第二章秘書機(jī)構(gòu)

1、L o g oL o g o 熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織第一節(jié)秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置第一節(jié)秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置 L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織一、一、秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則 秘書工作機(jī)構(gòu)是組織內(nèi)的綜合辦事秘書工作機(jī)構(gòu)是組織內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。在我國(guó)，中央、省市、縣乃機(jī)構(gòu)。在我國(guó)，中央、省市、縣乃至鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道黨政機(jī)關(guān)和大中型企至鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道黨政機(jī)關(guān)和大中型企事業(yè)單位都普遍設(shè)有秘書工作機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位都普遍設(shè)有秘書工作機(jī)構(gòu)，規(guī)模較小的組織則不設(shè)秘書

2、工作機(jī)規(guī)模較小的組織則不設(shè)秘書工作機(jī)構(gòu)，只設(shè)秘書崗位，配置少量的秘構(gòu)，只設(shè)秘書崗位，配置少量的秘書工作人員。書工作人員。 L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織 國(guó)家行政機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu)必需經(jīng)過(guò)報(bào)批才可國(guó)家行政機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu)必需經(jīng)過(guò)報(bào)批才可設(shè)置，包括名稱與規(guī)模等，具有全國(guó)統(tǒng)一性。設(shè)置，包括名稱與規(guī)模等，具有全國(guó)統(tǒng)一性。對(duì)對(duì)于非國(guó)家機(jī)關(guān)而言的企業(yè)組織則具有靈活性。于非國(guó)家機(jī)關(guān)而言的企業(yè)組織則具有靈活性。規(guī)定性規(guī)定性靈活性靈活性L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服

3、務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運(yùn)作達(dá)到最高效率，設(shè)置為了使辦公室的運(yùn)作達(dá)到最高效率，設(shè)置秘書工作機(jī)構(gòu)有四個(gè)原則：秘書工作機(jī)構(gòu)有四個(gè)原則： 1、適應(yīng)性原則。、適應(yīng)性原則。一個(gè)組織所設(shè)一個(gè)組織所設(shè)置的秘書機(jī)構(gòu)必須適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工置的秘書機(jī)構(gòu)必須適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作和組織管理的實(shí)際需要，這作和組織管理的實(shí)際需要，這是秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的總原則。是秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的總原則。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織秘書機(jī)構(gòu)職能的適

4、應(yīng)性秘書機(jī)構(gòu)職能的適應(yīng)性辦公室子系統(tǒng)職能不一。辦公室子系統(tǒng)職能不一。秘書機(jī)構(gòu)規(guī)模的適應(yīng)性秘書機(jī)構(gòu)規(guī)模的適應(yīng)性辦公室設(shè)置規(guī)模不一。辦公室設(shè)置規(guī)模不一。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運(yùn)作達(dá)到最高效率，設(shè)置為了使辦公室的運(yùn)作達(dá)到最高效率，設(shè)置秘書工作機(jī)構(gòu)有四個(gè)原則：秘書工作機(jī)構(gòu)有四個(gè)原則： 2、分級(jí)管理原則。、分級(jí)管理原則。秘書工作要為領(lǐng)導(dǎo)秘書工作要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)主要指所在組織的領(lǐng)服務(wù)，這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)主要指所在組織的領(lǐng)導(dǎo)，而不是指上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)。導(dǎo)，而不是指上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織

5、服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運(yùn)作達(dá)到最高效率，設(shè)置為了使辦公室的運(yùn)作達(dá)到最高效率，設(shè)置秘書工作機(jī)構(gòu)有四個(gè)原則：秘書工作機(jī)構(gòu)有四個(gè)原則： 現(xiàn)代組織的分級(jí)特點(diǎn)一是縱向?qū)哟伪M量少，現(xiàn)代組織的分級(jí)特點(diǎn)一是縱向?qū)哟伪M量少，二是橫向幅度可適當(dāng)加大，縱向?qū)哟紊偈菫槎菣M向幅度可適當(dāng)加大，縱向?qū)哟紊偈菫榱松舷聹贤ǚ奖?、及時(shí)，避免中間阻隔和官了上下溝通方便、及時(shí)，避免中間阻隔和官僚主義。橫向幅度大是因?yàn)槊貢ぷ魃婕懊媪胖髁x。橫向幅度大是因?yàn)槊貢ぷ魃婕懊鎻V、頭緒多，事務(wù)繁雜。從而使秘書工作機(jī)廣、頭緒多，事務(wù)繁雜。從而使秘書工作機(jī)構(gòu)的重要性和工作繁重程度大為增強(qiáng)。構(gòu)的重要性和工作繁重程度大為增強(qiáng)。L o g oL

6、o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運(yùn)作達(dá)到最高效率，設(shè)置為了使辦公室的運(yùn)作達(dá)到最高效率，設(shè)置秘書工作機(jī)構(gòu)有四個(gè)原則：秘書工作機(jī)構(gòu)有四個(gè)原則： 3、精簡(jiǎn)、高效原則。、精簡(jiǎn)、高效原則。做做到能為組織獨(dú)立承擔(dān)辦公到能為組織獨(dú)立承擔(dān)辦公室工作職能而又保證其最室工作職能而又保證其最少工作成本。少工作成本。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運(yùn)作達(dá)到最高效率，設(shè)置為了使辦公室的運(yùn)作達(dá)到最高效率，設(shè)置秘書工作機(jī)構(gòu)有四個(gè)原則：秘書工作機(jī)構(gòu)有四個(gè)原則： 職位設(shè)置超過(guò)適宜數(shù)，就會(huì)造成職位設(shè)置超過(guò)適宜數(shù)，就會(huì)造成機(jī)構(gòu)膨脹

7、，人浮于事；職位設(shè)置機(jī)構(gòu)膨脹，人浮于事；職位設(shè)置不足，就會(huì)造成職位短缺，人手不足，就會(huì)造成職位短缺，人手不夠，影響組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。不夠，影響組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運(yùn)作達(dá)到最高效率，設(shè)置為了使辦公室的運(yùn)作達(dá)到最高效率，設(shè)置秘書工作機(jī)構(gòu)有四個(gè)原則：秘書工作機(jī)構(gòu)有四個(gè)原則： 4、相對(duì)穩(wěn)定原則。、相對(duì)穩(wěn)定原則。秘書機(jī)構(gòu)一旦秘書機(jī)構(gòu)一旦建立起來(lái)，就應(yīng)當(dāng)保持相對(duì)穩(wěn)定建立起來(lái)，就應(yīng)當(dāng)保持相對(duì)穩(wěn)定的狀態(tài)。秘書機(jī)構(gòu)必須在穩(wěn)定的的狀態(tài)。秘書機(jī)構(gòu)必須在穩(wěn)定的狀態(tài)下才能充分發(fā)揮作用。否則，狀態(tài)下才能充分發(fā)揮作用。否則，就會(huì)對(duì)整個(gè)組織

8、的管理和正常的就會(huì)對(duì)整個(gè)組織的管理和正常的運(yùn)轉(zhuǎn)造成很大的障礙。運(yùn)轉(zhuǎn)造成很大的障礙。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織二、辦公室的機(jī)構(gòu)設(shè)置二、辦公室的機(jī)構(gòu)設(shè)置國(guó)家級(jí)國(guó)家級(jí) 國(guó)務(wù)院、國(guó)務(wù)院辦公廳國(guó)務(wù)院、國(guó)務(wù)院辦公廳 局（司）、處局（司）、處省部級(jí)省部級(jí) 湖南省政府辦公廳湖南省政府辦公廳 處、科處、科地廳級(jí)地廳級(jí) 大型企事業(yè)大型企事業(yè) 湘潭市政府辦公室湘潭市政府辦公室 多科室多科室縣處級(jí)縣處級(jí) 中型企事業(yè)中型企事業(yè) 縣政府辦公室縣政府辦公室 不設(shè)科室多人不設(shè)科室多人鄉(xiāng)鎮(zhèn)科級(jí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)科級(jí) 小型企事業(yè)小型企事業(yè) 鄉(xiāng)政府辦公室鄉(xiāng)政府辦公室 1人人股股 村村L o g

9、 oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織三、秘書機(jī)構(gòu)的組織形式三、秘書機(jī)構(gòu)的組織形式領(lǐng)導(dǎo)層領(lǐng)導(dǎo)層部門部門1部門部門2部門部門3部門部門4辦公室辦公室秘書科秘書科綜合科綜合科接待科接待科信息科信息科綜理制綜理制L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織綜理制綜理制：由統(tǒng)一的辦公廳：由統(tǒng)一的辦公廳(室室)統(tǒng)籌安統(tǒng)籌安排，全面管理。這種模式由于結(jié)構(gòu)較排，全面管理。這種模式由于結(jié)構(gòu)較簡(jiǎn)單且權(quán)力集中，責(zé)任分明，有利于簡(jiǎn)單且權(quán)力集中，責(zé)任分明，有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃、綜合協(xié)調(diào)，并統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃、綜合協(xié)調(diào)，并發(fā)揮整體功能。發(fā)揮整體功能。

10、L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織三、秘書機(jī)構(gòu)的組織形式三、秘書機(jī)構(gòu)的組織形式領(lǐng)導(dǎo)層領(lǐng)導(dǎo)層部門部門1部門部門2部門部門3部門部門4。辦公室辦公室人事處人事處信息處信息處接待處接待處分理制分理制L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織分理制分理制：將秘書工作職能化整為零，：將秘書工作職能化整為零，各負(fù)其責(zé)，各司其職，以充分發(fā)揮各各負(fù)其責(zé)，各司其職，以充分發(fā)揮各職能部門的作用。職能部門分工具體，職能部門的作用。職能部門分工具體，各司其職，能使復(fù)雜的辦公機(jī)構(gòu)加速各司其職，能使復(fù)雜的辦公機(jī)構(gòu)加速運(yùn)轉(zhuǎn)。運(yùn)轉(zhuǎn)。L o g o

11、L o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織綜理制綜理制的秘書機(jī)構(gòu)適合于組織機(jī)構(gòu)駐的秘書機(jī)構(gòu)適合于組織機(jī)構(gòu)駐點(diǎn)集中、工作業(yè)務(wù)面窄、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)層點(diǎn)集中、工作業(yè)務(wù)面窄、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)層次較少的組織。次較少的組織。分理制分理制主要適合于管理面較寬，或駐主要適合于管理面較寬，或駐地相對(duì)分散，且工作聯(lián)系面又廣，需地相對(duì)分散，且工作聯(lián)系面又廣，需處理的秘書類事務(wù)又比較繁多的大中處理的秘書類事務(wù)又比較繁多的大中型組織。型組織。 L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織 1.上下級(jí)秘書機(jī)構(gòu)之間的縱向上下級(jí)秘書機(jī)構(gòu)之間的縱向聯(lián)系聯(lián)系上級(jí)秘書部門有義務(wù)對(duì)下級(jí)秘書上

12、級(jí)秘書部門有義務(wù)對(duì)下級(jí)秘書部門進(jìn)行工作業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。部門進(jìn)行工作業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。下級(jí)秘書部門有責(zé)任履行上級(jí)秘下級(jí)秘書部門有責(zé)任履行上級(jí)秘書部門下達(dá)的工作任務(wù)。書部門下達(dá)的工作任務(wù)。四、秘書機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系四、秘書機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織 2.不相隸屬的組織的秘書機(jī)構(gòu)不相隸屬的組織的秘書機(jī)構(gòu)之間的橫向聯(lián)系之間的橫向聯(lián)系現(xiàn)代社會(huì)任何組織都是一個(gè)開放現(xiàn)代社會(huì)任何組織都是一個(gè)開放的系統(tǒng)，任何組織要實(shí)現(xiàn)其基本的系統(tǒng)，任何組織要實(shí)現(xiàn)其基本的組織目標(biāo)，都必然要與其他組的組織目標(biāo)，都必然要與其他組織發(fā)生橫向聯(lián)系，而這種橫向聯(lián)織發(fā)生橫向聯(lián)系，而這種

13、橫向聯(lián)系主要是通過(guò)秘書部門來(lái)進(jìn)行的。系主要是通過(guò)秘書部門來(lái)進(jìn)行的。四、秘書機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系四、秘書機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織 3.同一組織的不同秘書機(jī)構(gòu)之同一組織的不同秘書機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系。間的聯(lián)系。分工明確，各自承擔(dān)分工明確，各自承擔(dān)某一方面的秘書業(yè)務(wù)，在辦公室某一方面的秘書業(yè)務(wù)，在辦公室主任或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下共主任或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下共同為領(lǐng)導(dǎo)工作和組織整體工作服同為領(lǐng)導(dǎo)工作和組織整體工作服務(wù)。務(wù)。四、秘書機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系四、秘書機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織五、

14、秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置五、秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置 不同層次的辦公室，設(shè)置不同層次的辦公室，設(shè)置的科室有所不同。它們可根的科室有所不同。它們可根據(jù)職責(zé)范圍的大小，涉及面據(jù)職責(zé)范圍的大小，涉及面的寬窄來(lái)設(shè)置，但秘書科、的寬窄來(lái)設(shè)置，但秘書科、信息科和事務(wù)管理科，是廳信息科和事務(wù)管理科，是廳一級(jí)及大中型企業(yè)的辦公室一級(jí)及大中型企業(yè)的辦公室必不可少的三個(gè)機(jī)構(gòu)。必不可少的三個(gè)機(jī)構(gòu)。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織 1秘書科秘書科 (1)主動(dòng)做好領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間的協(xié)調(diào)工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)有計(jì)劃、主動(dòng)做好領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間的協(xié)調(diào)工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)的抓好各項(xiàng)工作，做到忙

15、而不亂。有步驟、有重點(diǎn)的抓好各項(xiàng)工作，做到忙而不亂。 (2)開展調(diào)查研究，了解基層群眾的學(xué)習(xí)、思想、工作、生活開展調(diào)查研究，了解基層群眾的學(xué)習(xí)、思想、工作、生活情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，并提出合理的建議。情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，并提出合理的建議。 (3)檢查督促各種行政法規(guī)和本組織的各項(xiàng)決議、制度、辦法、檢查督促各種行政法規(guī)和本組織的各項(xiàng)決議、制度、辦法、規(guī)定的執(zhí)行，驗(yàn)證決策是否科學(xué)合理，是否符合實(shí)際。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題規(guī)定的執(zhí)行，驗(yàn)證決策是否科學(xué)合理，是否符合實(shí)際。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，防止并糾正偏差。要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，防止并糾正偏差。 (4)組織起草本單位的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、規(guī)劃、決議和組織起草本

16、單位的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、規(guī)劃、決議和規(guī)章制度，對(duì)需上報(bào)、下發(fā)的文稿進(jìn)行政策、文字上的把關(guān)。規(guī)章制度，對(duì)需上報(bào)、下發(fā)的文稿進(jìn)行政策、文字上的把關(guān)。 (5)對(duì)上級(jí)組織的來(lái)文和下設(shè)部門的報(bào)告，要及時(shí)轉(zhuǎn)給有關(guān)領(lǐng)對(duì)上級(jí)組織的來(lái)文和下設(shè)部門的報(bào)告，要及時(shí)轉(zhuǎn)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示，具體落實(shí)承辦單位和負(fù)責(zé)人，并負(fù)責(zé)催導(dǎo)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示，具體落實(shí)承辦單位和負(fù)責(zé)人，并負(fù)責(zé)催辦，如期上報(bào)辦理結(jié)果。辦，如期上報(bào)辦理結(jié)果。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織 2信息科信息科 (1)建立多渠道多方位的信息員網(wǎng)絡(luò)，形成一個(gè)信息的輸入、建立多渠道多方位的信息員網(wǎng)絡(luò)，形成一

17、個(gè)信息的輸入、處理、輸出、反饋的信息封閉系統(tǒng)。處理、輸出、反饋的信息封閉系統(tǒng)。 (2)信息科每個(gè)工作人員都應(yīng)具有很強(qiáng)的信息意識(shí)和信息價(jià)值信息科每個(gè)工作人員都應(yīng)具有很強(qiáng)的信息意識(shí)和信息價(jià)值觀。觀。 (3)信息科工作人員必須具有調(diào)查研究的基本功，不但要善于信息科工作人員必須具有調(diào)查研究的基本功，不但要善于了解動(dòng)態(tài)信息，也要善于了解暫時(shí)處于靜態(tài)的信息，盡量掌握了解動(dòng)態(tài)信息，也要善于了解暫時(shí)處于靜態(tài)的信息，盡量掌握第一手材料。第一手材料。 (4)要有很強(qiáng)的綜合處理信息的能力，善于將眾多的信息進(jìn)行要有很強(qiáng)的綜合處理信息的能力，善于將眾多的信息進(jìn)行分析、處理和加工。分析、處理和加工。 (5)采用必要的信息

18、傳播手段。采用必要的信息傳播手段。 (6)建立信息庫(kù)。要善于貯存信息，保持信息的連續(xù)性，使信建立信息庫(kù)。要善于貯存信息，保持信息的連續(xù)性，使信息的價(jià)值得到充分發(fā)揮。息的價(jià)值得到充分發(fā)揮。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織 3事務(wù)管理科事務(wù)管理科 (1)要有一個(gè)靈敏、暢通的聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)和指揮系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)要有一個(gè)靈敏、暢通的聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)和指揮系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)要有一定的自主權(quán)盡量減少中間環(huán)節(jié)，各個(gè)環(huán)節(jié)要緊緊相要有一定的自主權(quán)盡量減少中間環(huán)節(jié)，各個(gè)環(huán)節(jié)要緊緊相扣使聯(lián)系渠道始終處于良好狀態(tài)?？凼孤?lián)系渠道始終處于良好狀態(tài)。 (2)根據(jù)組織的實(shí)際，配備充足的交通工具。根據(jù)

19、組織的實(shí)際，配備充足的交通工具。 (3)事務(wù)管理科的工作人員必須具有較強(qiáng)的事務(wù)管理科的工作人員必須具有較強(qiáng)的“公共意識(shí)公共意識(shí)”，工作熱心負(fù)責(zé)，善于交際，辦事靈活。敢于獨(dú)立處理問(wèn)題，工作熱心負(fù)責(zé)，善于交際，辦事靈活。敢于獨(dú)立處理問(wèn)題，包括處理一些突發(fā)性的事件。包括處理一些突發(fā)性的事件。 (4)要建立必要的值班制度。要建立必要的值班制度。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織第二節(jié)秘書工作的職能與要求第二節(jié)秘書工作的職能與要求L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織一、秘書工作的職能一、秘書工作的職能（一）秘書輔助決策

20、的職能（一）秘書輔助決策的職能決策，對(duì)未來(lái)行動(dòng)作出決定。決策，對(duì)未來(lái)行動(dòng)作出決定。在決策的準(zhǔn)備階段、決策形成階在決策的準(zhǔn)備階段、決策形成階段、決策實(shí)施階段，秘書要輔助段、決策實(shí)施階段，秘書要輔助領(lǐng)導(dǎo)，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。領(lǐng)導(dǎo)，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書輔助決策的職能（一）秘書輔助決策的職能超級(jí)稻在安徽遭遇了超級(jí)稻在安徽遭遇了“滑鐵盧滑鐵盧”在安徽蚌埠，萬(wàn)畝在安徽蚌埠，萬(wàn)畝“超級(jí)水稻超級(jí)水稻”去年出現(xiàn)絕收或減產(chǎn)，將種子供貨去年出現(xiàn)絕收或減產(chǎn)，將種子供貨方隆平高科推上風(fēng)口浪尖。在一片方隆平高科推上風(fēng)口浪尖。在一片爭(zhēng)議

21、聲中，隆平高科爭(zhēng)議聲中，隆平高科4月月12日晚間日晚間宣布停售這一雜交水稻種子，并將宣布停售這一雜交水稻種子，并將籌建種子行業(yè)災(zāi)后救助基金。籌建種子行業(yè)災(zāi)后救助基金。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書輔助決策的職能（一）秘書輔助決策的職能“兩優(yōu)兩優(yōu)0293”在安徽種植在安徽種植18萬(wàn)萬(wàn)畝，為何只有在五河縣附近出畝，為何只有在五河縣附近出現(xiàn)大面積的絕收或減產(chǎn)呢？現(xiàn)大面積的絕收或減產(chǎn)呢？ 針對(duì)針對(duì)“兩優(yōu)兩優(yōu)0293”水稻出現(xiàn)水稻出現(xiàn)的絕收和減產(chǎn)，五河縣和安徽的絕收和減產(chǎn)，五河縣和安徽省兩級(jí)農(nóng)委同時(shí)組織了專家進(jìn)省兩級(jí)農(nóng)委同時(shí)組織了專家進(jìn)行了田間現(xiàn)

22、場(chǎng)鑒定。行了田間現(xiàn)場(chǎng)鑒定。 L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書輔助決策的職能（一）秘書輔助決策的職能2014年年9月月23日，兩級(jí)農(nóng)委出具鑒定日，兩級(jí)農(nóng)委出具鑒定結(jié)論，認(rèn)為絕收或減產(chǎn)屬于典型的結(jié)論，認(rèn)為絕收或減產(chǎn)屬于典型的“穗頸穗頸瘟瘟”危害，而孕穗和抽穗期間出現(xiàn)低溫連危害，而孕穗和抽穗期間出現(xiàn)低溫連陰雨，品種本身高感稻瘟病，加上適期預(yù)陰雨，品種本身高感稻瘟病，加上適期預(yù)防措施不到位，是導(dǎo)致該病暴發(fā)的主要原防措施不到位，是導(dǎo)致該病暴發(fā)的主要原因。因。 專家鑒定組組長(zhǎng)包文新研究員透露，專家鑒定組組長(zhǎng)包文新研究員透露，“兩優(yōu)兩優(yōu)0293”品種的

23、最大優(yōu)點(diǎn)是抗倒，但也品種的最大優(yōu)點(diǎn)是抗倒，但也存在致命的弱點(diǎn)，就是對(duì)稻瘟病的抗性很存在致命的弱點(diǎn)，就是對(duì)稻瘟病的抗性很低。低?！鞍不詹皇堑疚敛〉母甙l(fā)區(qū)，因此被安徽不是稻瘟病的高發(fā)區(qū)，因此被列為列為兩優(yōu)兩優(yōu)0293的適宜種植區(qū)域。的適宜種植區(qū)域。” L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書輔助決策的職能（一）秘書輔助決策的職能輔助決策的職能要求：輔助決策的職能要求：1.秘書要具備必要的專業(yè)知識(shí)、專秘書要具備必要的專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技術(shù)，要與領(lǐng)導(dǎo)工作思路保持同業(yè)技術(shù)，要與領(lǐng)導(dǎo)工作思路保持同步。步。秘書應(yīng)該掌握與決策事項(xiàng)相關(guān)秘書應(yīng)該掌握與決策事項(xiàng)相關(guān)的專業(yè)

24、知識(shí)與專業(yè)技能，并以領(lǐng)導(dǎo)的專業(yè)知識(shí)與專業(yè)技能，并以領(lǐng)導(dǎo)的思維來(lái)分析、看待問(wèn)題，作出科的思維來(lái)分析、看待問(wèn)題，作出科學(xué)合理的組織決策。學(xué)合理的組織決策。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書輔助決策的職能（一）秘書輔助決策的職能輔助決策的職能要求：輔助決策的職能要求：2.秘書要善于深入調(diào)研，全面收集相關(guān)信秘書要善于深入調(diào)研，全面收集相關(guān)信息，確保實(shí)現(xiàn)決策目標(biāo)。息，確保實(shí)現(xiàn)決策目標(biāo)。在決策的準(zhǔn)備階在決策的準(zhǔn)備階段，秘書需要及時(shí)、全面、準(zhǔn)確收集各方段，秘書需要及時(shí)、全面、準(zhǔn)確收集各方面信息，輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策。在決策形成面信息，輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策。在決策

25、形成階段，秘書要完善、系統(tǒng)地整理和運(yùn)用信階段，秘書要完善、系統(tǒng)地整理和運(yùn)用信息，形成具體的決策方案和實(shí)施細(xì)則。在息，形成具體的決策方案和實(shí)施細(xì)則。在決策的實(shí)施階段，秘書需要不斷收集執(zhí)行決策的實(shí)施階段，秘書需要不斷收集執(zhí)行過(guò)程中的情況和問(wèn)題，為協(xié)調(diào)工作、督促過(guò)程中的情況和問(wèn)題，為協(xié)調(diào)工作、督促辦理、調(diào)整決策提供輔助。辦理、調(diào)整決策提供輔助。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書輔助決策的職能（一）秘書輔助決策的職能輔助決策的職能要求：輔助決策的職能要求：3.秘書輔助決策要把握好度，不要干擾秘書輔助決策要把握好度，不要干擾領(lǐng)導(dǎo)決策。領(lǐng)導(dǎo)決策。領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)

26、識(shí)問(wèn)題常常具有一定領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)問(wèn)題常常具有一定的獨(dú)特性，往往習(xí)慣于從宏觀視野、長(zhǎng)的獨(dú)特性，往往習(xí)慣于從宏觀視野、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃方面考慮戰(zhàn)略目標(biāo)。秘書對(duì)決策遠(yuǎn)規(guī)劃方面考慮戰(zhàn)略目標(biāo)。秘書對(duì)決策的形成的確可能起到重要的促進(jìn)作用，的形成的確可能起到重要的促進(jìn)作用，但不可超越職責(zé)范疇。所以秘書不能不但不可超越職責(zé)范疇。所以秘書不能不擇時(shí)機(jī)、不分場(chǎng)合亂提建議、意見。擇時(shí)機(jī)、不分場(chǎng)合亂提建議、意見。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書輔助決策的職能（一）秘書輔助決策的職能輔助決策的職能要求：輔助決策的職能要求：4.保密。決策在準(zhǔn)備、形成的階段，保密。決策在準(zhǔn)備、形成

27、的階段，有些不宜公開的內(nèi)容和細(xì)節(jié)要遵守有些不宜公開的內(nèi)容和細(xì)節(jié)要遵守保密規(guī)范。保密規(guī)范。決策在實(shí)施階段也仍有決策在實(shí)施階段也仍有一些信息需要保密。確保決策運(yùn)行一些信息需要保密。確保決策運(yùn)行過(guò)程中團(tuán)結(jié)合作，目標(biāo)一致。過(guò)程中團(tuán)結(jié)合作，目標(biāo)一致。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織一、秘書工作的職能一、秘書工作的職能（二）秘書輔助管理的職能（二）秘書輔助管理的職能“科學(xué)管理之父科學(xué)管理之父”弗雷德里弗雷德里克克泰羅泰羅(Frederick Winslow Taylor) 認(rèn)為：認(rèn)為：“管理就是確切管理就是確切地知道你要?jiǎng)e人干什么，并使他地知道你要?jiǎng)e人干什么，

28、并使他用最好的方法去干用最好的方法去干”， (科學(xué)科學(xué)管理原理管理原理) 。在泰羅看來(lái)，管。在泰羅看來(lái)，管理就是指揮他人能用最好的辦法理就是指揮他人能用最好的辦法去工作。去工作。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（二）秘書輔助管理的職能（二）秘書輔助管理的職能秘書輔助管理就是秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)秘書輔助管理就是秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)指揮他人能用最好的辦法去工作。指揮他人能用最好的辦法去工作。秘書通過(guò)督促檢查和協(xié)調(diào)來(lái)實(shí)現(xiàn)秘書通過(guò)督促檢查和協(xié)調(diào)來(lái)實(shí)現(xiàn)輔助管理的職能。輔助管理的職能。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（二）秘書輔助

29、管理的職能（二）秘書輔助管理的職能1. 督促檢查督促檢查秘書的督促檢查的工作，主要是在領(lǐng)導(dǎo)秘書的督促檢查的工作，主要是在領(lǐng)導(dǎo)者的主持或授權(quán)時(shí)，按照領(lǐng)導(dǎo)確定的督者的主持或授權(quán)時(shí)，按照領(lǐng)導(dǎo)確定的督促檢查內(nèi)容和目的，操辦具體事務(wù)：促檢查內(nèi)容和目的，操辦具體事務(wù)：（1）發(fā)現(xiàn)執(zhí)行機(jī)構(gòu)出現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象，提）發(fā)現(xiàn)執(zhí)行機(jī)構(gòu)出現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象，提出整改建議。出整改建議。（2）檢查執(zhí)行的實(shí)施進(jìn)展情況，保證）檢查執(zhí)行的實(shí)施進(jìn)展情況，保證執(zhí)行順利進(jìn)行。執(zhí)行順利進(jìn)行。（3）督促檢查對(duì)組織決策方案的實(shí)施，）督促檢查對(duì)組織決策方案的實(shí)施，保證實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。保證實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。（4）及時(shí)反饋實(shí)施的情況，評(píng)估歸納）及時(shí)反饋實(shí)施的情況，評(píng)估

30、歸納督促檢查效果。督促檢查效果。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織（二）秘書輔助管理的職能（二）秘書輔助管理的職能2.輔助協(xié)調(diào)輔助協(xié)調(diào)在上下左右之間溝通、協(xié)商，以消除隔在上下左右之間溝通、協(xié)商，以消除隔閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解矛盾，達(dá)到平衡、閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解矛盾，達(dá)到平衡、和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。這主要和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。這主要表現(xiàn)在：表現(xiàn)在： 協(xié)調(diào)部門與部門之間、或時(shí)間前后之間協(xié)調(diào)部門與部門之間、或時(shí)間前后之間的政策規(guī)章矛盾；的政策規(guī)章矛盾； 協(xié)調(diào)部門與部門之間的利害沖突；協(xié)調(diào)部門與部門之間的利害沖突； 協(xié)調(diào)本組織部門之間的工作、生產(chǎn)進(jìn)度、

31、協(xié)調(diào)本組織部門之間的工作、生產(chǎn)進(jìn)度、計(jì)劃失調(diào)或其他矛盾；計(jì)劃失調(diào)或其他矛盾； 協(xié)調(diào)本組織與政府部門、新聞媒介、社協(xié)調(diào)本組織與政府部門、新聞媒介、社區(qū)公眾之間的矛盾沖突；區(qū)公眾之間的矛盾沖突； 協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人與領(lǐng)導(dǎo)人之間、領(lǐng)導(dǎo)人與員協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人與領(lǐng)導(dǎo)人之間、領(lǐng)導(dǎo)人與員工之間、員工與員工之間的人際關(guān)系。工之間、員工與員工之間的人際關(guān)系。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織一、秘書工作的職能一、秘書工作的職能（三）秘書綜合服務(wù)的職能（三）秘書綜合服務(wù)的職能這表現(xiàn)在：這表現(xiàn)在：幫助或代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日常文書、幫助或代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)節(jié)省

32、領(lǐng)導(dǎo)的通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的精力與時(shí)間；精力與時(shí)間；幫助領(lǐng)導(dǎo)管理和維持下屬部門和人員幫助領(lǐng)導(dǎo)管理和維持下屬部門和人員各項(xiàng)日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；各項(xiàng)日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；負(fù)責(zé)與有關(guān)組織的業(yè)務(wù)聯(lián)系，包括文負(fù)責(zé)與有關(guān)組織的業(yè)務(wù)聯(lián)系，包括文件、信函、電報(bào)、電傳、電話以及人件、信函、電報(bào)、電傳、電話以及人員往來(lái)、接待與服務(wù)；員往來(lái)、接待與服務(wù)； 負(fù)責(zé)與政府部門、新聞媒介單位、顧負(fù)責(zé)與政府部門、新聞媒介單位、顧客與社區(qū)群眾的溝通聯(lián)絡(luò)與接待服務(wù)?？团c社區(qū)群眾的溝通聯(lián)絡(luò)與接待服務(wù)。L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織一、秘書工作的職能一、秘書工作的職能（一）秘書輔助決策的職能（一）秘書輔助決策的職能（二）秘書輔助管理的職能（二）秘書輔助管理的職能（三）秘書綜合服務(wù)的職能（三）秘書綜合服務(wù)的職能總結(jié)總結(jié)L o g oL o g o熱愛秘書工作熱愛秘書工作 服務(wù)現(xiàn)代組織服務(wù)現(xiàn)代組織 1辦公室職責(zé)、權(quán)限、目標(biāo)、任務(wù)辦公室職責(zé)、權(quán)限、目標(biāo)、任務(wù)明確，各秘書職責(zé)科學(xué)、明確。明確，各秘書職責(zé)科學(xué)、明確。 2制定秘書工作的各項(xiàng)制度和標(biāo)準(zhǔn)，制定秘書工作的各項(xiàng)制度和標(biāo)準(zhǔn)，并執(zhí)行與考核到位。并執(zhí)行與考核到位。 3工作程