電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件

1、電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件1人力資源部人力資源部電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件2問好方式：問好方式：好！好！很好！很好！非常好！非常好！耶！耶！電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件3讓優(yōu)秀成為你的職業(yè)習(xí)慣讓優(yōu)秀成為你的職業(yè)習(xí)慣電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件4由郵件門事件引發(fā)的思考由郵件門事件引發(fā)的思考電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件5一一二三 稱呼語與問候稱呼語與問候 正文正文四五 附件附件 結(jié)尾簽名結(jié)尾簽名 郵件標題郵件標題六 回復(fù)技巧回復(fù)技巧七七正確使用發(fā)送、抄送與密送正確使用發(fā)送、抄送與密送內(nèi)內(nèi) 容容 提提 綱綱電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件6一、郵件標題一、郵件標題不要空標題不要空標題1標題要簡潔標題要簡潔2標題要真實反映郵

2、件的重要性標題要真實反映郵件的重要性3一封信一個主題，不可大雜燴一封信一個主題，不可大雜燴4回復(fù)郵件時要更改標題回復(fù)郵件時要更改標題5 不要隨便用緊急標示不要隨便用緊急標示6標題千萬不要出現(xiàn)錯別字標題千萬不要出現(xiàn)錯別字7電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件7二、稱呼語與問候二、稱呼語與問候（1）、）、英文開頭寫英文開頭寫 “HI”，中文開頭寫，中文開頭寫 “上午好上午好” 或或“您好您好”，問候語是稱呼換行空兩格寫。，問候語是稱呼換行空兩格寫。（2）、結(jié)尾常見的寫個）、結(jié)尾常見的寫個Best Regards，中文的寫，中文的寫 個個“祝您順利祝您順利”之類的也就可以了，若是之類的也就可以了，若是尊尊 長應(yīng)

3、使用長應(yīng)使用“此致敬禮此致敬禮”。注意，在非常正注意，在非常正式式 的場合應(yīng)完全使用信件標準格式，的場合應(yīng)完全使用信件標準格式，“祝?！焙秃?“此致此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩兩 格，而格，而“順利順利”和和“敬禮敬禮”為再換行頂格為再換行頂格寫。寫。（3）、）、俗話說得好，俗話說得好，“禮多人不怪禮多人不怪”，禮貌一些，禮貌一些， 總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對 方也能平靜地看待。方也能平靜地看待。1、 Email開頭最好要有問候語開頭最好要有問候語 。電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件8（1）、）、郵件的開頭要稱呼收件人。

4、郵件的開頭要稱呼收件人。 在多個收件人的情況下可以稱呼大家、在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。（2）、）、如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x 經(jīng)理經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先先 生生”、“x小姐小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。稱呼，但要把性別先搞清楚。（3）、）、不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高 于自己的人也不宜稱呼英文名。于自己的人也不宜稱呼英文名。（4）、）、關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。2、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。、恰

5、當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件91、Email正文要簡明扼要，行文通暢；正文要簡明扼要，行文通暢；2、要用論述的語氣；、要用論述的語氣；3、Email正文多用正文多用（一、（一）、（一、（一）、1、（、（1）、）、 A、 a）之類的列表；之類的列表；4、一次郵件交待完整信息；、一次郵件交待完整信息；5、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用 拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài) 度的體現(xiàn)；度的體現(xiàn)；6、合理提示重要信息；、合理提示重要信息；7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；、合理利用圖片，表格等形

6、式來輔助闡述；8、不要動不動使用、不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符。之類的笑臉字符。三、三、 正正 文文電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件10四、四、 附附 件件1、如果郵件帶有附件，請在正文里面提示收件如果郵件帶有附件，請在正文里面提示收件 人查看附件；人查看附件；2、附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠 概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理；概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理；3、正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶 有多個附件時；有多個附件時；4、附件數(shù)目不宜超過附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包個，數(shù)目較多

7、時應(yīng)打包 壓縮成一個文件；壓縮成一個文件；5、特殊格式文件，應(yīng)注明打開方式，以免影響特殊格式文件，應(yīng)注明打開方式，以免影響 使用；使用；6、如果附件過大（不宜超過如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成），應(yīng)分割成 幾個小文件分別發(fā)送。幾個小文件分別發(fā)送。電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件11五、五、 結(jié)尾簽名結(jié)尾簽名1、簽名、簽名檔信息不檔信息不宜過多宜過多 電郵消息末尾加上簽名檔。簽名檔可包括姓名、職電郵消息末尾加上簽名檔。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信行。你

8、只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。與你聯(lián)系。對內(nèi)、對外、對私、對熟悉的客戶等群體的郵對內(nèi)、對外、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在Outlook中設(shè)中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。置多個簽名檔，靈活調(diào)用。2、不要、不要只用一個只用一個簽名檔簽名檔 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字英文，

9、以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。體小一些。3、簽名、簽名字體規(guī)格字體規(guī)格電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件12六、六、 回復(fù)的技巧回復(fù)的技巧1、 及時回復(fù)及時回復(fù)Email 收到他人的重要電子郵件后，應(yīng)即刻回復(fù)對方，收到他人的重要電子郵件后，應(yīng)即刻回復(fù)對方，因為這是對他人的尊重；因為這是對他人的尊重； 理想的回復(fù)時間是理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件；急重要的郵件；對每一份郵件都進行立即處理是很占用時間的，對每一份郵件都進行立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不

10、要超過但一般不要超過24小時；小時；如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說：應(yīng)該及時的回復(fù)說：“收到，我正在處理，一旦有收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，等等結(jié)果就會及時回復(fù)，等等”； 記?。杭皶r作出回應(yīng)，哪怕只是確認一下收到。記住：及時作出回應(yīng)，哪怕只是確認一下收到。 如果你正在出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動回復(fù)功能。如果你正在出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動回復(fù)功能。電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件132. 進行針對性回復(fù)進行針對性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上

11、答案。不要太簡單，那樣太生硬了，答案。不要太簡單，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。源。 電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件143. 回復(fù)不得少于回復(fù)不得少于10個字個字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)只回復(fù)“是的是的”、“對對”、“謝謝謝謝”、“已知道已知道”等字眼，這是非等字眼，這是非常不禮貌的。常不禮貌的。電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件154、不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋、不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)如果收發(fā)雙方就同一問

12、題的交流回復(fù)超過超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。后再做判斷。 對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件165、要區(qū)分、要區(qū)分Reply和和Reply All 如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了；他一個人就行了； 如果你對發(fā)件人

13、提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情；成這件事情； 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的所有人的面，不停的RE來來RE去，與發(fā)件人討論。去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。沒有確定結(jié)果的郵件。 點擊點擊“回復(fù)全部回復(fù)全部”前，請三思而后行！前，

14、請三思而后行！電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件176. 主動控制郵件的來往主動控制郵件的來往為避免無謂的回復(fù)，浪費資為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：語句：“全部辦妥全部辦妥”、“無需無需行動行動”、“僅供參考，無需回僅供參考，無需回復(fù)復(fù)”。電子郵件禮儀培訓(xùn)課程課件18七、七、正確使用發(fā)送、抄送與密送正確使用發(fā)送、抄送與密送收件人的排收件人的排列應(yīng)遵循一定列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如的規(guī)則。比如按部門排列；按部門排列；按職位等級從按職位等級從高到低或從低高到低或從低到高都可以。到高都可以。適當(dāng)?shù)赜幸?guī)則適當(dāng)?shù)赜幸?guī)則有助于提升你有助于提升你的形象！的形象！而而BCC是秘是秘送，即收信送，即收信人是不知道人是不知道你發(fā)給了你發(fā)給了BCC的人了的人了的。這個可的。這個可能用在非常能用在非常規(guī)場合。規(guī)場合。而而CC的人則只的人則只是需要知道這是需要