辦公室工作現(xiàn)狀分析及崗位職責(zé)明確

1、辦公室工作現(xiàn)狀分析及崗位職責(zé)明確一、辦公室當(dāng)前工作情況陳述分析（一）目前主要工作內(nèi)容概括（辦公室在做的事務(wù)。1. 制度建設(shè)2. 人員招聘和留用3. 員工關(guān)系管理4. 考勤核對(duì)5. 勞動(dòng)合同管理6. 辦公用品的管理7. 日常行政檢查、監(jiān)督及獎(jiǎng)懲執(zhí)行8. 工傷保險(xiǎn)辦理9. 員工入職、離職手續(xù)辦理10. 各部門日常通告、通知、文件的打印、分發(fā)、管理11. 員工檔案的作成、錄制、更新管理12. 公司辦公設(shè)備、后勤保障設(shè)備的維護(hù)修理人員聯(lián)絡(luò)13. 后勤保障：宿舍、食堂、保潔、門衛(wèi)、水電、后勤設(shè)備維護(hù)14. 發(fā)動(dòng)、組織各種業(yè)余活動(dòng)、員工培訓(xùn)活動(dòng)15. 配合其他部門進(jìn)行相關(guān)的管理工作（二）目前的工作現(xiàn)狀及問(wèn)

2、題辦公室目前的工作在大方向上沒(méi)有計(jì)劃、沒(méi)有分工，事情難分輕、重、緩、急。 經(jīng)常疲于應(yīng)對(duì)臨時(shí)任務(wù)、突發(fā)事情。辦公室工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和合理分工，對(duì)工作 的完成結(jié)果沒(méi)有評(píng)估，各項(xiàng)工作的成敗沒(méi)有相應(yīng)的直接責(zé)任人，這是造成辦公室工作 雖然“面面俱到”，但卻“面面馬虎”的重要原因。下面是根據(jù)辦公室主要工作內(nèi)容提 出的問(wèn)題。1. 公司從去年開業(yè)至今，真正成文并經(jīng)工會(huì)簽字、經(jīng)員工熟知的規(guī)章制度少之又 少。現(xiàn)已成文的制度中多半是從別的公司搬用的，極少有獨(dú)創(chuàng)、有改動(dòng)、有增減。公 司的制度建設(shè)欠缺系統(tǒng)性、欠缺適用性。2. 員工關(guān)系的管理只有被動(dòng)的應(yīng)急治理。對(duì)員工關(guān)系的管理沒(méi)有明確的治理程序 和條例可依。也沒(méi)有良好

3、的溝通和預(yù)防機(jī)制，預(yù)防工作不足；3. 人才的招聘和留用一直在進(jìn)行，卻一直沒(méi)做好：招聘工作多人同時(shí)進(jìn)行卻沒(méi)有 專人負(fù)責(zé)、專人跟蹤。4. 考勤核對(duì)的方法十分死板。僅僅依據(jù)部門、車間的紙質(zhì)考勤和電子打卡來(lái)證實(shí) 員工的出勤時(shí)間，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，卻對(duì)避免和查出錯(cuò)誤考勤起不到作用。應(yīng)該將考勤管理 的重點(diǎn)責(zé)任放到各個(gè)車間、部門記錄考勤的工作人員身上，如考勤查出有誤，由考勤 人員負(fù)主要責(zé)任。由辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和考核。5. 公司后勤保障工作瑣碎繁雜，耗時(shí)耗力。由于資源有限、問(wèn)題反饋渠道不健全， 很多問(wèn)題得不到及時(shí)處理。6. 新員工合同截止到本月，基本都已簽完，10月份之前到期的老員工合同都已簽 訂。但有個(gè)別老員工

4、拒簽，合同遲遲簽不下來(lái)?？傮w來(lái)說(shuō)，今年員工合同簽訂比去年 順利，員工對(duì)公司的信任程度有所增強(qiáng)。但值得擔(dān)憂的是公司的勞動(dòng)合同內(nèi)容只有一 些基本的標(biāo)準(zhǔn)條款。針對(duì)技術(shù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、人事等特殊崗位的工作人員沒(méi)有簽訂相 應(yīng)的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的條款。合同內(nèi)容更多的是明確了員工的權(quán)益，對(duì)于員工的職責(zé)義務(wù)沒(méi) 有明確的規(guī)定，尤其對(duì)管理人員，應(yīng)當(dāng)將任職資格、錄用條件、工作職責(zé)明確列舉在合同中或以附件的形式歸附勞動(dòng)合同。這樣可以規(guī)避在用人當(dāng)中出現(xiàn)的不勝任工作、 客觀條件不符合崗位要求等帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。7. 日常行政檢查、監(jiān)督及執(zhí)行沒(méi)有明確例行檢查內(nèi)容，哪里有問(wèn)題再去查哪里， 被問(wèn)題引導(dǎo)辦事思路和順序。需要日常檢查、監(jiān)督的工作應(yīng)

5、當(dāng)按時(shí)間、按重要程度列 明日常監(jiān)督檢查項(xiàng)目表。有計(jì)劃的對(duì)各個(gè)對(duì)象進(jìn)行定期或突擊檢查、監(jiān)督。這樣才不 至于在日常行政工作中出現(xiàn)厚此薄彼、忽緊忽松的管理狀態(tài)。8. 辦公室目前負(fù)責(zé)員工工傷險(xiǎn)的辦理，辦理中主要會(huì)出現(xiàn)員工名單提交遺漏、購(gòu) 買不及時(shí)等造成受傷員工無(wú)保險(xiǎn)可報(bào)。9. 對(duì)日常易耗辦公用品的管理，主要是通過(guò)計(jì)劃申購(gòu)、出入庫(kù)登記、月底盤存、 臺(tái)賬錄入的方法進(jìn)行管理，管理程序基本已經(jīng)完善。由原來(lái)的無(wú)計(jì)劃狀態(tài)到現(xiàn)在每月 一計(jì)劃、每月一申購(gòu)，從只有出入庫(kù)登記到每月盤存、每月錄制臺(tái)賬備查。但對(duì)于固 定的辦公室設(shè)備：如電腦、復(fù)印機(jī)、電話、文件柜等沒(méi)有進(jìn)行良好的管控。各部門之 間對(duì)硬件辦公設(shè)備的調(diào)度頻繁，設(shè)備

6、損壞、丟失無(wú)處可查。10. 對(duì)入職員工缺少企業(yè)與員工之間的交流對(duì)話。對(duì)于入職員工既沒(méi)有引導(dǎo)其了解 公司的資料冊(cè)，也沒(méi)有人關(guān)心其進(jìn)入一個(gè)陌生環(huán)境后是否有困難。這是新員工離職率 高的重要原因之一。11. 公司在企業(yè)行為文化建設(shè)上應(yīng)該是有計(jì)劃、有組織、有目標(biāo)的，而且行為文化 活動(dòng)應(yīng)該是集體的、有積極意義的。今年辦公室在組織寶源籃球賽時(shí)，由于缺乏前期 統(tǒng)籌策劃，花費(fèi)了人力物力。卻只有參賽隊(duì)員和工作人員關(guān)注過(guò)整個(gè)活動(dòng)。廣大員工 沒(méi)有從行為上、心理上參與過(guò)本次集體活動(dòng)。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)沒(méi)有發(fā)揮活動(dòng)能帶來(lái)的最大 效用，是一次失敗的文化行為。二、部門職責(zé)明確，人員定崗定責(zé)根據(jù)辦公室現(xiàn)有人員對(duì)辦公室負(fù)責(zé)的工作進(jìn)行分工

7、：粗略可分為行政管理工作、 人資管理工作、后勤管理工作。根據(jù)目前辦公室的人力資源情況、工作進(jìn)度及現(xiàn)有的 零散分工狀態(tài)，可將行政、人資的工作職責(zé)分為一級(jí)職責(zé)和二級(jí)職責(zé)。（一）行政管理崗位工作職責(zé)1. 一級(jí)職責(zé)（1）公司制度建設(shè)及監(jiān)控執(zhí)行：包括考勤管理制度、行政人事管理制度、后勤管 理制度、辦公用品管理制度、薪酬福利制度等的編制和監(jiān)督執(zhí)行；（2）引導(dǎo)和監(jiān)督各部門編訂和執(zhí)行相應(yīng)的工作流程；（3）負(fù)責(zé)將各種規(guī)章制度、工作程序文件整理歸類，分發(fā)至各部門，通過(guò)培訓(xùn)、 張貼、宣傳手冊(cè)等向員工公示；（4）對(duì)內(nèi)（面向公司內(nèi)部各部門）、對(duì)外（政府、媒體、業(yè)務(wù)伙伴、個(gè)人等）的協(xié) 調(diào)和溝通工作；（5）辦公室印信管理（

8、6）公司內(nèi)部突發(fā)事件的應(yīng)急處理；（7）日常行政檢查、監(jiān)督及獎(jiǎng)懲執(zhí)行2. 二級(jí)職責(zé)（1）各種管理會(huì)議、活動(dòng)的支持工作，會(huì)議、活動(dòng)所需的文檔資料制作、工作人 員安排，會(huì)議活動(dòng)后的清場(chǎng)、物件歸位及必要時(shí)的會(huì)議、活動(dòng)記錄；（2）員工作息時(shí)間的安排（如法定節(jié)假日、上班作息時(shí)間表的安排）；（3）負(fù)責(zé)公司資料文件的保管、復(fù)印、傳真、快遞等工作（4）公司文化載體的建設(shè)：公司文化（標(biāo)語(yǔ)）牌的管理、活動(dòng)宣傳欄的管理、公 司廣播管理、廠服廠牌穿戴的管理、集體文娛活動(dòng)的策劃組織、員工思想理念的引導(dǎo) 等（5）公司新聞、故事、事業(yè)發(fā)展期刊創(chuàng)辦（希望以后能有的）。（二）人事崗位工作職責(zé)1. 一級(jí)職責(zé)（1）協(xié)助公司各部門制定

9、年度、季度用人計(jì)劃（2）進(jìn)行招聘渠道的拓展、維護(hù)及網(wǎng)絡(luò)招聘信息的發(fā)布和更新；（3）按照各部門的招聘要求，進(jìn)行簡(jiǎn)歷篩選及初試人員的約見和選拔工作；（4）負(fù)責(zé)辦理員工入職、離職、轉(zhuǎn)正、調(diào)崗等相關(guān)工作；（5）建立和維護(hù)人事檔案、員工花名冊(cè)，及時(shí)更新員工的個(gè)人信息和資料；（6）負(fù)責(zé)公司員工勞動(dòng)合同的簽訂和日常管理工作；（7）員工工傷保險(xiǎn)的辦理、工傷事故的處理、工傷費(fèi)用的報(bào)銷；（8）手工考勤、電子考勤核對(duì)。2. 二級(jí)職責(zé)（1）員工關(guān)系管理：積極的與員工溝通對(duì)話，及時(shí)了解員工不滿、困難、需求； 調(diào)解員工之間的矛盾糾紛、應(yīng)對(duì)員工與企業(yè)之間的勞資糾紛；員工行為、心理調(diào)查； 及時(shí)處理、答復(fù)員工反饋的意見建議。（

10、1）與各部門對(duì)接與員工檔案有關(guān)的資料，制作、更新員工通訊錄。（2）組織員工培訓(xùn)：策劃培訓(xùn)方案、準(zhǔn)備培訓(xùn)材料、組織培訓(xùn)活動(dòng)等（3）如公司薪酬制度完善、績(jī)效考核得以執(zhí)行，需對(duì)各部門的月度、季度、年度考核工作進(jìn)行監(jiān)督、對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，作出月度、季度、年度考核評(píng)估報(bào)告;（4）制定、執(zhí)行、監(jiān)督公司人事制度：招聘面試程序、員工入職離職程序、試用期管理規(guī)定、勞動(dòng)合同簽訂、續(xù)簽程序、人員異動(dòng)程序等人事制度（三）后勤管理崗位工作職責(zé)1. 宿舍食堂日常工作的監(jiān)督管理；食堂管理秩序、環(huán)境衛(wèi)生、日常安全保障工作 的巡查監(jiān)督；宿舍安全、衛(wèi)生、人員變動(dòng)的監(jiān)督；月底水電費(fèi)用的核算；2. 公司辦公用品、后勤設(shè)備、員工福利津貼等的申購(gòu)、出入庫(kù)管理；3. 公司固定辦公設(shè)備、后勤設(shè)備的日常檢查及維護(hù)，對(duì)辦公設(shè)備登記編號(hào)，使用 和維護(hù)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人；4. 水、電、電器、網(wǎng)絡(luò)等公司公共設(shè)施設(shè)備維護(hù)修理人員的聯(lián)絡(luò)檔案；5. 為公司會(huì)議、活動(dòng)等的組織提供硬件設(shè)備支持、安排后勤工作人員；活動(dòng)結(jié)束 清場(chǎng)整理等6. 對(duì)食堂工作人員、保潔人員及保衛(wèi)科人員直接管理，安排和監(jiān)督各后勤崗位的 工