企業(yè)檔案規(guī)范化管理及其建議

1、企業(yè)檔案規(guī)范化管理及其建議 企業(yè)檔案是指對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的各項歷史記錄，以文字、圖像等形式保存下來的。檔案的規(guī)范化管理是將各種有保存價值的文字材料按一定要求進行科學分類整理，其目的是實現(xiàn)檔案的有效利用。企業(yè)檔案規(guī)范化管理是現(xiàn)代檔案管理的要求，對于保證企業(yè)的工作質(zhì)量，提高工作效率，建立檔案信息中心，最大限度地管好用活庫藏檔案，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)兩個文明建設(shè)中的作用，都具有重要的意義。 一、當前企業(yè)檔案規(guī)范化管理存在的問題 （一）檔案意識薄弱。在企業(yè)，很多領(lǐng)導干部認為，經(jīng)濟建設(shè)是硬道理，而檔案管理是軟工程，是做給外人看的，可有可無。這些干部的思想落后，檔案意識較差，體現(xiàn)在檔案工作上就是管理松懈、

2、規(guī)范性不強，有些企業(yè)沒有正規(guī)的檔案室、檔案員；有些企業(yè)雖然建了檔案室，但設(shè)施、設(shè)備等硬件條件差，使檔案室的服務(wù)功能成了擺設(shè)。沒有場所、人員做保障，檔案工作也就無所謂規(guī)范化、標準化了。 （二）檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)較低。很多企業(yè)檔案管理人員文化程度較低，專業(yè)知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，導致信息化的檔案管理設(shè)備閑置。也有部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應用于實際工作中，或者缺乏應用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。 （

3、三）檔案管而不用現(xiàn)象嚴重。目前，很多企業(yè)建有檔案室，也制定了檔案管理制度，但是這些往往多流于形式，尤其是很多領(lǐng)導干部認為，檔案工作相比于經(jīng)濟發(fā)展來說，顯得不是那么重要，因此，很多企業(yè)的檔案室就是個面子工程，僅僅是作為保管檔案的地方，檔案被束之高閣，沒有被利用起來。少數(shù)檔案室雖然建立了制度，但流于形式，檔案利用、庫房管理、檔案檢查等沒有按制度落實，檔案管理工作沒有真正實施。 （四）檔案管理的信息化水平較低。檔案管理信息化既是推動檔案管理規(guī)范化、統(tǒng)籌發(fā)展的必要舉措。然而目前大多數(shù)企業(yè)仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版處理、檔案材料，工作效率慢，成效低，對企業(yè)的發(fā)展以及檔案管理水平造成不利影響。隨著計算機在檔案應

4、用中日益成熟，而今的檔案管理工作已經(jīng)不能只局限于收集、整理、歸檔中，它需要現(xiàn)代科學管理手段來管理檔案。 二、加強企業(yè)檔案管理規(guī)范化的建議 （一）統(tǒng)一對檔案進行規(guī)范化處理。企業(yè)應該將檔案規(guī)范化管理工作作為一項中心工作來抓。有學者提出，規(guī)范化是當前檔案管理工作標準化建設(shè)的前提條件。因為現(xiàn)代檔案工作已不再屬于一個部門，而是一個企業(yè)、一個地區(qū)甚至一個省市檔案信息交流的組成部分。因此企業(yè)的檔案工作要有長遠打算，做好檔案文件的收集、整理、編目、檢索，以及檔案室的溫濕度控制、防霉防蟲、保密保管等基礎(chǔ)性工作；并根據(jù)國家紙質(zhì)文件、檔案管理、電子文件管理的標準和規(guī)范進行歸檔。有些企業(yè)在檔案管理方面做得比較到位，如

5、江西省安義縣公司通過全面加強檔案管理組織建設(shè)，完善檔案管理制度，以檔案管理達標工作為抓手，整體提升全系統(tǒng)檔案工作水平。同時，公司辦公室還計劃進一步加強對基層單位檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導和督促檢查，使公司系統(tǒng)檔案規(guī)范化管理工作邁上了一個新的臺階。 （二）提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。當前對企業(yè)檔案管理從業(yè)人員的要求是：他們必須具有扎實的專業(yè)理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)，在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上，豐富計算機知識，實現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。此外，對于一個不斷發(fā)展的企業(yè)而言，從事檔案管理的人員還應具有創(chuàng)新意識，能夠把握機遇，解放思想，以新思維對待新問題，以新思路和新

6、對策解決出現(xiàn)的問題，努力把檔案管理工作提高到一個新水平。 （三）提升檔案管理信息化水平。檔案管理的信息化是適應新時期的必然需求，也是更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的必要條件。因此，對現(xiàn)代企業(yè)而言，應該將檔案信息化建設(shè)作為提升檔案管理水平的重點工作來抓，在文書檔案實行信息數(shù)字化后，積極推進各種實物檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，分別建立電子檔案，有效提高檔案的使用效率和觀賞性，為檔案的調(diào)閱利用提供便利，同時也為檔案管理實現(xiàn)標準化、規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。 （四）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。保守國家機密是每個公民應盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員應重視檔案保密，工作盡心盡職，對檔案管理專用計

7、算機進行更新，定期維護復印機、打印機，加固檔案室防盜門，添置防磁柜，為檔案資源的安全保管提供保證。 （五）充分利用檔案資源。傳統(tǒng)的檔案保密主要是將檔案加固，甚至束之高閣，很多不去動，這種做法，在保護檔案的同時，也使一些有價值的檔案不能得到充分的利用，甚至變成廢紙垃圾，這是檔案資源的嚴重浪費。保而不用就失去了保的真正意義，也使檔案失去了保護的價值，這不是檔案保護的初衷。因此，應該對檔案進行有效的利用，切不可失之偏頗。 參考文獻: 1張潔.淺談三資企業(yè)檔案信息的流失J.陜西檔案,2005(03):12-13. 2杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考J.辦公室業(yè)務(wù),2014（(05):171-172. 3馬英.中小企業(yè)辦公室檔案管理工作現(xiàn)存問題及解決策略J.黑龍江史志,2014(21):229. 4李威.更