KA供貨結(jié)算流程

1、KA供貨結(jié)算流程供貨結(jié)算流程北極絨地商管理中心超市部目 錄u一、訂單管理一、訂單管理u二、送退貨單管理二、送退貨單管理u三、促銷和費(fèi)用管理三、促銷和費(fèi)用管理u四、應(yīng)收款管理四、應(yīng)收款管理一、訂單管理流程一、訂單管理流程1.獲取訂單獲取訂單.門店層面下達(dá)訂單門店層面下達(dá)訂單此類重點(diǎn)零售客戶的門店自己管理進(jìn)貨、銷貨和庫(kù)存，如家樂(lè)福。每家門店獨(dú)立向供應(yīng)商下達(dá)訂單，總部的作用是維護(hù)供應(yīng)商信息和產(chǎn)品信息。優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)是各門店的銷售動(dòng)態(tài)能掌控，好門店跟進(jìn)及時(shí)不會(huì)出現(xiàn)斷貨，缺點(diǎn)缺點(diǎn)是直送門店成本高。.總部層面下達(dá)訂單總部層面下達(dá)訂單總部系統(tǒng)根據(jù)各門店的銷售和庫(kù)存情況，會(huì)向供應(yīng)商就所需補(bǔ)貨的產(chǎn)品代所有門店下訂單，

2、供應(yīng)商將貨送到重點(diǎn)零售客戶的DC（配貨中心），客戶再通過(guò)內(nèi)部要貨申請(qǐng)，自行配送到各門店，如卜蜂蓮花、沃爾瑪?shù)?。?yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)是配送費(fèi)用低，一般占銷售的3%-4%，缺點(diǎn)缺點(diǎn)是不易掌控銷售動(dòng)態(tài)，容易出現(xiàn)斷貨，空排面的現(xiàn)象。重點(diǎn)零售客戶向供應(yīng)商下達(dá)訂單意味著雙方之間貿(mào)易關(guān)系的實(shí)質(zhì)性啟動(dòng)。重點(diǎn)零售客戶向供應(yīng)商下達(dá)訂單意味著雙方之間貿(mào)易關(guān)系的實(shí)質(zhì)性啟動(dòng)。隨便舉例： 1.我們投資高額費(fèi)用買堆頭，銷售效果也不錯(cuò)，可是某一天脫銷了，要馬上督促客戶趕緊下單，要知道這個(gè)時(shí)候1天的銷量是平時(shí)10天的銷量； 2.新品已上市，客戶系統(tǒng)里已經(jīng)輸入相關(guān)產(chǎn)品的信息，可是門店一直未訂貨，我們的是季節(jié)性產(chǎn)品，但是希望在秋季來(lái)前再稍早點(diǎn)

3、就讓我們的產(chǎn)品占滿門店的庫(kù)存，以減少競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品儲(chǔ)備（例如歐尚系統(tǒng)）； 3.過(guò)兩天，我們董事長(zhǎng)要來(lái)看市場(chǎng)終端，可能不巧的是您區(qū)域的門店有幾個(gè)單品缺貨，這是由于門店的訂單員疏忽造成的，但是你必須在門店下次正式下訂單前就拿到1張臨時(shí)訂單，或者直接送貨到門店再補(bǔ)單，否則一切都太晚了綜上所述，順利獲取訂單應(yīng)當(dāng)全面了解重點(diǎn)零售客戶下達(dá)訂單的情況，概括的講：綜上所述，順利獲取訂單應(yīng)當(dāng)全面了解重點(diǎn)零售客戶下達(dá)訂單的情況，概括的講：Who：在整個(gè)訂單過(guò)程中，涉及到哪些人，誰(shuí)可以影響訂單？How: 訂單式怎樣產(chǎn)生的？訂單又是如何傳遞給供應(yīng)商的？When: 何時(shí)下訂單，是否有固定的時(shí)間、非固定時(shí)間，能否獲得訂單

4、？一、訂單管理流程一、訂單管理流程供應(yīng)商要想順利獲得訂單，應(yīng)該了解重點(diǎn)客戶內(nèi)部訂單式依何程序而產(chǎn)生的，這供應(yīng)商要想順利獲得訂單，應(yīng)該了解重點(diǎn)客戶內(nèi)部訂單式依何程序而產(chǎn)生的，這樣可以幫助供應(yīng)商在特殊的情況下知道通過(guò)何種途徑得到訂單，或影響重點(diǎn)零售樣可以幫助供應(yīng)商在特殊的情況下知道通過(guò)何種途徑得到訂單，或影響重點(diǎn)零售客戶訂貨的數(shù)量?？蛻粲嗀浀臄?shù)量。一、訂單管理流程一、訂單管理流程WHO電腦系統(tǒng)、助理、訂單組、部門主管、處長(zhǎng)HOW-訂單是如何產(chǎn)生的電腦系統(tǒng)基于以下公式自動(dòng)生成1張訂單： 訂貨量=排面量貨架層系數(shù)安全庫(kù)存天數(shù)銷量系數(shù) 排面量：貨架上滿排面能夠放置該產(chǎn)品的數(shù)量 貨架層系數(shù)：不同的貨架層，

5、決定產(chǎn)品的動(dòng)銷快慢，如眼以下，腰部以上的貨架上擺放的產(chǎn)品最容易被消費(fèi)者買走，則該層系數(shù)最大，太高、太低的貨架層則設(shè)有較低的系數(shù)。安全庫(kù)存天數(shù)：上一次訂單的到貨日與下次訂單的到貨日的間隔天數(shù)。 銷量系數(shù)：銷量好的產(chǎn)品或旺季產(chǎn)品，系數(shù)可以設(shè)為1.5-2；銷量差的產(chǎn)品或淡季的產(chǎn)品，系數(shù)可設(shè)為0.5-1。 門店助理在電腦中審核、修改電腦訂單 WHO電腦系統(tǒng)、助理、訂單組、部門主管、處長(zhǎng)HOW-訂單是如何產(chǎn)生的電腦系統(tǒng)基于以下公式自動(dòng)生成1張訂單： 訂貨量=排面量貨架層系數(shù)安全庫(kù)存天數(shù)銷量系數(shù) 排面量：貨架上滿排面能夠放置該產(chǎn)品的數(shù)量 貨架層系數(shù)：不同的貨架層，決定產(chǎn)品的動(dòng)銷快慢，如眼以下，腰部以上的貨

6、架上擺放的產(chǎn)品最容易被消費(fèi)者買走，則該層系數(shù)最大，太高、太低的貨架層則設(shè)有較低的系數(shù)。安全庫(kù)存天數(shù)：上一次訂單的到貨日與下次訂單的到貨日的間隔天數(shù)。 銷量系數(shù)：銷量好的產(chǎn)品或旺季產(chǎn)品，系數(shù)可以設(shè)為1.5-2；銷量差的產(chǎn)品或淡季的產(chǎn)品，系數(shù)可設(shè)為0.5-1。 門店助理在電腦中審核、修改電腦訂單 WHO電腦系統(tǒng)、助理、訂單組、部門主管、處長(zhǎng)HOW-訂單是如何產(chǎn)生的電腦系統(tǒng)基于以下公式自動(dòng)生成1張訂單： 訂貨量=排面量貨架層系數(shù)安全庫(kù)存天數(shù)銷量系數(shù) 排面量：貨架上滿排面能夠放置該產(chǎn)品的數(shù)量 貨架層系數(shù)：不同的貨架層，決定產(chǎn)品的動(dòng)銷快慢，如眼以下，腰部以上的貨架上擺放的產(chǎn)品最容易被消費(fèi)者買走，則該層系

7、數(shù)最大，太高、太低的貨架層則設(shè)有較低的系數(shù)。安全庫(kù)存天數(shù)：上一次訂單的到貨日與下次訂單的到貨日的間隔天數(shù)。 銷量系數(shù)：銷量好的產(chǎn)品或旺季產(chǎn)品，系數(shù)可以設(shè)為1.5-2；銷量差的產(chǎn)品或淡季的產(chǎn)品，系數(shù)可設(shè)為0.5-1。 門店助理在電腦中審核、修改電腦訂單 WHO電腦系統(tǒng)、助理、訂單組、部門主管、處長(zhǎng)HOW-訂單是如何產(chǎn)生的電腦系統(tǒng)基于以下公式自動(dòng)生成1張訂單： 訂貨量=排面量貨架層系數(shù)安全庫(kù)存天數(shù)銷量系數(shù) 排面量：貨架上滿排面能夠放置該產(chǎn)品的數(shù)量 貨架層系數(shù)：不同的貨架層，決定產(chǎn)品的動(dòng)銷快慢，如眼以下，腰部以上的貨架上擺放的產(chǎn)品最容易被消費(fèi)者買走，則該層系數(shù)最大，太高、太低的貨架層則設(shè)有較低的系數(shù)

8、。安全庫(kù)存天數(shù)：上一次訂單的到貨日與下次訂單的到貨日的間隔天數(shù)。 銷量系數(shù)：銷量好的產(chǎn)品或旺季產(chǎn)品，系數(shù)可以設(shè)為1.5-2；銷量差的產(chǎn)品或淡季的產(chǎn)品，系數(shù)可設(shè)為0.5-1。 門店助理在電腦中審核、修改電腦訂單 參考家樂(lè)福訂單的參考家樂(lè)福訂單的W-H-W模式模式 縱觀以上訂單到發(fā)貨的程序，其中牽涉到許多的流程，尤其是還有很多的文縱觀以上訂單到發(fā)貨的程序，其中牽涉到許多的流程，尤其是還有很多的文件需要轉(zhuǎn)換，不僅十分耗費(fèi)人力、時(shí)間、還容易發(fā)生錯(cuò)誤。隨著信息技術(shù)的廣泛件需要轉(zhuǎn)換，不僅十分耗費(fèi)人力、時(shí)間、還容易發(fā)生錯(cuò)誤。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，這些流程應(yīng)當(dāng)被大大簡(jiǎn)化。應(yīng)用，這些流程應(yīng)當(dāng)被大大簡(jiǎn)化。2.處

9、理訂單處理訂單一、訂單管理流程一、訂單管理流程應(yīng)根據(jù)重點(diǎn)零售客戶系統(tǒng)的特殊要求，整合公司與客戶的兩套系統(tǒng)。將客戶的訂單轉(zhuǎn)換為公司自己的訂單模式，特殊情況在訂單上備注；注意每天處理訂單的最后時(shí)間，往往門店下單日與到貨日比較緊湊，若訂單當(dāng)天未處理，則非常可能導(dǎo)致延遲送貨。所以KA經(jīng)理應(yīng)明確告知重點(diǎn)客戶訂單日最晚幾點(diǎn)將訂單上傳系統(tǒng)，及時(shí)跟進(jìn)；公司內(nèi)部的訂單一般是五聯(lián)單，一聯(lián)訂單打印留底、一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)配貨、一聯(lián)驗(yàn)收出庫(kù)、一聯(lián)物流配送隨貨同行，客戶驗(yàn)收后隨車帶回、一聯(lián)財(cái)務(wù)留財(cái)務(wù)；個(gè)別重點(diǎn)客戶系統(tǒng)要求形式發(fā)票同貨走。二、送退貨單管理二、送退貨單管理1.送貨與收貨送貨與收貨鑒于重點(diǎn)零售客戶內(nèi)部的管理體制，供應(yīng)商

10、應(yīng)當(dāng)了解一下重要事項(xiàng)：鑒于重點(diǎn)零售客戶內(nèi)部的管理體制，供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)了解一下重要事項(xiàng)：雖然訂單上有到貨日和訂單取消日，實(shí)際送貨時(shí)間由于自己公司車隊(duì)的安排或者第三方物流的不可控因素，可能會(huì)早或晚。要了解客戶是否能收取早到或晚到的貨物，并且有些客戶還要在送貨前預(yù)約，收貨時(shí)要驗(yàn)證預(yù)約號(hào)。重點(diǎn)零售客戶要求供應(yīng)商運(yùn)貨時(shí)，是否還要求隨貨攜帶除訂單外的其他資料，有的只需隨貨攜帶訂單即可，有的則要求攜帶一份原始訂單和訂單復(fù)印件，有的要求供應(yīng)商隨車攜帶形式發(fā)票。掌握客戶的收貨時(shí)間，早5點(diǎn)到9點(diǎn)是收生鮮的時(shí)段，其他貨物是早9點(diǎn)到下午6點(diǎn)，早到或遲到都沒(méi)辦法收貨，外地的送貨車輛更是要多停留一晚。各個(gè)重點(diǎn)零售客戶的收貨標(biāo)

11、準(zhǔn)都有不同的規(guī)定，以“識(shí)別貨品”為例，有的用條碼槍掃送貨品的國(guó)際碼；有的在收貨時(shí)以核對(duì)產(chǎn)品名稱為主，若條碼不變單品名稱變更，可能超市有拒收的風(fēng)險(xiǎn)。比如聯(lián)華規(guī)定，同一條碼的產(chǎn)品在系統(tǒng)變更名稱前必須要銷售完庫(kù)存中舊名稱的產(chǎn)品，這就給新品上架帶來(lái)了延后效應(yīng)。重點(diǎn)零售客戶一旦發(fā)生拒收的應(yīng)急解決辦法，KA代表及時(shí)聯(lián)系門店主管等重新補(bǔ)單，或者第三方物流商如利豐常年送門店也建立起相應(yīng)的客情關(guān)系，通過(guò)其也能幫忙協(xié)調(diào)解決，畢竟拒收拒收給我們供應(yīng)商帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失是明顯的。二、送退貨單管理二、送退貨單管理拒收拒收是送貨與收貨環(huán)節(jié)最大的問(wèn)題，是送貨與收貨環(huán)節(jié)最大的問(wèn)題，拒收率拒收率也是重點(diǎn)零售客戶管理這一環(huán)節(jié)的也是重

12、點(diǎn)零售客戶管理這一環(huán)節(jié)的重重要指標(biāo)要指標(biāo)。為了降低拒收幾率，建議。為了降低拒收幾率，建議KA經(jīng)理和經(jīng)理和KA代表一起對(duì)每次拒收都記錄拒收原代表一起對(duì)每次拒收都記錄拒收原因，然后將這些原因分類并長(zhǎng)期跟蹤，協(xié)同相關(guān)部門從程序上消除這些原因。因，然后將這些原因分類并長(zhǎng)期跟蹤，協(xié)同相關(guān)部門從程序上消除這些原因。以下是某咨詢公司就重點(diǎn)零售客戶拒收的原因分析：A.客戶中途修改訂單（銷售）占15% B.客戶無(wú)理拒收（銷售）占7%C.錯(cuò)裝、漏裝、多裝貨物（倉(cāng)管）占8% D.送貨時(shí)間延誤（運(yùn)輸）占11%E.箱包裝不足（生產(chǎn)）占7% F.條形碼無(wú)法識(shí)別（生產(chǎn)）占3%G.訂單輸錯(cuò)（客戶服務(wù)）占49%二、送退貨單管理

13、二、送退貨單管理2.退貨退貨退貨給供應(yīng)商利潤(rùn)造成的傷害是極大的，會(huì)直接從供應(yīng)商的純利潤(rùn)中挖掉相當(dāng)一部分用以補(bǔ)償退貨造成的損失。一方面退貨浪費(fèi)了大量的系統(tǒng)資源，采購(gòu)、換包裝、到門店的來(lái)回運(yùn)費(fèi)等統(tǒng)統(tǒng)浪費(fèi)掉了；另一方面退貨也加重了系統(tǒng)的負(fù)荷，因?yàn)橐鉀Q退貨，要涉及到銷售、客服、財(cái)務(wù)、物流、倉(cāng)儲(chǔ)等各部門經(jīng)理的工作，諸如討論、磋商、制定正式的程序、實(shí)施計(jì)劃等等。而本來(lái)這些經(jīng)理是可以將精力都放到創(chuàng)造價(jià)值的正常工作中去的。 如果供應(yīng)商有足夠的與客戶談判的能力，可以在貿(mào)易合同中規(guī)定，若不退貨則給予如果供應(yīng)商有足夠的與客戶談判的能力，可以在貿(mào)易合同中規(guī)定，若不退貨則給予重點(diǎn)零售客戶一定的不退貨補(bǔ)償，或者在進(jìn)貨額

14、中享受一定比例的返利。重點(diǎn)零售客戶一定的不退貨補(bǔ)償，或者在進(jìn)貨額中享受一定比例的返利。從長(zhǎng)遠(yuǎn)有效地控制重點(diǎn)零售客戶的退貨狀況而言，供應(yīng)商應(yīng)該積極的了解退貨現(xiàn)象背后的原因，制定對(duì)策解決問(wèn)題，從而由被動(dòng)的、救火式的退貨管理變?yōu)榉e極主動(dòng)積極主動(dòng)的退貨管理的退貨管理。三、促銷和費(fèi)用管理三、促銷和費(fèi)用管理促銷價(jià)格折讓促銷買贈(zèng)促銷變價(jià)不變價(jià)促銷設(shè)置幾項(xiàng)注意點(diǎn)：1.KA經(jīng)理統(tǒng)一編排提報(bào)系統(tǒng)促銷，變價(jià)促銷做到系統(tǒng)超市和公司變價(jià)時(shí)間品項(xiàng)一致2.門店也可提報(bào)促銷，需經(jīng)KA管理部審批同意執(zhí)行，門店需簽訂促銷協(xié)議單（促銷協(xié)議單需明確促銷品項(xiàng)、促銷形式、價(jià)格調(diào)整時(shí)間、對(duì)方簽字或蓋章確認(rèn)等特殊說(shuō)明），促銷協(xié)議單應(yīng)在活動(dòng)前

15、7天和結(jié)束后8天（也有前10后5的）送達(dá)重點(diǎn)零售客戶結(jié)算設(shè)置變價(jià)。3.不變價(jià)的促銷同樣需經(jīng)KA經(jīng)理同意執(zhí)行，活動(dòng)結(jié)束后根據(jù)銷售進(jìn)行毛利補(bǔ)差。4.買贈(zèng)促銷，注意提報(bào)贈(zèng)品的品項(xiàng)和數(shù)量，由營(yíng)運(yùn)支持部發(fā)出三、促銷和費(fèi)用管理三、促銷和費(fèi)用管理超市費(fèi)用非合同費(fèi)用第一，TG、陳列費(fèi)、DM等費(fèi)用，區(qū)域請(qǐng)示，KA經(jīng)理請(qǐng)款第二，促銷費(fèi)系統(tǒng)算出補(bǔ)差，通過(guò)帳扣形式第三，門店客情現(xiàn)金，由區(qū)域提報(bào)，KA經(jīng)理請(qǐng)款，財(cái)務(wù)助理協(xié)助付款合同費(fèi)用第一，現(xiàn)金交款，必須通過(guò)電匯，系統(tǒng)費(fèi)用由KA經(jīng)理統(tǒng)一請(qǐng)款第二，帳扣費(fèi)用，KA結(jié)算必須拿到扣款明細(xì)，KA經(jīng)理確認(rèn)費(fèi)用系統(tǒng)對(duì)賬系統(tǒng)對(duì)賬網(wǎng)上對(duì)賬網(wǎng)上對(duì)賬對(duì)賬單對(duì)賬單（門店去拉對(duì)賬單）原始單據(jù)原始

16、單據(jù)（我司出對(duì)賬單）對(duì)賬后 ： 開(kāi)票 回款（分款） 費(fèi)用四、應(yīng)收款管理四、應(yīng)收款管理u加強(qiáng)應(yīng)收帳款管理加強(qiáng)應(yīng)收帳款管理u KA結(jié)算助理人員都必須熟悉所分管直營(yíng)系統(tǒng)的結(jié)算帳期情況，對(duì)所分管KA系統(tǒng)帳期內(nèi)的應(yīng)收帳款進(jìn)行核實(shí)，與各區(qū)域所轄門店業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)價(jià)格差異并督促回款差異、保障按時(shí)回收，防范貨款風(fēng)險(xiǎn)；u 每月對(duì)實(shí)際滾動(dòng)產(chǎn)生的系統(tǒng)、門店期初/期末的應(yīng)收帳款明細(xì)額度情況等進(jìn)行審核確認(rèn)，并對(duì)各系統(tǒng)帳期內(nèi)的、到期的、超帳期的應(yīng)收款帳齡進(jìn)帳期內(nèi)的、到期的、超帳期的應(yīng)收款帳齡進(jìn)行分類匯總分析行分類匯總分析 。u 應(yīng)款對(duì)賬還關(guān)聯(lián)著客戶配送沖減，客戶對(duì)賬也是每月對(duì)賬，KA結(jié)算拿到客戶對(duì)賬單有疑問(wèn)的，必須當(dāng)月給

17、予回復(fù)u嚴(yán)格帳款差異控制嚴(yán)格帳款差異控制u 應(yīng)收帳款差異的產(chǎn)生根源主要在于供價(jià)不符供價(jià)不符和費(fèi)用亂扣費(fèi)用亂扣兩個(gè)方面。 u 系統(tǒng)/門店促銷活動(dòng)、市場(chǎng)費(fèi)用、新年度對(duì)價(jià)格體系管理規(guī)范，其實(shí)都是一種降低、控制的方法；以做到月度匯總、跟進(jìn)審核確認(rèn)。四、應(yīng)收款管理四、應(yīng)收款管理收貨收貨收貨員將收貨信息輸入電腦系統(tǒng)，根據(jù)設(shè)定賬期自動(dòng)登記為就付賬款對(duì)賬對(duì)賬對(duì)賬財(cái)務(wù)或店秘核對(duì)稅票貨物數(shù)量、金額是否與內(nèi)部系統(tǒng)數(shù)據(jù)相符？做賬做賬付款財(cái)務(wù)將付款信息、門店扣款信息輸入電腦系統(tǒng) 審核審核部門主管處長(zhǎng)確認(rèn) 總部匯總總部匯總?cè)珖?guó)各店關(guān)于該供應(yīng)商的應(yīng)付賬款和扣款匯總于CPC中國(guó)付款中心，并最終結(jié)合總部扣款 付款付款電腦按照供應(yīng)商賬期，在最近的1次付款日中 將確認(rèn)的付款指令發(fā) 送給各合資公司銀行，將貨款轉(zhuǎn)賬至供應(yīng)商 賬戶 部門主管確認(rèn)收取供應(yīng)商的各種促銷量 談判員確認(rèn)合同費(fèi)用扣款家樂(lè)福付款流程家樂(lè)福付款流程應(yīng)付賬款管理應(yīng)付賬款管理應(yīng)付賬款大致分為三類應(yīng)付賬款大致分為三類一是合同中約定的無(wú)條件費(fèi)用，包括無(wú)條件返利，年節(jié)費(fèi)、新店費(fèi)等；一是合同中約定的無(wú)條件費(fèi)用，包括無(wú)條件返利，年節(jié)費(fèi)、新店費(fèi)等；