淺議財(cái)務(wù)輔助工具的應(yīng)用

1、淺議財(cái)務(wù)輔助工具的應(yīng)用【摘 要】文章從四個(gè)方面具體闡述了如何用好財(cái)務(wù) 輔助工具，以提高財(cái)務(wù)工作效率。【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)工作 輔助工具“工欲善其事，必先利其器” ，財(cái)務(wù)工作要做到高效、 精準(zhǔn)，為企業(yè)當(dāng)好家、 理好財(cái)， 離不開(kāi)一些輔助工具的支持 本文結(jié)合自己 17 年的財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，就如何利用好財(cái)務(wù)輔 助工具，提高財(cái)務(wù)工作效率做一些探討。一、一體化的常用性工具財(cái)務(wù)軟件財(cái)務(wù)軟件最大的優(yōu)勢(shì)是只要錄入憑證，就能自動(dòng)生成各 類明細(xì)賬和總賬，同時(shí)根據(jù)需要生成各類報(bào)表，達(dá)到賬證表 一體化。精細(xì)化的賬務(wù)處理無(wú)疑為日后的查賬和企業(yè)管理及 后續(xù)財(cái)務(wù)工作提供了極大的方便，用好、用足現(xiàn)代財(cái)務(wù)軟件 的各項(xiàng)功能使其能最大限度提

2、高工作效率，主要可以從以下 幾個(gè)方面作為切入點(diǎn)：（一）科目設(shè)置科目的設(shè)置是賬務(wù)處理的基礎(chǔ)，直接影響企業(yè)財(cái)務(wù)管理 的水平，實(shí)務(wù)中應(yīng)盡量細(xì)化，做到級(jí)次分明，一目了然，以 達(dá)到任何時(shí)間向任何人均能提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的目的，也能方便 財(cái)務(wù)部門今后的工作以及各類內(nèi)外部審計(jì)和相關(guān)部門的查 賬。企業(yè)在實(shí)行新準(zhǔn)則后，一級(jí)科目的代號(hào)和名稱，可參考 的工具書如中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社出版的企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則一一 應(yīng)用指南中相關(guān)內(nèi)容。 二級(jí)以下科目可結(jié)合財(cái)政季度報(bào)表、 年度報(bào)表，國(guó)稅報(bào)表、地稅報(bào)表，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等相關(guān)內(nèi)容以及 企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)設(shè)置，例如在核算反映企業(yè)對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn) 度的“ 2221 應(yīng)交稅費(fèi)”科目時(shí)，可根據(jù)財(cái)政年報(bào)財(cái)務(wù)指標(biāo)

3、 補(bǔ)充資料表和地稅應(yīng)交款項(xiàng)明細(xì)表的內(nèi)容，分稅種設(shè)置， 借方反映已交各類稅種金額，并和“ 1002 銀行存款”貸方數(shù) 對(duì)應(yīng)；貸方反映計(jì)提數(shù)，和應(yīng)歸屬的成本費(fèi)用類中各明細(xì)稅 種對(duì)應(yīng)；在核算企業(yè)為員工交納的養(yǎng)老、 醫(yī)保等五險(xiǎn)一金時(shí)， 可在“ 2211應(yīng)付職工薪酬”科目下，結(jié)合財(cái)政年報(bào)財(cái)務(wù)指 標(biāo)補(bǔ)充資料表和地稅利潤(rùn)表附表內(nèi)容按五險(xiǎn)和住房公積金 分設(shè)下級(jí)科目，再按各具體險(xiǎn)種分設(shè)三級(jí)科目，同時(shí)在成本 費(fèi)用科目下根據(jù)受益對(duì)象分設(shè)相對(duì)應(yīng)的明細(xì)科目。對(duì)于個(gè)人 承擔(dān)部分在“ 2241 其他應(yīng)付款”下同樣按具體險(xiǎn)種分設(shè)，個(gè) 人承擔(dān)加上單位承擔(dān)的金額能與“ 1002 銀行存款”相匹配。 其他各科目的設(shè)置同理，這樣設(shè)置

4、的優(yōu)點(diǎn)有如下幾個(gè)方面： （1）在日常工作中從當(dāng)月發(fā)生額和本年累計(jì)發(fā)生額兩個(gè)角 度都能很好的檢驗(yàn)賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性； （ 2）為審計(jì)的截止性測(cè)試帶來(lái)極大的方便； （ 3）在填制各相關(guān)部門報(bào)表時(shí)也能快速取數(shù)，而不必在填制報(bào)表時(shí)為摘一個(gè)數(shù)據(jù)就要找上半天。 為了更清晰反映上述內(nèi)容，特在文后附上表格以便理解。（二）憑證錄入 憑證錄入是使用財(cái)務(wù)軟件的最基礎(chǔ)也是最繁瑣的日常 工作。為提高錄入效率和精度， 首先必須規(guī)范憑證摘要字段。 摘要是憑證的一個(gè)很重要的要素，是對(duì)日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的 描述，也是記賬的依據(jù)，應(yīng)盡量詳細(xì)，并且同類業(yè)務(wù)應(yīng)盡量 格式化、模板化、規(guī)范化，使其能高度概括原始憑證所反映 的內(nèi)容，從而達(dá)到不

5、翻查原始憑證，即可知道業(yè)務(wù)內(nèi)容。不 因一時(shí)的偷懶，為日后的工作帶來(lái)麻煩，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。日常 工作中對(duì)于常用摘要， 可以建立摘要庫(kù)， 免予每次重復(fù)錄入， 直接選擇即可。摘要的編制應(yīng)結(jié)合企業(yè)管理需要，比如在處 理銷售收入業(yè)務(wù)時(shí)， 應(yīng)包括以下字段： 產(chǎn)品、客戶、 發(fā)票號(hào)， 按左、中、右字段排列；在處理現(xiàn)金報(bào)銷業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)包括以 下字段：報(bào)銷人、費(fèi)用類別；當(dāng)需要提取某類業(yè)務(wù)的明細(xì)賬 時(shí)，可通過(guò)過(guò)濾摘要包含的最簡(jiǎn)練的字段快速查找需要的資 料。也可通過(guò)導(dǎo)出相應(yīng)的明細(xì)賬為 EXCEL 格式，運(yùn)用函數(shù) 公式 LEFT、MID、RIGHT ，根據(jù)需要提取摘要欄的左、中、 右字段，通過(guò)排序、篩選、分類匯總等功能，獲得

6、自己想要 的分析資料。其次在制作憑證時(shí)，應(yīng)盡量使用軟件提供的各種功能達(dá)到快速、高效，如用“復(fù)制”功能處理同類業(yè)務(wù)；或保存為 “模式憑證”，下次直接調(diào)用；處理跨月錯(cuò)誤憑證時(shí)，直接 用“沖銷”功能處理；對(duì)于結(jié)轉(zhuǎn)制造費(fèi)用、計(jì)提稅金等業(yè)務(wù) 時(shí)，可通過(guò)“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”功能，設(shè)定取數(shù)公式，直接生成憑 證，既準(zhǔn)確又方便；處理低值易耗品攤銷、無(wú)形資產(chǎn)攤銷、 遞延資產(chǎn)攤銷等攤銷業(yè)務(wù)和租金、借款利息、固定資產(chǎn)修理 費(fèi)等的預(yù)提業(yè)務(wù)時(shí)，可直接使用軟件提供的憑證攤銷和預(yù)提 功能，提高效率的同時(shí)，又能防止業(yè)務(wù)處理的遺漏。（三）核算項(xiàng)目的設(shè)置 對(duì)于財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，往來(lái)科目下掛核算項(xiàng)目是很熟悉的 業(yè)務(wù)，比如應(yīng)收、預(yù)收下掛客戶，應(yīng)付

7、、預(yù)付下掛供應(yīng)商； 同樣，資金類科目也可直接下掛核算項(xiàng)目一一現(xiàn)金流量?，F(xiàn) 金流量表的編制一直是企業(yè)報(bào)表編制的一個(gè)難點(diǎn)，而現(xiàn)金流 量信息，不僅是企業(yè)管理當(dāng)局進(jìn)行計(jì)劃和控制的重要依據(jù)， 而且對(duì)企業(yè)外部使用者來(lái)說(shuō)，也會(huì)提供他們非常需要的有關(guān) 企業(yè)產(chǎn)生的現(xiàn)金流入能力、現(xiàn)金支出的需要量以及相關(guān)投資 和理財(cái)活動(dòng)的信息。在編制憑證時(shí)直接選擇對(duì)應(yīng)的現(xiàn)金流量 項(xiàng)目，就能得到即時(shí)的現(xiàn)金流量表。費(fèi)用按部門核算時(shí)，同 樣按部門設(shè)置核算項(xiàng)目，結(jié)合科目，隨時(shí)生成所需的各種組 合報(bào)表。、提升效率的實(shí)用性工具EXCELEXCEL 可以制作出非常復(fù)雜，自動(dòng)化程度極高的報(bào)表，其最大的優(yōu)勢(shì)在于靈活， 是財(cái)務(wù)人員理想的 IT 技術(shù)工

8、具。 財(cái) 務(wù)日常工作應(yīng)充分應(yīng)用 EXCEL 表的各項(xiàng)功能， 如條件格式、 替換、高級(jí)篩選等功能，特別是函數(shù)公式，如 SUMIF 、 COUNTIF 、VLOOKUP 、時(shí)間函數(shù)、 數(shù)組公式、 嵌套公式等， 可以大大減輕報(bào)表填制的工作量和審核量，大量的財(cái)務(wù)報(bào)表 之間存在勾稽關(guān)系，靈活運(yùn)用各類函數(shù)公式，可直接由源文 件取數(shù)，達(dá)到大部份表能自動(dòng)生成。一旦修改源文件，引用 文件會(huì)自動(dòng)更新，避免了由于疏忽而遺忘修改，提高精度的 同時(shí)，通過(guò)報(bào)表的邏輯關(guān)系也能發(fā)現(xiàn)賬務(wù)處理過(guò)程中的不足 之處，及時(shí)完善，達(dá)到賬表的完美結(jié)合。用 EXCEL 制成各類相關(guān)實(shí)用模板，能輕松準(zhǔn)確完成工 作，同時(shí)又為企業(yè)節(jié)約了購(gòu)買其他小

9、軟件的開(kāi)支。如制作電 子版付款申請(qǐng)表和各類銀行票據(jù)的打印模板，日期自動(dòng)按系 統(tǒng)日生成，從下拉框選擇供應(yīng)商，對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商付款信息即 自動(dòng)顯示，輸入小寫金額即自動(dòng)顯示對(duì)應(yīng)大寫金額，直接打 印即可；成本計(jì)算表的設(shè)定，按照期初料、工、費(fèi)，本期料、 工、費(fèi)，期末料、工、費(fèi)項(xiàng)目設(shè)置，結(jié)合月初月末產(chǎn)品狀態(tài)， 解決完工產(chǎn)品成本、庫(kù)存成本、主營(yíng)業(yè)務(wù)成本的取數(shù)；產(chǎn)品 銷售收入和銷售成本數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，為企業(yè)的報(bào)價(jià)、各類分 析工作提供了一個(gè)良好的平臺(tái)；供應(yīng)商付款表加入憑證各要 素，如摘要、科目代號(hào)、核算項(xiàng)目代號(hào)，在錄入憑證時(shí)，橫 向平鋪窗口，篩選出付款表中金額為非空值的，摘要通過(guò)快 捷鍵“ CTRL+C ”從表格復(fù)制

10、，科目、核算項(xiàng)目直接輸入代 號(hào)，即可輕松完成憑證的錄入。其他如員工工資、五險(xiǎn)一金 等也可直接在表上加入科目代號(hào)，用公式提取對(duì)應(yīng)金額，生 成憑證時(shí)選取相應(yīng)的模式憑證，輸入金額即可。諸如以上， 大大提高了財(cái)務(wù)部門的日常工作效率，既高效服務(wù)了其他部 門，同時(shí)也贏得其他部門工作上的更好支持。三、化繁為簡(jiǎn)的應(yīng)用性工具一一網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代為企業(yè)與政府、銀行之間建立起實(shí)時(shí)信息交換 的橋梁，企業(yè)能在瞬間通過(guò)這個(gè)信息平臺(tái)完成納稅申報(bào)、網(wǎng) 上支付等工作；比如開(kāi)通企業(yè)網(wǎng)上銀行，能實(shí)時(shí)掌控資金情 況，在完成信息實(shí)時(shí)交互的同時(shí)，還能完成信息加工，為財(cái) 務(wù)部門建立資金決策支持系統(tǒng)奠定了可操作的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。使 用電子銀行的批

11、量支付功能完成每月供應(yīng)商的付款，既方便 又快捷，改變了以往開(kāi)具支票，匯票等傳統(tǒng)方式，無(wú)須在企 業(yè)與銀行之間往返，輕松點(diǎn)擊一下，即能完成支付指令；通 過(guò)網(wǎng)上財(cái)務(wù)室完成發(fā)放工資、現(xiàn)金報(bào)銷等業(yè)務(wù)，加強(qiáng)了內(nèi)部 控制的同時(shí)，又防范了風(fēng)險(xiǎn)和舞弊。另外，企業(yè)在申報(bào)國(guó)稅、地稅、出口退稅時(shí)，直接運(yùn)用 網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，完成申報(bào)后，相關(guān)部門即能從企業(yè)賬戶中扣取申 報(bào)稅款， 減少了重復(fù)工作， 提高了效率。 企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)， 匯總了各部門的信息，從而為財(cái)務(wù)當(dāng)家理財(cái)，制作各類分析 報(bào)表，更好地為企業(yè)的決策提供了依據(jù)。四、不可或缺的備用型工具財(cái)稅法規(guī)面對(duì)千變?nèi)f化的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，為了順應(yīng)發(fā)展，國(guó)家會(huì)適時(shí) 出臺(tái)各種調(diào)整政策，財(cái)務(wù)人員不但要熟悉財(cái)務(wù)處理，也要對(duì) 國(guó)家和地方性的財(cái)稅法規(guī)及辦事程序都能適時(shí)掌握。如新修 訂的三大流轉(zhuǎn)稅增值稅、消費(fèi)稅、營(yíng)業(yè)稅暫行條例自 2009 年 1 月 1 日開(kāi)始施行，其中固定資產(chǎn)進(jìn)項(xiàng)稅可以抵扣可使企 業(yè)稅負(fù)大大降低，出口退稅率的調(diào)整直接影響企業(yè)的出口； 應(yīng)對(duì)當(dāng)前全球金融危機(jī)，國(guó)家更是加大了財(cái)稅政策支持力 度。財(cái)務(wù)工作是一份很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，若不及時(shí)了解相關(guān)法律 法規(guī)和有關(guān)優(yōu)惠政策，處理不當(dāng)，則可能會(huì)造成企業(yè)不合理 支出，甚至形成稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，讓公司遭受或大或小的損失。在 國(guó)家、企業(yè)、職工的利益天平