存貨管理內控手冊

1、內蒙古航天億久科技發(fā)展有限責任公司存貨管理業(yè)務風險管理與內部控制手冊2013年11月4日 第一章 總則1編制的目的、意義及原則為加強億久公司的財務會計及存貨管理工作，實現成本管理、存貨核算的有效性，強化內部經營管理，為公司進行經濟預測、決策、規(guī)劃、控制和責任考核評價等提供基礎信息，達到強化管理，提高公司經濟效益的目的，特制定本手冊。2、適用范圍本手冊適用于公司機關各部門3、手冊編制依據文件3.1內部制度航天億久公司庫房管理辦法內蒙古航天億久科技發(fā)展有限責任公司成本、存貨核算及管理規(guī)定第二章 內部環(huán)境1、控制目標加強億久公司的財務會計及存貨管理工作，實現成本管理、存貨核算的有效性，強化內部經營管

2、理2、機構設置公司存貨管理組織結構總經理主管領導審批庫房（材料、產成品入、出庫）采購部門主管領導審批請購部門申請物資3、組織職責3.1 財務部負責確定成本核算的方法，根據有關資料及時提供與成本相關的信息資料，對成本形成的過程實施必要監(jiān)督和控制；根據預算計劃執(zhí)行過程中的實際與計劃發(fā)生的偏差進行原因分析，及時采取措施進行調整、改進工作；按照公司發(fā)展目標和經營方針，有目的地預計和預測未來公司銷售、利潤、成本及資金的變動趨勢和水平，為公司經營決策提供信息。3.2 科研生產部負責存貨的集中采購、入庫、材料及半成品出庫、盤點、統(tǒng)計等實物管理。負責督促庫房保管員按照規(guī)定建立相關賬目，定期與財務進行賬目核對。

3、負責向財務部移交應當入賬的存貨收發(fā)單據。負責采購環(huán)節(jié)的市場信息管理。負責存貨統(tǒng)計分析工作并向有關單位提供統(tǒng)計分析信息。3.3 市場部負責存貨的產成品出庫及銷售，市場價格信息、產品結構信息的反饋，銷售政策中與成本相關的有關資料的收集與提供。3.4 倉庫設立保管員一名，負責存貨的取得、形成、發(fā)出等過程的實物管理和價值記錄，按時提供有關報告，參與存貨清查。保管員接受科研生產部的業(yè)務指導和管理。4、各部門、崗位職責存貨管理涉及的采購、應收賬款、收受、儲存保管、存貨盤點、安排生產、制造及發(fā)貨等職責應由各部門來擔任。在存貨管理系統(tǒng)中，各部門職責如下：4.1 生產部負責發(fā)起或要求采購、擬定采購訂單、跟進存貨

4、盤點差異、運送貨物、授權生產要求和原材料流轉； 4.2 庫房負責收受貨物；存貨保管；保存存貨記錄、執(zhí)行獨立的存貨盤點4.3 財務部負責物資盤點檢查、變更存貨主文檔、調整成本或數量；4.4 市場部負責向制造部門流轉貨物、向庫房與相關部門提出成品出庫需求等。4.5 各部門應設立專人負責上訴各部門中的每項職責，可一人擔任多職。5、業(yè)務權限表存貨管理業(yè)務權限表合同管理業(yè)務權限設置及審批程序流程名稱業(yè)務類型申請初審復審批準存貨管理部門或崗位部門或崗位采購請購部門請購部門采購部門主管領導入庫庫房主管領導物資領用領用部門領用部門領導主管領導產成品入、出庫生產部門主管領導產品銷售市場部總經理第三章 存貨管理業(yè)

5、務風險評估1、主要風險1.1 入庫物資數量與賬目不符；1.2 物資領用不規(guī)范，產生浪費、重復領用，從而增加成本與工作時間；1.3 存貨的產成品出庫不及時，造成存貨積壓。2、業(yè)務風險評估標準評分12345描述極低低中等高極高標準110%以下10%（含） - 30%30%（含） - 70%70%（含） - 90%90%（含）以上標準2今后10年內發(fā)生的可能少于1次今后510年內可能發(fā)生1次今后25年內可能發(fā)生1次今后1年內可能發(fā)生1次今后1年內至少發(fā)生1次2.1發(fā)生的可能性評價標準2.2 影響程度評價標準評 分12345描 述極小小中等大極大標準市場風險：1、存貨的增加要占用較多的資金,使企業(yè)付出

6、更大的持有成本,加大利息支出,而且會增加與存貨有關的各項開支,如采購成本、倉儲成本、管理成本等,影響企業(yè)獲利能力的提高。2、相對于其他高存貨的同行企業(yè),由于企業(yè)庫存量不大,不能從經濟形勢上漲中獲利,這在企業(yè)的發(fā)展以及競爭中都將處于不利地位。輕微的財務損失較低的財務損失（1-5）。中等的財務損失（5-1%）。重大的財務損失（1%-2%）。極大的財務損失（2%以上）。第四章存貨管理業(yè)務控制活動1、業(yè)務流程清單采購銷售生產追加材料領用產成品銷售物料采購是否付款？暫估報銷材料領用半成品出庫產成品入庫后續(xù)作業(yè)追加材料領用產成品出庫 見下圖2、業(yè)務活動相關流程和控制點2.1、存貨入庫2.1.1 外購存貨的

7、入庫 存貨入庫驗收須有采購員、質量管理員、庫房保管員三方參加，對入庫物資的數量、質量進行嚴格檢驗，做好相關記錄。 所有物資入庫前，由市場部物資采購中心組織相關人員按物資采購技術協(xié)議或質量標準要求執(zhí)行驗收，發(fā)現不合格產品應隔離、標識并做好記錄，由市場部物資采購中心按不合格品處理程序進行處理。 物資到貨數量短交，采購員須要求供方及時補足，物資到貨數量出現超交，采購員要及時匯報，并做好情況記錄。 物資驗收質量不合格由市場部物資采購中心負責出具不合格品處置報告，經批準后與供方協(xié)商，按照合同規(guī)定辦理退貨索賠事宜。 對符合要求的合格產品，根據經采購員簽字的送貨清單、發(fā)票、實物驗收報告填制入庫單辦理驗收入庫

8、。 2.2、做好物資收、發(fā)、存的登記工作 2.2.1 倉庫保管員負責物資的收、發(fā)、存管理。 2.2.2 外購物資存貨入庫后，采購員持票到庫房經保管員核對后，將入庫單附后到計劃財務部辦理報銷手續(xù)。 2.2.3 計劃財務部進行相應的帳務處理。2.3 嚴格執(zhí)行存貨倉儲保管工作規(guī)程 2.4 存貨出庫 2.4.1 原材料、標準件的出庫管理流程。 經辦人根據生產需要填寫領用單，經部門負責人簽字后，經辦人憑出庫單領料。 月末，倉庫保管講出庫單及領料單胺庫房類別整理后，傳至計劃財務部入賬。2.4.2 生產急需物資可預先領用，領用人員須在領用單據上簽字，并在三個工作日內補齊領料手續(xù)。2.4.3 銷售商品出庫流程

9、。 市場部按客戶訂單發(fā)貨時間要求，去現場查庫核實數量，并開具“發(fā)貨通知單”； 市場部將“發(fā)貨通知單”交倉庫保管員簽字，在審核“發(fā)貨通知單”及有關單據后辦理發(fā)貨，并填寫出庫日報表。 門衛(wèi)憑出門證并核實相關單據后放行。 產品出廠后“發(fā)貨通知單”需要客戶提貨人簽字，最后返回市場部。 2.5 存貨盤點 日常分類盤點 物資保管部門根據存貨的品種定期分類盤點存貨，采取每月、季自行清查，并將清查的結果計劃財務部的數據核對。如發(fā)現存貨發(fā)生短缺、毀損、滅失，要及時匯報。 2.6 存貨處置 2.6.1 盤盈、盤虧、毀損的存貨的處置：公司對清查中發(fā)現的盤盈、盤虧、毀損的存貨，由計劃財務部和物資采購中心共同審核，提出

10、處置意見，報財務總監(jiān)審批。2.6.2 報廢物資的處置：報廢物資包括公司生產、技改及各類項目過程中所產生的各類廢舊物資等。2.7 存貨核算 2.7.1 計劃財務部審核存貨增減變動原始憑單，符合審批權限且報賬手續(xù)齊全的予以入賬；不符合審批權限或手續(xù)不全的，由經辦部門更正后入賬，并在有效單據上加蓋財務專用章。對在途存貨、貨到票未到的，月末暫估入賬，下月初用紅字沖回，財務負責人對帳表進行審核并簽字。 2.7.2 計劃財務部每半年根據存貨盤點記錄及生產、采購、營銷部門提供的有關資料，對存貨進行可變現凈值與賬面價值對比，計算存貨跌價準備，經財務總監(jiān)審核，報公司總經理辦公會審批后，進行賬務處理。 2.7.3

11、 計劃財務部對存貨處置的凈損益,要納入當年的損益。 2.7.4 計劃財務部按照存貨計價方法, 正確核算存貨的實際成本，編制存貨管理報表，由財務負責人審核存貨成本的準確性并簽字。存貨計價辦法變更由計劃財務部上報總經理辦公會審批，在下一年度實施。 存貨管理流程描述表單編號流程步驟責任崗位/人員適用政策與制度流程步驟描述輸出文檔缺陷建議1采購生產部采購員內蒙古航天億久科技發(fā)展有限責任公司物資采購管理辦法1、大批量采購時，生產部根據工藝用量指定采購計劃，簽署完整后由采購部采購；2、零星采購時，生產部根據采購申請單及時購買。采購申請、采購清單、發(fā)票2物資入庫、出庫生產部庫房管理內蒙古航天億久科技發(fā)展有限

12、責任公司庫房管理辦法物資到貨后，及時清點數量并依據發(fā)票完成入庫物資入庫單、物資出庫單所有公司職工要嚴格遵守相關規(guī)章制度4產成品入庫、出庫生產部庫房管理內蒙古航天億久科技發(fā)展有限責任公司庫房管理辦法由生產部、財務部計算人工成本、材料成本等，庫房管理員根據得出的總成本進行入庫；之后根據銷售金額完成銅產品的出庫產成品入庫單、產成品出庫單有專人負責成本的控制5銷售市場部根據制度編寫合同，完成銷售銷售合同與客戶保持溝通，保證良好的資金循環(huán)合同管理風險控制矩陣表單目標編號控制目標風險編號風險描述控制措施編號控制措施缺陷編號缺陷描述建議T01存貨移庫要經合理授權或確認R01手續(xù)不全，易造成物資丟失C01材料

13、發(fā)料須由車間填寫領料單，由倉庫管理員與其它相關負責人核對名稱、數量等信息后簽字確認。G01物資入庫出庫未辦理相關手續(xù)1.查閱是否有倉庫保管員和其它相關負責人簽字確認；2.查閱取領料單的項目及數量是否已及時錄入倉庫臺賬內。T02及時、完整、準確的記錄存貨移庫信息R02 存貨信息不全，存在重復購買C02倉庫保管員根據出入庫單更新倉庫臺賬，并每日復核一遍。G02存貨信息不全 隨時記錄物資領用用途T03追加的材料要記錄準確R03記錄不全，造成產品成本不準確C03追加的材料要及時記錄、出庫，并明確標注材料用途與項目號G03原材料成本不準領用部門要及時與庫房聯(lián)系，不得私自搬動物資合同管理風險數據庫表單風險

14、編號風險描述風險類別發(fā)生可能性（1-5）影響程度（1-5）風險等級對應關鍵控制編號戰(zhàn)略風險財務風險市場風險營運風險合規(guī)風險R01物資丟失T212C01R02存貨信息不全T 111C02R03產品成本不準確T131C03合同管理控制文檔表單步驟編號流程步驟流程步驟類型（一般/關鍵）流程步驟描述權重控制類型（事前/事中/事后）控制方式控制頻率（隨時/日/季/年）控制措施編號控制措施1物資出、入庫關鍵C01材料發(fā)料須由車間填寫領料單，由倉庫管理員與其它相關負責人核對名稱、數量等信息后簽字確認。40%事前手工隨時2物資領用與產成品銷售一般C02倉庫保管員根據出入庫單更新倉庫臺賬，并每日復核一遍。30%

15、事后手工隨時3材料追加關鍵追加的材料要及時記錄、出庫，并明確標注材料用途與項目號30%事前手工隨時合同管理缺陷報告表單編號缺陷建議責任人缺陷是否符合實際情況不符合的依據是否采納建議不采納的依據反饋時間反饋結果尚需工作G01物資入庫出庫未辦理相關手續(xù)1.查閱是否有倉庫保管員和其它相關負責人簽字確認；2.查閱取領料單的項目及數量是否已及時錄入倉庫臺賬內。物資領用部門、庫房管理G02存貨信息不全 隨時記錄物資領用用途庫房管理員G03原材料成本不準領用部門要及時與庫房聯(lián)系，不得私自搬動物資物資領用部門、庫房管理第五章存貨管理業(yè)務信息溝通1相關文檔列表存貨管理文檔明細表序號文檔名稱文檔類型流程名稱1采購

16、計劃文本存貨管理2物資采購申請表文本存貨管理3物資入庫單、出庫單文本存貨管理4產成品入庫單、出庫單文本存貨管理5銷售合同文本存貨管理2信息系統(tǒng)列表存貨業(yè)務信息系統(tǒng)使用情況表系統(tǒng)名稱建設情況涉及流程名稱無未建設說明：因實際存貨流量較小，目前還沒有建設存貨信息系統(tǒng)，第六章 存貨管理內部監(jiān)督1日常檢查活動列表存貨管理風險管理日常檢查計劃表序號檢查內容檢查時間完成形式涉及流程檢查人員1現場清理日常日常檢查表存貨管理庫房管理26.2專項檢查活動列表存貨管理風險管理檢查計劃表序號檢查內容檢查時間完成形式涉及流程檢查人員1存貨盤點每月盤點表存貨管理財務部2第七章 存貨管理風險事件作為流動資產中的重要項目，存

17、貨占用了企業(yè)大部分的流動資金，是企業(yè)財務管理的重要對象。存貨的缺乏將導致企業(yè)無法正常組織生產和銷售活動，但存貨過多又會占用大量資金，使企業(yè)承擔高額的資金成本，并會相應增加存貨的采購成本、儲存成本、管理成本等，從而 導致成本上升、利潤空間縮小。存貨管理的目標應當定位在更具廣度和深度的戰(zhàn)略層面上， 而不再由利潤最大化等短期性的直接動因決定。從廣度上看，已從企業(yè)內部的存貨管理，發(fā) 展到供應鏈管理；從深度上看，已從傳統(tǒng)的存貨管理，發(fā)展到精益存貨管理。存貨管理的目 標是使存貨在充分滿足生產和銷售需要的同時，達到最低數量，從而降低存貨成本。但是， 由于市場環(huán)境的復雜多變以及企業(yè)自身存在的問題，風險存在于存

18、貨管理的各個環(huán)節(jié)，使得 企業(yè)難以實現存貨效益和存貨成本的最佳結合。1存貨管理的風險成因形成存貨管理風險的幾個主要因素有：1.1 經濟的波動當國家經濟高速發(fā)展時，受繁榮時期樂觀情緒的鼓舞，擴充存貨需要投入大 量資金。此時，銀行和貸款人大多也愿意為盈利企業(yè)提供貸款，但經濟過熱必然造成利率上 升。同時，龐大數量的存貨如不能有效管理，極易造成經營的混亂。如此情況下，一旦經濟 收縮，隨著銷售額的減少，存貨積滯于企業(yè)內，經營虧損很快會接踵而來，使企業(yè)遭受致命打擊。1.2 市場的季節(jié)性變化一般來說，銷售會有季節(jié)性變化。而企業(yè)的生產部門往往傾向于全年均衡生產，以充分利用設備和人工。因此，企業(yè)常會在銷售旺季存貨

19、不足，而在銷售淡季存 貨過剩。存貨銷售對季節(jié)性變化的快速反應導致產品生命周期變短，而這種反應應當足夠快 速到當消費者需要時，總可以提供適當數量的產品，從而提高對于消費者的服務水平，同時也提高存貨周轉的抗風險能力。1.3 市場競爭價格競爭會對企業(yè)的存貨管理造成壓力。在競爭中獲勝的一方多賣出產品，實際是靠犧牲別的企業(yè)的利益加快自己的存貨周轉。失敗的一方，不但蒙受價格下降的損失，還受到銷量減少的打擊，存貨積壓使得資金流轉嚴重失衡。但為了降低斷貨風險，大量存貨 普遍存在于商業(yè)流通中。隨著社會經濟的發(fā)展，許多企業(yè)發(fā)現存貨是成本的重要組成部分，它們更愿意將存貨放在生產商處，使賣方管理存貨成為存貨管理的一個

20、趨勢。增加新產品或 售后服務項目，用軟辦法競爭，會對企業(yè)的存貨管理提出更高的要求。1.4 通貨膨脹通貨膨脹會使原材料價格上升，保持存貨所需的資金增加。與此同時，企業(yè)若 不降低成本，就難以應對通貨膨脹造成的財務困難，遭遇現金短缺的危機。這二者之間的矛 盾勢必加劇存貨管理的風險。1.5 企業(yè)的財務管理水平如果企業(yè)內部財務管理混亂，財務人員整體素質較低，無法準確把握經濟政策、金融環(huán)境對于企業(yè)自身機制的影響，則存貨管理不能適應現代企業(yè)管理的需要 ，更談不上有什么技術手段可言。當企業(yè)的資金大量被存貨占用且不能及時變現時，企業(yè)的財務風險加大，從這個意義上來說，存貨是企業(yè)的負擔，形成了企業(yè)的負資產。2規(guī)避存

21、貨管理風險的財務應對2.1 建立完善的存貨管理系統(tǒng)根據存貨的業(yè)務流程，應當圍繞采購、倉儲、領用、盤存這四方面建立起一套完善的存貨管理系統(tǒng)。2.1.1 存貨采購管理按照存貨采購業(yè)務計劃，嚴格執(zhí)行存貨采購的審批手續(xù)和流程由采購部門根據企業(yè)生產經營的計劃和材料請購單編制存貨采購計劃，經負責人審核采購目錄后 報主管領導審批。保證存貨采購在授權下按合同進行，采購人員按計劃簽訂合同，簽訂合同 人員與詢價人員的職能應該分離，簽訂合同的職能至少應該有兩人共同履行。采購人員無權 在授權之外簽訂合同和變更合同的內容。財務部門應正確記錄采購業(yè)務，做到賬賬、賬表、 賬實相符。2.1.2 存貨倉儲管理 存貨驗收應當設立

22、獨立于采購部門和倉庫的專門驗收部門，保證存貨的數量、質量、品種、規(guī)格符合合同要求，經驗收合格方能辦理入庫。存貨入庫后，倉庫應 及時通知財務部門承付貨款。財務部門應審核合同的簽訂是否符合規(guī)定，驗收單、入庫單是否真實可靠，購貨發(fā)票是否合法，是否與合同、驗收單、入庫單、付款通知單的品名、數量 和價格相符。審核無誤并留存相關票據后，辦理付款手續(xù)，進行存貨采購支付結算。存貨出 庫時，應保證手續(xù)齊全，單據無誤。2.1.3 存貨領用管理 存貨領用應制定定額，并經部門負責人審批簽字。倉庫管理員發(fā)貨后應及時登記臺賬，財務部門根據發(fā)料匯總表按用途匯總分配，分攤材料成本差異，登記有關賬務。內部稽核人員應審核領料單，

23、核對收發(fā)憑證和存貨臺賬，檢查收發(fā)記錄和結存余額， 查看保管部門和財會部門的日常核算是否準確，各部門的數據是否相符，有無違反規(guī)定程序 和舞弊行為；還要對存貨領用的內部控制進行評價，以保證存貨安全。2.1.4 存貨盤存管理 財務部門和倉庫要對存貨的購進、發(fā)出和庫存進行日常核算，倉庫應登記存貨卡片，財務部門應及時匯總采購部門送交的收料單及生產部門送交的領料單，登記存貨明細分類賬及總賬，定期與倉庫核對。倉庫管理員應定期盤點庫存存貨，編制存貨盤點 表。財務人員年底應抽查存貨盤點表，對于生產經營過程中足以證明無實用價值和轉讓價值 的存貨，根據主管領導批準的處理意見，調整存貨賬務，以確保賬實相符。內部審計人

24、員應 審查原始憑證、記賬憑證、明細賬以及總賬是否符合企業(yè)會計準則和會計制度的規(guī)定，各方反映的數據是否相符，對于企圖侵占存貨資產、偽造會計記錄的舞弊行為要保持高度警惕。2.2 運用供應鏈管理供應鏈管理在存貨管理的方式、貨物流、成本、信息流、風險、計劃及組織間關系等方面比 傳統(tǒng)的物流管理更具優(yōu)勢，是企業(yè)存貨管理適應全球化競爭的一種有效途徑。2.2.1 供應鏈管理有助于實現零存貨管理 供應鏈管理可以降低存貨采購成本和訂單管理成本，節(jié)約采購人員的工資，供應商能夠方便地取得存貨采購信息，縮短交易時間，提高交易的透明度和信用，建立相互信任的伙伴關系。供應鏈的思想擯棄了狹隘的局部利益，它追求相關企業(yè)利益共享

25、，追求利益相關者的共贏。供應鏈管理可以最低限度 地控制存貨水平。通過擴展組織邊界，供應鏈上的各個企業(yè)成員建立戰(zhàn)略合作關系，能夠實時掌握存貨信息組織生產和及時補充，通過快速反應降低存貨水平，從而降低存貨儲存成本 和缺貨成本。供應鏈管理可以減少交易成本及經營費用，擴大銷售額，提高企業(yè)的存貨周轉率，為實施價廉物美的銷售策略提供保證。成功實施供應鏈戰(zhàn)略是一個復雜的系統(tǒng)工程，需要有輸送、保管、流通加工、包裝、裝卸、信息等各個環(huán)節(jié)的協(xié)調配合為基礎，存貨管理雖只是供應鏈或傳統(tǒng)的供貨過程中一個常見的現象，但它涉及供應鏈的每個環(huán)節(jié)。2.2.2 供應鏈管理能幫助管理人員有效配置存貨資源 由于供應鏈中的信息流、物流

26、和資金流進行了有效的規(guī)劃和控制，可以最大限度提高效率和縮短工作周期，實現在適當的時間把適當的產品或服務送到適當的地方。供應鏈管理是在企業(yè)資源規(guī)（ERP）的基礎上發(fā)展 起來的，它把公司的制造過程、庫存系統(tǒng)和供應商數據進行整合，從統(tǒng)一的視角考慮產品制 造過程中的各種影響因素，以提高供應鏈中各成員的效率和效益為目標，成為一個嚴密的有機體。成功的戰(zhàn)略聯(lián)盟和戰(zhàn)略合作伙伴關系是供應鏈成功的基礎，而供應鏈間的協(xié)調對于存貨管理尤為重要。每個企業(yè)可能涉及幾條供應鏈，每一條都可能有不同的商業(yè)需求，在給不同的供應鏈分配使用一些共同的資源時，必要的協(xié)調應建立在供應鏈價值增值的基礎上，其中最關鍵的因素是預測存貨需求的能力。2.3 加強存貨的內部會計控制針對企業(yè)存貨的管理要求，內部會計控制應著重考慮以下幾方面：2.3.1 企業(yè)的內部會計控制采取人工和自動化相結合的措施，保障存貨管理系統(tǒng)的有效運行，確保資料的準確可靠和及時