業(yè)務(wù)寫作技巧

1、業(yè)務(wù)寫作技巧商務(wù)英語(yǔ)寫作的種類廣義的應(yīng)用文泛指一切應(yīng)用文字，文體大致有別于記敘文、抒 情文和論說文，界限不太明顯；狹義的應(yīng)用文，主要指政府、機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體或企業(yè)法 人間用于交往的文字，如公文、函電等。而隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，英語(yǔ)應(yīng)用文的應(yīng)用范 圍越來越廣泛，以商業(yè)為主體的和為商務(wù)活動(dòng)服務(wù)的各類實(shí)用文體都應(yīng)包括在英語(yǔ)應(yīng)用 文范疇之內(nèi)，例如，請(qǐng)柬、邀請(qǐng)信、祝賀函等。商務(wù)英語(yǔ)應(yīng)用文歸納起來有三種形式：一種是各種商務(wù)信函；一種是在各種場(chǎng) 合的 致辭、演講或提出各個(gè)不同內(nèi)容的報(bào)告、約定；第三種為內(nèi)容極為簡(jiǎn)捷，但都要求格式 化的電報(bào)、電傳、請(qǐng)柬、通知、便條、日程、議程等等。商務(wù)英語(yǔ)寫作的語(yǔ)言特點(diǎn)1.專業(yè)術(shù)語(yǔ)

2、的豐富性商務(wù)范圍很廣，涉及國(guó)際貿(mào)易、經(jīng)濟(jì)、金融、營(yíng)銷、保險(xiǎn)和法 律等多個(gè)領(lǐng)域，而每個(gè)領(lǐng)域都有自己的專業(yè)術(shù)語(yǔ)，如國(guó)際貿(mào)易方面的Free onBoard 、 standby credit ； 經(jīng)濟(jì)方面白勺 demand curve 、 corporate charter ； 金融方面的 blank endorsement、foreign exchange market ； 營(yíng)銷方面的 market share 、after sales service 等； 保險(xiǎn)方面白勺 force majeure 、 All Risks ； 法 律方面的claim、rules and regulations等等。

3、要真正讀懂商務(wù)英語(yǔ)文章，譯者必 須懂得商務(wù)英語(yǔ)所涉及學(xué)科領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)，避免專業(yè)術(shù)語(yǔ)詞匯普通化，否則輕則鬧翻 譯笑話，重則將造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。2.商務(wù)文體的多樣性商務(wù)文體主要是指在商務(wù)和貿(mào)易活動(dòng)中使用的文體。商務(wù)文 體涉及的領(lǐng)域頗廣 如商務(wù)信函、會(huì)議紀(jì)要、法律文書、備忘錄、說明書、商業(yè)廣告、通 知、報(bào)告、演講、協(xié)議或合同以及各種相關(guān)單據(jù)與表格等，具有實(shí)用性、多樣性和行業(yè) 性的特點(diǎn)。按照其語(yǔ)言表現(xiàn)形式，可歸納為公文體、廣告體和論說體三類。不同的文體 都有其本身特殊的語(yǔ)言規(guī)律。因此，翻譯的方法和技巧也不盡相同，如廣告、商標(biāo)等文 體強(qiáng)調(diào)使用對(duì)公眾吸引性的語(yǔ)言，用詞多趨于通俗化、口語(yǔ)化、簡(jiǎn)潔、生動(dòng)、

4、并富有鼓動(dòng)性；而商務(wù)信函、合同、法律文書等 公文文體又以其正式、嚴(yán)肅、莊重為特點(diǎn)，大多以術(shù)語(yǔ)的形式出現(xiàn)，如hereafter、 hereby等。而報(bào)告和演講中屬于論說體，這類文體用詞正式、嚴(yán)謹(jǐn)，因此以書面語(yǔ)詞 匯為主。3.縮略詞的常用性由于商務(wù)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，商人都在想方設(shè)法提高效率。因此 商務(wù)英語(yǔ)就具有了簡(jiǎn)約性的特色，突出的具體表現(xiàn)就是大量使用縮略詞?？s略詞的表現(xiàn) 形式很多，主要有4種：一是首字母縮寫詞，二是截短詞，三是拼綴詞，四是首字母 拼音詞。縮略詞不僅使用頻率高，而且還有擴(kuò)大化的趨勢(shì)，如在商務(wù)談判中就經(jīng)常聽到廠長(zhǎng)、 經(jīng)理說：關(guān)于付款條件，我們希望用LPC而不希望DPA這里的LPC指的就

5、是 Letter of Credit ,而 DPA 則是指 Document against Acceptaneeo 由于商務(wù)英語(yǔ)2.內(nèi)容完整一篇應(yīng)用文，如書信或外貿(mào)函電，內(nèi)容必須完JJ& O由于西方思維傾向的縮略詞都經(jīng)過了各國(guó)商人的長(zhǎng)期使用，已經(jīng)被人們廣泛接受，其意義也十分明確，因 此寫作運(yùn)用時(shí)無需解釋。不過要準(zhǔn)確地使用或翻譯縮略詞，則一定要知道縮略詞的全 稱，并且要理解其意義。商務(wù)英語(yǔ)寫作原則貿(mào)易業(yè)務(wù)往來中的商業(yè)語(yǔ)言，合同、協(xié)定中的法律語(yǔ)言，商業(yè)廣 告中的宣傳語(yǔ)言等等，這些都屬于商務(wù)英語(yǔ)應(yīng)用文的范疇，具有其特殊的風(fēng)格、慣用格 式和專用 的詞匯與語(yǔ)句。因此寫作時(shí)必須本著謹(jǐn)慎、認(rèn)真的態(tài)度。在撰

6、寫時(shí)應(yīng)該注意以 下幾個(gè)原則：1.生動(dòng)具體不同內(nèi)容的商務(wù)英語(yǔ)應(yīng)用文應(yīng)寫得生動(dòng)、具體、明確。特別是要求對(duì)方 作出明確反應(yīng)的商務(wù)信函，或是答復(fù)對(duì)方提出的要求或問題的函電、報(bào)盤、承諾等等， 該 具體的就要具體，避免含混模糊、籠統(tǒng)抽象。所謂生動(dòng)就是要求將要闡明的問題， 用活的語(yǔ)言表達(dá)出來，給讀者留下深刻難忘的印象。設(shè)身處地為讀者著想：他需要 什 么？他希望什么？他的利益何在？以及他的問題核心是什么？因?yàn)槲鞣饺说乃季S是 理性 的，強(qiáng)調(diào)以理服人，所以在寫作中要以We-attitude ,而不是You-attitude的語(yǔ) 氣，抓住對(duì)方的中心問題，掌握對(duì)方的心理，且盡可能強(qiáng)調(diào)對(duì)方的重要性，說 服對(duì)方， 達(dá)到交

7、流的目的。于直截了當(dāng)?shù)膽B(tài)度對(duì)待別人，英語(yǔ)段落往往在語(yǔ)篇的開始就直接點(diǎn)題，態(tài)度明確。所 以，當(dāng)你在答復(fù)別人來信來函的時(shí)候，最好在開始提及對(duì)方來信來函日期和核心內(nèi)容， 甚至是對(duì)方的信函編號(hào)，再回答對(duì)方的問題和提及自己的愿望要求，其目的是使對(duì)方讀 到你的復(fù)函時(shí)明白其意，從而斷定該信的重要性或?qū)⑵滢D(zhuǎn)交給相關(guān)的部門處理。這樣, 既可以達(dá)到交流的目的，又能節(jié)約大量的商務(wù)時(shí)間，提高工作效率。3. 準(zhǔn)確無誤商務(wù)英語(yǔ)應(yīng)用文必須寫得準(zhǔn)確，因?yàn)樗婕暗劫I賣雙方的權(quán)利、義務(wù) 和利害關(guān)系等，是各種商業(yè)單據(jù)的依據(jù)。這里說的“準(zhǔn)確”不僅指英語(yǔ)語(yǔ)法，標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 和拼寫準(zhǔn)確。商業(yè)貿(mào)易離不開數(shù)字，對(duì)商務(wù)文件和單據(jù)的數(shù)字的準(zhǔn)確性要特

8、別加以注 意,避免“差之毫厘、失之千里”,比如：5% -10 %，從3月1日至9日。商業(yè) 信件和外貿(mào)函電中常常離不開商業(yè)術(shù)語(yǔ)。一般常用的商業(yè)術(shù)語(yǔ)用字簡(jiǎn)潔，意義明確，若 使用得當(dāng)，將有利于商務(wù)活動(dòng)的展開；使用不當(dāng)，就會(huì)引起誤解，造成混亂，甚至產(chǎn)生 不必要的糾紛。因此，必須準(zhǔn)確理解和運(yùn)用商業(yè)術(shù)語(yǔ)，力爭(zhēng)商業(yè)信函準(zhǔn)確無誤。4. 清楚簡(jiǎn)潔撰寫人應(yīng)該盡量將自己的意思表達(dá)清楚，能使對(duì)方完全了解你的原意，不致產(chǎn)生誤 解。因此，撰寫人應(yīng)做到：避免使用含有不同詞義或詞義模糊的詞語(yǔ)，女口： As to the steamers sailingfrom Hong Kong to San Francisco , we

9、have bimonthly direction services其中“ bimonthly ” 一詞含有兩個(gè)意思，即每月兩次和兩月一次。這對(duì) 于讀者來說，就可能感到迷惑不解，應(yīng)該改寫為：We have two direct sailings every month from Hong Kong to SanFrancisco 。We have semimonthly direct sailings from Hong Kong to San Francisco 。5. 有禮有節(jié)西方民族采取的是客體思維方式，力求語(yǔ)言客觀、公正、嚴(yán)密。采取 客體思維的英語(yǔ)在表示意見的時(shí)候，傾向于間接婉約，用勸說

10、建議的方式，表示肯定或 否定。對(duì)外所寫的商業(yè)貿(mào)易應(yīng)用文要體現(xiàn)我國(guó)的外貿(mào)政策和外交禮節(jié)，既要遵守國(guó)際貿(mào) 易的習(xí)慣，又要維護(hù)自身的利益，做到不卑不亢，得體脫俗，落落大方。所以，商務(wù) 應(yīng)用文的內(nèi)容要寫得以有理、有利和有節(jié)為準(zhǔn)，不要盛氣凌人，避免命令和粗魯。有禮有節(jié)意味著體諒對(duì)方，就是要顧全對(duì)方的要求、愿 望、 情感等，力求準(zhǔn)確地肯定地談問題，盡量避免否定地談問題。商務(wù)英語(yǔ)信函寫作技巧1.選用四部式結(jié)構(gòu) 通常，商務(wù)信函由四部分組成，即引言、詳情、應(yīng)答和結(jié)束 語(yǔ)。下面我們分別進(jìn)行說明：引言說明寫信的來由，出于禮貌，商務(wù)信函通常通過告知事由或提及彼此前面的聯(lián)系 引出正文，而不是開門見山談具體事宜，以免唐突

11、與失禮。經(jīng)常使用的開篇語(yǔ)如下：I am writi ng to discuss I would like to I am interested in 詳情即詳細(xì)說明事宜及具體要求。這部分是正文的核心，即進(jìn)人正題階段。所涉及 的不同事項(xiàng)應(yīng)按主次順序分幾個(gè)段落進(jìn)行說明；在敘述同一事項(xiàng)時(shí)要注意條理與邏輯 性。通常把涉及限制、付款、罰款、賠償?shù)取安淮篌w面”的內(nèi)容放在最后提及。應(yīng)答這一部分在內(nèi)容上是第二部分的延續(xù)?？梢允且髮?duì)方確認(rèn)、答復(fù)或寄來價(jià)目表， 也可以告之對(duì)方隨函寄去的附件或表示歡迎垂詢。如Please let us know if the above arrangements are sati

12、sfactory.I hope you will find our terms agreeable, and give us a confirmation. 必 須說明的是，并非在所有的信函中都包括這部分內(nèi)容，是否必要須根據(jù)具體情況確定。結(jié)束語(yǔ)即以一個(gè)相關(guān)的短句結(jié)束全文。這是在完成以上三個(gè)部分內(nèi)容之后表示禮節(jié) 的一句客套語(yǔ)，一般的商務(wù)信函中都使用。商務(wù)信函中常用的結(jié)束語(yǔ)包括：I look forward to hearing from you soonI am looking forward to an early reply.I hope to be of service to you in

13、 the future2.遵循語(yǔ)言原則用詞簡(jiǎn)單。在用詞方面商務(wù)英語(yǔ)寫作規(guī)范提倡使用簡(jiǎn)單、常用的 詞匯而避免生僻、過長(zhǎng)或陳舊的詞語(yǔ)，以保持句式的簡(jiǎn)潔與清晰：如buy比 purchase更通俗，try比endeavor 更常用等。句子簡(jiǎn)練通常簡(jiǎn)潔短小的句子可以更清楚地表達(dá)內(nèi)容且便于理解。試比較下面一組句 子：a. There will be no need for you to prepare any special equipment for me. b. I don，t require any special equipment.顯而易見，組中b句的表達(dá)效果更勝一籌。這種效果還可以通過“節(jié)省用

14、詞”達(dá) 到。因此，在撰寫商務(wù)信函時(shí)保持句子的簡(jiǎn)短很必要，用一個(gè)詞能夠表述則不必用兩個(gè) 詞完成。語(yǔ)法與句法準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)構(gòu)思嚴(yán)謹(jǐn)、內(nèi)容充實(shí)的商務(wù)信函中如果存在拼寫錯(cuò)誤、人稱不一 致、時(shí)態(tài)誤用、以及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不當(dāng)?shù)葐栴}，則會(huì)使其溝通效果大打折扣；使用省略號(hào)如 rm，Well也欠正式，而應(yīng)改為I am-*, We shall。句式清新脫俗隨著時(shí)代的進(jìn)步，商務(wù)信函中有些慣用的語(yǔ)句已顯得庸俗乏味，累贅多 余。如：a) I enclose herewith b) reg arding the above-mentioned sales contract. 近幾年商務(wù)英語(yǔ)證 書考試強(qiáng)調(diào)使用直接自然，不落案臼的表達(dá)方

15、式。因此，以上句式可分別改為：a) I enclose b) regarding the sales contract.通過比較可以看出后一組更具現(xiàn)代活 力。3.注意信函語(yǔ)氣英文商務(wù)信函的語(yǔ)氣須體現(xiàn)通情達(dá)理，避免過分禮貌與生硬刻 薄。此外，在商務(wù)應(yīng)用文中經(jīng)常涉及限制性規(guī)定、質(zhì)疑、爭(zhēng)議、糾紛、投訴，索賠等內(nèi) 容。在語(yǔ)氣 把握上，要注重巧妙地妥善解決問題；在語(yǔ)氣上委婉但不遷就，在禮貌體諒 的同時(shí) 又堅(jiān)持自己的原則，維護(hù)自身的利益。我們不妨分析下面的例句，體會(huì)商務(wù)信函的語(yǔ)氣特點(diǎn)：Your TVs guarantee is up, so youll have to make your own arra

16、ngements to get it fixed電視保修期終止而不再享受免費(fèi)維修是理所當(dāng)然的，但此句中使用口語(yǔ)化的詞 語(yǔ) “ up”和“ get it fixed ”有失莊重，同時(shí)答復(fù)過于直露，令人感到不舒服。不 妨改成：The guarantee on your TV has expired, so use regret to say that the costof repairs must be borne by you. 這樣，既緩和了語(yǔ)氣，又明確地表述了自 己的立場(chǎng)。商務(wù)英語(yǔ)寫作基本策略學(xué)習(xí)書寫英語(yǔ)應(yīng)用文要掌握兩個(gè)方面的知識(shí)：一是各類商務(wù)英語(yǔ)應(yīng)用文必須遵 守的 寫作格式和套語(yǔ)；二是如何寫好正文內(nèi)容部分。Body部分是寫文章的目的，和一般文章一樣，首先要從文章的結(jié)構(gòu)人手，剖析和設(shè)計(jì)文章的骨架。第一，安排寫作內(nèi)容，收 集材料。第二，以一件事為例，寫作時(shí)一般從四個(gè)方面來闡述：向讀者說明主題及此事 的背景，使之一目了然；主題的思想延伸，即進(jìn)一步詳解或舉例 說明；要求展開討論， 要特別注意層次分明，脈絡(luò)清楚，圍繞主題陳述；結(jié)論要求歸納已述條件的結(jié)果，這就 是寫文章的傳統(tǒng)要求所說的“起、承、轉(zhuǎn)、合”。第三，規(guī)劃整篇文章的結(jié)構(gòu)，也就是 寫作提