公共圖書(shū)館項(xiàng)目管理的應(yīng)用

1、公共圖書(shū)館項(xiàng)目管理的應(yīng)用 一、公共圖書(shū)館進(jìn)行項(xiàng)目管理的必要性 任何社會(huì)機(jī)構(gòu)作為社會(huì)活動(dòng)的基本細(xì)胞都有其定位和屬性。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代國(guó)家操辦一切，任何機(jī)構(gòu)單位都納入國(guó)家政府管轄范圍。隨著改革的深入以及我國(guó)加入WTO，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)細(xì)胞作用凸顯，政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)和事業(yè)單位二類(lèi)機(jī)構(gòu)的劃分格局是吧能繼續(xù)維持下去，公共圖書(shū)館作為事業(yè)單位的法律地位是不是穩(wěn)定，公共圖書(shū)館到底是什么性質(zhì)的實(shí)體，將來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)是什么?這些都不能確定。然而只有樣可以確定，那就是公共圖書(shū)館的管理模式是不會(huì)一成不變的，從大的意義上來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理給我們提供了變革的契機(jī)。任何社會(huì)機(jī)構(gòu)的管理都是圍繞其職能和目標(biāo)施行的，公共圖書(shū)館的核心價(jià)值在于通過(guò)對(duì)

2、各種文獻(xiàn)的保存和利用達(dá)到交流知識(shí)、傳播文化的目的，公共圖書(shū)館的管理也必然服從于它的制度，以維持公共圖書(shū)館功能的正常發(fā)揮。公共圖書(shū)館的管理在很多方面與般社會(huì)機(jī)構(gòu)的管理是相同或近似的，例如人事管理、財(cái)務(wù)管理等等，所不同的是其實(shí)現(xiàn)核心價(jià)值的管理，業(yè)務(wù)管理，公共圖書(shū)館的業(yè)務(wù)管理圍繞其業(yè)務(wù)流程而設(shè)計(jì)，涉及資源采購(gòu)、編目、典藏、流通、期刊管理、讀者服務(wù)等整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，隨著計(jì)算機(jī)的使用，業(yè)務(wù)管理的整個(gè)過(guò)程被固化在公共圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)中，構(gòu)成公共圖書(shū)館管理的中心內(nèi)容。然而隨著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，公共圖書(shū)館的信息環(huán)境發(fā)生了很大的變化，數(shù)字圖書(shū)館的提出就是這樣一種變化的結(jié)果。在向數(shù)字圖書(shū)館過(guò)渡的過(guò)程中

3、，傳統(tǒng)的公共圖書(shū)館業(yè)務(wù)管理必須建立一種自學(xué)習(xí)、自適應(yīng)的機(jī)制，調(diào)整自身，才能適者生存。項(xiàng)目管理的許多理念和方法正好提供了這種可能性，它正在為業(yè)務(wù)管理提供營(yíng)養(yǎng)。在項(xiàng)目管理中探索的行之有效的做法，常常被固化、被吸收為業(yè)務(wù)管理的組成部分，從而使業(yè)務(wù)管理不斷得到發(fā)展和提高；這個(gè)過(guò)程正在企業(yè)管理領(lǐng)域非常激烈地進(jìn)行著，例如企業(yè)流程再造、知識(shí)管理等等的提出，都經(jīng)歷了這樣的過(guò)程。從整合社會(huì)資源的角度考慮，現(xiàn)代公共圖書(shū)館常常被賦予更高的目標(biāo)，它已不再是只具有保存文化、傳播知識(shí)、娛樂(lè)大眾等傳統(tǒng)功能的機(jī)構(gòu)，各級(jí)政府和社會(huì)大眾還希望它同時(shí)兼有信息樞紐的功能。在我國(guó)，一些大型的公共圖書(shū)館常常能夠提供非常專(zhuān)業(yè)的信息咨詢(xún)與研

4、究服務(wù)，常常擁有非?，F(xiàn)代化的信息加工、制作能力，有的甚至擁有圖書(shū)、期刊、電子資料等非常全面的出版發(fā)行渠道，能夠開(kāi)發(fā)、研制和出版多種數(shù)據(jù)庫(kù)和其他信息產(chǎn)品。這類(lèi)公共圖書(shū)館實(shí)際上已經(jīng)成為信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)的一部分，有能力向社會(huì)提供全面的高水平的信息增值服務(wù)。項(xiàng)目管理這種形式能夠?yàn)閺?fù)雜機(jī)構(gòu)的管理提供面向任務(wù)的實(shí)現(xiàn)機(jī)制，使這些機(jī)構(gòu)能夠集中人力或其他資源實(shí)現(xiàn)一些特定的目標(biāo)、任務(wù)，突擊解決一些瓶頸問(wèn)題，克服單兵作戰(zhàn)的不足。公共圖書(shū)館的機(jī)構(gòu)設(shè)置來(lái)自于傳統(tǒng)公共圖書(shū)館的管理模式，現(xiàn)代公共圖書(shū)館常常要完成一些實(shí)驗(yàn)性、臨時(shí)性或突發(fā)性的任務(wù)，而在原有管理框架中則難以解決，為此，必須借助項(xiàng)目管理這種靈活的方式，先進(jìn)行目標(biāo)明確、

5、資源投入的試驗(yàn)，經(jīng)試行后再考慮與原有機(jī)構(gòu)建制進(jìn)行整合。由于大量采用現(xiàn)代化技術(shù)，圖書(shū)館在“升級(jí)”的過(guò)程中會(huì)涉及到很多項(xiàng)目，同時(shí)圖書(shū)館人才的不足，常常采用資源外包的方式管理系統(tǒng)，項(xiàng)目管理的應(yīng)用將不可避免甚至非常普遍。 二、公共圖書(shū)館項(xiàng)目管理的模式和管理過(guò)程 （一）公共圖書(shū)館項(xiàng)目管理的模式 就項(xiàng)目的屬性來(lái)看，凡是目標(biāo)明確、有一定獨(dú)立性、必須利用一定的資源完成的工作都可以作為項(xiàng)目，因此在引入項(xiàng)目管理以前，公共圖書(shū)館早就在同項(xiàng)目打交道了；項(xiàng)目不一定必須按項(xiàng)目管理的程序和方法來(lái)做，但是項(xiàng)目管理的方法往往能夠帶來(lái)出奇制勝的效果。公共圖書(shū)館工作有許多內(nèi)容可以成為“項(xiàng)目”，例如公共圖書(shū)館的館舍建設(shè)一般都是按照項(xiàng)

6、目管理的方法進(jìn)行運(yùn)作的，我國(guó)建筑行業(yè)自20世紀(jì)70年代后期就開(kāi)始普遍采用項(xiàng)目制，以后擴(kuò)大到各類(lèi)工程；著名數(shù)學(xué)家華羅庚在推行項(xiàng)目制方面做出過(guò)很大貢獻(xiàn)；圖書(shū)館的計(jì)算機(jī)應(yīng)用開(kāi)發(fā)頂目也多采用項(xiàng)目制進(jìn)行管理，這也與公司普遍采用項(xiàng)目制管理有關(guān)，幾乎所有的軟件公司都全面采用項(xiàng)目管理，軟件公司職能部門(mén)設(shè)置的目的就是為大大小小的項(xiàng)目服務(wù)，類(lèi)似采用全面項(xiàng)目管理的機(jī)構(gòu)還有廣告公司、影視制作公司等等。公共圖書(shū)館是否能夠全面推行項(xiàng)目制管理呢，目前有一種“項(xiàng)目泛化”的管理思潮，認(rèn)為任何管理對(duì)象都可以泛化為“項(xiàng)目”，甚至日常重復(fù)性的工作，也被看作是可重復(fù)的項(xiàng)目，由于公共圖書(shū)館的傳統(tǒng)管理還是行之有效的，因此我們不主張把這種項(xiàng)

7、目泛化。但是公共圖書(shū)館管理工作中的確有許多內(nèi)容可以作為項(xiàng)目進(jìn)行管理，除了上述的工程類(lèi)、技術(shù)應(yīng)用類(lèi)項(xiàng)目之外，凡是與公共圖書(shū)館現(xiàn)有機(jī)構(gòu)建制基本無(wú)關(guān)(即現(xiàn)有組織機(jī)構(gòu)中沒(méi)有“當(dāng)然”的部門(mén)應(yīng)該從事這項(xiàng)工作)，有明確的目標(biāo)，需要調(diào)動(dòng)一定的人力、物力、財(cái)力在定的時(shí)間內(nèi)完成的工作、都可以列為項(xiàng)目，這些工作如果按照項(xiàng)目管理的規(guī)則去做不一定能夠帶來(lái)事半功倍的效果，以求消耗最小，利益最大，并避免傳統(tǒng)管理的許多弊端。 （二）項(xiàng)目的生命周期和管理過(guò)程 項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容就是進(jìn)行項(xiàng)目的定義、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和結(jié)束。生命周期是項(xiàng)目的基本特點(diǎn)之一，雖然有人把周期性重復(fù)的工作也作為項(xiàng)目，但項(xiàng)目必須在可預(yù)見(jiàn)的期限內(nèi)有始有終。項(xiàng)目

8、的生命周期可以差別很大，但都可以劃分為四個(gè)階段：（1）前期策劃與決策；（2）設(shè)計(jì)與計(jì)劃；（3）實(shí)施與控制；（4）結(jié)束與移交。不同類(lèi)型的項(xiàng)目在生命周期的不同階段具有不同的特征，例如資源消耗不同，應(yīng)該采取不同的方式進(jìn)行管理。在項(xiàng)目的策劃和決策階段，應(yīng)該進(jìn)行預(yù)研，提出可行性分析報(bào)告，進(jìn)行項(xiàng)目定義，明確項(xiàng)目目標(biāo)，并計(jì)算項(xiàng)目的資源投入，提供決策參考。項(xiàng)目策劃和決策階段一般還設(shè)有項(xiàng)目組，尚未正式立項(xiàng)，但項(xiàng)目管理必須以此作為起點(diǎn)，做為好的開(kāi)頭往往是成功的半。此過(guò)程一般由主管部門(mén)委托第三方，或由圖書(shū)館自行承擔(dān)，也可以向社會(huì)和廠(chǎng)商征集項(xiàng)目方案，作為下一步項(xiàng)目計(jì)劃與設(shè)計(jì)的前期準(zhǔn)備。經(jīng)過(guò)項(xiàng)目評(píng)估和審批流程，明確了項(xiàng)目的邊界和投入后，即可立項(xiàng)，進(jìn)入項(xiàng)目和設(shè)計(jì)階段。該階段需要進(jìn)行需求分析、概要設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、任務(wù)劃分、人員配備、成本計(jì)算、資源分配、進(jìn)度安排，有些過(guò)程需要詳細(xì)科學(xué)地測(cè)度；項(xiàng)目如果涉及技術(shù)復(fù)雜，或金額巨大，可編寫(xiě)項(xiàng)目指南，進(jìn)行招標(biāo)。詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目控制實(shí)施的基礎(chǔ)，其中主要文檔同時(shí)也是合同的附件，是項(xiàng)目執(zhí)行的依據(jù)。例如需求報(bào)告是需求管理的依據(jù)，應(yīng)該力求規(guī)范。從這個(gè)階段開(kāi)始就有許多軟件可以輔助進(jìn)行項(xiàng)目管理了。 三、結(jié)論 在公共圖書(shū)館中應(yīng)用項(xiàng)目管理的最大益處，是令員工工作目標(biāo)清晰、工作范圍明確、責(zé)任分明、成果明顯，提高管理效率，避免互相扯皮推諉，工作遲滯不前的狀況。項(xiàng)目化管理，使項(xiàng)目人員