倉庫管理辦法

1、中化化肥質(zhì)量管理體系文件文件編號ZHHF-FX-BF-003-2013倉庫管理辦法發(fā)布日期2013年9月30日文件類型規(guī)章制度倉庫管理辦法目 錄第一章 總則第二章 機構與職責第三章 租庫原則和要求第四章 租庫管理程序第五章 倉儲合同要求第六章 倉庫后評價及備案管理第六章 附則第一章 總則 第一條 為指導和規(guī)范公司更好地完成倉庫租賃，根據(jù)中化化肥存貨管理辦法的有關規(guī)定，特制訂本辦法。 第二條 本辦法適用于中化化肥有限公司（以下簡稱“化肥公司”或“公司”）及下屬經(jīng)營單位。公司的參股公司可參照本辦法執(zhí)行。第三章 租庫原則和要求第三條 原則（一） 擬租倉庫必須產(chǎn)權明晰，倉庫方有權對外出租，且倉庫方與我

2、司不存在交易或同業(yè)競爭關系；未簽署倉儲合同時，禁止存放我司貨物。（二）控股企業(yè)租用倉庫，優(yōu)先租賃化肥公司系統(tǒng)內(nèi)倉庫和系統(tǒng)外規(guī)范專業(yè)的中立倉庫，租用倉庫均需報化肥公司總部審批。（三） 在符合本辦法規(guī)定的租庫要求框架內(nèi)，租用普通倉庫，分公司自主行使倉庫租賃審批權，擬租倉庫經(jīng)分公司經(jīng)理審批通過后，分公司即可與倉庫出租方簽訂倉儲協(xié)議，無需等待總公司審批，但仍需通過OA審批系統(tǒng)提交總公司進行備案；租用經(jīng)銷商性質(zhì)倉庫或工廠倉庫，分公司需報總部批準后方可使用。（四）租用經(jīng)銷商性質(zhì)倉庫或其他工廠倉庫，需滿足以下六個必須原則：1.目標倉庫必須配備我司專職庫管員；2. 貨物上下站及出入庫管理必須由我司人員全程負責

3、；3. 目標倉庫必須是獨立封閉倉庫，且我司貨物與其它公司貨物物理隔絕；4. 必須保證不利用目標倉庫開展融資性業(yè)務；5. 目標倉庫必須設置庫存上限，原則上庫存上限為5000噸（東三省除外，但須提供超出原因及風險管控方案）；6. 新租經(jīng)銷商（工廠）倉庫審批表必須經(jīng)化肥公司各下屬單位分管領導和風險管理部分管領導審批。第四條 資質(zhì)要求（一）三證（營業(yè)執(zhí)照/身份證、土地使用證、房屋產(chǎn)權證）齊全，且營業(yè)執(zhí)照必須在有效期內(nèi)并經(jīng)過當年年檢，并不得從事農(nóng)資經(jīng)銷及加工業(yè)務；土地使用證、房屋產(chǎn)權證責任人與營業(yè)執(zhí)照或身份證完全一致，并未用于抵押。1. 如果土地使用證、房屋產(chǎn)權證、營業(yè)執(zhí)照或身份證三者名稱存在不一致的情

4、況，必須能夠證明其為同一單位；或者有產(chǎn)權人出具的授權書，授權營業(yè)方對外出租；如產(chǎn)權為共同所有，營業(yè)者需取得共有人的書面授權。2. 如果沒有土地使用證、房屋產(chǎn)權證，須當?shù)赝恋毓芾聿块T或鄉(xiāng)鎮(zhèn)級以上政府機構出具證明，證明其擁有合法產(chǎn)權，并能對外出租；如國家事業(yè)單位，沒有土地使用證、房屋產(chǎn)權證，須其上級主管部門出具證明。3. 農(nóng)藥倉庫必須具備農(nóng)藥存儲資質(zhì)，有危化品經(jīng)營許可證。第五條 倉庫選址及物流成本要求（一）倉庫必須設置在銷量集中的地方。（二）原則上倉庫輻射距離40公里以上，原則上輻射區(qū)域內(nèi)不得重復設置倉庫。（三）優(yōu)先選擇具備鐵路專用線或船舶碼頭的倉庫。（四）各項費用不得高于該區(qū)域平均費用水平。（五

5、）所租倉庫要充分考慮周圍分銷網(wǎng)絡分布及配送條件、成本，結合銷售預測，確定倉庫庫容。第六條 倉庫硬件要求（一）不允許租用不具備圍墻的倉庫。（二）倉庫所在地不得處于低洼地帶；庫區(qū)排水系統(tǒng)良好，不會積水。（三）庫房不漏水；庫內(nèi)貨物不被光線直射（如墻面有窗，則必須封閉、遮光）；庫區(qū)電線無老化、斷裂。（四）庫區(qū)出入庫方便且道路完好，能夠承受大型貨車出入（應與倉庫方約定其負責道路維修，不得因車輛損毀道路而向我司索賠）。（五）庫內(nèi)地面需經(jīng)硬化，適合存放化肥，并保證地面承重不低于3噸/平米；如遇沿海、沿江、沿湖地區(qū)，因地質(zhì)濕軟，須與倉庫方合同約定地面承重，使其不得因地面問題引起的地面裂縫、墻面傾斜等問題向我司

6、索賠；如需庫內(nèi)卸車，倉庫通道應符合使用要求，能承受車輛碾壓，如倉庫方允許車輛進庫，則其不得就車輛碾壓倉庫引起的地面損毀向我司索賠。（六）外垛必須有不低于15厘米的垛臺，雙層嚴密苫蓋，防水防曬。（七）倉庫出租方從事化肥、農(nóng)藥、種子等農(nóng)資產(chǎn)品存儲的，其物資存放地與我司擬租倉庫要進行物理隔絕，同時我司各類產(chǎn)品間要進行物理隔絕。第七條 倉儲合同要求（一）倉儲合同必須使用總部法律部審批的標準合同文本，不得擅自更改。（二）合同一式兩份，合同簽署后，分公司將其中一份正本和合同附件一同裝訂并妥善保管；附件包括三證，另包租庫需要包租庫面積表、自管庫需要自管庫費用明細表。（三）合同不得隨意涂改，除雙方簽字外，其余

7、信息均需打印，盡量避免手寫。（四）合同簽訂方前后名稱及印章、申請名稱必須完全一致，如是個人倉庫，必須加蓋手印或者私人印章；我方必須為分公司經(jīng)理簽字。（五）簽訂合同需要出具委托書的幾種情況：1. 出租方與產(chǎn)權方不一致，需產(chǎn)權方出具授權委托書，委托出租方對外出租并簽訂合同；2. 收款方與出租方不一致，需出租方出具委托收款書，委托收款方收取倉庫租金；3. 倉庫為共同所有，需共有人出具授權委托書，委托出租方對外出租并簽訂合同；4. 其他涉及權利轉移的事項。（六）原則上不得現(xiàn)金支付倉儲費，合同上要明確付款帳號、戶名、開戶行等信息。 （七）合同必須寫上合同號，合同號按照倉庫合同號編制規(guī)則由下屬經(jīng)營單位自行

8、編訂。第八條 倉庫貨物碼放要求（一）化肥存放 1. 貨物碼放要求整齊，合理利用庫容，盡可能要求倉庫按照“二橫三豎或三橫五豎”方式碼放（俗稱“五花垛”或“八花垛”），保持穩(wěn)定，便于檢查、盤點。堆場貨物除按要求碼放、墊垛（至少15公分高）外，在陰雨天還要及時檢查堆場貨物的苫蓋（要求苫布五面苫蓋）情況。2. 貨物碼放要做到“五不靠”（“五不靠”，即四周不靠墻、柱，頂不靠頂棚和燈），要留足“五距”（“五距”指墻距、柱距、頂距、燈距、垛距）。特別應注意檢查貨物是否緊貼墻壁堆放，防止塌方及塌垛事件發(fā)生。（二）農(nóng)藥存放1. 存儲農(nóng)藥的倉庫應為封閉倉庫，而且化肥和農(nóng)藥不要混存，若處同一倉庫應盡量劃出一個獨立的

9、農(nóng)藥存儲區(qū)。2. 不得將農(nóng)藥直接存放在分銷中心員工宿舍或其它不具備存儲條件的地方。3. 農(nóng)藥堆放不宜過高（一般要求不超過1.5米左右高度），尤其是對于液體的產(chǎn)品，防止貨物傾倒，導致貨物破損產(chǎn)生意外。4. 不同生產(chǎn)日期的農(nóng)藥貨物應分垛碼放。（三）自管庫管理要求1. 庫房內(nèi)分垛位儲存的不同產(chǎn)品，對應不同垛位有不同的垛卡。每垛碼放整齊，便于清點。未按規(guī)定碼放，堆垛混亂、數(shù)目不清者，必須倒垛，倒垛費用由當事人承擔。2. 庫房內(nèi)要注意環(huán)境衛(wèi)生，要求每次出入庫后進行打掃，特別注意地面不能有積水。對破包、融化的化肥應及時清理，并單獨存放，不可影響周邊產(chǎn)品的保管。3. 隨時檢查庫房內(nèi)屋頂、墻壁、門窗等設施，發(fā)

10、現(xiàn)問題及時匯報、處理。4. 倉庫內(nèi)要嚴禁煙火，堅決杜絕在倉庫內(nèi)及其周圍抽煙。5. 加強倉庫防水防潮管理，防止貨物受潮受損，在雨季來臨之前對倉庫進行檢查修繕，及時消除各類隱患。6. 庫管員離開庫房，必須切斷所有電源、水源，關好門窗，將庫門鎖好。7. 自管倉庫的鑰匙日常必須由庫管員保管，不能存放在其他人員手中，不能借與他人。若庫管員因公/私請假外出，鑰匙需交給當?shù)胤咒N中心的執(zhí)行負責保管。庫管離職時，應更換倉庫鑰匙和鎖具。8. 庫管員要保證臺帳、垛卡、實貨的日清日結，每日對倉庫貨物進行檢查，至少每周進行一次全面盤點。分銷中心執(zhí)行人員要保證每周與庫管員或倉庫方對帳一次，每月全面盤點、檢查至少一次。第四

11、章 租庫管理程序第九條 新租倉庫（一）庫源準備：下屬單位中臺管理部門每年度根據(jù)銷售部門提供的銷售計劃制定倉庫使用計劃，并于每個季度根據(jù)實際情況作相應調(diào)整。倉儲設施管理人員根據(jù)計劃在已設倉庫或擬設倉庫的區(qū)域內(nèi)尋找?guī)煸匆宰鰝溆?，并登記在冊（含地點、面積、報價等，其中面積必須進行實地測量，測量人員簽字確認）。（二）提出租庫意向：下屬單位銷售部門根據(jù)銷售計劃，向中臺管理部門領導提交租庫意向。中臺管理部門領導根據(jù)銷售計劃與意向，從備用庫源中選擇待租倉庫，合理安排倉庫租賃面積與時間。若無合適庫源，應盡快指定倉儲設施管理人員根據(jù)意向及實際情況在當?shù)貙ふ規(guī)煸?。對于意向倉庫，倉儲設施管理人員要特別關注其硬件結構

12、及周邊路面情況，務必保證倉儲方負責倉庫硬件及周邊路面的修繕。（三）確定目標：選中適合的待租倉庫，并經(jīng)中臺管理部門分管領導認可后，倉儲設施管理人員與倉庫方接洽，商談租庫保管條件、物流費用等，確定倉庫性質(zhì)、狀況及條件，作詳細洽談記錄，并填制租賃倉庫調(diào)查登記表。然后將洽談結果及登記表于當日上報中臺管理部門領導和分管領導。中臺管理部門將待租倉庫與周邊備選倉庫進行比較后確定租賃目標。（四）簽訂租庫意向：確定租賃后，中臺管理部門分管領導指派專人洽談租賃協(xié)議條款與費用，必要時可草簽租庫意向。（五）填報倉庫租賃申請：租庫意向確定后，根據(jù)倉庫性質(zhì)，倉儲設施管理人員填報倉庫租賃申請，并附上租賃倉庫調(diào)查登記表、倉庫

13、數(shù)碼照片等資料，報中臺管理部門領導和分管領導審核。（六）倉庫租賃審批：如租用普通倉庫，分公司經(jīng)理審批并提交總部物流部備案；如租用經(jīng)銷商/工廠倉庫，分公司經(jīng)理審核后，報化肥公司物流部和風險管理部審核，并經(jīng)片區(qū)分管領導和風險管理部分管領導審批；控股企業(yè)租用倉庫，均需經(jīng)各單位中臺分管領導審核后，報總部物流部和風險管理部審核，如為經(jīng)銷商/工廠倉庫，還需經(jīng)控股企業(yè)分管領導和風險管理部分管領導審批。（七）簽訂租庫協(xié)議：審批通過后，倉儲設施管理人員即可根據(jù)公司租庫合同范本及租庫洽談情況，制作倉庫租賃合同（自管）、倉儲保管協(xié)議（代管）或倉儲代管服務協(xié)議（外包），經(jīng)出租方簽字、蓋章后，交分公司經(jīng)理/控股企業(yè)中臺

14、分管領導簽字，加蓋公司合同章，合同簽署后需將合同掃描件傳至總部備案。（八）倉庫的系統(tǒng)添加、刪除和變更：倉儲合同簽訂后，由倉儲設施管理人員及時將倉庫的系統(tǒng)添加、刪除和變更申請表發(fā)給信息技術部相關人員處理。第十條 續(xù)租1. 倉庫租賃到期前一個月，若需要繼續(xù)使用所租賃的倉庫，由中臺管理部門提報續(xù)租申請，經(jīng)中臺管理部門領導和分管領導審批同意后，方可簽訂租庫協(xié)議。2. 對于庫房利用率低于40、或庫存周轉率低于3次/年（以系統(tǒng)數(shù)據(jù)為準，東北地區(qū)除外）、或后評估分數(shù)低于6分的倉庫，原則上不再批準續(xù)租。3. 不符合公司規(guī)定的倉庫，原則上不再批準續(xù)租。第十一條 停租到期停租倉庫要事先清理庫存，并及時提報停租申請，經(jīng)中臺管理部門領導和分管領導審批之后，即可停租。對于合同未到期而停租