碧桂園集團(tuán)甲指甲供材料采購管理規(guī)定

1、碧桂園集團(tuán)甲指甲供材 料采購管理規(guī)定附件1:碧桂園集團(tuán)甲指甲供材料采購管理辦法第一章總則第一條 為進(jìn)一步理順管理，優(yōu)化集團(tuán)甲指、甲供材料的采購流程， 堵塞管理環(huán)節(jié)中的漏洞，特制定碧桂園集團(tuán)甲供、甲指材料采購管理 辦法，以下簡稱“本辦法”。第二章適用范圍第二條本辦法適用于集團(tuán)國內(nèi)所有項(xiàng)目。第三章術(shù)語和定義第三條甲指材料、甲供材料（一）甲指材料：在施工合同中指定品牌，要求施工單位必須按照 甲方要求進(jìn)行采購的材料。甲指材料清單：（1）A類甲指材料：室外材料（外墻涂料、外墻磚、外墻人造文化石、屋面瓦、外墻披 疊板、陶瓷薄板、泳池馬賽克、玻纖瓦、石板瓦、成品天溝）； 室內(nèi)鋪貼（拋光磚、瓷片、仿古磚、內(nèi)墻

2、涂料）；安防設(shè)備（火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警及消防聯(lián)動(dòng)控制系統(tǒng)、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警及漏電監(jiān)控系統(tǒng)、可視對講系統(tǒng)、電線電纜）（2）B類甲指材料：鋅鋼組合欄桿、通道防火門、淋浴屏風(fēng)（集團(tuán) 裝修院確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)款式；集團(tuán)指定廠家?guī)?、指定價(jià)格，由項(xiàng)目IH行選擇合適的廠家進(jìn)行專項(xiàng)分包采購）（3） C類甲指材料：鋼筋、鋁合金及塑鋼門窗的型材及配件（集團(tuán) 指定品牌庫，由施工單位白行選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購） 本辦法所闡述的甲指材料事宜僅針對于A類甲指材料。（二）甲供材料：由發(fā)包方（甲方）直接提供給施工方（乙方）用 于施工的材料。甲供材料清單范圍：1、衛(wèi)浴：陶瓷潔具、龍頭2、機(jī)電類：開關(guān)面板、強(qiáng)電配電箱、弱電箱3、燈飾：LED室內(nèi)燈、LED

3、戶外燈、LED路燈、庭院燈等；直徑貨 邊長小于米的吊燈、壁燈、吸頂燈、光纖燈等4、空調(diào)：空調(diào)專業(yè)中的中央空調(diào)主機(jī)及控制設(shè)備、風(fēng)機(jī)盤管、風(fēng) 柜、冷卻塔、售樓部空調(diào)模塊機(jī)組、分體及柜機(jī)空調(diào)器以上所列甲指甲供材料為截止至2015年12月31日的分類，若有更 新，由采購中心統(tǒng)一輸出至集團(tuán)各項(xiàng)目。第四章運(yùn)行保障第四條材料管理責(zé)任人集團(tuán)每個(gè)項(xiàng)目都必須指定項(xiàng)目材料管理責(zé)任人（兼職的可以考慮給 予一定補(bǔ)貼），具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目甲指、甲供材料的合同、下單、收貨、扣 款環(huán)節(jié)的各項(xiàng)工作，由區(qū)域成本負(fù)責(zé)培訓(xùn)交底。第五條材料管理責(zé)任人崗位職責(zé)材料管理責(zé)任人具體崗位職責(zé)要求如下：（一）合同簽訂環(huán)節(jié)（甲指材料需要提前簽訂三方買賣

4、合同）（1）接到區(qū)域成本部發(fā)起的三方合同BIP線上審批流程后，及時(shí)審 批流程并下載電子版三方合同，填寫項(xiàng)目及承包單位聯(lián)系單及聯(lián)系方 式，打印合同，在合同每一頁簽字。（2）將合同移交承包單位簽字蓋章。承包單位蓋章返回合同后，審 核合同是否被修改過，蓋章是否符合法律規(guī)定。將合同提交項(xiàng)目總經(jīng)理 簽字，蓋項(xiàng)目公司章。承包單位與項(xiàng)目公司都蓋章后，將合同返回區(qū)域 成本部審核。（二）下單環(huán)節(jié)甲指材料：督促承包單位根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度制定材料計(jì)劃，審核承包單 位材料計(jì)劃，督促承包單位及時(shí)下單給供應(yīng)商；甲供材料：督促承包單位根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度制定材料計(jì)劃，審核承包單 位材料計(jì)劃，在NC下單，填寫施工單位名稱、合同編號、工程名

5、稱。（三）供貨環(huán)節(jié)（1）供應(yīng)商第一次供貨做現(xiàn)場交底、見證交貨過程；所有送貨單務(wù) 必三方簽字確認(rèn)，由材料供應(yīng)商提交至項(xiàng)目材料管理責(zé)任人加蓋項(xiàng)目章 （可后補(bǔ)）歸檔，以確保項(xiàng)目部掌握最新的供貨數(shù)據(jù)，保證扣款的及時(shí)性 及防止結(jié)算漏扣貨款；（2）當(dāng)施工單位不配合收貨時(shí)，應(yīng)對送貨的真實(shí)情況進(jìn)行必要的取 證。（四）發(fā)票簽收環(huán)節(jié)甲指材料：協(xié)助供應(yīng)商將抬頭為承包單位的發(fā)票轉(zhuǎn)交承包單位簽 收;甲供材料：督促供應(yīng)商開出抬頭為碧桂園項(xiàng)目公司的發(fā)票，發(fā)起請 款流程。（五）扣款環(huán)節(jié)審核施工單位發(fā)起的進(jìn)度款，在明源ERP系統(tǒng)中引入已錄入扣款信 息，并保證扣款數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確。第五章甲指材料釆購管理第六條下單及供貨（一）前期準(zhǔn)

6、備：項(xiàng)目在要求供應(yīng)商供貨前，應(yīng)先完成三方（承建 單位、供應(yīng)商、項(xiàng)目部）買賣合同的簽訂。（二）下單階段：承包單位應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際進(jìn)度做好材料計(jì)劃，列 好采購清單交予項(xiàng)目材料管理責(zé)任人審核，審核完成后直接下單給供應(yīng) 商。（三）供貨階段：供應(yīng)商收到承建單位的采購清單后，應(yīng)與施工單 位、項(xiàng)目材料管理責(zé)任人再次核對材料計(jì)劃，在三方確認(rèn)蓋章后，按照 三方買賣合同約定供貨。（四）收貨階段：在材料到達(dá)施工現(xiàn)場后，承包單位應(yīng)按規(guī)定清 點(diǎn)、檢查、驗(yàn)收貨物，確認(rèn)無誤后在送貨單上蓋章確認(rèn)收貨，完成貨物 交接。注：新項(xiàng)目第一次供貨，項(xiàng)目材料管理責(zé)任人需給承包單位、供應(yīng) 商做現(xiàn)場交底、并見證交貨過程；所有送貨單務(wù)必由承包單

7、位、供應(yīng) 商、項(xiàng)目部三方簽字確認(rèn)，由材料供應(yīng)商提交至項(xiàng)目材料管理責(zé)任人加 蓋項(xiàng)目章（可后補(bǔ)）歸檔，以確保項(xiàng)目部掌握最新的供貨數(shù)據(jù)，保證扣款 的及時(shí)性及防止結(jié)算漏扣貨款。第七條材料款申請（一）資料提交：供貨后，供應(yīng)商需按照三方確認(rèn)的送貨單開材料 發(fā)票給承建單位，并由承建單位簽收發(fā)票原件。填寫月度供應(yīng)匯總 表（不需要施工單位確認(rèn)），提交請款資料。（二）資料審批：集團(tuán)采購中心審核供應(yīng)商提交的請款資料（三方 確認(rèn)的送貨單原件、有承建單位簽收確認(rèn)的發(fā)票復(fù)印件、根據(jù)送貨單制 作的月度供應(yīng)匯總表、合同復(fù)印件、報(bào)價(jià)單等）。抄送臺帳給集團(tuán) 成本管理中心，以便監(jiān)督區(qū)域成本部工作完成情況。（三）請款流程收錄：由區(qū)域

8、成本部材料扣款專員接收、審核、登 記臺帳，提交區(qū)域成本負(fù)責(zé)人簽字后，將甲指材料款信息錄入明源ERP 系統(tǒng)扣款登記模塊，同時(shí)發(fā)起線上財(cái)務(wù)付款審批流程。（四）材料款支付：區(qū)域（項(xiàng)目）財(cái)務(wù)部在收到付款流程后，及時(shí) 支付到期的甲指材料款。注：材料扣款專員需報(bào)集團(tuán)成本管理中心招標(biāo)部合約組備案，由合 約組對其工作完成情況進(jìn)行監(jiān)督考核。第八條甲指材料款扣回（-）材料使用信息提報(bào)：甲指材料使用信息應(yīng)由承建單位在申請 進(jìn)度款時(shí)一并提交給項(xiàng)目部審核。（二）材料款審核：甲指材料款應(yīng)由項(xiàng)目部在審核進(jìn)度款時(shí)同步審 核，項(xiàng)目部在明源ERP中引入已錄入的甲指材料扣款信息，并與承包單 位提交的甲指材料使用信息、留底供應(yīng)商送貨

9、單信息進(jìn)行核對。（三）材料款審批：在項(xiàng)目部審核甲指材料款后，區(qū)域成本部在明 源ERP系統(tǒng)中核實(shí)本期應(yīng)扣甲指材料金額及明細(xì)，并經(jīng)材料扣款專員確 認(rèn)后，提示區(qū)域財(cái)務(wù)進(jìn)行扣款。（四）材料款扣回：區(qū)域財(cái)務(wù)部根據(jù)成本部進(jìn)度款審批表提示信 息，在施工單位的進(jìn)度款中扣回甲指材料款，并收取含有甲指材料款的 全額工程發(fā)票。具體操作流程詳見附件3第六章甲供材料釆購管理第九條下單及供貨（一）下單階段：若施工合同已簽訂，則由項(xiàng)目部督促施工單位完 成材料計(jì)劃并審核；項(xiàng)目部在NC系統(tǒng)下單時(shí)，要選擇甲供材料對應(yīng)的施 工合同編號的信息；若施工合同未簽訂，則由區(qū)域成本部先完善施工單 位名稱、合同編號、工程名稱等信息，并將已固定

10、合同信息錄入明源ERP 系統(tǒng)；再由項(xiàng)目部審核施工單位材料計(jì)劃及下單。注：材料計(jì)劃包括使用材料的種類、數(shù)量、規(guī)格型號等，明確使用 該批次甲供材料的施工單位名稱、合同編號、工程名稱等信息。（二）下單審查：集團(tuán)采購中心負(fù)責(zé)審核項(xiàng)目在系統(tǒng)中發(fā)起申購的 甲供材料計(jì)劃，核實(shí)NC系統(tǒng)中甲供材料種類、確認(rèn)供貨廠家、與廠家核 實(shí)送貨的規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并駁回未對應(yīng)施工合同的甲供材料 計(jì)劃。（三）收貨階段：供應(yīng)商送貨到現(xiàn)場時(shí)，取消倉庫流轉(zhuǎn)流程，改為 直接由施工單位確認(rèn)收貨。注：新供應(yīng)商第一次供應(yīng)時(shí)，項(xiàng)目材料管理責(zé)任人需現(xiàn)場作交底、見證交貨過程、歸檔送貨單；所有收料單務(wù)必三方簽字確認(rèn)（施工單 位、項(xiàng)目部、供應(yīng)

11、商），由材料供應(yīng)商提交至項(xiàng)目材料管理責(zé)任人加蓋 項(xiàng)目章（可由項(xiàng)目材料管理責(zé)任人后補(bǔ)項(xiàng)目章）并歸檔，以確保項(xiàng)目部 掌握的最新供貨數(shù)據(jù)，保證扌U款的及時(shí)性和防止結(jié)算漏扣貨款。第十條材料款申請（一）資料提交：供貨后，供應(yīng)商需提交三方確認(rèn)的送貨單原件、 月度供應(yīng)匯總表、發(fā)票原件等請款資料。（二）資料審批：集團(tuán)采購中心審核供應(yīng)商提交的請款資料完整性，把資料原件郵寄給區(qū)域財(cái)務(wù)付款，并在NC系統(tǒng)上生成實(shí)付材料款金 額。此時(shí)NC系統(tǒng)會傳遞明源ERP系統(tǒng)生成一筆扣款，該扣款關(guān)聯(lián)施工單 位進(jìn)度款支付環(huán)節(jié)。（三）材料款支付：區(qū)域財(cái)務(wù)部根據(jù)NC系統(tǒng)實(shí)付金額及原件付款單 據(jù)及時(shí)支付款項(xiàng)。付款后系統(tǒng)直接將付款信息抄送區(qū)域成本部。第十一條甲供材料款扣回（一）流程發(fā)起：項(xiàng)目部在發(fā)起施工單位的進(jìn)度款流程時(shí)，引用明 源REP系統(tǒng)中的甲供材料扣款。（二）材料款扣回：區(qū)域成本部在審批進(jìn)度款時(shí)，結(jié)合財(cái)務(wù)抄送的 已付款信息與項(xiàng)目引入扣款，提示財(cái)務(wù)扣回甲供材料款項(xiàng)。區(qū)域財(cái)務(wù)在 支付施工單位進(jìn)度款時(shí)，扣回甲供材料款項(xiàng)。具體操作流程詳見附件5第七章附則第十二條 本辦法從發(fā)文之口起執(zhí)行，在此前已發(fā)起采購流程或已在 供應(yīng)履約當(dāng)中的下單、收貨、扣款管理仍按舊辦法執(zhí)行，具體為：1、送貨單與月度匯總表：2016年元月1日起，新招標(biāo)工程實(shí)行；已