再由營(yíng)銷品牌中心領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。（3）外單位借閱檔案，必須由對(duì)口業(yè)務(wù)部門人員辦理借閱手續(xù)，并負(fù)責(zé)檔案的完整歸還。（4）實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案只能以復(fù)制件或聲像電子版形式提供利用，不提供原件。4、集團(tuán)營(yíng)銷品牌中心與各地區(qū)公司對(duì)營(yíng)銷品牌歸檔責(zé)任區(qū)分（1）各地區(qū)公司檔案室（含廣東地區(qū)）收集并歸檔各地區(qū)公司營(yíng)銷品牌檔案。（2）各地區(qū)公司（含廣東地區(qū)）所獲獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、紀(jì)念品等實(shí)物檔案及時(shí)存放當(dāng)?shù)毓緳n案室，各地區(qū)檔案室每半年以數(shù)碼方式形成實(shí)物電子版報(bào)集團(tuán)營(yíng)銷

3、品牌檔案室備案。（3）各地區(qū)公司的開(kāi)盤前營(yíng)銷策劃方案（包含須報(bào)集團(tuán)審批的相關(guān)方案）市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷及定價(jià)方案、銷售廣告策劃及媒體投放審批方案、銷附件一：營(yíng)銷品牌檔案歸檔范圍及要求一、文書(shū)檔案1、項(xiàng)目營(yíng)銷文書(shū)歸檔范圍：（1）公司各項(xiàng)目的營(yíng)銷策略（包含市場(chǎng)調(diào)研、策劃方案、營(yíng)銷及定價(jià)方案、銷售廣告策劃及媒體投放審批方案）（2）項(xiàng)目樓盤平面廣告、樓盤新聞（報(bào)紙、雜志類）（3）銷售物料（畫(huà)冊(cè)、樓書(shū)、銷售單張、戶型手冊(cè)等）2、公司品牌文書(shū)歸檔范圍：（1）公司組織沿革、發(fā)展史、公司大事記等；（2）刊登董事局領(lǐng)導(dǎo)接受訪問(wèn)的報(bào)刊、雜志；（3）董事局領(lǐng)導(dǎo)在各種重要會(huì)議和活動(dòng)上的講話稿（包含內(nèi)外部）；（4）公司品牌宣

4、傳方面的形象廣告和新聞宣傳（包含新聞宣傳通稿（日常銷售、品牌宣傳、重大事件）審批表及外宣的媒體報(bào)刊）；（5）刊登本公司重要管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)的畫(huà)冊(cè)、報(bào)紙、雜志、簡(jiǎn)摘等企業(yè)文化和品牌宣傳刊物；（6）公司重要活動(dòng)，慶典和重大儀式等策劃活動(dòng)方案和實(shí)施計(jì)劃。（7）公司和樓盤表彰評(píng)選、議程等全部過(guò)程資料。3、歸檔份數(shù)：董事局領(lǐng)導(dǎo)講話稿和公司大事記、新聞宣傳媒體原件、內(nèi)部品牌宣傳原件資料歸檔二份，其它資料歸檔一份（領(lǐng)導(dǎo)特殊要求歸檔份數(shù)除外）。4、歸檔要求： （1）營(yíng)銷項(xiàng)目檔案按項(xiàng)目進(jìn)行整理，樓盤項(xiàng)目銷售完畢后進(jìn)行移交。 （2）歸檔的文書(shū)檔案按年度保管期限問(wèn)題結(jié)合機(jī)構(gòu)、時(shí)間進(jìn)行分類、排列、有詳細(xì)的卷內(nèi)目錄和相關(guān)

5、的文字說(shuō)明并整齊裝盒。 （3）歸檔的文件原則上一律為原件。二、聲像檔案（包括照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等） 1、歸檔范圍 （1）各個(gè)時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)班子及有關(guān)重要活動(dòng)，及反映公司各個(gè)歷史時(shí)期建設(shè)面貌的聲像資料； （2）本公司內(nèi)外部組織或參加的重要會(huì)議及活動(dòng)聲像資料； （3）反映本公司主要職能活動(dòng)和工作成果的聲像資料； （4）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料； （5）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)本單位視察、檢查工作形成的聲像材料； （6）公司項(xiàng)目重要工程建設(shè)中形成的主要聲像材料（包括現(xiàn)場(chǎng)原貌、開(kāi)工儀式、重要施工階段、竣工儀式、售樓開(kāi)盤儀式、樓盤重要促銷活動(dòng)或項(xiàng)目全貌等）； （7）榮獲各種榮譽(yù)證

6、書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯等的聲像材料； （8）其它具有新聞價(jià)值和保存價(jià)值的聲像材料等。2、 歸檔時(shí)間 聲像檔案資料應(yīng)在形成后3個(gè)工作日內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)送檔案中心辦理歸檔。如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間，一般最長(zhǎng)不能超過(guò)半個(gè)月。 3、歸檔份數(shù) 聲像檔案資料一般存檔2份，重要的須歸檔10份。4、歸檔要求 （1）歸檔的聲像檔案必須圖像清晰，聲音清楚，能反映事件主要內(nèi)容和真實(shí)面貌，歸檔前要進(jìn)行試聽(tīng)或圖像檢查，防止偽劣品歸檔； （2）聲像檔案必須附文字說(shuō)明，字跡工整、表述準(zhǔn)確。應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景、攝（影）像者等信息； （3）以數(shù)碼形式歸檔的，立檔單位應(yīng)當(dāng)將其制成光盤。光盤

7、與錄音帶、錄像帶和磁帶等同時(shí)歸檔。分別整理、編目、保管，并注明互相參見(jiàn)號(hào)； （4）聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案管理員協(xié)助； （5）聲像檔案應(yīng)采取按問(wèn)題（專題）年代的方法進(jìn)行分類組卷。在一個(gè)卷內(nèi)，應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動(dòng)。三、實(shí)物檔案。1、歸檔范圍 （1）本公司獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書(shū)、光榮冊(cè)等。 （2）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士等贈(zèng)送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫(huà)、工藝品等。 （3）各種重大活動(dòng)中形成的具有重要價(jià)值的禮品、紀(jì)念品（冊(cè)）等及本單位對(duì)外交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品等。 （4）機(jī)構(gòu)成立以來(lái)使用過(guò)的牌、匾及各種標(biāo)識(shí)、標(biāo)志和ci系統(tǒng)等。 （5）公司印章等其它有保存價(jià)值的實(shí)物。2

8、、歸檔時(shí)間 實(shí)物檔案一般于獲得后3個(gè)工作日內(nèi)移交，如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間，一般最長(zhǎng)不能超過(guò)半個(gè)月。3、歸檔要求 （1）歸檔的實(shí)物要保持整潔、無(wú)破損，并附有文字說(shuō)明，內(nèi)容包括收到實(shí)物的事由、實(shí)物發(fā)放者、數(shù)量、領(lǐng)取實(shí)物的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、背景等。 （2）實(shí)物檔案按載體形式分類，同一載體的實(shí)物檔案按以年度、實(shí)物檔案代號(hào)、4類別代號(hào)、流水號(hào)方式編號(hào)。 （3）實(shí)物檔案應(yīng)編制“實(shí)物檔案目錄”。實(shí)物檔案目錄將以年代時(shí)間為序先后排列。 （4）實(shí)物檔案標(biāo)簽。實(shí)物檔案應(yīng)制作標(biāo)簽。標(biāo)簽統(tǒng)一使用電腦打印。標(biāo)簽尺寸高度24mm，寬度自定。標(biāo)簽內(nèi)容為：年度、實(shí)物檔案代號(hào)、類別代號(hào)、流水號(hào)。標(biāo)簽粘貼位置：實(shí)物檔案標(biāo)簽貼放的位置應(yīng)視不同實(shí)物的具體情況分別對(duì)待，但必須貼在較醒目的地方。為便利查找、排列，同一類別的實(shí)物，標(biāo)簽粘貼的實(shí)物背面的右上角或統(tǒng)一的位置。 （5）任何部門和個(gè)人不得隨意將實(shí)物檔案損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。附件二：營(yíng)銷品牌中心各職能部門資料保管范圍1、各項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)研（復(fù)印件）；2、各項(xiàng)目樓盤策劃方案（復(fù)印件）；3、各項(xiàng)目營(yíng)銷及定價(jià)方案（復(fù)印件）；4、各項(xiàng)目銷售廣告策劃及媒體投放審批方案（復(fù)印件）5、各外地項(xiàng)目銷售物料（畫(huà)冊(cè)、樓書(shū)、