強化自己的寫作功底

1、Part 8 WRITING內(nèi)容結(jié)構(gòu)：寫作要則寫作過程商務(wù)信函其它文稿的寫作寫作是一種重要的溝通方式寫作是一種特殊的溝通方式 寫作是一個不斷發(fā)展的概念、寫作要則4C：正確(Correct) 清晰(Clear) 完整(Comple te) 簡潔(Concise):、寫作過程1. Gather information 收集資料files, articles, books, financial statements, interviewing by telephone, world wide web, CD-ROMs, intranet databases, brainstorming, free

2、writing, etc.2. Organize your thoughts 組織觀點(1) Batching 分組(2) Concluding 篩選(3) Headlining 歸納標題(4) Strategic ordering有策略地編排3. Focus the message 提煉材料概括你的觀點灌輸你的觀點 使用“電梯間談話”技使用“惜字如金”技巧-Imagine the reader skimming 設(shè)想讀者只 是瀏覽 “Nutshell your ideas “ Teach your ideas Use the elevator 5 technique 巧 Use the pr

3、iceper wonT technique寫作過程4. Draft the document起草文章 Compose in any order Avoid editing Get typed copy Schedule a time gap不要在乎寫作順序 不要邊寫邊改 使用打印件 安排時間間隔5. Edit the document 修改文稿從策略上進行修改 從宏觀上進行修改 Edit for strategy Edit for macro issuesEdit for micro issuesdit for correctness從微觀上進行修改 就正確性進行修改三、商務(wù)信函()商務(wù)文書(

4、-)信函是商務(wù)溝通的重要工具1. 信函是商務(wù)文書的最主要形式2. 商務(wù)信函關(guān)系到形象問題3. 信函是商務(wù)溝通的重要工具(三丿商業(yè)信件1. 書信的風格2. 信件的布局3. 寫信的一些技巧: 寫信當如面讀(2)開頭的技巧如何結(jié)尾(4) 書寫字體(5) 信函禮貌(6) 信圭寸書寫(四)商業(yè)函件X X X公司X X經(jīng)理先生：敬啟者，最近我公司接到貴埠XX公司來函訂購大量貨物，該公司地址隨函附上，因為該公司 第一次交易，敝公司不知其資信及經(jīng)濟狀況如何?后請貴公司代為查明見告,貴公司所提供之情報,敝公司嚴守秘密。今后若有同類情況，敝公司愿作同樣之效勞。X X公司經(jīng)理X XX年X月X日圖8.2查詢函實例X

5、X公司:經(jīng)查一季度已于三月三十一日屆滿,現(xiàn)寄上貴公司之季結(jié)算清單一份，共計1, 200, 000元,諒屬無誤，此前供應(yīng)貴公司之物品，想必滿意, 期待今后更密切的合作。xxx公司（蓋單） x年x月x日圖8.3結(jié)帳清單實例X X X總公司：敬啟者，由于本公司所生產(chǎn)的物品之原料價格 上漲，不得不宣布自今年六月一日起，原有的價 目表予以作廢，并代之以另訂新價目表，現(xiàn)隨函 附上。五月三十一日前收到之訂貨單，仍按舊價計算, 六月一日以后，則以新價目表為準。因本公司產(chǎn)品需求量日增，而原料市價一直上 漲，故預(yù)料在短期內(nèi)貨價勢將再漲。閣下如需購 買，務(wù)請盡早，以免誤失時機。X X X公司X年X月X日圖8.4通知

6、提價函實例X X先生：您所申請的秘書職位已補滿，我們剛雇用了一 位從大學畢業(yè)的XX小姐，將先予以試用幾個星 期，以決定其能力是否勝任。我們很樂意把您的名字列入秘書人選檔案之中， 倘若將來有缺額，一定首先與您聯(lián)系。X X公司經(jīng)理X年X月X日圖8.5求職答復(fù)函實例A寫信前1. 信的主題是什么？2. 你為什么寫這封信？3. 信的讀者是誰？ 主要讀者其他讀者4. 讀者對信的主題已了解多少，還需知道什么?現(xiàn)有知識需要知道的知識B.信寫完后你撰寫的信（回答“是”“否”）清楚語法正確語言簡潔明了準確迅捷按邏輯順序編排沒有行話和俚語惹入喜愛、有禮貌、有益完整四、其他文稿的寫作(-)報告表8.2報告的部分類型初

7、始報告 中期報告 評估報告 檢驗報告 工作報告 目擊報告審查報告進展報告非正式報告特別報告 調(diào)研報告 計劃報告 可行性報告 建設(shè)報告 正式報告例行報告 操作報告 設(shè)計報告報告的基本結(jié)構(gòu):標題概要A目錄A主體部分（正文）A結(jié)論和建議表8. 3報告撰寫者清單常見年度報告的一般性框架：第一部分：過去一年的工作回顧。第二部分：提出下年度工作總體思路。第三部分：確定本年度的工作目標和 工作任務(wù)。第四部分：明確完成上述目標和任務(wù) 的措施。第五部分：簡要總結(jié)，發(fā)出號召。1. 報告的主題、標題是什么？2. 看報告的讀者是什么人？主要讀者其他讀者3. 撰寫這份報告的原因是什么？（回答“是” “否”獲取讀者的支持

8、報告調(diào)查的結(jié)果影響或說服讀者對讀者提出的問題進行答復(fù)對讀者以外的人提出的問題進行答復(fù)解釋說明問題報告進展情況記錄事實、信息或觀點在某一點上樹立權(quán)威或聲望 推銷宣傳公司組織內(nèi)外的努力和結(jié)果鶴知一大群體為正在進行的工作提供證據(jù)丹入或推動關(guān)于主題的討論指示命令（二）營銷決策方案的寫作結(jié)構(gòu)格式：1. 標題2正文：引言主體文結(jié)尾注意:1.在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，把握全面、準確的信息，充分占有資料；2. 目標要明確、具體、可行；3. 占有大量資料；4. 論證分析，得出利弊得失，避免急功近利 的短期行為；5. 充分發(fā)揮集體的智慧，發(fā)揚民主，鼓勵發(fā) 表不同意見，提倡大膽的探索精神。（三丿企業(yè)管理制度的寫作結(jié)構(gòu)：1

9、.標題 2 正文主體范圍管理機構(gòu)主體行為后果主體的權(quán)利和義務(wù)制度實施時間3時間便函。致：人力資源部自：總裁 主題:飲水機時間:25/5/xx現(xiàn)在公司內(nèi)有諸多抱怨，抱怨上班時間內(nèi)喝水 困難。我不希望員工認為公司不關(guān)心他們的生活, 實際上公司一直在致力于員工福利的提高,應(yīng)該 配備既節(jié)省時間又清潔衛(wèi)生的飲水機。但我不清楚員工對安裝飲水機的反應(yīng)如何，有例一份公務(wù)便函些其他什么不同意見,請向我呈交一份報告。人力資源部給總裁的一份報告:V12/6/XX、關(guān)于飲水機的報告十分有意思,辦公室內(nèi)的飲水問題引起了這 么大的關(guān)注。給大家酉己備飲水機，似乎是一個很 好的方案,既能節(jié)省員工時間,又能提供清潔衛(wèi) 生的飲用水。但實際上配備飲水機的效果卻是很 不清楚的。在好幾個辦公室,經(jīng)常談?wù)?/p>