關(guān)于對建筑工程檔案有效管理措施的探討[共6頁]

1、 關(guān)于對建筑工程檔案有效管理措施的探討【論文關(guān)鍵詞】 檔案 ； 建筑 工程； 管理【論文摘要】建筑工程檔案是建設(shè)項(xiàng)目管理如 投資 計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。它是建筑工程項(xiàng)目管理的一部分,工程檔案管理的好壞,直接關(guān)系到工程的質(zhì)量,影響企業(yè)的 經(jīng)濟(jì) 效益。本文對建筑工程檔案的內(nèi)涵、特點(diǎn)、存在的問題以及有效的管理措施做了較為詳盡的闡釋,以期對建筑工程檔案管理工作有所裨益。改革開放以來,我國的建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅速,與此同時(shí),也形成了大量的業(yè)內(nèi)資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線

2、敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng),是建設(shè)項(xiàng)目管理如投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時(shí),建筑工程檔案管理作為建筑工程項(xiàng)目管理的一部分,工程檔案管理的好壞,直接關(guān)系到工程的質(zhì)量,影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要,也是檔案部門的要求。一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容1.綜合性文件資料。主要包括上級批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程 地質(zhì) 、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān) 合同、契約書；工程

3、竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其 審計(jì) 報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。2.土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及 材料 代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī) 劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量 檢驗(yàn) 及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù) 總結(jié) 等。3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工

4、程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。二、建筑工程檔案的特點(diǎn)1.單一獨(dú)立性。即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。2.真實(shí)性。工程檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫照。因?yàn)楣こ虣n案材料是與該工程建設(shè)同步形成的,是該工程報(bào)批、施工、竣工過程的原始記錄,與工程實(shí)體完全一致,單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。3.實(shí)用性。工程檔案是該工程最原始的記錄,所以有很大的使用價(jià)值,即實(shí)際性。通過檔案,可以全面考核工程建設(shè)工作,檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。3

5、.1 綜合性文件資料。主要包括上級批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、契約書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。3.2 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土

6、、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。 3.3 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。三、建筑工程檔案管理需要解決的問題1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位能達(dá)到 80%左右,較差的單位情況就不同了。很多工程項(xiàng)目竣工后沒有檔案材料,或只有工程主體檔案,沒有配套工程檔案,鍋爐房、地下

7、管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看,有的單位成立了專門的檔案室,工程檔案管理較好。有的單位則不然,工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管,形成的檔案材料五花八門。3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差,既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí),又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí),難以適應(yīng)工作需要。四、建筑工程檔案有效管理的措施1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況,到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí),才開始應(yīng)付整理,這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中,企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由

8、于資料整理瑣碎,不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙,施工人員絕大部分精力集中在工地,對資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查,到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂,更有甚者,大量的缺資料,所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比,引起各方面重視,避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤,為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此,建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對建筑行業(yè)的檔案管理的法制 教育 工作。 2.建立健全 檔案 打理制度是做好 建筑 工程檔案 管理 的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理,保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范,建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從

9、工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合建筑實(shí)際情況,制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé),規(guī)范檔案資料的收集、整理,以保證工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要,在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、根據(jù)作用。3.嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān),使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其根據(jù)作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí),建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員,按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求,對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決

10、,補(bǔ)缺補(bǔ)漏,務(wù)必使得竣工 材料 做到真實(shí)、完備、及時(shí),歸檔范圍符合要求,認(rèn)真貫徹執(zhí)行建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例和工程竣工驗(yàn)收備案制的有關(guān)條文,把好竣工驗(yàn)收關(guān),把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容,做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的,由建設(shè)單位發(fā)給建設(shè)工程檔案合格證。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的,不發(fā)給建設(shè)工程檔案合格證,建設(shè)單位不結(jié)清尾款,以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。4.加強(qiáng)對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展,建筑檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化,從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要

11、。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平,要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備,采用科學(xué)的管理方法,更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念,提高認(rèn)識(shí),變被動(dòng)為主動(dòng),認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān) 法律 、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定,在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心,嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。5.加強(qiáng)施工管理,強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料,是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)編制工程內(nèi)業(yè)材料,就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量,關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己

12、的責(zé)任,加強(qiáng)對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練,不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強(qiáng)對施工的監(jiān)督和管理,檢查工程檔案材料編制情況,按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料,給后人留下寶貴的財(cái)富。6.充分利用現(xiàn)代化手段,多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源,做好檔案信息統(tǒng)計(jì) 工作。大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、 電子 文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。當(dāng)前,美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟,近幾年在工程檔案 管理中采用 C A D光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法,采用先進(jìn)技術(shù),避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍,國家又制定CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求,使得工

13、程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行檔案管理成為可能,也就成為項(xiàng)目檔案管理的一個(gè)發(fā)展方向。近幾年,上海 水利 投資 建設(shè)公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄,對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。各部門還應(yīng)有效利用 計(jì)算機(jī) 資源,建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平,提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力,方便各部門（單位）對檔案利用,藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型,收集整理的部門的檔案資料,內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類,編號采用其自

14、然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件的分類方法和編號原則,公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。7.及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過程中,頻繁傳遞和變更,容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化,各部門只有及時(shí)的對檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等）,才可能有效地了解檔案的來龍去脈,防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性,確保各部門獲取及時(shí),有效檔案資料或信息。結(jié) 語當(dāng)前,我國的建筑 市場 面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭, 管理體制 必將漸進(jìn)改革,建筑工程檔案管理也會(huì)涌現(xiàn)新情況,同時(shí)也存有較大的發(fā)展機(jī)遇和空間。我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度,充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢,重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善,不斷 總