企業(yè)合同管理問題分析與策略

1、企業(yè)合同管理問題分析與策略 摘要：受國內(nèi)外市場一體化和城鄉(xiāng)一體化進(jìn)程加快的影響，企業(yè)既面臨著機(jī)遇又面臨著挑戰(zhàn)。合同管理是對合同在簽訂前、簽訂中、生效后、履行中、履行后等環(huán)節(jié)，對合同進(jìn)行全過程、系統(tǒng)性、動態(tài)性的管理。在市場經(jīng)濟(jì)時代，合同成為商品交換的法律表現(xiàn)形式。企業(yè)在經(jīng)營過程中受各種因素的影響，內(nèi)外部環(huán)境不斷的變化，以及公司治理結(jié)構(gòu)的變化，都會使合同的制定、履行的風(fēng)險增加。隨著市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，企業(yè)之間的競爭更加激烈，面臨的風(fēng)險日益增加，所以，現(xiàn)代大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)必須高度重視合同管理。 關(guān)鍵詞：合同管理；原因分析；解決途徑 一、合同管理在企業(yè)管理中的地位 1.生產(chǎn)經(jīng)營活動的規(guī)范性要求必須

2、進(jìn)行合同管理 企業(yè)在經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的過程中，其管理主要涉及產(chǎn)、供、銷三個環(huán)節(jié)，而這三個環(huán)節(jié)都是由合同來連接的。合同管理的好壞，直接影響企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營，因此合同的合規(guī)性與合法性顯得尤為重要。以唐鋼不銹鋼公司2012年的合同業(yè)務(wù)量為例，物料采購合同量占32.64%，銷售合同占34.56%，設(shè)備采購合同29.65%、其他合同3.15%。 2.法律風(fēng)險的可控性要求企業(yè)必須加強(qiáng)合同管理 法律風(fēng)險與其他風(fēng)險的重要區(qū)別就是法律風(fēng)險具有可控性。根據(jù)引發(fā)法律風(fēng)險的不同原因，可以將企業(yè)法律風(fēng)險分為外部法律風(fēng)險和內(nèi)部法律風(fēng)險。外部法律風(fēng)險是由市場、客戶、國家政策等外部因素引起的，企業(yè)對其發(fā)生無能為力，所以，企業(yè)的外部法律

3、風(fēng)險是不能完全規(guī)避的。然而企業(yè)的內(nèi)部法律風(fēng)險，是由企業(yè)自身的原因引發(fā)的，企業(yè)管理對內(nèi)部法律風(fēng)險的發(fā)生起到了決定性作用，而且企業(yè)通過采取措施可以控制其發(fā)生，合同管理作為內(nèi)部風(fēng)險管理的一個重要內(nèi)容，是引發(fā)企業(yè)內(nèi)部法律風(fēng)險的關(guān)鍵因素，因而通過加強(qiáng)合同管理，構(gòu)建以合同法律風(fēng)險防范為核心的現(xiàn)代管理體系，把合同法律風(fēng)險消滅在萌芽狀態(tài)，成為現(xiàn)代企業(yè)規(guī)避法律風(fēng)險的重要途徑。 二、企業(yè)合同管理中存在的問題 1.合同管理制度不健全 合同管理制度應(yīng)該包括合同管理組織機(jī)構(gòu)及其職責(zé)分工、合同簽訂和合法性審查、法人授權(quán)委托辦法、合同專用章管理辦法、合同履行及合同爭議處理、合同檔案管理，合同管理人員培訓(xùn)、合同管理監(jiān)督考核機(jī)

4、制等方面，但是在企業(yè)合同管理過程中，合同管理制度不是內(nèi)容欠缺，就是制度形式化，以致不能切實(shí)的執(zhí)行。具體表現(xiàn)為管理職責(zé)不明確、合同管理人員缺乏法律素養(yǎng)、變更協(xié)議不斷增多，系統(tǒng)性的合同管理缺乏，監(jiān)督機(jī)制不完善。 2.合同條款約定不嚴(yán)密 合同執(zhí)行的過程中難免發(fā)生爭議，一份完整的合同，不僅約定內(nèi)容要全面，而且約定條款必須嚴(yán)密準(zhǔn)確。如：在簽訂合同時，約定雙方產(chǎn)生爭議，需向簽訂地的人民法院提起訴訟，表面上看去，合同約定了爭議解決條款，但在仔細(xì)閱讀全文后，發(fā)現(xiàn)合同中并沒有注明合同簽訂地點(diǎn)，導(dǎo)致在雙方發(fā)生爭議時，對管轄權(quán)問題產(chǎn)生爭議。 3.合同糾紛處理不及時 合同糾紛處理的及時性是由法律的時效性決定的。在企業(yè)

5、經(jīng)營的過程中，合同糾紛是不可避免的。但是在合同糾紛發(fā)生后，企業(yè)對糾紛不能快速做出反應(yīng)，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失進(jìn)一步加大。如作為債權(quán)人，礙于情面對債務(wù)人怠于行駛追索權(quán)，也未通過法律途徑請求公權(quán)力的保護(hù)，錯失了調(diào)查取證的良機(jī)，甚至超過訴訟時效，喪失勝訴權(quán)，失去了法律最有效的保護(hù)，造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。 三、解決合同管理存在問題的主要途徑 1.提高合同風(fēng)險防范意識 加強(qiáng)宣傳，提高合同法律風(fēng)險防范意識。合同管理是一項(xiàng)全員性的工作，涉及到與合同有關(guān)的各個部門、各個崗位，合同管理本質(zhì)上是一項(xiàng)全崗位、全過程管理工作，一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會出現(xiàn)合同爭議，將使公司陷于訴累境地，這不僅會影響企業(yè)的正常經(jīng)營管理，而且可能給

6、企業(yè)造成重大經(jīng)濟(jì)損失，為此必須提高合同風(fēng)險防范意識，加大宣傳力度，使干部職工樹立合同風(fēng)險意識，維護(hù)企業(yè)合同利益。 2.增加合同培訓(xùn)，提高法律素養(yǎng) 加強(qiáng)合同法律知識和技能培訓(xùn)，定期對企業(yè)合同承辦人員和合同審核人員進(jìn)行合同法、招投標(biāo)法等相關(guān)法律法規(guī)、企業(yè)合同管理制度以及典型合同案例的培訓(xùn)，通過專項(xiàng)培訓(xùn)，增強(qiáng)合同法律意識，促使合同管理人員熟知合同管理實(shí)務(wù)中應(yīng)注意的關(guān)鍵點(diǎn)，掌握合同管理過程的技巧，提高合同管理人員的業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)職工的使命感。 3.加強(qiáng)合同檔案的管理 合同檔案的管理并不能簡單的理解為合同原件管理，它既包括簽約前的有關(guān)招標(biāo)文件，又應(yīng)該包括簽約后的有關(guān)驗(yàn)收單、完工證等。合同檔案的保管在合同

7、管理過程中是非常重要的，它是合同履行過程中最原始的證明，更是糾紛解決過程中最直接最有力的原始憑證。假如企業(yè)丟失了最原始的證據(jù)，那么訴訟中的地位將發(fā)生翻天覆地的變化，從而造成非常被動的局面。再者一些合同的內(nèi)容是企業(yè)不愿意公開的，而合同內(nèi)容會涉及到商業(yè)秘密，因此合同管理人員必須對生效的合同按照類別進(jìn)行分類整理、歸檔，并在保管期限內(nèi)妥善保管合同檔案。 4.多措并舉解決合同糾紛 在合同糾紛出現(xiàn)后，企業(yè)應(yīng)迅速采取措施防止雙方當(dāng)事人矛盾惡化，并堅(jiān)持自愿平等原則，積極與合同對方進(jìn)行協(xié)商，針對合同爭議的內(nèi)容進(jìn)行充分的溝通，互諒互讓，而通過協(xié)商自行解決合同糾紛是合同當(dāng)事人的第一位選擇。在協(xié)商的同時，企業(yè)要根據(jù)糾

8、紛的性質(zhì)和糾紛的內(nèi)容，積極做好通過法律途徑解決問題的準(zhǔn)備，搜集相關(guān)證據(jù)。在緊急情況下，可以財產(chǎn)保全提出申請，從而減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。需要注意的是，當(dāng)事人尋求法律保護(hù)是有時效的，如舉證時間、上訴時間等，企業(yè)要嚴(yán)格遵守法律規(guī)定來維護(hù)自身的合法權(quán)益。 四、結(jié)語 綜上所述，以防范法律風(fēng)險為準(zhǔn)則而進(jìn)行的合同管理工作，企業(yè)的全體員工必須樹立了全面、全過程、全員的風(fēng)險管理理念，樹立較強(qiáng)的風(fēng)險意識、競爭意識。將合同管理工作與企業(yè)的經(jīng)營管理工作相結(jié)合，經(jīng)過層層審核把關(guān)，對企業(yè)最有益的價格簽訂銷售合同、買賣合同，從而降低了經(jīng)營成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。并且根據(jù)自己的實(shí)際情況，修改合同管理辦法，使管理程序更加規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，促進(jìn)企業(yè)基礎(chǔ)管理水平的再提升。 作者:姬文雙 單位:唐山不銹鋼有限責(zé)任公司 參考文獻(xiàn) 1田振英.