項(xiàng)目資源總是不夠老司機(jī)帶你上路

1、 項(xiàng)目資源總是不夠老司機(jī)帶你上路 從完成項(xiàng)目工作的角度看，無(wú)論人員，還是設(shè)備、儀器、場(chǎng)地等外部條件，都屬于項(xiàng)目的資源，項(xiàng)目經(jīng)理只有通過(guò)對(duì)各種資源的合理調(diào)配、使用，才能確保項(xiàng)目最終完成。在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，最常見(jiàn)的制約問(wèn)題就是資源有限，甚至在一定時(shí)期內(nèi)出現(xiàn)資源匱乏的情況。所以，如何在資源有限甚至缺失的制約條件下提前做出合理規(guī)劃、安排工作，是項(xiàng)目經(jīng)理編制項(xiàng)目管理計(jì)劃的重要內(nèi)容之一。明確資源需求資源計(jì)劃是項(xiàng)目費(fèi)用估算的基礎(chǔ)和前提，資源計(jì)劃的詳細(xì)與準(zhǔn)確程度，必然會(huì)影響項(xiàng)目費(fèi)用估算的詳細(xì)與準(zhǔn)確程度。在編制項(xiàng)目資源計(jì)劃時(shí)，首先要明確項(xiàng)目工作需要什么資源。資源是由活動(dòng)決定的，而項(xiàng)目的范圍完整地描述了項(xiàng)目中涉及的所

2、有活動(dòng)。因此，通過(guò)項(xiàng)目范圍工具工作分解結(jié)構(gòu)，可以確定項(xiàng)目過(guò)程中所涉及的全部資源。在實(shí)踐中，可以以工作包清單為依據(jù)，列出資源需求。這樣做的好處是方便、直觀，但是由于工作分解結(jié)構(gòu)中的各個(gè)工作包之間沒(méi)有明確的邏輯關(guān)系，因此所需要的資源也會(huì)顯得比較凌亂。另一種方法是根據(jù)資源類(lèi)型將資源分類(lèi)，即所謂“資源分解結(jié)構(gòu)”(rbs)，再將不同類(lèi)型的資源與工作分解結(jié)構(gòu)中的各個(gè)工作包相對(duì)應(yīng)，以確保資源需求完整、不出現(xiàn)遺漏。在資源計(jì)劃中，最重要的部分就是人力資源。因其不同于一般工具、設(shè)備的特殊性，一旦規(guī)劃不當(dāng)，會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果，甚至直接影響到項(xiàng)目的成敗。在項(xiàng)目中，與人力資源相關(guān)的問(wèn)題通常包括：人力資源緊張/緊缺、能力不

3、能滿(mǎn)足需要、突然變動(dòng)引起工作出現(xiàn)較大波動(dòng)、彼此之間合作不力或發(fā)生沖突，導(dǎo)致工作效率降低等。站在項(xiàng)目工作的角度，當(dāng)然希望那些被納入團(tuán)隊(duì)的資源(包括人和物)能全職、滿(mǎn)負(fù)荷地投入本項(xiàng)目的工作。為了說(shuō)明項(xiàng)目對(duì)資源的使用需求，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)提前制定體現(xiàn)項(xiàng)目工作需要的資源負(fù)荷圖，也稱(chēng)資源直方圖(見(jiàn)圖1)。圖1 某項(xiàng)目資源直方圖圖1的橫坐標(biāo)是時(shí)間，縱坐標(biāo)是對(duì)具體所需資源(人力資源或設(shè)備資源)的量的需求，可用數(shù)量單位表示，也可以用工時(shí)單位表示。它代表了項(xiàng)目對(duì)資源隨時(shí)間推移的需求變化。從圖1中可以看到，代表資源數(shù)量水平的豎條高低起伏，不斷變化，甚至在有的時(shí)點(diǎn)完全沒(méi)有資源需求。站在項(xiàng)目工作的角度，這是很正常的情況，例

4、如澆筑混凝土的工作，完成澆筑到后續(xù)工作啟動(dòng)之間，一定有一段混凝土凝固的時(shí)間，這段時(shí)間稱(chēng)為“滯后時(shí)間”，既不屬于澆筑活動(dòng)本身，也不屬于澆筑活動(dòng)的隨后活動(dòng)，這個(gè)時(shí)間段雖然不消耗資源，但又不能被省略。考慮資源本身的特性與需求資源直方圖表代表了項(xiàng)目資源需求的理想狀態(tài)。資源計(jì)劃的制訂除了要滿(mǎn)足項(xiàng)目工作的需要以外，還應(yīng)該考慮資源本身的特性與需求。如果是設(shè)備，要考慮到檢修的間隔;如果是人，要考慮到必要的休息時(shí)間。在實(shí)踐中，很多項(xiàng)目在執(zhí)行中都會(huì)遇到加班的情況，雖然這是追趕進(jìn)度、彌補(bǔ)資源不足、適應(yīng)工期要求的有效手段，但是一味地強(qiáng)調(diào)工作需要，而忽略了對(duì)人的生理、心理需要的滿(mǎn)足，長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有間隔地延長(zhǎng)工作時(shí)間，就有可

5、能導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)成員工作效率降低、出錯(cuò)的概率提升、團(tuán)隊(duì)士氣低落，甚至出現(xiàn)更嚴(yán)重的健康問(wèn)題。所以在編制資源計(jì)劃時(shí)，還應(yīng)該站在資源的角度，結(jié)合資源自身的需求，以保證計(jì)劃的現(xiàn)實(shí)性和可持續(xù)性。從另一方面看，在更多的真實(shí)項(xiàng)目中，大量的團(tuán)隊(duì)成員，包括一些特殊的設(shè)備、器材，都是在兼職狀態(tài)下執(zhí)行項(xiàng)目工作的，有的團(tuán)隊(duì)成員甚至同時(shí)在幾個(gè)項(xiàng)目中承擔(dān)角色。這種資源很難確保始終持續(xù)地為一個(gè)項(xiàng)目提供服務(wù)，無(wú)法滿(mǎn)足圖1資源直方圖中項(xiàng)目工作對(duì)資源的需求。這就需要解決一個(gè)資源的時(shí)間分配問(wèn)題，通常會(huì)參考另一種圖表資源日歷。所謂資源日歷，是一份詳細(xì)記錄項(xiàng)目資源(以人力資源為主，也可包括那些需要復(fù)用或具有明確使用時(shí)段的特定儀器、設(shè)備、工具

6、等)自身時(shí)間分配信息的重要文件。例如，某工程師在下周的工作時(shí)間安排是：周一、周二全天為a項(xiàng)目工作;周三為b項(xiàng)目工作;周四和周五要完成其所在職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作;周六和周日休息，每天的工作時(shí)間是早8點(diǎn)到下午5點(diǎn)。其中下周三下午3點(diǎn)以后要參加公司統(tǒng)一安排的年度例行體檢。這份文件是a項(xiàng)目、b項(xiàng)目及該員工所在職能部門(mén)負(fù)責(zé)人為其安排工作的制約因素。當(dāng)然，這種不同項(xiàng)目活動(dòng)之間的時(shí)間比例分配框架通常是相關(guān)項(xiàng)目及部門(mén)負(fù)責(zé)人事前通過(guò)協(xié)商確定的，這名工程師的所有工作活動(dòng)安排必須在這個(gè)時(shí)間劃分區(qū)間內(nèi)，包括進(jìn)度計(jì)劃中的時(shí)間安排也需要符合這個(gè)資源日歷的約定。資源日歷和資源直方圖正好反，它是完全站在資源的角度，針對(duì)具體

7、項(xiàng)目，詳細(xì)說(shuō)明資源在哪個(gè)時(shí)間段可以為項(xiàng)目工作，哪個(gè)時(shí)間段不能用于項(xiàng)目(可能需要服務(wù)于其他項(xiàng)目、非項(xiàng)目活動(dòng)或用于資源本身的休息)。在制訂資源計(jì)劃的時(shí)候，既不能單純從工作需要角度出發(fā)，只關(guān)注工作對(duì)資源的需求，要求資源無(wú)條件滿(mǎn)足、服從工作需要;也不能過(guò)于強(qiáng)調(diào)資源日歷的重要性，忽視一些特定工作對(duì)資源的特殊要求(比如通信、銀行等涉及運(yùn)營(yíng)、安全領(lǐng)域的it設(shè)備升級(jí)活動(dòng)，通常都要安排在假日、夜間操作)，而是要將資源直方圖與資源日歷二者結(jié)合起來(lái)，兼顧各方利益和需要，才能制訂出切實(shí)可行的資源計(jì)劃。用好責(zé)任分配矩陣人力資源不同于其他設(shè)備、場(chǎng)地等資源，在明確了項(xiàng)目對(duì)人力資源的需求后，還需要確定相關(guān)人員的各自職責(zé)。舉個(gè)

8、生活中的例子，很多人喜歡打羽毛球，我們?cè)陔娨?、現(xiàn)場(chǎng)觀看高水平的羽毛球比賽時(shí)，常常驚嘆于運(yùn)動(dòng)員嫻熟、精彩的動(dòng)作。特別是雙打比賽，兩名隊(duì)員各自負(fù)責(zé)一個(gè)區(qū)域，不論對(duì)方的球從哪個(gè)方向來(lái)，好像兩人商量好了似的，都會(huì)被其中一人及時(shí)、準(zhǔn)確地接起來(lái)，在比賽過(guò)程中彼此配合得天衣無(wú)縫。但是換做我們自己玩雙打的時(shí)候，由于水平不夠，可能就變成另一種情況了：眼看對(duì)方來(lái)球，要么兩人同時(shí)伸出了球拍，自己人和自己人搶了起來(lái)，要么就不約而同地都閃身躲開(kāi)，結(jié)果眼睜睜看著一個(gè)原本能接住的球落地了。究其原因，就是相互配合的兩個(gè)人責(zé)任沒(méi)有被明確劃分。在工作中也經(jīng)常會(huì)有類(lèi)似這種情況，只是更多時(shí)候不是大家都搶著做，而是你以為他會(huì)做，他覺(jué)得

9、我會(huì)做，我卻相信你會(huì)做，結(jié)果自然是誰(shuí)都沒(méi)有做!項(xiàng)目工作自身的復(fù)雜性決定了很多活動(dòng)都需要幾個(gè)甚至更多的人相互配合、協(xié)作，才能順利完成。在這個(gè)配合的過(guò)程中，就特別需要對(duì)每個(gè)人應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行比較明確的劃分。使用責(zé)任分配矩陣，可以幫助我們完成這個(gè)工作。責(zé)任分配矩陣是一個(gè)簡(jiǎn)單的二維表格，一般縱坐標(biāo)是需要完成的活動(dòng)，橫坐標(biāo)是完成對(duì)應(yīng)活動(dòng)的人員。根據(jù)不同人在不同活動(dòng)中承擔(dān)的責(zé)任，在表格中分別用約定的字母、符號(hào)填寫(xiě)。常見(jiàn)的有raci責(zé)任矩陣，4個(gè)字母分別代表了項(xiàng)目活動(dòng)中的4中不同職責(zé)：執(zhí)行(responsible)、負(fù)責(zé)(accountable)、配合(consult)與知情(inform)。充分利用緊缺

10、資源特定資源緊張、需要多個(gè)項(xiàng)目復(fù)用的情況下，應(yīng)該盡量準(zhǔn)確地約定相關(guān)資源的使用時(shí)段，以確保緊缺的資源能夠在最大限度上得到充分的利用，避免出現(xiàn)想盡辦法爭(zhēng)取到了資源，約定的時(shí)間里卻沒(méi)有按計(jì)劃使用資源，導(dǎo)致其他團(tuán)隊(duì)、組織的資源規(guī)劃被打亂的情況。在真實(shí)的項(xiàng)目環(huán)境中，有的項(xiàng)目經(jīng)理或客戶(hù)僅僅出于心理上的需要，總希望關(guān)鍵資源能盡快地被自己控制，似乎這樣才能“安心”，卻忽略了為關(guān)鍵資源提供、創(chuàng)造必要的工作環(huán)境與條件。結(jié)果關(guān)鍵資源反而被閑置了，自己沒(méi)有使用，別人也用不上!這種情況在現(xiàn)實(shí)中并不罕見(jiàn)：昂貴的儀表借來(lái)了，才發(fā)現(xiàn)測(cè)試環(huán)境還沒(méi)有準(zhǔn)備好;特意爭(zhēng)取到了1天的時(shí)間，請(qǐng)資深技術(shù)專(zhuān)家現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)系統(tǒng)調(diào)試，結(jié)果設(shè)備的安裝卻

11、還沒(méi)有完成，調(diào)試時(shí)間被推遲了2天!如果這種情況發(fā)生得多了，項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)后續(xù)再爭(zhēng)取這種有限的關(guān)鍵資源的難度也就會(huì)更大。資源的緊缺往往是由多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)執(zhí)行導(dǎo)致的，而這又是難以改變的硬性制約，這需要項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)充分發(fā)揮溝通和協(xié)調(diào)能力，使組織內(nèi)有限的資源得到合理的分配與共享。一般來(lái)說(shuō)，最能決定項(xiàng)目享有資源使用權(quán)力的因素是項(xiàng)目的重要等級(jí)(優(yōu)先級(jí))，而這一因素通常是由高層領(lǐng)導(dǎo)確定的，因此在爭(zhēng)取有限資源的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理在必要的情況下可能需要借助高層領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力。一旦獲取了資源，要對(duì)資源的使用做出相對(duì)準(zhǔn)確的規(guī)劃，包括使用的范圍、使用的時(shí)間及歷時(shí)、與相關(guān)資源配套的其他條件等。資源的確定將最直接影響項(xiàng)目活動(dòng)的進(jìn)度及各活動(dòng)之間的邏輯順序關(guān)系，如果涉及人員、場(chǎng)地、