如何提高工作效率—時(shí)間管理培訓(xùn)綜述

1、寧波龍文教育常務(wù)校長(zhǎng)：陳友才寧波龍文教育常務(wù)校長(zhǎng)：陳友才工作越來越忙工作越來越忙 工作越來越忙，私事也工作越來越忙，私事也越來越多越來越多工作任務(wù)在等著；孩子工作任務(wù)在等著；孩子的教育問題要考慮；我的教育問題要考慮；我們們 記性越來越差記性越來越差 效率越來越低效率越來越低 客戶一生氣，客戶一生氣，后果很嚴(yán)重后果很嚴(yán)重我們我們想要想要什么？什么？ 我們的期望我們的期望 我們的大腦再不為瑣碎之事所纏我們的大腦再不為瑣碎之事所纏繞，神清氣爽，充滿活力；繞，神清氣爽，充滿活力； 面對(duì)新的任務(wù)，我們可以做到舉面對(duì)新的任務(wù)，我們可以做到舉重若輕，有條不紊；重若輕，有條不紊； 我們希望我們希望找到適用的方

2、法才是出路找到適用的方法才是出路一個(gè)善于思考的人，一定是高效一個(gè)善于思考的人，一定是高效的，大腦一定是自由的；的，大腦一定是自由的；要提高工作效率，時(shí)間管理是關(guān)鍵。要提高工作效率，時(shí)間管理是關(guān)鍵。 8時(shí)間管理的理論與原則時(shí)間管理的理論與原則時(shí)間管理的步驟與方法時(shí)間管理的步驟與方法9全球調(diào)查結(jié)果：時(shí)間管理無效十大原因全球調(diào)查結(jié)果：時(shí)間管理無效十大原因 1.1.優(yōu)先順序不明確優(yōu)先順序不明確2.2.電話打擾電話打擾3.3.缺乏目標(biāo)計(jì)劃缺乏目標(biāo)計(jì)劃4.4.貪多嚼不爛貪多嚼不爛5.5.不速之客不速之客6.6.無效授權(quán)無效授權(quán)7.7.桌面雜亂無章桌面雜亂無章/ /找不到東西找不到東西8.8.缺乏自律缺乏自

3、律/ /拖延拖延9.9.不會(huì)說不會(huì)說“不不”10.10.低效的會(huì)議低效的會(huì)議10 效果效率 - 做正確的事情 目標(biāo)計(jì)劃 - 書面界定結(jié)果 計(jì)劃行動(dòng) - 縝密思考策劃 排序羅列 - 優(yōu)先高于一切 20 80 - 保證少數(shù)重點(diǎn) 集中分散 - 專注整塊時(shí)間 人 事 - 投資情感帳戶 羅盤時(shí)鐘 - 平衡工作生活11時(shí)間管理的理論與原則時(shí)間管理的理論與原則時(shí)間管理的步驟與方法時(shí)間管理的步驟與方法12 明確角色、職責(zé)與目標(biāo) 列出事件清單 排定事件次序 制定時(shí)間計(jì)劃表 言行一致地執(zhí)行 調(diào)整和改善 131、明確角色、職責(zé)與目標(biāo) 公私兼顧：工作+家庭 價(jià)值為先：以價(jià)值觀為依據(jù)1415 時(shí)間規(guī)劃系統(tǒng)里，日計(jì)劃就是

4、每天要花一些時(shí)間規(guī)劃你的活動(dòng)。你的日計(jì)劃要從周計(jì)劃而來。自己每天的趨勢(shì)都是朝著更大的目標(biāo)邁進(jìn)。一天檢查所有工作的來源，包括你的專案、你記載截止日期的計(jì)劃、排進(jìn)去的活動(dòng)和應(yīng)該注意的事項(xiàng)等。 你未來的一周應(yīng)該處理的事情，首先應(yīng)該決定這些事情的優(yōu)先順序然后再做周計(jì)劃，這樣可以對(duì)工作做一些全盤的檢查，將你自己的目標(biāo)系統(tǒng)化以后可以為新的一周做更好的準(zhǔn)備。周計(jì)劃往上延伸就是月計(jì)劃。有時(shí)從比一周更長(zhǎng)的時(shí)間范圍來看，工作也是非常重要的，月計(jì)劃可以提供一個(gè)寬廣的視野，使你每一周計(jì)劃得更有效果。它通常包含的都是下個(gè)月工作里更重要的事情。 月計(jì)劃再往上就是你的季計(jì)劃，一年之中固定每隔一段時(shí)間就要檢查已經(jīng)到期的目標(biāo)，

5、并視情況做必要的修正和改進(jìn)。在每一個(gè)季度末你可以確定下一個(gè)季度的方針，并決定哪些方面任務(wù)應(yīng)該取消、增加或加快。例如下一季度你可能晉升為主管，你需要接受一些主管方面的知識(shí)培訓(xùn)；你下個(gè)月可能要去一個(gè)地方旅游，那你必須要去收集旅游地點(diǎn)的一些信息資料，這些都應(yīng)該安排在季計(jì)劃的內(nèi)容之內(nèi)。 161 1、具體可衡量的：、具體可衡量的： 有人說：“我將來要做一個(gè)偉大的人”。這就是一個(gè)不具體的目標(biāo)。目標(biāo)一定要是具體的，比如你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個(gè)目標(biāo)：每天一定要背十個(gè)單詞、一篇文章。 有人曾經(jīng)做過一個(gè)試驗(yàn)，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ?。兩組人的個(gè)子差不多，先是一起跳過了1米。他對(duì)第一組說：“你們能夠跳過1

6、.2米?！彼麑?duì)第二組說：“你們能夠跳得更高?！苯?jīng)過練習(xí)后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標(biāo)，結(jié)果第一組每個(gè)人都跳過1.2米，而第二組的人因?yàn)闆]有具體目標(biāo)，所以他們中大多數(shù)人只跳過了1米，少數(shù)人跳過了1.2米。這就是有和沒有具體目標(biāo)的差別所在。 2 2、可達(dá)到的：、可達(dá)到的： 不能達(dá)到的目標(biāo)只能說是幻想、白日做夢(mèng)，太輕易達(dá)到的目標(biāo)又沒有挑戰(zhàn)性。多年前在美國(guó)進(jìn)行了一項(xiàng)成就動(dòng)機(jī)的試驗(yàn)。15個(gè)人被邀請(qǐng)參加一項(xiàng)套圈的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個(gè)人幾個(gè)繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。 站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太遠(yuǎn)，老是套不進(jìn)去，于是很快

7、就泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。實(shí)驗(yàn)者解釋這些人有高度的成就動(dòng)機(jī)，他們通常不斷地設(shè)定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標(biāo)。 3 3、相關(guān)的：、相關(guān)的： 目標(biāo)的制定應(yīng)考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性，比如一個(gè)公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢(mèng)，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學(xué)習(xí)、工作的能力，不思進(jìn)取，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最終會(huì)被公司拋棄、會(huì)被社會(huì)遺棄。 4 4、基于時(shí)間的：、基于時(shí)間的： 任何一個(gè)目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時(shí)間的限定，比如你說：“我一定要拿到律師證書?！蹦繕?biāo)應(yīng)該很明確了，只是不知是在一年內(nèi)完成，還是十年后才完成

8、？ 172、列出事件清單 主動(dòng)性任務(wù)-幫你實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo) 應(yīng)對(duì)性任務(wù)-不太重要卻不可缺少每日計(jì)劃每日計(jì)劃T P Task List7891011121314151617181920會(huì)見會(huì)見13-11-2000183、排定事件次序 根據(jù)：工作的重要程度 (重要的工作需要安排足夠的時(shí)間處理）工作的緊急程度（緊急的工作需要馬上著手處理）192021緊急不緊急重要壓力筋疲力盡危機(jī)處理忙于收拾殘局有遠(yuǎn)見平衡紀(jì)律自制少有危機(jī) 不重要短視近利危機(jī)處理被視為巧言令色輕視目標(biāo)與計(jì)劃缺乏自制力，抱怨人際關(guān)系浮泛，破裂 全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生 22重要重要緊急緊急23 緊緊 急急 不不 緊緊 急急重

9、重要要不不重重要要II I IIII V24q花更多時(shí)間在第二象限，來創(chuàng)造機(jī)會(huì)和保護(hù)資源q為第一象限活動(dòng)做預(yù)測(cè)并將它們移入第二象限q預(yù)防或?yàn)榈谝幌笙藁顒?dòng)做準(zhǔn)備，以減弱緊急程度q確認(rèn)和消除不能幫助實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的活動(dòng)254、制定時(shí)間計(jì)劃表計(jì)算事件時(shí)間長(zhǎng)度保證為重要工作預(yù)留整塊時(shí)間適當(dāng)預(yù)留彈性265、言行一致地執(zhí)行 有序工作 有效授權(quán)1) 排除干擾2728 該扔則扔 不要移師暗處 不放無關(guān)物品，將物品放在固定地方。 建立良好的文件管理系統(tǒng) 讓文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾辦公桌2930 管理是通過他人將事情辦妥。 授權(quán)就是將分內(nèi)的若干工作委托部屬履行。 主管所授予的權(quán)力應(yīng)以剛好能夠完成指派的工作為限度。 授權(quán)不卸責(zé)。31溝通技巧不佳溝通技巧不佳令部屬等候（傲慢、優(yōu)柔寡斷、遙控）令部屬等候（傲慢、優(yōu)柔寡斷、遙控）干擾部屬的工作干擾部屬的工作過分挑剔細(xì)節(jié)過分挑剔細(xì)節(jié)縱容或無視傳達(dá)信息的人員，任意提高信息的緊迫性縱容或無視傳達(dá)信息的人員，任意提高信息的緊迫性32管理者要學(xué)會(huì)如何授權(quán)，必須先要克服兩個(gè)障礙： 要舍得把自己喜歡的工作，分派給別人去做 克服恐懼心理，不要害怕工作局面失控 33 哪項(xiàng)任務(wù)？ 由誰(shuí)負(fù)責(zé)？ 如果派他，她/他能勝任嗎？ 需要多長(zhǎng)時(shí)間培訓(xùn)，她/他才能勝任工作？ 制定培訓(xùn)計(jì)劃。 34 提供必