公文寫作14公文的整理與歸檔

1、第十二章 公文整理(立卷)與歸檔 一、公文整理的含義及整理原則 二、公文整理工作的組織實(shí)施 三、公文整理方法公文整理是公文處理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)一、公文整理的含義及整理原則 （一）含義 是指將辦理完畢的，具有查考利用價(jià)值的公文，按照一定原則對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。對(duì)公文整理的含義可以從以下方面理解：1、必須是辦理完畢的公文才能進(jìn)行整理2、必須是有查考利用價(jià)值的公文才有必要進(jìn)行整理。3、整理公文時(shí)必須遵循公文形成規(guī)律，保持公文內(nèi)在聯(lián)系。（二）公文整理原則 遵循公文形成規(guī)律，保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。對(duì)公文的原則可以從以下方面理解1、

2、遵循公文形成規(guī)律 2、保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系 主要體現(xiàn)在公文的來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等。3、區(qū)分不同價(jià)值。按照公文的重要程度和使用價(jià)值大小進(jìn)行確定，保存價(jià)值大的重點(diǎn)整理和保管，沒有保存價(jià)值的剔出銷毀。4、便于保管和利用。公文整理的意義 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列（時(shí)間順序，重要程度）編號(hào)、編目、裝盒，有序、體現(xiàn)聯(lián)系，齊全，便于查找利用 歸檔文件整理可以維護(hù)文件的完整與完全，便于保管以“件”為單位vs傳統(tǒng)的按形成規(guī)律和保存價(jià)值組成“案卷”，整理過程大大簡化。 歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。歸檔，公文處理的最后工序歸檔前為文件，歸檔后為檔案。二、公文整理工作的組織

3、實(shí)施（一）建立健全文書部門整理（立卷）制度1、文書部門立卷制度的確立與推行p329 由機(jī)關(guān)承辦和處理公文的部門或者專職文書進(jìn)行立卷由機(jī)關(guān)承辦和處理公文的部門或者專職文書進(jìn)行立卷而不是由檔案部門立卷。而不是由檔案部門立卷。2、實(shí)行文書部門立卷制度的優(yōu)越性（1）可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務(wù)和了解文書處理過程的長處，提高整理工作的質(zhì)量和效率（2）有效避免文件散失和失密（3）便于及時(shí)整理和辦事查閱（4）確保歸檔質(zhì)量，提高檔案管理水平。 （二）公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇1、應(yīng)考慮的因素整理的文書部門要直接經(jīng)手文書的處理確保對(duì)公文形成過程的了解，掌握公文之間的歷史聯(lián)系，確保對(duì)公文形成過程的了解，掌握公

4、文之間的歷史聯(lián)系，保證整理的質(zhì)量。保證整理的質(zhì)量。對(duì)數(shù)量的要求，以了解公文為以了解公文為“度度”的前提。的前提。多：分到下屬部門少：向上集中考慮機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的分布情況考慮人員數(shù)量和配備確立整理方式 即公文整理在哪個(gè)部門進(jìn)行。集中式，把需要?dú)w檔的文件集中到檔案室統(tǒng)一整理，這種方法適用于人員少，機(jī)構(gòu)少，形成文件少，辦公集中的單位。分散式，即需要?dú)w檔的文件由文件形成部門進(jìn)行整理，這種方法適用于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)多，各科分工明確，公文數(shù)量大且兼職檔案員能夠承擔(dān)整理工作的部門。集中與分散結(jié)合式，這種方式適用于文書檔案形成量較少，業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的部門。（三）確定歸檔范圍（三）確定歸檔范圍 要求綜合檔案室檔案員充分了解本

5、要求綜合檔案室檔案員充分了解本單位和各科室的職能，制定齊全完整的歸檔范圍。單位和各科室的職能，制定齊全完整的歸檔范圍。應(yīng)歸檔范圍：應(yīng)歸檔范圍： 上級(jí)文件材料上級(jí)文件材料 上級(jí)機(jī)關(guān)召開會(huì)議需要貫徹執(zhí)行的主要文件材料上級(jí)機(jī)關(guān)召開會(huì)議需要貫徹執(zhí)行的主要文件材料 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)并要執(zhí)行的文件上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)并要執(zhí)行的文件材料材料 上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本地區(qū)時(shí)的重要指示、題詞上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本地區(qū)時(shí)的重要指示、題詞、圖片等、圖片等 上級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件及本機(jī)關(guān)代上級(jí)草擬并被采用上級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件及本機(jī)關(guān)代上級(jí)草擬并被采用的文件的文件本機(jī)關(guān)的材料本機(jī)關(guān)的材料p335下級(jí)機(jī)關(guān)材料下級(jí)機(jī)關(guān)材料 不需要整理的范圍重份材料未成文的草稿和一般性公文的歷次修改稿事務(wù)性的，臨時(shí)的，沒有查考價(jià)值的無關(guān)的，非隸屬機(jī)關(guān)的參考文件唔特殊保留價(jià)值的信封本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外職形成的材料 立卷分工：指哪一級(jí)的文件由哪個(gè)機(jī)關(guān)或部門整理，作用是避免重復(fù)或遺漏應(yīng)該以本機(jī)關(guān)、本部門為主歸口原則：綜合性的由機(jī)關(guān)辦公秘書部門整理，以什么名義發(fā)的文件就放在哪里整理，是哪個(gè)部門承辦或主辦的文