檔案管理工作計劃2016

1、 檔 案 管 理 工 作 計 劃 編制： 日期：2016.7.26檔案管理工作計劃檔案管理是科學化、系統(tǒng)化的管理工作，除了對專業(yè)方面的要求之外，對軟件方面的制度建設和硬件方面的設施配備等也提出了嚴格的要求。主要從以下幾方面，談談對檔案工作的簡要理解和認識及下一步的工作計劃。1、 檔案室的建設檔案室是檔案管理的基礎和前提，檔案室的籌建要遵循一定的原則和要求。 （一）檔案室建設規(guī)范1、適用范圍為適應公司檔案管理需要，使檔案室建筑設計符合功能、安全、衛(wèi)生等方面的基本要求，制訂本規(guī)范。 檔案室建筑設計除應符合本規(guī)范外，尚應符合國家現(xiàn)行有關強制性標準的規(guī)定。 2、檔案室設計原則（1）原則上檔案室設在辦公

2、樓二層-三層，一層太潮濕，頂層太暴曬。（2）檔案室應集中布置，自成一區(qū)。區(qū)內不應設置其他用房，其他用房之間的交通也不得穿越檔案室。（3）檔案查閱室應與檔案室分開自成一區(qū)。朝向以北向為宜，避免朝西，不宜設在地下室。3、檔案室建設要求（1）檔案室面積不應小于40平米，以能存放20-30年檔案為佳。檔案庫房和檔案員辦公室分開，最好為里外套間形式。（2）檔案室內凈高不應低于2.4m。當有梁或通風管道時，其局部凈高不應低于2.2m。（3）檔案室內墻及地面都應做好防水處理。（4）檔案室的溫濕度要求應符合表3.1的規(guī)定。每晝夜波動幅度要求溫度不得大于2、相對濕度不得大于5%。檔案室的溫濕度要求 表3.1溫濕

3、度范圍采暖期夏季溫度1424不小于14不大于24相對濕度45%60%不小于45%不大于60%（5）檔案室樓面均布活荷載應為5kNm2。采用密集架時，不應小于12kNm2，或按實際需要確定，考慮樓層板承受力。（二）檔案庫房管理制度 檔案庫房要有專人管理，鑰匙專人保管，鑰匙要集中存放，不準隨身攜帶。非本室工作人員未經(jīng)許可，不準擅自進入檔案庫房，確保檔案安全。1、確保檔案室安全，門窗及時關閉上鎖，非工作人員不經(jīng)允許不準進入檔案室，節(jié)假日、周末要進行安全檢查。2、庫房內嚴禁吸煙和堆放易燃易爆品及其他雜物，落實“六防”措施，保持庫房整潔。（1） 防火。室內嚴禁吸煙，嚴禁放易燃品。（2） 防塵。門窗縫隙要

4、密封，經(jīng)常打掃衛(wèi)生，保持整潔。（3） 防潮。室內放溫度計、濕度計，要經(jīng)常觀測室內溫度、濕度變化情況。（4） 防蟲。室內每年放置一次性殺蟲藥劑。（5） 防鼠。室內每年放置一次防鼠藥劑。（6） 防強光。門窗設不透明布簾，以防曝曬。3、 做好庫房溫濕記錄，并根據(jù)季節(jié)的變化采取適宜措施，以延長檔案的壽命。4、庫房內櫥柜要排列整齊，統(tǒng)一編號，櫥柜從左到右，櫥內從上到下編號排列，檔案櫥、架等設備，要注意保養(yǎng)維修。5、對庫內檔案要經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。正確使用庫房內的設備，不斷進行維修保養(yǎng)，使之安全運轉。6、檔案管理人員要增強事業(yè)心和責任感，嚴格查閱制度，每次下班前對庫房門窗、電源等進行詳細檢查，杜絕

5、以外事故的發(fā)生，確保檔案的安全。二、檔案室設施配備（一）檔案室設施配備1、原則上采用密集架存放檔案，檔案室內配備適量組密集柜。樓面均布活荷載不滿足密集架要求時采用鐵皮五節(jié)檔案柜存放檔案。檔案室內裝具排列的各部分尺寸：主通道凈寬不應小于1.00m，兩行裝具間凈寬不應小于0.80m，裝具端部與墻的間隔不應小于0.60m。2、檔案室配備一臺不小于兩匹的壁掛式冷暖空調進行室內恒溫；同時配備足夠數(shù)量的自動滅火器。3、檔案室配備辦公桌一個，桌面面積不小1500*700mm，用于整理檔案資料。4、檔案室應安裝防盜門，檔案室位于建筑物5層以下設有窗戶的應安裝防盜窗護欄。5、配備除濕器，保持室內合適濕度。溫度計

6、、濕度計。6、配備現(xiàn)代化管理設備：具體電腦、放像機、刻錄。機、照相機、攝像機、復印機、錄音機（筆）、掃描儀、移動硬盤、U盤、打孔機、訂書機、粉碎機等現(xiàn)代化設備。7、檔案盒（文書檔案盒和科技檔案盒兩種）；檔案專用章；其他辦公用品等。8、檔案管理軟件，可根據(jù)情況選用。（二）檔案現(xiàn)代化設備管理使用制度1、檔案現(xiàn)代化設備要專人管理，經(jīng)常檢查、保養(yǎng)，不準外借。2、電腦操作要專人負責。程序運行要嚴格按照操作規(guī)范和系統(tǒng)要求進行。操作員不準私自更改運行的程序。要自覺接受領導的監(jiān)督和指導，自覺遵守各項管理制度。 3、工作期間，嚴禁個人使用放像機、攝像機等設備進行娛樂，否則視情節(jié)輕重給予經(jīng)濟處罰。4、凡本單位人員

7、因公借用照相機、攝像機者，其所拍照片和錄像要完全由檔案管理人員決定是否存檔。5、微機室的管理人員，要經(jīng)常檢查門窗、電源，杜絕一切隱患，確保各種機器的安全運行。三、檔案管理制度（一）管理思路 1、為加強檔案管理工作，提高檔案管理的整體水平，使檔案管理工作更好地為生產、經(jīng)營、基本建設等各項工作服務，根據(jù)國家有關法律、法規(guī)等一系列規(guī)定、規(guī)范、標準，結合山東泉利置業(yè)有限公司(以下簡稱“公司”)具體情況制定本辦法。 2、公司檔案是指各部門在生產、管理、開發(fā)、建設、經(jīng)營等活動中形成的、有保存和利用價值、并按歸檔要求整理歸檔的文件資料、音像制品、獎品實物等全部資料。3、檔案管理工作是公司工作的重要組成部分，

8、是企業(yè)管理的主要基礎工作之一。公司各部門應把檔案管理工作納入本部門重點工作。（二）管理原則 公司檔案是公司各項工作活動的真實紀錄和歷史憑證，必須實行集中統(tǒng)一的管理原則，確保各類檔案達到完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。（三）管理目標綜合行政部是公司檔案管理工作的歸口管理部門，綜合行政負責人對檔案管理負直接責任，對公司檔案管理工作進行統(tǒng)一管理。主要任務是：1、貫徹和組織實施黨和國家有關檔案管理工作的方針、政策；接受檔案主管的領導、檢查和監(jiān)督；研究制定公司各類檔案管理的實施辦法、規(guī)范、標準和制度；對公司各部門的檔案工作進行檢查、監(jiān)督和指導；直接管理公司的檔案。2、綜合部設專職檔案管理人員，具體負責

9、公司文件資料、實物和音像制品的檔案管理工作，業(yè)務上接受上級檔案管理部門的檢查、指導和監(jiān)督。同時與各部門的兼職檔案員進行工作上的聯(lián)絡和對接。（四）管理重點1、各部門是檔案工作的日常管理部門，承擔文件、資料、圖紙和實物檔案的收集、積累、整理、立卷歸檔工作，并應定期按有關要求向綜合行政部移交。移交的檔案資料應達到“齊全、完整、系統(tǒng)、準確”的要求，并應在移交書面文件材料的同時移交電子版材料。2、財務部具體負責公司會計檔案資料的管理，規(guī)范會計檔案的借閱、保管及銷毀手續(xù)，保證會計檔案的完整及保密，以充分發(fā)揮會計檔案的作用。財務檔案也可以根據(jù)公司實際情況同文書檔案歸檔在一起。3、綜合部具體負責公司人事檔案資

10、料的整理、立卷、鑒定和管理工作，做好檔案統(tǒng)計，保證檔案的安全和質量。4、各部門或個人均有權查詢、借閱與本職工作有關的檔案資料，并應按規(guī)定辦理必要的手續(xù)。（五）主要管理措施檔案的管理主要從歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、檔案保管、檔案保密、檔案借閱利用、檔案復印、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定銷毀等方面進行。1、歸檔范圍（1）文書檔案董事會、公司召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料。董事會下發(fā)的與業(yè)務有關的決定、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃、通知等文件材料。董事會普發(fā)的法規(guī)性和其它有查考利用價值的文件材料。 計劃經(jīng)營工作文件資料：關于發(fā)展項目的可研、立項報告、申報材料、上級批復、發(fā)展規(guī)劃、資本、資產運營效益

11、分析、報告、辦法、制度、合作協(xié)議、經(jīng)濟活動分析、經(jīng)營承包等文件資料。上級領導檢查、視察工作時的指示、講話、題詞等材料。公司在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料。公司與有關部門或單位簽訂的合同、契約、協(xié)議等文件材料。公司制定的工作條例、章程、制度、歷史沿革及反映本公司重要活動的文件材料。宣傳本單位的新聞、通訊報道等文件資料。行政文件資料：關于領導分工、啟用印信、機構設置、治安保衛(wèi)、租賃、購置辦公場所、車輛，低值易耗品等管理辦法、經(jīng)理辦公會、行政例會會議記錄、紀要，外事工作管理規(guī)定、中外互訪形成的協(xié)議、大事記等文件資料。安全生產管理文件資料：關于安全監(jiān)察、生產管理、技術管理、教育培訓等文件資料

12、。（2）科技檔案屬于公司管理的生產建設工程的初步可行性研究、可行性研究、初步設計、施工圖、國家級或?。ú浚┘壷攸c工程的竣工圖、工程管理方面的文件材料及圖紙；科學技術研究成果申報、鑒定、評審、推廣等文件材料。公司高、大、精、尖或引進設備的原始資料。公司所屬單位大修、技改項目文件資料。（3） 會計、人事檔案會計檔案包括公司投資運營財務、基建財務、綜合財務管理過程中形成的報表、賬薄、工資表、憑證等。人事檔案包括上級機關頒發(fā)的法規(guī)命令、指示、決定、決議、人事通知、人事任免、人事計劃、規(guī)章制度等；公司人事通報、機構調整、任免、獎懲、人事計劃、人事工作總結及規(guī)章制度等。（4）實物檔案公司各項工作中所獲得的

13、榮譽獎狀、獎杯、獎牌、及各類獎勵證書。上級領導或有關人士來公司視察工作或進行公務活動中所贈的題詞、字畫或禮品等。有關生產、經(jīng)營、管理等方面所取得的資質證書等各類具有法律效力的證件。對外友好往來的單位、團體和個人贈與公司的具有紀念意義的物品。（5）音像檔案主要領導人和行業(yè)領導人來公司視察工作或參加業(yè)務活動形成的音像資料。公司領導參加重要活動形成的音像材料。公司組織或參加重要外事活動形成的音像材料。公司召開的工作會議及其他重要專題工作會議形成的音像材料。公司重要表彰、慶祝及其他具有紀念意義的音像材料。記錄公司重大事件、事故、遭受自然災害的音像材料。國內外著名專家、學者知名人士來公司講學及從事其他重

14、要科研、學術活動形成的音像材料。反映公司重大工程項目、科研技術、生產建設成就的音像材料。反映公司自身基建項目工程基地原貌、改造工程、竣工驗收的音像材料等。不同時期錄制的公司情況介紹或匯報，對公司發(fā)展具有特殊意義的音像材料以及其他反映公司主要職能活動和工作成果的音像材料。其他具有保存價值的照片、錄像帶等。2、歸檔要求各部門生產、開發(fā)、基建、科研、技術業(yè)務、經(jīng)營等每項任務完成后，均要有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料交公司檔案部門歸檔保存。不是所有的文件資料都能歸檔，文件歸檔前應進行系統(tǒng)整理，經(jīng)項目負責人和公司主管領導審定并簽字(見附表歸檔審批表）。對暫時不能歸檔的重要文件材料，應列出清單交綜合部保管。

15、（1）文書檔案文件材料必須齊全、完整、層次分明，保持文件之間的歷史聯(lián)系，符合其形成規(guī)律。文件材料必須準確地反映公司生產、基建、經(jīng)營、科研等各項活動的真實內容和歷史全過程。文件材料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，組成卷宗，符合案卷的質量要求，做到分類科學，排列系統(tǒng)，保管期限劃分準確。文件材料應使用符合檔案要求的字跡材料。文件材料應編制移交目錄一式兩份，交接時雙方應在移交目錄上簽字，各存一份備查。（2）科技檔案凡歸檔管理的科技文件材料，應齊全完整，能準確地反映工程項目的真實內容和歷史過程。立卷應層次分明，符合形成規(guī)律，達到國家標準GB/T11822科學技術檔案案卷構成的一般要求的規(guī)定。（3）會計檔案會計檔案歸檔

16、時應做到裝訂結實、整齊美觀，編目齊全完整、標題書寫工整，封面整潔，在封面上注明形成日期、卷內頁數(shù)，并編造移交清冊。（4）實物、音像檔案實物、音像檔案歸檔時，應對獲得的時間、地點、內容等加以必要的文字說明，然后交檔案室編號、保管并辦理交接手續(xù)。3、歸檔時間（1）文書檔案在各項生產、管理工作中形成的文件材料以及項目（產品）開發(fā)、基建工程、科研或其它經(jīng)濟活動中形成的合同、協(xié)議、圖紙以及有保存價值的音像材料等，在任務完成或告一段落后，由文件材料形成部門負責立卷交公司檔案室歸檔。一般在次年6月份之前完成上年度文書檔案的歸檔。（2）科技檔案公司重點建設項目、自身建設形成的文件材料、圖紙在工程竣工驗收后六個

17、月內分別向工程管理處等有關部門負責收集、整理、立卷，由項目專責人向綜合檔案室移交檔案。科學技術研究檔案資料，由具體負責部門于次年三月底前移交檔案室。大型設備檔案材料，由主管部門在設備開箱驗收后一個月內向檔案室移交。（3）會計檔案財務管理中形成的會計檔案在財務部保存一年后向主管部門移交。（4）實物檔案實物檔案應在獲得后一周內向檔案室移交。（5）音像檔案音像檔案形成后，一般應在二周至四周內由攝影部門移交檔案室。4、 檔案保管（1）專職檔案員在接收、移交檔案時必須認真清點，核對登記。檔案進庫必須認真履行登記手續(xù)。每年10月對所保管檔案進行一次清點核對，做到卷帳相符，并寫出自查報告。（2）專職檔案員應

18、經(jīng)常檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案要及時采取補救措施，進行修補或復制，并建立登記制度。（3）存放檔案必須用專用櫥柜。檔案櫥柜應有統(tǒng)一的反映存放檔案內容的標牌，統(tǒng)一編號。檔案排架的方法要科學，做到整齊美觀，存放有序，系統(tǒng)反映檔案類目設置的具體順序，保證查找迅速。（4）檔案保管要做到防潮、防水、防火、防光、防霉、防蟲、防止有害氣體的侵蝕、防止機械磨損。（5）使用檔案時，不要將其放在近陽光、易淋雨、潮濕處。檔案受潮后，禁止陽光曝曬，要在陰涼通風處晾干。（6） 檔案庫房應配備溫濕度控制和調節(jié)設備，其溫度應控制在14-24，變化幅度不超過2,相對濕度控制在45-60%,變化幅度不超過5%。，并保持

19、通風良好。5、 檔案保密（1）公司檔案管理部門負責公司紙質檔案、電子檔案及各種載體檔案的保密工作。（2）凡屬密級檔案，由檔案部門統(tǒng)一保管。（3）檔案部門應當認真執(zhí)行保密制度，完善保密措施，明確職責，確保檔案機密的安全。（4）查閱檔案的手續(xù)：查閱絕密級檔案，必須經(jīng)公司主要領導人簽字審批后，由經(jīng)手人拆封，方可借閱。查閱機密級檔案，必須經(jīng)公司主管領導和檔案主管簽字批準。查閱秘密級檔案，必須經(jīng)公司檔案主管簽字批準。查閱黨內文件，查閱者必須是共產黨員。（5）利用者借閱密級檔案，必須履行審批手續(xù)，并只限在檔案閱覽室利用。（6）本公司在對外經(jīng)濟、技術交流與合作中需要提供檔案資料的，必須經(jīng)公司保密委員會審查，

20、并經(jīng)公司領導批準同意。凡需提供涉密檔案資料的，應以一定形式明確當事人須承擔的保密義務和責任。（7）利用者必須維護檔案機密的安全，不得抄錄、復制檔案機密，不得外泄、擴散檔案機密。（8）專、兼職檔案人員必須按照檔案接受、保管、借閱利用制度，認真履行核對、簽字、登記、注銷手續(xù)。專、兼職檔案人員要嚴守保密紀律，不得私自摘抄、復制涉密檔案，不得傳播檔案機密。（9）任何人不得攜帶涉密檔案或其復制件外出參觀、游覽、探親訪友和出入其他不利于檔案保密的場所。（10）采取現(xiàn)代保密技術和防護措施，防止檔案機密泄露。對泄露檔案機密的，應視其情節(jié)輕重，按照有關規(guī)定給以必要的處理或處分；情節(jié)嚴重者移交司法機關處理。6、檔

21、案借閱利用（1）專職檔案人員必須樹立明確的服務意識，具有高度的責任心和良好的服務態(tài)度，本著安全保密、方便利用、簡化手續(xù)的原則，積極做好檔案利用工作。（2）檔案人員應熟悉所藏檔案情況，及時了解公司各項工作對利用檔案的需求，為檔案利用者提供方便、介紹情況，努力滿足檔案利用需要。（3）借閱本本門業(yè)務范圍內的檔案需填寫檔案借閱登記單（附表檔案借閱登記單），借閱超越本部門業(yè)務范圍的檔案及查閱黨委會、總裁辦公會紀要，審計等有關工作的檔案材料，需同時填寫檔案利用申請單和檔案借閱登記單。（4）外單位人員查閱本公司檔案材料時，必須持所在單位介紹信，或能證明查檔者身份的證件，經(jīng)公司主要負責人同意方可查閱，并只限于

22、介紹信寫明的范圍。（5）借閱檔案，要提出申請并辦理借閱登記和填寫利用目的。查閱檔案，一般只限在檔案閱覽室內進行。需出具檔案證明的，由借閱人摘錄后注明檔案年代、卷號（盒號），經(jīng)檔案室核對后加蓋檔案專用章。（6）利用者未經(jīng)允許不得摘抄、復制檔案。確需摘抄、復制時，應按規(guī)定經(jīng)批準后由檔案工作人員進行，不得復制與所查閱內容無關的檔案，公司資質及機密、絕密文件復印件一次有效，在復印件空白處做“復印無效”標記。（7）公司檔案資料原則上不外借，因工作需要確需外借時，一般文件須經(jīng)檔案部門負責人同意，重要文件須分管領導批準。外借檔案原件一次最多不超過5份，借閱時間一般不超過5天，到期后仍需利用的，應向檔案室說明

23、情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。（8）借閱或歸還檔案材料時，雙方需詳細檢查清點，當面清銷。利用者歸還檔案時，檔案人員應及時檢查檔案的磨損情況。如有損壞遺失檔案等情況，應及時報告主管領導，所發(fā)生的后果由借閱人全部負責，并按國家檔案法等有關法律、法規(guī)處理。（9）原則上凡屬秘密以上的檔案、資料一律不得外借。需要查閱時，利用者持批準件征得綜合部負責人同意后方可在指定地點查閱。（10）檔案利用者必須愛護與妥善保管所借檔案材料，嚴禁拆散、涂改、圈劃、加注、更換、抽頁、裁剪、折皺、銷毀、污損及轉借他人。嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不準自行拍照、復印，不得丟失或私自發(fā)表。（11)檔案管理員應注意了解檔案利用情況，對有明顯利用

24、效果或獲得經(jīng)濟效益的利用實例，應組織編寫檔案利用實例文字材料。(12)員工調離公司時，必須歸還借用的所有檔案資料，經(jīng)檔案室專職管理人員確認簽字后，人事部門方可辦理調離手續(xù)。7、檔案復?。?）涉密文件一般不能復印，確屬工作需要，必須經(jīng)領導批準才能復印，并且履行登記手續(xù)。（2）保證復印材料的質量，復印的文件要清晰整齊，便于裝訂。（3）個人復印檔案數(shù)量要嚴格控制，同份文件最多只能復印兩份，廢頁不能外傳，應及時銷毀。8、檔案統(tǒng)計（1）統(tǒng)計的內容數(shù)量的統(tǒng)計：包括檔案的收集、整理情況、歸檔實存等，依據(jù)案卷目錄、接收移交登記等有關方面記錄進行。保管狀況的統(tǒng)計：包括遺失、損壞等情況的統(tǒng)計，對遺失損壞的統(tǒng)計應注

25、明人員、內容、數(shù)量及原因。利用情況的統(tǒng)計：包括借閱、調卷及復制情況的統(tǒng)計，依據(jù)借閱、調卷登記及有關記錄等統(tǒng)計人次和利用效果。鑒定情況的統(tǒng)計：包括保存（短期、長期、永久）、銷毀的統(tǒng)計，依據(jù)目錄及鑒定、銷毀清單進行。人員設備的統(tǒng)計：包括對專、兼職檔案人員的統(tǒng)計；庫房及辦公用房、設備、設施等的統(tǒng)計，依據(jù)實際情況進行。其它方面的統(tǒng)計：包括對“三率”（歸檔、查全、查準）及上級單位的要求內容等（依據(jù)實際情況進行）。（2）統(tǒng)計的時間屬檔案管理文字性的統(tǒng)計資料，應在次年的1月份完成。屬檔案管理實物性的如庫房、裝具、設備及其它設施等，添置時統(tǒng)計，年度匯總統(tǒng)計。上級機關要求填報的統(tǒng)計報表，按上級有關要求時限統(tǒng)計并

26、上報。（3）統(tǒng)計的要求按檔案類別進行分類統(tǒng)計并匯總。會計檔案的統(tǒng)計應于6月底以前完成并交檔案室一并匯總。屬上報的統(tǒng)計資料應復制一份并匯總，統(tǒng)計資料按年度匯總造冊。（4） 要確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的嚴肅性，各類數(shù)據(jù)應實事求是；要有原始資料為依據(jù)，不得隨意估算、虛報；統(tǒng)計的資料要字跡清晰。9、 檔案鑒定、銷毀（1）檔案鑒定工作應以檔案有關法律、法規(guī)和本單位檔案保管期限表等為依據(jù)，堅持整體價值觀和動態(tài)價值觀的原則，全面分析檔案的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確劃定檔案的鑒定銷毀范圍。（2）檔案的鑒定應采取逐卷逐件審查的直接鑒定法，一般不拆卷進行鑒定。（3）檔案鑒定工作一般每5至10年進行一次。（4）檔案鑒定工作程序：

27、檔案管理部門擬寫檔案鑒定工作申請，報分管領導批準。鑒定工作申請包括鑒定工作的目的、范圍、參加人員、所需時間等。成立檔案鑒定小組。檔案鑒定小組由企業(yè)分管檔案工作的領導具體負責，檔案部門和有關人員參加。學習國家及企業(yè)有關規(guī)定，統(tǒng)一檔案鑒定標準。鑒定小組成員按分工分別對檔案進行初鑒，提出鑒定意見。集體審查，形成鑒定小組意見，對失去保存價值，需銷毀的檔案進行登記造冊，并向公司領導提交檔案鑒定報告。報企業(yè)主管部門和市（區(qū)）檔案行政管理部門備案。（5）銷毀檔案應有兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人在銷毀檔案前，應對待銷毀檔案認真清點復核，檔案銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章。任何單位、部門或個人均不得將應銷毀的檔案做其他用途

28、或當作廢紙出售。公司檔案室應及時做好檔案變更、檢索工具調整等善后處理工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作的申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、妥善保存。四、工作計劃為進一步規(guī)范我公司檔案管理，加強檔案管理的科學化、規(guī)范化建設，提高單位檔案管理的整體水平，更好地為檔案管理工作做好各項服務，認真完成各年度各門類文件材料并做好歸檔工作，結合我公司工作實際，總的來說檔案管理工作計劃有以下幾點：（1） 配合公司，根據(jù)國家法律法規(guī)、結合公司實際，完成檔案室的籌建及相關設施的配備工作。（2） 根據(jù)國家檔案方面的法律法規(guī)，起草編制山東泉利置業(yè)有限公司檔案管理制度與技術規(guī)范（試行）。（3） 加強檔案知識的宣傳，

29、提高大家對檔案工作重要性的認識。（4） 加強檔案業(yè)務學習，提高職工的檔案業(yè)務素質；尤其是檔案人員要堅持不斷的學習、熟悉和掌握檔案知識，提高自身業(yè)務素質和管理水平；（5） 通過自學、集中講授等方式，不定期的參加檔案專業(yè)知識學習和培訓。（6） 加強檔案工作管理，規(guī)范操作流程；完善檔案借閱制度，做好日常檔案工作的收集整理。（7） 樹立服務意識，為公司各生產、經(jīng)營等提供更好的檔案服務，發(fā)揮檔案的提供利用價值。 附件：附件1.檔案工作的基本術語附件2.文書檔案、科技檔案整理原則附表：表1.資料歸檔審批表表2.文件保管期限及移交單位列表清單表3.暫不歸檔資料清單表4.實物及音像檔案歸檔標識表5.文件移交清

30、單表6.檔案利用申請單表7.檔案借閱登記單表8.銷毀檔案目錄表9.銷毀申請表表10.銷毀清冊流程圖：圖1.檔案收集、整理階段流程圖圖2.歸檔管理流程圖圖3.檔案借閱流程圖附件1：檔案工作基本術語1、 一般概念 （1）公司檔案公司在各項活動中形成的全部檔案的總和。包括黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資、產品(生產)、科學技術研究、基本建設、設備儀器等檔案。（2）檔案管理檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。（3）文件材料記錄和反映公司各項活動的文字、圖樣、圖表、聲像等不同形式和載體的文件總稱。 （4）文書檔案反映黨務、行政管理等活動的檔案。（5）科學技術

31、檔案反映科學技術研究、生產、基本建設等活動的檔案。（6）專門檔案反映專門領域活動的檔案。 2、檔案收藏（1）保管期限歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。(2）案卷由一組關系密切的單份文件組合而成的檔案保管單位。(3）件歸檔文件的整理單位。每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與補轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。（4）案卷目錄登記案卷的題名及其他特征，并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。（5）卷內目錄登記案卷內文件材料名稱及其排列次序的表格，排列在卷內文件之前。（6）歸檔文件目錄歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制

32、目錄。（7） 全引目錄 將案卷目錄與卷內目錄相結合，按一定的次序編排而成的一種檔案目錄。（8） 卷內備考表說明案卷內文件材料狀況的表格，排列在卷內文件之后。（9）檔號 檔案室在檔案整理過程中對檔案的編號。檔號通常包括全宗號、目錄號、分類號、案卷號、序號。 （10）全宗號檔案館指定給立檔單位的編號。 （11）目錄號全宗內案卷所屬目錄的編號。（12）項目代號是指產品、工程、課題、設備的代字或代號。 （13）分類號是檔案分類類目的標識符號，用以表示類目在分類體系中的位置和排列順序。（14）案卷號同一分類號下的案卷小流水號。 （15）序號著錄案卷內每一份文件材料的順序號。 附件2：文書檔案、科技檔案整

33、理原則1 文書歸檔文件管理將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。 1.1 整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。1.2 歸檔文件的整理單位。1.2.1 不同年代的文件一般不得放在一起歸檔整理，但跨年度的請示與批復，放在復文年歸檔整理；沒有復文的重要請示放在請示年歸檔整理；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年歸檔整理；跨年度的總結放在針對的最后一年歸檔整理；計劃、總結合一的應放在以總結為主的那一年；跨年度的會議文件放在會議的開幕年歸檔整理；非訴訟案件在結案年歸檔整理。1.2.2 一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件

34、，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文可為一件。1.3 質量要求1.3.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求，不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡。1.3.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。1.4 整理方法1.4.1 裝訂歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復印件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在

35、后。1.4.2 分類公司歸檔文件采用年度機構保管期限方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。1.4.2.1 按機構分類將文件按承辦機構分類。1.4.2.2 保管期限 文書檔案保管期限分為永久和定期兩種，定期分為10年和30年，參照附表1劃分保管期限。1.4.3 排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。1.4.4 編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章（樣式詳見：1.5.1）設全宗號、年度、保管期限、件號、機構等項目。1.4.4.1 全宗號：檔案館給立檔

36、單位編制的代號（不填）。1.4.4.2 年度；文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如1978。1.4.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限（見1.4.2.2）。1.4.4.4 件號：文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件與的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從“1”開始標注。館編件號（不填）按進館要求標注。1.4.4.5 機構：作為分類方案類目的機構規(guī)范化簡稱。如以下各部門簡稱部門名稱代碼簡稱綜合部ZH綜合部財務部CW財務部生產部SC生產部物業(yè)部WY物業(yè)部監(jiān)察部JC監(jiān)察部公司組織機構調整時，此表相應更改。1.4.5

37、 編目歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄（樣式見1.5.2）。1.4.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。a 件號：填寫室編件號。b 責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。c 文號：文件的發(fā)文字號。題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“”號。d 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如19990909。e 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。f 備注：注釋文件需說明的情況。g 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A

38、4型(長寬297mm210mm)。1.4.5.2 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面（樣式詳見：1.5.3）可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構等項目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱。1.4.6 裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒（樣式見1.5.4、1.5.6、1.5.7），并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。1.4.6.1 檔案盒a 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm220mm(長寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm、50 mm、60 mm等。b 檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號

39、、盒號等必備項，并可設置機構等項目，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文的件號，中間用“”號連接；盒號即檔盒的排列順序號。c 檔案盒采用無酸紙制作。1.4.6.2 備考表備考表（樣式見1.5.5）置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。a 盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。b 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。c 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。d 日期：歸檔文件整理完畢的日期。1.5 圖示1.5.1 歸檔章樣式：（單位：mm）（全宗號）不填（年度）（室編件號）*機構315（保管期限）（館編件號）不填168 1.5.2

40、歸檔文件目錄歸 檔 文 件 目 錄件號責任者文號題 名日期頁數(shù)備注1.5.3 歸檔文件目錄封面式樣歸 檔 文 件 目 錄 *全宗名稱_*年 度_*保管期限_ *機 構_(問題)1.5.4 歸檔盒封面式樣及規(guī)格（全宗名稱）1.5.5 備考表樣式 備 考 表 盒內文件情況說明 整理人： 檢查人：年 月 日1.5.6 檔案盒盒脊式樣（單位：mm） A30全宗號3030年度保管期限3031030*機構（問題）30起止件號室30館30盒號B1.5.7 檔案盒上底邊式樣（單位：mm） C1025全宗號25年度25保管期限25*機構（問題）220室起止件號2525館25盒號 B2 科技檔案2.1 整理規(guī)則按

41、照一定的原則和規(guī)律，經(jīng)過分類、組卷、編號、排列、編目等整理，移交到檔案管理部門集中保管和提供利用的文件材料。2.2 歸檔范圍和保管期限2.2.1 歸檔范圍：公司科技檔案以前期資料和工程資料為主。 2.2.2 科技檔案保管期限分為永久、長期、短期（見附表1）。2.3 整理工作2.3.1 原則遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持卷內文件的相互聯(lián)系，便于保管和利用。2.3.1.1 檔案實體分類方法a 分類細致，分到四級類目b 檔號準確：由目錄代號、分類號（分到四級類目）、同類號下的案卷小流水號組成。目錄號（代號）一律采用四位阿拉伯數(shù)字標識。c 排列案卷和卷內文件順序 案卷排列順序按照公司企業(yè)檔案分類表中

42、的類目設置的先后順序進行排列。 案卷內文件材料之間的排列順序管理性文件材料：按問題的重要程度和事項、事務發(fā)展過程的先后順序排列。文字和圖紙：按文字在前，圖紙在后的順序排列。譯文和原文：按譯文在前，原文在后的順序排列。 案卷內文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。凡是有文字和圖表(包括原圖目錄)的卷內文件材料，均需編寫頁號。案卷封面、卷內目錄(不包括原圖紙目錄)、卷內備考表不編頁號。 科技檔案文字材料及圖紙在每頁的右下角編寫頁號，背面在左下角編寫頁號，圖樣頁號編寫在標題欄外；文件材料或圖紙在每頁的右上方空白處加蓋檔號章檔案檔號章樣式：(長50MM；高20MM) 3515檔號序號110110 成套

43、圖樣或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其它科技文件材料組成一卷的，應排在卷內文件材料的最后，將其作為一份文件填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。2.4 編目方法及要求2.4.1 案卷封面2.4.1.1 案卷封面（樣式詳見：2.6.2）印制在卷盒的正表面，也可采用內封面（軟卷皮）形式 。案卷一卷一盒，圖紙采用案卷外封面（硬卷皮），文字材料采用案卷內封面（軟卷皮）。2.4.1.2 案卷題名：應簡明、準確地揭示卷內文件材料的內容。案卷題名主要包括項目名稱(全稱、代字、 代號)及其結構、部件、階段的名稱(代號)等。2.4.1.3 項目名稱

44、與批準的原立項、設計（包括代號）應相符。 歸檔外文資料的題名應譯成中文；外文資料有中譯文的，應一并立卷。2.4.1.4 立卷單位：填寫負責文件材料組卷的部門或項目負責單位。 2.4.1.5 起止日期：應填寫卷內文件形成的起止日期。 2.4.1.6 保管期限：填寫組卷時劃定的保管期限。 2.4.1.7 密級：依據(jù)保密規(guī)定填寫。案卷脊背的編制 2.4.2 卷內目錄的編制 2.4.2.1 科檔檔案卷內目錄（樣式詳見：2.6.1）填寫方法a 序號：用阿拉伯數(shù)字從1起，依次標注卷內文件材料件數(shù)的順序。 b 責任者：填寫文件材料的形成部門或主要責任者。c 文件編號：填寫文件的文號或圖樣的圖號、或設備和項目

45、代號等。d 文件材料題名：填寫科技文件材料標題的全稱。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，外加“ ”號。e 日期：填寫科技文件材料的形成日期。文件的形成日期。以8位阿拉伯數(shù)字標注，填寫時省略漢字“年”、“月”、“日”,“年”標注四位，“月”、“日”各標注兩位，如2003.01.08f 頁碼: 每份文件首頁上標注的頁號(卷內最后一份文件要填寫起止頁號)。 （頁號：每件科技文件材料首尾頁上標注的頁號）g 卷內目錄打印一式兩份，一份排列在卷內文件材料首頁之前，另一份用于編制全引目錄或分類目錄。2.4.3 卷內備考表（樣式詳見：2.6.4）的編制 2.4.3.1 說明:填寫在組卷和案卷使

46、用過程中需要說明的問題（如文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況）?？萍紮n案案卷備考表還要標明案卷內文件材料的件數(shù)、頁數(shù)。件數(shù)是卷內文件材料的總件數(shù)，頁數(shù)是卷內文件材料的總頁數(shù)。 2.4.3.2 立卷人:由立卷的責任人簽名。檢查人：由檔案部門案卷質量審核人簽名。2.4.3.3 立卷時間：填寫立卷完成的日期。2.4.3.4 檢查時間：填寫審核的日期。2.4.3.5 互見號：應填寫同一內容而形成不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔案號應注明檔案載體的形式，并用括號括起。2.4.3.6 卷內備考表排列在文件尾頁之后。2.4.4 書寫材料、格式的要求 2.4.4.1 卷內文件材料和案卷封面、卷內目

47、錄、備考表用鋼筆書寫，采用耐久的墨汁、炭素墨水或藍黑墨水。禁止使用鉛筆、圓珠筆和純藍墨水。2.4.4.2 案卷封面、卷內目錄、備考表書寫字跡要工整、 清晰、規(guī)范。2.4.4.3 案卷內所反映問題的文件材料的份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整，文件不重份。2.5 案卷裝訂的要求 2.5.1 案卷采用裝訂和不裝訂兩種形式。 2.5.2 裝訂時做到右下齊，無倒頁，不漏訂。2.5.3 案卷采用三孔一線裝訂，裝訂線長度為18厘米，裝訂結實、整齊、美觀，也可采用不銹鋼訂書針按件裝訂，組件建卷。2.6 樣式2.6.1卷內目錄卷內目錄序號文件編號責任者文件材料題名日期頁號備 注2.6.2案卷封面 檔 號 02

48、01-8400-01 (案 卷 題 名)立卷單位 起止日期 保管期限 密 級 2.6.3 案卷目錄案卷目錄案卷序號檔號案卷題名頁號保管期限備注2.6.4 備考表卷內備考表互見號：說 明： 檔 號： 本卷共 件， 頁。 立卷人： 年 月 日 檢查人： 年 月 日2.6.5 檔案盒脊背檔 號案卷題名案 卷 號表1：資料歸檔審批表 編號：SDQL-GD-歸檔資料：（名稱、份數(shù)、原件/復印件）歸檔人： 年 月 日公司領導意見 年 月 日 資料接收人： 歸檔時間： 年 月 日資料歸檔審批表 編號：SDQL-GD-歸檔資料：（名稱、份數(shù)、原件/復印件）歸檔人： 年 月 日公司領導意見 年 月 日 資料接收

49、人： 歸檔時間： 年 月 日60表2：文件保管期限及移交單位列表清單部 門文件序號文件名稱保管期限移交時間密級備注綜合部1公司、部室發(fā)文（上級單位來文、函、各部門通知、制度、辦法、規(guī)定等發(fā)文）永、30年、10年次年1月前移交歸檔秘密、公開文書檔案2辦公會、月度例會、周例會、行政專題會議紀要等永、30年、10年次年1月前移交歸檔機密、公開文書檔案3外事活動（含各類大型會議，外事活動，出國考察）計劃、總結、規(guī)定、會議材料、接待工作等30年、10年外事活動結束后1個月內移交；各類會議活動完畢后應及時歸檔。機密、公開文書檔案4公司資質（組織機構代碼證、營業(yè)執(zhí)照等）、榮譽獎狀、獎杯、獎牌及獎勵證書、所贈禮品等30年、10年1周內移交歸檔秘密、公開實物檔案5人事培訓材料、人事資料30年、10年次年1月前移交歸檔機密、秘密文書檔案6合同、協(xié)議永、30年、10年履行完畢后1個月內機密、秘密文書檔案7其他行政類材料（如部門便函與呈報、音像材料等）永、30年、1