黨政機關公文格式的新變和“實踐難點”研究

1、黨政機關公文格式的新變和“實踐難點”研究2021年4月16日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合發(fā)布的黨政機關公文處理工作條例（中辦發(fā)202114號）（以下稱新條例），其中的第三章是公文格式。黨政機關公文格式（以下稱新格式）“根據(jù)中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的黨政機關公文處理工作條例的有關規(guī)定對GB/T 97041999國家行政機關公文格式（以下稱舊格式）進行修訂?！?2021年6月29日發(fā)布，7月1日實施。新格式代替國家行政機關公文格式，黨政機關公文格式主要發(fā)生了哪些新變？這種新變圍繞應用寫作學科中的問題和體現(xiàn)出的特點又是什么？新條例和新格式已經(jīng)施行一年多來，工作中出現(xiàn)哪些“實踐難點”？這

2、些是當今應用寫作學術界和公文寫作實踐者最為關注的，也是學習貫徹新條例、新格式的必須破解的問題。 一、黨政機關公文格式的七大新變 結合新條例、中國共產黨機關公文處理條例（以下稱舊條例）和舊格式以及國家行政機關公文處理辦法（以下稱舊辦法）等內容，進行梳理分析，我以為，這一次修訂后黨政機關公文格式，其主要新變我把它簡單地歸結為七句話 新變之一：格式分為三部分。黨政機關公文種類合二為一，必然要求公文格式作出相應的調整和修改。新格式規(guī)定“本標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分?！?舊條例規(guī)定“版頭，由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加文件二字或者加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首

3、頁上部?！?舊格式“將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。”4 對新格式、舊條例和舊格式三者內容比較分析。一是，新格式與舊條例比較，“版頭”的含義和范圍不同。舊條例中的“版頭”含義相等于新格式中“發(fā)文機關標志”，范圍也較窄，而新格式將“公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭”；二是，新格式與舊格式比較，同樣公文格式的第一部分，名稱叫法不同。舊格式叫“眉首”，新格式稱“版頭”；三是新格式將內容繁多的公文格式要素，整體思考，統(tǒng)一“命名”，并且劃分為三部分。而舊條例中沒有這種明確的統(tǒng)一劃分的“意識”，這是黨政機關公文格式最為重要的新變。 新變之二：左上角為“份密緊”。歸結為這第二句話，內容十

4、分豐富。一是份號、密級和保密期限、緊急程度編排在左上角。黨的機關公文“密級”原來舊條例就規(guī)定在左上角，而國家行政機關公文不同，舊格式規(guī)定“秘密等級和保密期限”、“緊急程度”標識在“右上角”5。新格式統(tǒng)一將這三個格式要素編排在“左上角”；二是公文只要涉密，必須標注份號。舊辦法第三章公文格式第十條規(guī)定，“絕密、機密級公文還應當標明份數(shù)序號”。這就是說，一般“秘密”等級不用標注份號。而新條例第三章公文格式規(guī)定“涉密公文應當標注份號”，就是說，涉密和份號兩個格式要素是同時出現(xiàn)的；三是公文只要涉密，這三個格式要素編排的先后順序，一定是“份密緊”。這一點很重要，因為舊辦法的規(guī)定，國家行政機關的“秘密”等級

5、的公文，是不用標注份號。如需標識緊急程度，頂格標識在版心右上角第一行?，F(xiàn)在根據(jù)新條例，公文只要涉密，編排先后順序一定是“份密緊”。 新變之三：標題“標點”“三要素”。歸結為這第三句話，有兩層意思：一是根據(jù)實際情況，增加標題的標點符號。舊辦法規(guī)定，“公文標題應當準確簡要地概括公文主要內容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號?！?但是，新條例中沒有“一般不用標點符號”這類話的限定；二是標題必有“三要素”。這些年來，在實際工作中，舊辦法中“一般應當標明發(fā)文機關”中的“一般”兩字，人們通常會理解為：“發(fā)文機關”可以“標明”，也可以不“標明”，或者

6、操作為有“眉首”的，“發(fā)文機關”可以不“標明”，沒有“眉首”的，才“標明”“發(fā)文機關”。而這一次新條例在第三章公文格式規(guī)定得很清楚“標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成?！苯窈?，黨政機關公文標題，必有發(fā)文機關名稱、事由和文種“三要素”。 新變之四：成文日期用數(shù)字。這是第四句話的歸納。舊格式規(guī)定“成文時間，用漢字將年、月、日標全；零寫為”；舊條例規(guī)定“成文日期應當寫明年、月、日”；而新格式規(guī)定“成文日期中的數(shù)字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱”。舊格式、舊條例與新格式三者內容略作比較，我們得出結論：根據(jù)新格式規(guī)定，黨政機關公文成文日期用阿拉伯數(shù)字，不是用漢字。 新變之五：署名、頁碼不

7、可少。這里涉及“署名”和“頁碼”兩個問題。先說前者“署名”問題。，舊條例第三章公文格式第八條規(guī)定，“發(fā)文機關，署名應當用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正方的右下方?！迸f辦法對國家行政機關公文沒有規(guī)定，在行文的實踐中一般不署名，僅僅是加蓋公章而已。而新條例規(guī)定“發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱”，新格式規(guī)定的內容是，“加蓋印章的公文”或者“不加蓋印章的公文”等都要“編排發(fā)文機關署名”；再說后者“頁碼”問題。“頁碼”在工作實踐中，這些年來一直在使用。這一次，新條例第三章公文格式第九條規(guī)定“公文一般由份號頁碼等組成”，意在增強“頁碼”概念，強化規(guī)范意識和效能意識，更好地發(fā)揮黨政機關公文的“文書”

8、、“重要工具“作用。所以，今后黨政機關公文“署名、頁碼不可少”。 新變之六：特定、普發(fā)不蓋章。這是黨政機關公文格式主要新變的內容之一，放在本文的第三部分“難點”中詳細論述。 新變之七：說聲baibai主題詞。新格式規(guī)定：“刪除主題詞格式要素”7，這無疑宣告“主題詞”完成了它的“檢索”、“歸類”的歷史使命，從此將退出黨政機關公文格式的現(xiàn)實“舞臺”。黨政機關公文格式發(fā)生新變，這是歸納的第七句話。 二、公文格式新變:圍繞學科中三個基本問題、體現(xiàn)出三個特點 黨政機關公文格式的內容新變，主要圍繞三個基本問題，即要素、位置和要求。具體講，就是公文格式要素的取舍，公文格式要素位置的編排，格式要素的具體要求。

9、這是公文格式中的三個基本問題，也是應用寫作學中的三個基本問題，且理論地位極為重要。這也是我第二次提出這個觀點，我把它稱之為“公文格式三個基本問題理論”。早在1997年我就提出“公文格式它主要是指組織要素、位置和具體要求?！?從共時態(tài)分析，近幾年出版的應用寫作或者公文寫作的著作中，一般都有“機關公文寫作”、論述“公文格式”的內容，一定會論述到這三個基本問題或者相關的問題；從歷時態(tài)分析，一部現(xiàn)代中國應用寫作發(fā)展史有近百年的歷史，在中國革命、經(jīng)濟建設和改革開放三個重要歷史時期中，幾代應用寫作的專家、學者和眾多公文寫作實踐者每每談論及公文格式，反復研究、討論的，也是這三個基本問題或者相關的問題；每一次

10、“辦法”，或者“條例”等公文格式內容的修改，總還是圍繞這三個基本問題。這一次，新條例第三章公文格式規(guī)定的18個格式要素，主要圍繞的就是這三個基本問題。離開這三個基本問題中的任何一個問題，在理論上，任何一個公文格式要素，都無法討論和研究；在實踐中，任何一個公文格式要素，都無法編排和制定。 黨政機關公文格式新變明顯體現(xiàn)出三個特點。一是黨政機關公文格式作了“合二為一”的統(tǒng)一化處理。甚至對于黨政機關公文用紙都作了統(tǒng)一化，新條例第三章公文格式第十二條規(guī)定“公文用紙幅面采用國際標準A4型?！毙赂袷绞歉鶕?jù)新條例對舊格式進行修訂，這種“合二為一”的處理，就使我國的黨政機關公文處理工作走上了一條科學化、制度化、

11、規(guī)范化的發(fā)展道路；二是合中有“分”。從整體看，黨政機關公文格式“合二為一”，從具體的格式要素看有“分”的特點。例如，新條例第三章公文格式有“附件說明。公文附件的順序號和名稱?！边€有“附件。公文正文的說明、補充或者參考資料?！边@是從原來使用的格式要素“附件”中，分離出來的。這種“分”也更加科學合理。因為新條例規(guī)定的合理，它為工作實踐的規(guī)范，創(chuàng)造了條件；三是有加有減。格式要素增加或者減去，這是黨政機關公文格式作了“合二為一”統(tǒng)一化處理所必須采用的方法。例如，新條例與舊條例比較，新條例減去 “版頭（指名稱）”、“主題詞”等格式要素，增加了“附件說明”、“頁碼”等格式要素。這就體現(xiàn)出了黨政機關公文格式

12、新變的第三個特點。 理論上搞清楚黨政機關公文格式的新變，主要圍繞這三個基本問題，并且在解讀新條例公文格式部分中，感悟和梳理出公文格式新變體現(xiàn)出的三個特點，我們在工作實踐中就會變得更加自信、更加成熟和更加規(guī)范。這就是簡單討論這些問題的重要意義。 三、還需要關注黨政機關公文格式的四個“實踐難點” 新條例和新格式已經(jīng)施行半年多，從操作層面看，公文格式在工作實踐的制定中，遇到一些問題，其中又有幾個“實踐難點”。因此，結合新條例和新格式的要求，破解這些工作難點，并且把它具體編排的式樣，用幾句話來通俗化的歸納，對于學習貫徹新條例、新格式，意義最大。 實踐難點之一：“多個簽發(fā)人”的問題。新條例第三章公文格式

13、第九條規(guī)定，上行文應當標注簽發(fā)人姓名。工作中遇到多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名如何規(guī)范編排？我以為“多個簽發(fā)人”的具體編排可以歸納四句話： “依次均勻，最后同行，距離為4（mm），上空二行。”9 它包含四層意思：一是簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關級別依次編排，每行兩個姓名；二是最后一個簽發(fā)人姓名與發(fā)文字號處在同一行；三是最后一個簽發(fā)人姓名與紅色分隔線，距離為mm ；四是“簽發(fā)人”三字與發(fā)文機關標志位置上空二行。 實踐難點之二：“聯(lián)合行文加蓋印章”的問題。新條例第三章公文格式第九條規(guī)定，公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。新格式對“聯(lián)合行文加蓋印章”的問題，也作了規(guī)定。但是，工作實踐

14、中究竟該如何操作和制定，并且熟記它？“聯(lián)合行文加蓋印章”的具體編排，可以簡單概括為四句話： “每排最多個章，不得超出不相交，最后一章居中壓，成文日期右空4。”10 四句話中前兩句意思比較清楚。第三句意思為，在多個加蓋印章中，最后一個印章居中下壓成文日期；最后一句中的“右空4”，指印章下端標識成文日期，右空4字。記住這四句話，多個加蓋印章之間以及與成文日期，在工作實踐中如何操作，便變得十分簡單了。 實踐難點之三：“不加蓋印章的公文”的問題。新條例第三章公文格式第九條規(guī)定，有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。新格式對“不加蓋印章的公文”的問題，也作了規(guī)定。黨政機關在公文處理工作的實

15、踐中，最需要的是簡單操作。同樣，對此的問題，可以簡單概括成四句話： “右空二字排署名，下面一行編日期，”右移二字是首字，特殊情況右空二?！?1 這里，需要解釋一下的是后兩句。第三句意思我舉例說明：例如，成文日期“2021年2月20日”首字的編排，要比上面的“發(fā)文機關署名”的首字，向右移二字；第四句中的“特殊情況”是指，當成文日期長于發(fā)文機關署名時，應當使成文日期，右空二字編排，同時“發(fā)文機關署名”右空字數(shù)增加。當然，這四句話適用于“單一機關行文時”，新格式規(guī)定“聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排?！?2 實踐難點之四：“附件”的具體編排問題。新條例第三章公文格式第

16、九條中，分別規(guī)定了“附件說明”和“附件”兩個問題，我這里主要討論后者“附件”實際編排操作的問題。附件。新條例中，解釋為“公文正文的說明、補充或者參考資料?！毙赂袷揭灿盟男凶謱λ沧髁艘?guī)定。對“附件”的具體編排問題，我也簡單概括為四句話： “另面編排版記前，左角首行標附件，附件標題居三行，特殊情況編文號。”13 這里，應該注意：一是，附件一般是另面編排，并且放在“版記”這一格式要素的前面；二是，“特殊情況”是指“附件與正文不能一起裝訂時，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。”14三是特別注意這四句話是根據(jù)新條例新格式新要求的新概括，與國家行政機關公文格式中“附件”的解釋，已經(jīng)發(fā)生很大變化，黨政機關在公文格式編排、制定過程中，應該注意這些差異性。 （作者單位：中共上海虹口區(qū)委黨校副教授教研室主任） 1參見中華人民共和國國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局、中國國家標準化管理委員會2021-06-29發(fā)布的中華人民共和國國家標準GB/T 97042021，黨政機關公文格式前言。 2同上，第2頁。 3 參見中共中央辦公廳中國共產黨機關公文處理條