2009大眾經(jīng)銷商年會接待方案

1、 20092009年一汽年一汽- -大眾經(jīng)銷商營銷大會大眾經(jīng)銷商營銷大會 faw-volkswagen dealer conference 2009 接待執(zhí)行方案接待執(zhí)行方案君為傳播君為傳播china kingway live eventsdec 15, 2008presented by china kingway live events 目目 錄錄一一來賓邀請來賓邀請二二制證制證三三車輛服務車輛服務四四酒店入住酒店入住 五五酒店內(nèi)餐飲服務酒店內(nèi)餐飲服務六六禮品禮品來賓邀請來賓邀請presented by china kingway live events 來賓邀請來賓邀請一一來賓邀請來賓邀請

2、 1.1 1.1 經(jīng)銷商邀請工作流程經(jīng)銷商邀請工作流程 1.2 1.2 經(jīng)銷商及客人邀請分工經(jīng)銷商及客人邀請分工 1.3 1.3 電子邀請函電子邀請函 1.4 1.4 電話預約來賓邀請電話預約來賓邀請 1.5 1.5 首輪信息整理、提交及回復首輪信息整理、提交及回復 1.6 1.6 信息總表信息總表 1.7 1.7 正式電子版邀請函發(fā)送正式電子版邀請函發(fā)送 1.8 1.8 航班信息及酒店信息航班信息及酒店信息 1.9 1.9 應急預案應急預案 1.10 1.10 挑戰(zhàn)與應對挑戰(zhàn)與應對presented by china kingway live events 君為設計電子邀請函并與君為設計電子

3、邀請函并與客戶確認，同時取得邀請客戶確認，同時取得邀請人員名單及人員更換原則人員名單及人員更換原則排序整理人員名單及邀請排序整理人員名單及邀請分工分工將匯總信息提交客戶確認將匯總信息提交客戶確認電話邀請并與經(jīng)銷商預約時間電話邀請并與經(jīng)銷商預約時間發(fā)送電子邀請函發(fā)送電子邀請函與經(jīng)銷商電話溝通，確認是與經(jīng)銷商電話溝通，確認是否收到電子邀請函否收到電子邀請函/ /是否出席是否出席收集整理航班信息并安排收集整理航班信息并安排酒店房間，提交客戶確認酒店房間，提交客戶確認電郵電郵/ /電話電話/ /短信通知來賓短信通知來賓具體的入住酒店信息具體的入住酒店信息再次郵件再次郵件/ /電話電話/ /短信確認來短

4、信確認來賓及航班，匯總后調(diào)整酒店賓及航班，匯總后調(diào)整酒店房間，并提交客戶確認房間，并提交客戶確認1.1 1.1 經(jīng)銷商邀請工作流程經(jīng)銷商邀請工作流程出發(fā)前一天再次就航班及酒店入出發(fā)前一天再次就航班及酒店入住信息短信溫馨提示經(jīng)銷商住信息短信溫馨提示經(jīng)銷商presented by china kingway live events 邀請人員分配結(jié)構示意圖邀請人員分配結(jié)構示意圖nsc 1nsc 1負責人負責人：張楠：張楠nsc 4nsc 4負責人：劉哲負責人：劉哲/ /馬彥馬彥nsc 3nsc 3負責人：姚遠負責人：姚遠nsc 2nsc 2負責人：黃競負責人：黃競總負責：楊海丹總負責：楊海丹 參會人

5、數(shù)參會人數(shù) 620620人（其中經(jīng)銷商人（其中經(jīng)銷商550550人）人） 其中經(jīng)銷商名單由網(wǎng)絡部提供，君為將配備其中經(jīng)銷商名單由網(wǎng)絡部提供，君為將配備4 4個工作小組分別管理四個不同個工作小組分別管理四個不同的區(qū)域（每個區(qū)域的區(qū)域（每個區(qū)域2 2名負責人）根據(jù)名單進行整理同時與經(jīng)銷商分別聯(lián)系；向名負責人）根據(jù)名單進行整理同時與經(jīng)銷商分別聯(lián)系；向網(wǎng)絡部負責領導匯報與更新所有信息（前期每兩日、后期每一日）。網(wǎng)絡部負責領導匯報與更新所有信息（前期每兩日、后期每一日）。 按照人員名單創(chuàng)建聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫，以漢語拼音的先后順序進行人員按照人員名單創(chuàng)建聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫，以漢語拼音的先后順序進行人員 排序以便會排序

6、以便會議期間的查詢（機場接機、入住酒店、用餐、晚宴入場議期間的查詢（機場接機、入住酒店、用餐、晚宴入場 和和 機場送機），制作信機場送機），制作信息總表及分類表。息總表及分類表。1.2 1.2 經(jīng)銷商及客人邀請分工經(jīng)銷商及客人邀請分工組長：黃競組長：黃競組長：姚遠組長：姚遠presented by china kingway live events 尊敬的 董事長（總經(jīng)理）：一汽-大眾公司誠摯邀請閣下出席“2009年一汽-大眾經(jīng)銷商合作伙伴大會”，屆時我們將與您共同分享一汽-大眾2008年所取得的成就，并迎接充滿機遇與挑戰(zhàn)的2009年。時間：2009年1月9日 11日 星期五- 星期日活動安排

7、：1月9日 15：00前抵達廣州、酒店入住、頒獎晚宴 1月10日 商務會議 1月11日 返程注意事項：1. 請經(jīng)銷商伙伴董事長或總經(jīng)理親自出席此次大會。2. 由于酒店房間數(shù)量有限，恕不能邀請更多人員參會。3. 由于1月9日晚6點將舉辦頒獎晚宴，請各位董事長或總經(jīng)理于1月9日15點前到達廣州機場。4. 由于本次活動有頒獎晚宴和商務會議，請著正裝出席。5. 回執(zhí)6. 您是否能夠出席此次大會，是 否 7. 您的來程航班時間：8. 航班號：9. 您的返程航班時間：10. 航班號：1.3 1.3 電子邀請函電子邀請函 - - 內(nèi)容內(nèi)容( (草案草案) )presented by china kingwa

8、y live events 1.3 1.3 電子邀請函電子邀請函 - - 視覺設計視覺設計presented by china kingway live events 首先以電話的形式對一汽首先以電話的形式對一汽- -大眾經(jīng)銷商發(fā)出邀請并預約時間。大眾經(jīng)銷商發(fā)出邀請并預約時間。 mipmip和和vipvip的參會人員由市場部直接發(fā)出電子邀請函；的參會人員由市場部直接發(fā)出電子邀請函；君為專業(yè)接待小組將用電話邀請各位經(jīng)銷商；君為專業(yè)接待小組將用電話邀請各位經(jīng)銷商；認真核實每位受邀人員的回復情況，在總表中詳細體現(xiàn)，避免出現(xiàn)差錯。認真核實每位受邀人員的回復情況，在總表中詳細體現(xiàn)，避免出現(xiàn)差錯。1.4

9、1.4 電話邀請電話邀請presented by china kingway live events 根據(jù)首輪電話的溝通與確認，君為整理出一個來賓邀請的總表，涵蓋所有客人根據(jù)首輪電話的溝通與確認，君為整理出一個來賓邀請的總表，涵蓋所有客人的首輪確認情況，提交給網(wǎng)絡部，已確認的客人隨后發(fā)出書面邀請函，未聯(lián)系的首輪確認情況，提交給網(wǎng)絡部，已確認的客人隨后發(fā)出書面邀請函，未聯(lián)系上的繼續(xù)聯(lián)系，更換的客人提交給網(wǎng)絡部確認，確認后給予答復。上的繼續(xù)聯(lián)系，更換的客人提交給網(wǎng)絡部確認，確認后給予答復。網(wǎng)絡部確認可以來的客人，隨后發(fā)出邀請；網(wǎng)絡部確認不可以來的客人，電話網(wǎng)絡部確認可以來的客人，隨后發(fā)出邀請；網(wǎng)絡

10、部確認不可以來的客人，電話回復客人?；貜涂腿?。1.5 1.5 首輪信息整理、提交及回復首輪信息整理、提交及回復presented by china kingway live events 接待小組將設立五部專線手機，早上接待小組將設立五部專線手機，早上9 9點到晚上點到晚上6 6點之間與被邀請的客人打電話溝通并確認點之間與被邀請的客人打電話溝通并確認（避免太早或太晚影響客人休息）。五部手機確保（避免太早或太晚影響客人休息）。五部手機確保2424小時開機以備客人隨時電話咨詢。小時開機以備客人隨時電話咨詢。 電話確認反饋：在邀請名單中做詳細的標注電話確認反饋：在邀請名單中做詳細的標注( (確認參加

11、、不參加、未接通確認參加、不參加、未接通/ /未接未接) )，對于沒有，對于沒有通話成功客人的繼續(xù)聯(lián)絡，直到聯(lián)系到為止。通話成功客人的繼續(xù)聯(lián)絡，直到聯(lián)系到為止。電話邀請內(nèi)容樣板大綱：電話邀請內(nèi)容樣板大綱：“某某董事長某某董事長/ /總經(jīng)理您好，我是一汽總經(jīng)理您好，我是一汽- -大眾經(jīng)銷商合作伙伴大會會務組的大眾經(jīng)銷商合作伙伴大會會務組的xxx,xxx,我代表一汽我代表一汽- -大大眾邀請您參加眾邀請您參加20092009一汽一汽- -大眾經(jīng)銷商合作伙伴大會大眾經(jīng)銷商合作伙伴大會，大會時間定在，大會時間定在20092009年的年的1 1月月9 9日到日到1111日。請您預留這段時間，稍后我們會將

12、電子版的正式邀請函發(fā)送給您，具體事項您看我們是日。請您預留這段時間，稍后我們會將電子版的正式邀請函發(fā)送給您，具體事項您看我們是跟您聯(lián)系還是和您的秘書聯(lián)系比較方便？跟您聯(lián)系還是和您的秘書聯(lián)系比較方便？”回答如果跟本人聯(lián)系：回答如果跟本人聯(lián)系：“您能把您的個人郵箱發(fā)給我嗎？您能把您的個人郵箱發(fā)給我嗎？”回答如果跟秘書聯(lián)系：回答如果跟秘書聯(lián)系：“您能把您秘書的姓名、電話告訴我嗎？您能把您秘書的姓名、電話告訴我嗎？”謝謝您！打擾了。謝謝您！打擾了。1.4 1.4 電話邀請電話邀請presented by china kingway live events 1.5 1.5 信息總表信息總表姓名姓名 所在

13、城市所在城市 單位單位身份（投資人身份（投資人 / 總經(jīng)理總經(jīng)理 / 獲獎者獲獎者 / 代表代表/ 內(nèi)部人員）內(nèi)部人員）性別性別 身份證號身份證號 手機手機 座機座機郵箱郵箱 邀請狀態(tài)邀請狀態(tài) （來（來 / 不來不來 / 待定）待定）食物禁忌食物禁忌 來程航班來程航班 返程航班返程航班 酒店酒店 房號房號 備注備注 信息總表將包括以下內(nèi)容：信息總表將包括以下內(nèi)容：presented by china kingway live events 1.8 1.8 航班信息及酒店信息航班信息及酒店信息在被邀請人員確認出席活動后，將通過郵件、短信或電話的方式收集與會人員在被邀請人員確認出席活動后，將通過郵

14、件、短信或電話的方式收集與會人員機票信息，制定表格以便安排接機服務。在出發(fā)前一日再次通過短信或電話方機票信息，制定表格以便安排接機服務。在出發(fā)前一日再次通過短信或電話方式確認航班信息。式確認航班信息。與客戶確認參會人員的酒店入住安排詳情，將名單對照編輯好的聯(lián)系人信息更與客戶確認參會人員的酒店入住安排詳情，將名單對照編輯好的聯(lián)系人信息更新到同一個表格中，方便查閱，并將更新的信息及時傳給客戶。新到同一個表格中，方便查閱，并將更新的信息及時傳給客戶。當客戶確認酒店入住方案后及時通過郵件、短信或電話的方式進行通知，并以當客戶確認酒店入住方案后及時通過郵件、短信或電話的方式進行通知，并以書面邀請函的方式

15、通知客人。書面邀請函的方式通知客人。presented by china kingway live events 1.9 1.9 應急預案應急預案 出現(xiàn)臨時增減邀請人數(shù)情況，君為會及時更新人員名單并通知客戶和酒店方；出現(xiàn)臨時增減邀請人數(shù)情況，君為會及時更新人員名單并通知客戶和酒店方； 郵件和電話都無法取得聯(lián)系的客人，君為會及時通知客戶；郵件和電話都無法取得聯(lián)系的客人，君為會及時通知客戶； 為了防止垃圾郵件堵截而導致客人收不到電子邀請函，君為在發(fā)郵件時設置對方為了防止垃圾郵件堵截而導致客人收不到電子邀請函，君為在發(fā)郵件時設置對方 查閱郵件通知功能。查閱郵件通知功能。presented by china kingway live events 1.10 1.10 挑戰(zhàn)與應對挑戰(zhàn)與應對 1.1.通過經(jīng)銷商名錄中的聯(lián)系方式與經(jīng)銷商無法取得聯(lián)系；通過經(jīng)銷商名錄中的聯(lián)系方式與經(jīng)銷商無法取得聯(lián)系；2. 2. 經(jīng)銷商遲遲不確定是否參會及行程；經(jīng)銷商遲遲不確定是否參會及行程；3. 3. 經(jīng)銷商換人參會但沒有通知會務組；經(jīng)銷商換人參會但沒有通知會務組；4. 4. 經(jīng)銷商到達廣州在沒提前通知的情況下增加參會人員；經(jīng)銷商到達廣州在沒提前通知的情況下增加參會人員；presented by china kingway live events 上海辦公室上海辦公室tel: (021) 6886 270