人事檔案管理探討

1、人事檔案管理探討 干部人事檔案是人生歷史的縮影，不僅與個人的就業(yè)、工資、職級、待遇等切身利益息息相關(guān)，而且對于推進人才流動、干部交流換崗、健全干部鼓勵機制、加強干部宏觀管理、完善干部管理體制等都具有重要的依據(jù)作用、憑證作用、信息作用和史料作用。然而在市場經(jīng)濟的大潮中，隨著人們就業(yè)觀念的改變，人事檔案淡化;、失真;的現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴重危害和影響著人事檔案的利用和管理，影響著人才建設(shè)的千秋大業(yè)，各級組織人事部門和檔案管理部門應(yīng)當引起高度的重視。為了維護人事檔案的真實性，窺避社會上諸多的假身份;、假履歷;、假年齡;、假工齡;、假學歷;等檔案造假行為，應(yīng)做好以下工作。一、檔案的建立應(yīng)當統(tǒng)一從高中做起人

2、事檔案憑證的真實與否，對于選拔人才、任用人才至關(guān)重要，尤其是管理崗位的干部，其個人履歷、自然狀況、政治素質(zhì)、德才表現(xiàn)、學歷學位都需要通過人事檔案來論證。一般而言，人事檔案由學生檔案過渡而來，學生檔案是當事人自然狀況和學歷學位最原始、最直接的憑證依據(jù)，是人事檔案的前身和根底。長期以來，學生檔案的建檔和管理缺少相應(yīng)的法律法規(guī)，體制不順、歸口不一，歸檔范圍不明確、管理職責不標準，給日后的人事檔案帶來了很大的影響。很多學校從高中開始建檔，所以學生檔案一般分為高中檔案、大學檔案、碩士檔案和博士檔案。為了保持學生檔案的原始性、連貫性和完整性，筆者建議：學生檔案應(yīng)該統(tǒng)一從高中開始建檔，從高中、高考、大學、碩

3、士、博士，一直連貫下來，讓每一個階段清晰明了，一環(huán)連一環(huán)。所以，有關(guān)部門應(yīng)該重視和標準高考檔案材料，實行統(tǒng)一標準、統(tǒng)一內(nèi)容、統(tǒng)一歸檔范圍、統(tǒng)一管理、及時轉(zhuǎn)遞，改變我行我素、各行其是的現(xiàn)狀；同時，應(yīng)該加強建檔人員培訓(xùn)，增強歸檔人員責任心，防止因工作馬虎、失誤給當事人造成材料漏裝、錯裝和筆誤書寫出錯的后果，使學生檔案從建檔伊始就能夠高起點、高要求、高質(zhì)量、高水平。只有這樣，當事人原始的自然狀況、出生年月、學歷學位等的檔案材料才能齊全、完整，為日后人才建設(shè)和干部選拔提供最直接、最有力、最原始的憑據(jù)。二、嚴格把好材料關(guān)1.干部本人的配合。首先，干部本人應(yīng)當如實向組織人事部門提供真實的檔案信息，如出生時

4、間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位，家庭自然狀況等；對于填寫不符合要求，提供信息前后不一致的人員，人事部門應(yīng)當認真審核，防止虛假信息進入個人檔案，及時消除隱患【1】。其次，個人提供的信息材料應(yīng)該采用手寫體。因為干部人事檔案中有許多內(nèi)容需要由個人自己提供或填寫，從建檔伊始，但凡涉及個人填寫的局部應(yīng)當盡量采用手寫體，防止他人或使用電腦打印體，以便出現(xiàn)問題時可為當事人鑒別材料真?zhèn)翁峁┕P跡依據(jù)。2.制作單位認真制作。首先，按照中組部的相關(guān)規(guī)定：1檔案材料制作部門必須嚴格標準制作干部人事檔案材料，建立健全干部人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起一個月內(nèi)按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔并履行移交

5、手續(xù)；2對于歸檔材料填寫不標準、手續(xù)不完備，或材料上、出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、職稱材料、干部任免等與檔案記載不一致的，材料形成部門應(yīng)當重新制作、補辦手續(xù)，或者由具有干部管理權(quán)限的組織人事部門審改并加蓋公章；3歸檔材料一般應(yīng)為原件，證書、證件等特殊情況需用復(fù)印件存檔的，必須注明復(fù)制時間，并加蓋材料制作單位公章或干部人事關(guān)系所在單位組織人事部門公章【2】。其次，實行制作、審核人員署名制。人事檔案的唯一性和不可再生性要求材料制作人員必須高度負責、認真制作、細心審核。為了增強建檔人員的工作責任心，把好材料制作關(guān);和審核關(guān);，建議每一個環(huán)節(jié)的材料制作和審核都應(yīng)該實名簽署責任制，并填寫

6、材料制作和審核目錄備考表，存放于當事人案卷之后，以確保當事人檔案材料的真實性和完整性，防止偽造和虛假材料進入個人檔案，一旦發(fā)生重大事件，即可追究相關(guān)人員責任。3.檔案部門嚴格把好入口關(guān);。首先，人事檔案管理部門應(yīng)當建立聯(lián)系制度，及時掌握形成檔案材料的信息，主動向材料形成部門、干部本人和其他有關(guān)方面收集干部人事檔案材料；在接收檔案材料時應(yīng)當按照規(guī)定，嚴格把好材料入口關(guān);，認真審核、鑒別歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實、信息準確、填寫標準、手續(xù)完備等【3】。如個人履歷及學歷學位前后是否一致，考核材料、入黨材料、獎懲材料、工資材料、任免考察材料、崗位變動以及畢業(yè)生就業(yè)

7、派遣材料等是否齊全、完整；有無不符合歸檔要求的材料進入干部個人檔案等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與制作部門聯(lián)系、溝通、退回、更正。其次，檔案管理部門應(yīng)中選派政治素質(zhì)高、原那么性強且具有高度責任心、懂專業(yè)、懂業(yè)務(wù)的人員擔任人事檔案管理工作；堅決防止檔案管理人員直接或間接參與涂改、偽造、抽取、撤換、銷毀檔案材料等弄虛作假的行為發(fā)生，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)應(yīng)當認真追究、嚴厲查處；對造假情節(jié)特別嚴重者，除立即調(diào)離崗位之外，還應(yīng)追究相應(yīng)的刑事責任。三、完善人事檔案的歸檔范圍1.干部的誠信記錄。首先，何謂誠信？誠，即真誠、老實；信，即守承諾、講信用。根本含義是守諾、踐約、無欺。將干部的誠信記錄納入人事檔案的歸檔范疇，建立干部的誠信

8、檔案，有助于干部的社會誠信、道德誠信和法律誠信；尤其對個人三齡一歷;、自然狀況的如實提供也可以起到老實守信的作用【4】。2.干部的廉政建設(shè)。從保護干部的角度出發(fā)，本著負責的態(tài)度，將干部的個人財產(chǎn)、重大事項、廉政建設(shè)、離任審計等材料納入人事檔案的歸檔范圍，按照實事求是的原那么，建立干部的廉政檔案，一方面對多數(shù)干部可以起到保護作用，維護他們的合法權(quán)益，為組織部門考察任用干部提供參考依據(jù)；另一方面可以防止和減少一些問題;黨員干部帶病上崗;，對他們起到一定的警示作用和監(jiān)督作用，提醒他們警鐘長鳴、自警自勵，防患于未然。3.干部的業(yè)績材料。建立干部的業(yè)績檔案，肯定他們的科研成果和創(chuàng)新能力，有助于調(diào)動干部的

9、工作積極性，鼓勵發(fā)奮向上，開拓進取，增強責任感和榮譽感；同時對于加快人才建設(shè)、攻克難關(guān)，多出成果，早出成果，創(chuàng)造佳績，為我國經(jīng)濟建設(shè)的騰飛造就輝煌起到重要的促進作用【5】。四、人事檔案的管理只能加強，不能削弱1.領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)當真正從思想上、觀念上增強檔案意識，重視和加強人事檔案工作，完善機制，標準管理，確保人事檔案的真實性，為選拔人才、任用人才提供真實可靠的憑證依據(jù)。2.人員建設(shè)只能加強，不能削弱。既要挑選政治素質(zhì)好，責任心強的人員擔任材料制作工作和檔案管理工作，又要加大培訓(xùn)力度，努力提高他們的檔案專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，嚴格把好材料制作關(guān);和入口關(guān);，防止不符合歸檔要求的材料進入人事檔案。3.增加

10、經(jīng)費投入，添置相應(yīng)設(shè)備，改革落后的手工管理方式，加快信息化建設(shè)的步伐，提高現(xiàn)代化管理能力，提高工作效率，使人事檔案管理能夠與時俱進，與新時期各方面開展相同步。4.構(gòu)建一個人事檔案管理信息交流的平臺，采取多種形式，組織檔案人員走出去、請進來、互相學習、互相交流、取長補短、達成共識、共同提高【6】?？傊?，完善人事檔案的管理機制，確保檔案憑證的真實性，不僅需要各級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，而且需要當事人本人、制作人員、歸檔人員、管理人員等多方面的配合和協(xié)作。只有加強管理、標準制作、從嚴把關(guān)、嚴格管理，才能真正發(fā)揮人事檔案在人才建設(shè)中的作用，才能為組織人事部門因人而異、知人善任、科學用人、合理選拔提供真實、可靠的憑證依據(jù)，才能