第06章使用Excel管理數(shù)據(jù)

1、電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)第第6章章 使用使用excel管理數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù) excel作為一種電子表格軟件，其應(yīng)用非常廣泛，不但為制表提供了方便，還允許輸入計算公式，進(jìn)行自動計算。此外，excel還提供了大量用于數(shù)學(xué)、統(tǒng)計、財會等方面的函數(shù)，實現(xiàn)了制表自動化。 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)通過本章的理論學(xué)習(xí)和上機實訓(xùn)，讀者應(yīng)了解和掌握以下內(nèi)容:vexcel的工作界面 v工作表的基本操作與編輯 v格式化工作表的方法 v工作表的計算方法 v用excel管理分析數(shù)據(jù) v統(tǒng)計圖表的制作方法 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)本章章節(jié)內(nèi)容安排如下：v6.1 熟悉excel工作界面 v6

2、.2 工作表的操作與編輯 v6.3 格式化工作表 v6.4 工作表的計算 v6.5 數(shù)據(jù)的管理與分析 v6.6 制作統(tǒng)計圖表 v6.7 思考與練習(xí) 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)6.1 熟悉excel工作界面 選擇“開始”“程序”microsoft office microsoft office excel 2003命令，系統(tǒng)將打開如下所示的excel 2003工作界面。 任務(wù)窗格 垂直滾動條 狀態(tài)欄 編輯欄 標(biāo)題欄 “常用”工具欄 列號 行號 菜單欄 “格式”工具欄 工作表標(biāo)簽 水平滾動條 工作表格區(qū) 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)6.2 工作表的操作與編輯 v工作表操作 v編輯

3、工作表 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)工作表操作 在首次打開一個新工作簿時，默認(rèn)情況下該工作簿包括了3個工作表。但是在實際應(yīng)用中，所需的工作表的數(shù)目可能各不相同，有時需要向工作簿添加一個或多個工作表，有時則又需要從工作簿中刪除不再需要的工作表。 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)編輯工作表 對于創(chuàng)建好的工作表，用戶可以利用excel的編輯功能，對工作表及其數(shù)據(jù)進(jìn)行各種操作和處理，以保證工作表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。 常用的操作如下所示：v選中單元格或單元格區(qū)域 v修改單元格內(nèi)容 v編輯行、列和單元格 v移動和復(fù)制單元格或區(qū)域中的數(shù)據(jù) 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)6.3 格式化工作表 建立

4、好工作表之后，通常還需要對工作表進(jìn)行格式化操作，這樣可以使工作表更加美觀，同時工作表中的各項數(shù)據(jù)更易于閱讀。excel提供了豐富的格式化命令，可以設(shè)置單元格格式、設(shè)置數(shù)字格式、改變列寬和行高及自動套用格式等。 v設(shè)置單元格格式 v調(diào)整行高與列高 v設(shè)置條件格式 v自動套用格式 v隱藏與取消行與列 v為工作表添加背景圖案 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)設(shè)置單元格格式 對工作表中的不同單元格數(shù)據(jù)可以根據(jù)需要設(shè)置不同的格式，如設(shè)置單元格數(shù)據(jù)類型、文本的對齊方式、字體、單元格的邊框和圖案等。 在excel 2003中，使用“格式”工具欄、快捷菜單或“格式”菜單命令，可以設(shè)置文本和單元格格式。 電

5、腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)調(diào)整行高與列高 在向單元格輸入文字或數(shù)據(jù)時，常常會出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象：有的單元格中的文字只顯示了一半；有的單元格中顯示的是一串“”號，而在編輯欄中卻能看見對應(yīng)單元格的數(shù)據(jù)。其原因在于單元格的寬度或高度不夠，不能將這些字符正確顯示。因此，需要對工作表中的單元格高度和寬度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)設(shè)置條件格式 在日常應(yīng)用中，用戶可能需要將某些滿足條件的單元格以指定樣式顯示。條件格式功能可以根據(jù)指定的公式或數(shù)值來確定搜索條件，然后將格式應(yīng)用到符合搜索條件的指定單元格中，并突出顯示要檢查的動態(tài)數(shù)據(jù)。 如下所示為“條件格式”對話框。電腦辦公和上機

6、實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)自動套用格式 excel內(nèi)置了大量的工作表格式，這些格式中組合了數(shù)字、字體、對齊方式、邊界、模式、列寬和行高等屬性。套用這些格式，既可以美化工作表，又可以大大提高工作效率。 如下所示為“自動套用格式”對話框。電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)隱藏與取消行與列 在“格式”菜單的“行”、“列”子菜單中都包含了“隱藏”與“取消隱藏”這兩個命令。如果用戶想隱藏某行或某列中的數(shù)據(jù)，應(yīng)首先選中該行或列，然后選擇“格式”“行”或“列”命令，打開其子菜單并選擇“隱藏”命令即可。 如果需要恢復(fù)被隱藏的行或列，首先選中整個工作表，然后在菜單欄中選擇“格式”“行”或“列”命令，打開其子菜單，

7、并選擇“取消隱藏”命令即可。 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)為工作表添加背景圖案 在excel中，還可以為工作表設(shè)置背景圖案，以增強工作表的顯示效果。需要注意的是添加的工作表背景圖案不能隨工作表一起打印出來。 在菜單欄中選擇“格式”“工作表”“背景”命令，在“工作表背景”對話框中為工作表選擇一張圖片，單擊“插入”按鈕，即可為工作表添加背景圖案。 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)6.4 工作表的計算 在工作表中進(jìn)行數(shù)據(jù)計算，是excel的重要功能。掌握好這部分內(nèi)容，是使用excel進(jìn)行數(shù)字管理的先決條件。excel提供了公式與函數(shù)，為用戶分析和處理工作表中的數(shù)據(jù)提供了很大方便。在工作表

8、中，可以使用公式對表格中的原始數(shù)值進(jìn)行處理。通過公式及在公式中調(diào)用函數(shù)，可以進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)計算，還可以完成較為復(fù)雜的財務(wù)、統(tǒng)計及科學(xué)計算等。v使用公式 v使用函數(shù) 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)使用公式 公式是在工作表中對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的等式。它可以對工作表數(shù)值進(jìn)行加法、減法和乘法等運算。公式可以引用同一工作表中的其他單元格、同一工作簿不同工作表中的單元格，或者其他工作簿的工作表中的單元格。 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)使用函數(shù) 函數(shù)可以看作excel包含的內(nèi)置公式，用來對單元格區(qū)域進(jìn)行計算。excel中包含了各式各樣的函數(shù)，以方便用戶工作中的各種運算，大大提高工作效率。函數(shù)作為預(yù)

9、定義的內(nèi)置公式，具有一定格式的語法，要想正確使用它，應(yīng)首先掌握它的語法。函數(shù)的語法如下。v同公式一樣，函數(shù)的結(jié)構(gòu)以等號(=) 開始，后面緊跟函數(shù)名稱和左括號，然后以逗號分隔輸入?yún)?shù)，最后是右括號。如果函數(shù)以公式的形式出現(xiàn)，必須在函數(shù)前面輸入等號。v參數(shù)可以是數(shù)字、文本、true或false的邏輯值、數(shù)組、形如“#n/a”的錯誤值或單元格引用，也可以是常量、公式或其他函數(shù)。v給定的參數(shù)必須能夠產(chǎn)生有效的值。 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)6.5 數(shù)據(jù)的管理與分析數(shù)據(jù)的管理與分析 excel與其他的數(shù)據(jù)管理軟件一樣，在排序、檢索和匯總等數(shù)據(jù)管理方面具有強大的功能。excel不僅能夠通過記錄單

10、來增加、刪除和移動數(shù)據(jù)，而且能夠?qū)?shù)據(jù)清單進(jìn)行排序、篩選。對于大量數(shù)據(jù)，可以使用數(shù)據(jù)透視表，對其進(jìn)行快速合并和比較。 v在數(shù)據(jù)清單中添加新數(shù)據(jù) v數(shù)據(jù)排序 v數(shù)據(jù)篩選 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)在數(shù)據(jù)清單中添加新數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)清單中添加新數(shù)據(jù) 在工作表數(shù)據(jù)清單中，可以使用兩種方法添加數(shù)據(jù)記錄，即在工作表中直接輸入數(shù)據(jù)記錄和使用“記錄單”輸入數(shù)據(jù)。記錄單是數(shù)據(jù)清單的一種管理工具，它提供了簡捷的方法在數(shù)據(jù)清單中一次輸入、顯示、修改、刪除和移動記錄。 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)排序 數(shù)據(jù)排序是指按一定規(guī)則對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、排列，這樣可以為數(shù)據(jù)的進(jìn)一步處理作好準(zhǔn)備。用戶可以根

11、據(jù)數(shù)據(jù)清單中的某一個字段或多個字段對數(shù)據(jù)清單的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。對數(shù)據(jù)清單排序應(yīng)該以記錄為單位，即排序前后處于同一行的數(shù)據(jù)記錄不會改變，改變的只是行的順序。如下所示為“排序”對話框。 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)數(shù)據(jù)篩選數(shù)據(jù)篩選 篩選是一種用于查找數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)的快速方法。經(jīng)過篩選后的數(shù)據(jù)清單只顯示包含指定條件的數(shù)據(jù)行，以供用戶瀏覽、分析之用。excel提供了兩種篩選數(shù)據(jù)的方法：自動篩選和高級篩選。 下左圖為“自定義自動篩選方式”對話框 ，下右圖為“高級篩選”對話框 。電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)6.6 制作統(tǒng)計圖表 將表格數(shù)據(jù)制作成圖表的樣式可以更形象地顯示出數(shù)據(jù)之間的比例和關(guān)

12、系，還可以顯示出某些數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢或分布狀況。本節(jié)將向用戶介紹在excel中制作統(tǒng)計圖表的方法。 圖表的創(chuàng)建有兩種方法：使用“圖表”工具欄和利用圖表創(chuàng)建向?qū)?。第一種方法比較簡單，而且創(chuàng)建的圖表很簡單，種類也很有限；第二種方法需要根據(jù)圖表向?qū)У?個步驟進(jìn)行創(chuàng)建。無論是嵌入的圖表還是圖表工作表，使用圖表向?qū)?chuàng)建時，過程都是一樣的。 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)6.7 思考與練習(xí) 填空題填空題1. 是工作表中的小方格，它是工作表的基本元素，也是excel獨立操作的最小單位，用戶 可以向其中輸入文字、數(shù)據(jù)、公式，也可以對單元格進(jìn)行各種格式的設(shè)置。2. 選中不相鄰的單元格區(qū)域的具體步驟為：先單擊

13、并拖動鼠標(biāo)選定第一個單元格區(qū)域。然后按 住 鍵，選中其他單元格區(qū)域即可。3. 如果想清除某個單元格中的內(nèi)容，只需單擊想要清除內(nèi)容的單元格，然后按下 鍵即可。 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)6.7 思考與練習(xí) 填空題填空題4. 是指將輸入在某些單元格中的數(shù)據(jù)移至其他單元格中， 是指將某個單元格或區(qū)域中 的數(shù)據(jù)復(fù)制到指定的位置，原位置的數(shù)據(jù)仍然存在。5. excel包含4種類型的運算符： 、 、 和 。6. 在工作表數(shù)據(jù)清單中，可以使用兩種方法添加數(shù)據(jù)記錄，即 輸入數(shù)據(jù)和 輸入數(shù)據(jù)。 電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)6.7 思考與練習(xí) 選擇題選擇題7. 工作表標(biāo)簽用來標(biāo)識工作簿中工作表的( )。 a. 當(dāng)前狀態(tài) b. 位置 c. 標(biāo)題 d. 名稱8. 在首次創(chuàng)建一個新工作簿時，默認(rèn)情況下，該工作簿包括了( )個工作表。 a. 1b. 2 c. 3d. 4電腦辦公和上機實訓(xùn)電腦辦公和上機實訓(xùn)5.5 思考與練習(xí) 選擇題選擇題9. 使用“自動篩選”功能篩選記錄時，字段名稱將變成一個下拉列表框的名稱，對參與篩選的字段，其名稱將變?yōu)? )。 a. 紅色b. 藍(lán)色 c. 綠色d. 加粗黑色10. 函數(shù)的結(jié)構(gòu)以( )開始，后面緊跟函數(shù)名稱和左括號，然后以逗號分隔輸入?yún)?shù)，