《采購(gòu)交期管理規(guī)范》

1、 采購(gòu)交期管理規(guī)范一、目的在必要的時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)時(shí)獲得生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)必需的物料，維持正常的生產(chǎn)活動(dòng)，減少因采購(gòu)交期延誤造成的公司損失。二、適用范圍適用于公司生產(chǎn)物料的采購(gòu)過(guò)程，非生產(chǎn)物料不在本管理范圍之內(nèi)。三、確定合理的采購(gòu)周期每年1月，由采購(gòu)部根據(jù)上年度的供應(yīng)商狀況和物料需求狀況、物料性質(zhì)制定本年度采購(gòu)周期表，并向各相關(guān)部門(mén)發(fā)放，作為物料請(qǐng)購(gòu)管理、庫(kù)存管理、采購(gòu)交期管理之參考。四、建立合理化庫(kù)存每年1月，制造部根據(jù)上年度經(jīng)營(yíng)狀況和本年度營(yíng)銷(xiāo)目標(biāo)制定合理安全庫(kù)存表，采購(gòu)部長(zhǎng)應(yīng)該提出合理化建議，共同確認(rèn)合理化庫(kù)存表，庫(kù)存表應(yīng)該發(fā)放至下料、總裝、機(jī)加工、倉(cāng)庫(kù)和采購(gòu)。五、交期的計(jì)算自采購(gòu)部收到請(qǐng)購(gòu)單至使用部

2、門(mén)要求的交貨日期止。六、采購(gòu)訂單的下達(dá)（一）責(zé)任采購(gòu)人員收到請(qǐng)購(gòu)單后應(yīng)該及時(shí)和供應(yīng)商溝通交期，及時(shí)下達(dá)采購(gòu)訂單。1、簽訂長(zhǎng)期合約關(guān)系的物料及供應(yīng)商，應(yīng)該在收到請(qǐng)購(gòu)單后8個(gè)工作時(shí)內(nèi)在合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商下達(dá)訂單和訂單確認(rèn)。（通過(guò)訂單回傳，沒(méi)有傳真的供應(yīng)商電話確認(rèn)并做好記錄確認(rèn)供應(yīng)商已經(jīng)收到采購(gòu)訂單和確認(rèn)接受交期）；2、已經(jīng)有合作關(guān)系的原材料供應(yīng)商，應(yīng)該在8個(gè)工作時(shí)內(nèi)向其發(fā)出詢價(jià)單，并督促其在24個(gè)工作時(shí)內(nèi)提供報(bào)價(jià)單（最長(zhǎng)不超過(guò)2個(gè)工作日），收齊報(bào)價(jià)后12個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成制作比價(jià)單、報(bào)價(jià)審批、制作采購(gòu)訂單、訂單審批、訂單下達(dá)和訂單確認(rèn)。3、采購(gòu)人員認(rèn)為有必要擴(kuò)大詢價(jià)范圍并準(zhǔn)備向新供應(yīng)商訂貨時(shí)，

3、應(yīng)該事先估計(jì)詢價(jià)、報(bào)價(jià)、合同簽訂、付款、供應(yīng)商準(zhǔn)備、運(yùn)輸?shù)雀黜?xiàng)作業(yè)所需的時(shí)間，最長(zhǎng)不超過(guò)5個(gè)工作日完成訂單確認(rèn)，并確保在使用部門(mén)要求的時(shí)間內(nèi)到貨。（二）沒(méi)有采購(gòu)過(guò)的物料1、責(zé)任采購(gòu)人員收到申購(gòu)單后，應(yīng)在1-3個(gè)工作日內(nèi)收集供應(yīng)商信息，收集報(bào)價(jià)，并根據(jù)實(shí)際情況和使用部門(mén)、技術(shù)部門(mén)溝通，共同篩選意向供應(yīng)商，如有必要應(yīng)該到供應(yīng)商處實(shí)地考察，最終由總經(jīng)理審核價(jià)格后下單訂單，確保供應(yīng)商按期交貨。2、只進(jìn)行意向詢價(jià)而未有明確采購(gòu)需求的物料，使用部門(mén)應(yīng)該填寫(xiě)價(jià)格需求表，明確物料規(guī)格和技術(shù)要求，價(jià)格需求時(shí)間；責(zé)任采購(gòu)人員收到價(jià)格需求表后及時(shí)收集供應(yīng)商信息和報(bào)價(jià)，并根據(jù)實(shí)際情況和使用部門(mén)、技術(shù)部門(mén)溝通后共同篩選

4、意向供應(yīng)商，在使用部門(mén)要求的時(shí)間內(nèi)把意向供應(yīng)商和報(bào)價(jià)填寫(xiě)在價(jià)格需求表上反饋給使用部門(mén)。七、交期的控制（一）供應(yīng)商確認(rèn)訂單后至交貨日期前，采購(gòu)人員應(yīng)和供應(yīng)商保持必要溝通，了解其備貨進(jìn)展，做好溝通激勵(lì)，必要時(shí)可以使用書(shū)面的交期確認(rèn)函要求供應(yīng)商書(shū)面確認(rèn)備貨進(jìn)度，防止出現(xiàn)交期延誤。（二）對(duì)于重要物資采購(gòu)，除要求供應(yīng)商報(bào)告進(jìn)度外，如有必要還應(yīng)前往供應(yīng)商工廠進(jìn)行實(shí)地訪問(wèn)查證。（三）采購(gòu)人員發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商供貨進(jìn)度可能會(huì)影響正常的交貨期限時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施，消除進(jìn)度滯后。八、明確交期違約責(zé)任采購(gòu)人員在進(jìn)行采購(gòu)洽談時(shí)，應(yīng)在明確交貨期限的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商達(dá)成對(duì)交期違約責(zé)任的共識(shí)，并以合同條款的方式在采購(gòu)合同中體現(xiàn)。九

5、、交期延誤處罰（一）因供應(yīng)商原因?qū)е碌慕黄谘诱`，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催貨，要求供應(yīng)商根據(jù)合同條款承擔(dān)違約責(zé)任。 （二）因本公司采購(gòu)人員原因造成的交期延誤，應(yīng)加強(qiáng)采購(gòu)人員交期意識(shí)，提高采購(gòu)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)。對(duì)公司造成嚴(yán)重?fù)p失的，依照員工手冊(cè)處罰。（三）因雙方溝通不暢造成的交期延誤，采購(gòu)部長(zhǎng)首先應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制，改進(jìn)采購(gòu)工作業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)同供應(yīng)商溝通，建立完善、暢通的溝通機(jī)制。 （四）因偶發(fā)不可抗因素造成的交期延誤，應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商進(jìn)行處理。自然災(zāi)害造成的損失應(yīng)尋求保險(xiǎn)公司進(jìn)行賠償；其他偶發(fā)因素造成的損失，應(yīng)和供應(yīng)商協(xié)商解決，力求將雙方損失減小到最低。十.交期延誤的改進(jìn)（一）每出現(xiàn)一

6、次交期延誤，使用部門(mén)應(yīng)該書(shū)面通知采購(gòu)部長(zhǎng)和人力資源行政部，采購(gòu)部長(zhǎng)和采購(gòu)人員應(yīng)該根據(jù)采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)交期延誤原因進(jìn)行總結(jié)，出具書(shū)面的分析報(bào)告和改進(jìn)措施。屬于采購(gòu)人員責(zé)任和供應(yīng)商責(zé)任的交貨延誤，由人力資源行政部記入采購(gòu)人員和采購(gòu)部長(zhǎng)考核記錄。屬于其他部門(mén)責(zé)任或者溝通不良導(dǎo)致的交貨延誤，由人力資源行政部另行處理。（二）交期延誤常見(jiàn)原因分析表：交期延誤常見(jiàn)原因分析表原因具體內(nèi)容原因具體內(nèi)容供應(yīng)商的責(zé)任(1)接單量超過(guò)供應(yīng)商的產(chǎn)能采購(gòu)人員的責(zé)任（1）供應(yīng)商選定錯(cuò)誤(2)供應(yīng)商技術(shù)、工藝能力不足（2）業(yè)務(wù)手續(xù)不完整或耽誤(3)供應(yīng)商對(duì)時(shí)間估計(jì)錯(cuò)誤（3）進(jìn)度掌握與督促不力(4)供應(yīng)商生產(chǎn)管理不當(dāng)（4）經(jīng)驗(yàn)不足

7、(5)供應(yīng)商之生產(chǎn)材料出現(xiàn)貨源危機(jī)（5）下單超過(guò)供應(yīng)商之產(chǎn)能(6)供應(yīng)商品質(zhì)管理不當(dāng)（6）更換供應(yīng)商所致(7)供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)者的顧客服務(wù)理念不佳（7）付款條件過(guò)于嚴(yán)苛(8)供應(yīng)商欠缺交期管理的能力（8）缺乏交期管理意識(shí)(9)不可抗力原因及其他因供應(yīng)商責(zé)任（9）其他因采購(gòu)原因所致的情形其他部門(mén)責(zé)任（1）請(qǐng)購(gòu)前置時(shí)間不足溝通不良所致原因（1） 未能掌握一方或雙方的產(chǎn)能變化（2）技術(shù)資料不齊備（2）技術(shù)資料交接不充分（3）緊急訂貨（3）品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)溝通不一致（4）生產(chǎn)計(jì)劃變更（4）單方面確定交期，缺少溝通（5）設(shè)計(jì)變更或標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整（5）首次合作出現(xiàn)偏差（6）訂貨數(shù)量太少（6）未達(dá)成交期、單價(jià)、付款等問(wèn)題共識(shí)（

8、7）請(qǐng)購(gòu)錯(cuò)誤（7）交期理解偏差（8）未能及時(shí)付款（8）其他因雙方溝通不良所致的情形（9）其他因本公司人員原因所致的情形十一、交期管理認(rèn)知交期管理是采購(gòu)作業(yè)重點(diǎn)之一，采購(gòu)部長(zhǎng)作為采購(gòu)交期管理的首要負(fù)責(zé)人，應(yīng)該不定期對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其充分認(rèn)識(shí)到交期管理的重要性。（一）交期延遲造成的不良影響有以下方面：1、導(dǎo)致制造部門(mén)斷料,從而影響效率。2、由于物料交期延遲,間接導(dǎo)致成品交期延遲。3、由于效率受影響,需要增加工作時(shí)間,導(dǎo)致制造費(fèi)用的增加。4、由于物料交期延遲,采取替代品導(dǎo)致成本增加或品質(zhì)降低。5、交期延遲,導(dǎo)致客戶減少或取消訂單,從而導(dǎo)致采購(gòu)物料之囤積和其他損失。6、交期延遲,導(dǎo)致采購(gòu)、運(yùn)輸、

9、檢驗(yàn)之成本增加。7、斷料頻繁，易導(dǎo)致互相配合的各部門(mén)人員士氣受挫。（二） 交期提前太多造成的不良影響有以下方面：1、導(dǎo)致庫(kù)存成本之增加。2、導(dǎo)致流動(dòng)資金周轉(zhuǎn)率下降。3、允許交期提前，導(dǎo)致供應(yīng)商優(yōu)先生產(chǎn)高單價(jià)物料而忽略低單價(jià)物料。4、由于交期經(jīng)常提前，導(dǎo)致庫(kù)存囤積、空間不足。5、交期提前頻繁，使供應(yīng)商對(duì)交期的管理松懈，導(dǎo)致下次的延誤。十二、相關(guān)記錄表格采購(gòu)周期表安全庫(kù)存表價(jià)格需求表交期確認(rèn)函十三、附則13.1本規(guī)范由采購(gòu)部制定，呈請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)通過(guò)后生效，修改和廢止亦同。13.2本規(guī)范自審核通過(guò)之日起生效并予以執(zhí)行，執(zhí)行中涉及的相關(guān)事項(xiàng)和問(wèn)題由采購(gòu)部負(fù)責(zé)解釋和處理。起草:楊沂崗 修訂：楊沂崗 校對(duì)

10、：表格一： 山東金寶山機(jī)械有限公司采購(gòu)周期表-2013年度(樣表)大類(lèi)序號(hào)類(lèi)別程序時(shí)間（天）交貨時(shí)間（天）采購(gòu)周期（天）緊急采購(gòu)（天）備注五 金 件1氣體1121安全庫(kù)存2油漆1121安全庫(kù)存3油封1341安全庫(kù)存4三角帶1341安全庫(kù)存5焊條1341安全庫(kù)存6耐磨焊條178安全庫(kù)存7傳動(dòng)軸1563安全庫(kù)存8鋼彈簧1563安全庫(kù)存9橡膠彈簧156按單申購(gòu)10普通螺栓1341安全庫(kù)存11異形螺栓178安全庫(kù)存12鉚釘螺栓178安全庫(kù)存13軸承1342安全庫(kù)存14液壓1341按單申購(gòu)15齒輪11011安全庫(kù)存16鏈輪134安全庫(kù)存17鏈條134安全庫(kù)存18鐵鏈11011安全庫(kù)存19啟動(dòng)柜1563按

11、單申購(gòu)20水阻柜3151810按單申購(gòu)21電機(jī)1342按單申購(gòu)22托輥1341按單申購(gòu)23皮帶1121按單申購(gòu)24篩網(wǎng)112按單申購(gòu)鑄 造 件25消失模大輪189安全庫(kù)存26ht250/成品輪11011按單申購(gòu)27沙模大輪156安全庫(kù)存28錘套134安全庫(kù)存29鍛打錘頭178按單申購(gòu)30消失模漏板189按單申購(gòu)31沙模漏板189按單申購(gòu)32板錘178安全庫(kù)存33tk錘頭11011安全庫(kù)存34jnjs錘頭189安全庫(kù)存35鄂破動(dòng)顎178按單申購(gòu)36顎破顎板178按單申購(gòu)37顎破大輪11011按單申購(gòu)38鑄造件167部分安全庫(kù)存39新鑄造件11516按單申購(gòu)原 材 料40鋼管3710安全庫(kù)存41型

12、鋼3710安全庫(kù)存42圓鋼3710部分安全庫(kù)存43大軸134244鋼板3710安全庫(kù)存45錘盤(pán)37102部分安全庫(kù)存說(shuō)明：1、程序時(shí)間：采購(gòu)收到請(qǐng)購(gòu)單到下達(dá)采購(gòu)訂單所需要的時(shí)間；2、交貨時(shí)間：供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單或者電話通知后完成交貨的時(shí)間；3、采購(gòu)周期：程序時(shí)間+交貨日期；4、緊急采購(gòu)：采購(gòu)收到請(qǐng)購(gòu)單到交貨所需的時(shí)間。沒(méi)有緊急采購(gòu)時(shí)間的不允許緊急采購(gòu)，否則處罰申請(qǐng)部門(mén)。制表： 審核： 批準(zhǔn)：表格二：山東金寶山機(jī)械有限公司價(jià)格需求表因未明確采購(gòu)需求，請(qǐng)采購(gòu)提供以下物品的價(jià)格作參考：信息需求部門(mén)使用部門(mén)提出時(shí)間物料名稱預(yù)計(jì)數(shù)量規(guī)格型號(hào)要求回復(fù)時(shí)間技術(shù)要求詳述：申請(qǐng)人部門(mén)審批采購(gòu)部 回復(fù)意向供應(yīng)商價(jià)

13、格說(shuō)明交期說(shuō)明其它說(shuō)明：采購(gòu)員采購(gòu)部長(zhǎng)表格三： 交期確認(rèn)函（樣表）至：*有限公司 日期：2013-05-21聯(lián)系人：*發(fā)件人：楊沂崗手機(jī)：*手機(jī)真：*傳真您好：以下是未交貨的錘頭板錘，請(qǐng)給予確認(rèn)具體的交貨日期，謝謝！序號(hào)訂單號(hào)碼訂單日期 規(guī)格型號(hào) 要求交貨日期訂貨數(shù) 本月已交貨欠數(shù)余數(shù)交貨日期100552013-4-28103*188.52013-5-524024200722013-5-370*280（薄）2013-5-161000100300722013-5-3100*3652013-5-151005545400892013-5-950*2202013-5-1830030500892013-5-970*2902013-5-182001406