《采購(gòu)管理實(shí)務(wù)》第三章一節(jié)采購(gòu)申請(qǐng)

1、在日常工作和生活中，一般是有了需求才會(huì)去采購(gòu)和購(gòu)買，而對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)要進(jìn)行采購(gòu)也應(yīng)必須先有需要，要做到“有的放矢”，不能盲目地進(jìn)行，否則會(huì)造成企業(yè)成本的增加或者不能保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行，因此企業(yè)就要根據(jù)各部門的采購(gòu)申請(qǐng)來(lái)進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃的制定。可以說(shuō)采購(gòu)作業(yè)流程，需依賴于采購(gòu)申請(qǐng)來(lái)辦理相關(guān)的手續(xù)。一、采購(gòu)申請(qǐng)概述（一）采購(gòu)申請(qǐng)的含義所謂采購(gòu)申請(qǐng)（又稱請(qǐng)購(gòu)）主要是指由企業(yè)各需求部門向負(fù)責(zé)采購(gòu)的部門提出在未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)所需物品的種類以及數(shù)量等相關(guān)的信息，并填制一定的表格交由采購(gòu)的部門。（二）采購(gòu)申請(qǐng)的功能采購(gòu)申請(qǐng)一般應(yīng)由適當(dāng)?shù)娜藛T來(lái)提出，這樣可以達(dá)到下列目的：1.確定需求及內(nèi)容由使用部門提出采購(gòu)申請(qǐng)，則

2、需求就會(huì)相當(dāng)明確，需求內(nèi)容也不致發(fā)生錯(cuò)誤。2.成本歸屬由采購(gòu)申請(qǐng)人說(shuō)明需求物料的用途及成本的歸屬，將有助于正確地計(jì)算各部門的損益，同時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)部門或使用部門的主管，也得以行使審批的權(quán)力。3.有利于管理將采購(gòu)申請(qǐng)單位與采購(gòu)單位分離，有助于采購(gòu)管理工作，避免弊端。4.節(jié)省費(fèi)用物料統(tǒng)籌如果由指定的部門提出采購(gòu)申請(qǐng)，可避免各自為政，損失數(shù)量折扣的優(yōu)惠待遇；同時(shí)由于集中調(diào)配，也可以降低物料庫(kù)存水準(zhǔn)，避免不必要的浪費(fèi)，也節(jié)省了倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用。（三）采購(gòu)申請(qǐng)的注意事項(xiàng)為避免發(fā)生采購(gòu)物品與采購(gòu)申請(qǐng)需求不符合，在進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)中應(yīng)注意下列事項(xiàng)：1.由適當(dāng)?shù)牟少?gòu)申請(qǐng)人來(lái)進(jìn)行請(qǐng)購(gòu)采購(gòu)申請(qǐng)所需求的內(nèi)容，只有使用部門或統(tǒng)籌管理

3、的部門最為清楚。由這些部門提出采購(gòu)申請(qǐng)，最能正確表達(dá)各項(xiàng)需求的內(nèi)容與附屬條件。若由其他單位提出，難免會(huì)發(fā)生需求物品和請(qǐng)購(gòu)物品不符的失誤。2.以書面的方式提出物品的采購(gòu)，有時(shí)會(huì)牽涉到相當(dāng)復(fù)雜的內(nèi)容，若僅僅以口頭方式提出要求的條件，不但容易發(fā)生溝通上的錯(cuò)誤，而且將來(lái)在驗(yàn)收時(shí)若與實(shí)際的需求發(fā)生差錯(cuò)，則因“口說(shuō)無(wú)憑”，買賣雙方也會(huì)因此而產(chǎn)生紛爭(zhēng)。所以，若能以“采購(gòu)申請(qǐng)單”詳細(xì)記載所需物料的名稱、規(guī)格、料號(hào)、數(shù)量、需要日期等內(nèi)容，可使采購(gòu)申請(qǐng)的需求更加明確與具體。3.確定需求的內(nèi)容在請(qǐng)購(gòu)中應(yīng)確實(shí)表明申請(qǐng)采購(gòu)物品的各項(xiàng)具體的內(nèi)容，包括物品的成分、尺寸、形狀、強(qiáng)度、精密度、耗損率、不良率、色澤、操作方式、維

4、護(hù)等各種特性以及勞務(wù)的服務(wù)速度、次數(shù)、地點(diǎn)、態(tài)度等。4.以規(guī)格表明需求的水準(zhǔn)需用部門對(duì)品質(zhì)的要求水準(zhǔn)如果可以用規(guī)格表明的，應(yīng)以規(guī)格表明其品質(zhì)，主要包括廠標(biāo)或商標(biāo)、形狀或尺度、化學(xué)成分或物理特性、生產(chǎn)方式或制作方法、市場(chǎng)等級(jí)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格、樣式、藍(lán)圖或規(guī)范、性能或效果、用途等。5.預(yù)算的限制需求的內(nèi)容及水準(zhǔn)，通常與采購(gòu)申請(qǐng)人的預(yù)算有密切關(guān)系，因此，在提出采購(gòu)申請(qǐng)之前，必須先對(duì)支付能力與愿意接受價(jià)格的上下限加以計(jì)算，以免采購(gòu)申請(qǐng)內(nèi)容超出預(yù)算范圍。 在采購(gòu)申請(qǐng)階段，采購(gòu)人員都會(huì)面臨以下兩個(gè)問題。1.小量采購(gòu)申請(qǐng)依據(jù)80/20原理，在采購(gòu)中80%的采購(gòu)申請(qǐng)只占采購(gòu)總金額的20%。簡(jiǎn)言之，小量采購(gòu)申請(qǐng)的問題

5、就在于占用了絕大多數(shù)的采購(gòu)作業(yè)人力，而要解決這一問題的途徑就在于如何降低小量采購(gòu)申請(qǐng)的批次。通常，采購(gòu)人員可采取下列方法，解決小量采購(gòu)申請(qǐng)問題：（1）減少品種。采購(gòu)人員要設(shè)法將小量采購(gòu)的項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化，借以減少采購(gòu)申請(qǐng)。譬如將規(guī)格相近的物品加以匯整，訂出通用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，這樣采購(gòu)品種就減少了，采購(gòu)申請(qǐng)的件數(shù)也就會(huì)隨之降低。（2）化零為整。在接到各需求部門的小量采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，若非緊急需用者，采購(gòu)人員可將其暫時(shí)擱置，等累計(jì)小量采購(gòu)申請(qǐng)單至一定數(shù)量或金額時(shí)，再進(jìn)行采購(gòu)。（3）集中采購(gòu)。這包括指定辦理的部門及時(shí)間。例如將各部門所需的小量采購(gòu)申請(qǐng)，委托指定的部門集中辦理，統(tǒng)籌供需，避免各自為政；或是指定這些小量

6、物料的采購(gòu)申請(qǐng)日期，在同一時(shí)間內(nèi)匯集其需求量，以便一次采購(gòu)，通過集中采購(gòu)不但可節(jié)省人力，也可獲得數(shù)量折扣的優(yōu)惠政策。（4）采取統(tǒng)購(gòu)。所謂“統(tǒng)購(gòu)”即是將價(jià)值不高、價(jià)格穩(wěn)定且經(jīng)常需用而品種規(guī)格繁多的物品，先與供應(yīng)商簽訂統(tǒng)購(gòu)合約，議定價(jià)格。當(dāng)需用時(shí)，由采購(gòu)申請(qǐng)部門直接向供應(yīng)商要貨，免除了采購(gòu)申請(qǐng)及采購(gòu)的手續(xù)，只要倉(cāng)儲(chǔ)部門開出驗(yàn)收單即可付款。因此，為避免對(duì)金額采購(gòu)次數(shù)頻繁的物品進(jìn)行重復(fù)采購(gòu)申請(qǐng)及采購(gòu)作業(yè)流程，宜采取統(tǒng)購(gòu)的方式，以節(jié)省時(shí)間和人力。2.緊急采購(gòu)申請(qǐng)?jiān)诓少?gòu)過程中發(fā)生緊急采購(gòu)申請(qǐng)的原因主要有以下幾項(xiàng)：（1）存貨管制失誤。由于原料實(shí)際庫(kù)存的數(shù)量與賬上的數(shù)量不符，當(dāng)需求部門領(lǐng)用時(shí)才發(fā)現(xiàn)缺料；另外，

7、有時(shí)庫(kù)存數(shù)量雖足夠，但是品質(zhì)如果有瑕疵，因此也無(wú)法使用，這些情況下均必須進(jìn)行緊急采購(gòu)申請(qǐng)補(bǔ)充庫(kù)存量。（2）生產(chǎn)計(jì)劃不當(dāng)。由于大多數(shù)的企業(yè)都依據(jù)銷售預(yù)測(cè)來(lái)從事生產(chǎn)，因此，預(yù)測(cè)的準(zhǔn)與否經(jīng)常影響到生產(chǎn)計(jì)劃能否順利執(zhí)行。若銷售預(yù)測(cè)發(fā)生偏差，生產(chǎn)計(jì)劃就必須加以修改。當(dāng)追加銷售數(shù)量或插入緊急訂單時(shí)，此項(xiàng)產(chǎn)品的原材料如果沒有足夠庫(kù)存，就會(huì)發(fā)生緊急采購(gòu)申請(qǐng)。另外，在制定生產(chǎn)計(jì)劃時(shí)，如果說(shuō)只依據(jù)外售數(shù)量安排原物料需求量，而忽略了自用數(shù)量，也會(huì)發(fā)生緊急采購(gòu)申請(qǐng)。 （3）錯(cuò)失采購(gòu)時(shí)機(jī)。在進(jìn)行采購(gòu)中如果采購(gòu)人員對(duì)原材料的供應(yīng)來(lái)源和時(shí)機(jī)把握準(zhǔn)，就可能使企業(yè)不能按時(shí)獲取所需的物料。就供應(yīng)來(lái)源而言，是指未能掌握供應(yīng)商的情況

8、，當(dāng)其未按照約定交貨時(shí)，必須緊急轉(zhuǎn)向其他來(lái)源進(jìn)行采購(gòu)；就時(shí)機(jī)而言，當(dāng)發(fā)現(xiàn)來(lái)源越來(lái)越少時(shí)，就應(yīng)緊急提高采購(gòu)申請(qǐng)數(shù)量，以備將來(lái)不時(shí)之需。此外，有時(shí)因?yàn)椴少?gòu)人員與供應(yīng)商議價(jià)時(shí)日耗費(fèi)得太久，導(dǎo)致購(gòu)運(yùn)時(shí)間不足，也會(huì)發(fā)生緊急采購(gòu)；有時(shí)，甚至也有因?yàn)椴少?gòu)員蓄意積壓采購(gòu)申請(qǐng)，以致發(fā)生緊急采購(gòu)的情況。（4）采購(gòu)申請(qǐng)的延誤。由于物料管制系統(tǒng)或人員的失誤，需求部門未能及時(shí)開出采購(gòu)申請(qǐng)單，致使庫(kù)存已消耗殆盡時(shí)才發(fā)覺，因此就必須緊急采購(gòu)申請(qǐng)。有時(shí)也可能因?yàn)椴少?gòu)申請(qǐng)的規(guī)格無(wú)法確認(rèn)或預(yù)算不足，一再磋商或拖延，也會(huì)發(fā)生緊急采購(gòu)申請(qǐng)。緊急采購(gòu)申請(qǐng)將會(huì)造成品質(zhì)降低、價(jià)格偏高等損失，因此企業(yè)應(yīng)做好存貨管制、生產(chǎn)計(jì)劃，并正確掌握采購(gòu)

9、申請(qǐng)及采購(gòu)時(shí)機(jī)，以避免負(fù)擔(dān)產(chǎn)銷上的額外成本。（四）采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)申請(qǐng)單是采購(gòu)作業(yè)的起點(diǎn)，通常是由使用部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門（列入存量管制之物料）、生產(chǎn)部門或擴(kuò)建專案小組等所簽發(fā)的單據(jù)。其內(nèi)容主要記載了所需申請(qǐng)采購(gòu)物料的名稱、規(guī)格、料號(hào)、申請(qǐng)采購(gòu)數(shù)量、需要日期等，并涵蓋了請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收三種簽核流程。這種一單多功能的采購(gòu)申請(qǐng)單，通稱為“物料管制單”。由于用途的不同，采購(gòu)申請(qǐng)單（物料管制單）通常有數(shù)聯(lián)并以顏色區(qū)分，以利分發(fā)傳送。由采購(gòu)部門留存的（第一聯(lián)）稱準(zhǔn)購(gòu)單，由財(cái)會(huì)部門留存的（第二聯(lián)）稱驗(yàn)收單，由計(jì)算機(jī)中心留存的（第三聯(lián)）稱驗(yàn)收單副聯(lián)，由申請(qǐng)采購(gòu)部門留存的（第四聯(lián)）稱采購(gòu)?fù)ㄖ獑危蓚}(cāng)儲(chǔ)部門留存的（第五

10、聯(lián)）稱驗(yàn)收單物料聯(lián)，由申請(qǐng)采購(gòu)單位在開出時(shí)所留存的（第六聯(lián)）稱采購(gòu)申請(qǐng)單。當(dāng)申請(qǐng)采購(gòu)單位填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，并經(jīng)其主管批準(zhǔn)后，留存第六聯(lián)，以作為將來(lái)查詢追蹤之用，而將其余五聯(lián)送至采購(gòu)單位承辦。當(dāng)采購(gòu)程序完成后（經(jīng)過詢價(jià)、報(bào)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、核準(zhǔn)），采購(gòu)部門留存第一聯(lián)作為日后備查的依據(jù)，而將第四聯(lián)送交申請(qǐng)采購(gòu)部門，其余三聯(lián)全部送倉(cāng)儲(chǔ)部門。在采購(gòu)的物料送達(dá)并經(jīng)驗(yàn)收后，倉(cāng)儲(chǔ)部門將第二聯(lián)送交財(cái)會(huì)部門作為付款憑單，第三聯(lián)交計(jì)算機(jī)中心輸入資料。采購(gòu)申請(qǐng)單（物料管制單）比較適用于一般消耗性的物料采購(gòu)的申請(qǐng)或機(jī)器設(shè)備的申請(qǐng)，至于機(jī)器設(shè)備等固定資產(chǎn)之購(gòu)置，因其采購(gòu)價(jià)值較大，對(duì)企業(yè)將來(lái)的產(chǎn)銷營(yíng)運(yùn)產(chǎn)生重大影響，所以必須詳細(xì)地研究采購(gòu)的必要性，特別是要進(jìn)行成本效益分析。因此，這種采購(gòu)申請(qǐng)單的格式與內(nèi)容，與物料采購(gòu)申請(qǐng)單大不相同。 采購(gòu)的范圍除了有形的物品之外，還可包括無(wú)形的勞務(wù)，諸如工程發(fā)包模具制作、委托設(shè)計(jì)、評(píng)鑒、委外加工、廣告、產(chǎn)品展示，機(jī)器、車輛等的維修與保險(xiǎn)、專業(yè)人員聘請(qǐng)、專利、商標(biāo)、著作權(quán)及訴訟申請(qǐng)等。一般而言，屬于生產(chǎn)性質(zhì)的采購(gòu)申請(qǐng)單