零星后勤物資采購管理制度.doc

1、【零星后勤物資采購管理制度】制度概況制度編號版本編號生效日期2015-01-01密級程度普通秘密機密絕密的目為指導日常后勤物資采購，完善采購流程、 規(guī)范采購行為， 確保后勤物資采購滿足申請需求，特制定本制度。適用范圍集團總部、各省公司、各分撥中心。版本優(yōu)化原因與內容新制訂主送抄送主送抄送/ 部門區(qū)域崗位部門 /區(qū)域崗位總部各中心 / 負責人總部各中心 / 全體人員各省公司、 各分撥負責人各分撥各省公司、全體人員中心中心相關制度或流程擬制部門人力行政中心- 行政部擬制人鄧亦云錄目 1一、制度正文1 第一章 總則11.0目的1 2.0范圍1 3.0定義1 3.1采購1 3.2 供應商1 3.3 零

2、星后勤物資1 4.0 職責1 4.1 使用部門1 4.2 采購專員1 第二章 具體內容1 1.0采購申請 2 2.0采購審核2 3.0采購辦理2 4.0 入庫辦理2 5.0 物品領用3 6.0 盤點第三章授權事項21.0零星后勤物資采購事項授權3 2.0 采購費用報銷授權4第四章 附則4二、例外 4三、解釋4四、引用4五、附錄 5零星后勤物資采購管理制度一、制度正文總則第一章目的 1.0確保后勤物資采購滿足申為指導日常后勤物資采購工作，購行為，請需求，特制定本制度。范圍 2.0適用于集團總部、各省公司、各分撥中心。完善采購流程、 規(guī)范采3.0 定義 指通過市場或其他渠道， 以貨幣或其他交易形式

3、購買產品、 服務或其他資源，以 3.1 采購： 滿足自身需求的活動。 廣義的采購活動包括尋價、 比價、訂單確認、供貨、款項支付、 安裝、調試以及售后服務等多個環(huán)節(jié)。 指直接或間接向購買者提供產品、服務或其他資源的供貨方。它可以是企業(yè)、供應商：3.2個人或以其他形式存在的機構。在本公司指員工食堂、宿舍、會議、保安、保潔、消防、辦公、福利、 3.3 零星后勤物資：行政車輛、文娛活動、電工電料或設施 / 設備維護等所使用的單個或少量的、價格低、金額小的物資，包括用品、工具、耗材、獎品、禮品、水果、低易品、裝飾品、飲用水、維修件等。4.0職責：4.1使用部門：負責填寫后勤物資采購申請單，按規(guī)定辦理領用

4、手續(xù)。4.2 采購專員：負責供應商甄選、尋價、比價，按采購申請實施采購行為、辦理入庫及財務報銷手續(xù)等。第二章具體內容1.0采購申請1.1 使用部門有后勤物資需求時，首先在 SOA系統(tǒng)中提交“物料領用流程” ，經批準后到物料倉庫領取。 一般情況下， 省公司、分撥中心辦公類用品由總部資產管理部門通過系統(tǒng)統(tǒng)一配發(fā)。1.2 對于無法通過倉庫直接領用的后勤物資， 由使用部門填寫 后勤物資采購申請單（須注明用途、數量、要求到貨日期等） ，經部門領導批準后，遞交給行政部（綜合管理部）申請采購。如使用部門對所申請的物資有特殊要求的，應明確其具體要求或提供樣品給采購人員作為參照。1.3 對于屬于固定資產類、備品

5、備件類的零星物資， 應分別通過 SOA系統(tǒng)提交“資產申請流程”“、備品備件申購流程” 辦理，而不能按后勤物資采購申請流程辦理。1.4 原則上，公司不得未經申請而擅自采購，嚴禁“先斬后奏”的行為。如遇緊急情況可通過電話說明原由提出口頭申請， 但在事后必須及時補充提交采購申請單。采購審核 2.0 總部各部門的“后勤物資采購申請單”由行政部負責人審核；省公司、分撥中心的“后 2.1勤物資采購申請單” 審核參照授權文件執(zhí)行 （關于人力行政費用申請與報銷對分子公司授權的通知）。審核關鍵點主要為：正當性、用途、數量、價格和要求到貨日期等，對審核有異議的， 2.2應及時與申請人溝通、說明，并達成一致意見。采

6、購辦理 3.0采購人員應具備良好的職業(yè)操守，秉持“節(jié)約”和“公司利益第一”思想執(zhí)行采購。 3.1（適質、適量、適價、適時、適地）的原則，確保采購的物資在實施采購時，應本著 5R3.2質量可靠、物美價廉。 對于采購頻率較高、用量較大的后勤物資，應采取選擇固定供應商作為合格供應商的方 3.3式進行合作。對供應商的選擇應考量其質量、數量、付款方式、稅點、供貨價格、供貨方式、供貨周期、售后服務等多個方面。3.4 合格供應商資格的確定應邀請使用部門、 財務部門等共同參照評審結果確定，并定期對其進行再評估。 對出現重大質量問題或不符合時， 應對其資格重新評審或者取消其合格供應商資格。3.5對于已確定合格供

7、應商資格的，可以簽訂采購合同。 對于供應商的報價， 應定期進行再評估。3.6 對單個金額 500 元、或批量金額 3000 元的后勤采購事項， 應以比價表的形式進行會簽，最終按會簽結果執(zhí)行（在同等條件下，以最具優(yōu)勢的價格采購）。4.0入庫辦理4.1 所有經采購的后勤物資， 必須由采購人員辦理入庫手續(xù)， 入庫經手人必須按照采購申請單、發(fā)票、實物進行核對、驗收，在確保一致時才能辦理入庫，并如實登記“后勤物資采購入庫 / 領用臺帳”。4.2 入庫經手人在辦理物品入庫驗收時， 如發(fā)現所采購的物品與申請不符、 或存在其他質量問題時有權拒收，同時及時告知采購人進行調換或退貨。4.3辦理入庫時，必須確保物品

8、數量準確無誤、包裝物完整以及相關資料齊全。最后由入庫經手人在入庫單上簽字確認后方視為入庫完畢。5.0物品領用5.1所有物資必須辦理領用后手續(xù)才能使用，嚴禁“未入庫、先領用”的現象。5.2在辦理領用時，領用人應在現場對申領的物品進行清點、并檢驗外觀、質量、型號等是否符合，確認無誤后，領用人在“后勤物資采購入庫 / 領用臺帳”上簽字確認。5.3 對于“以舊換新”的物品，在領用時必須“交舊領新” ，否則相關人員有權拒發(fā)。6.0盤點6.1所有的物資，應按月進行盤點，具體參照“后勤物資盤點表”。6.2 對于盤點中出現的盤盈、盤虧，應由盤點人進行書面的說明。當盤盈、盤虧金額 1000 元時，必須上報中心負

9、責人。 6.3對于重大盤虧事件，應對相關責任人進行經濟處罰并追償相關物品。第三章授權事項1.0零星后勤物資采購事項授權申請事項采購要求流程審批節(jié)點1. 伙食類 (含日前提交伙食費計劃總額，按 1. 各省每月 10 計劃由分撥 / 省提報月度計劃到總部分子公司綜合管理部備案省/ 分撥：食材 / 調味品省總 * 天數計算，天* 用餐人數 11 元/ 人/ 審批，報總分撥綜合管理員 - 分撥綜合負責人 -分撥財務負責人 - 分撥負責人 -/ 燃氣)部備案； 例外情況提交總部審批； 2. 超標 / 用餐人數省綜合負責人 - 省財務負責人 - 省總 超標準 / 例外情況：省總 - 總部/ 天*/3. 采

10、取備用金形式 ( 按 11 元人 天) 。*3分子公司綜合管理部負責人 - 人力行政中心負責人 - 副總裁福利及 2. 員1. 制度標準內由省總批； 2.超標準提交總部批準福利及活動經費類：分撥綜合管理員 - 分撥綜合負責人 - 分撥財務工獎品含部( 最高需副總裁或以上領導批準 ) 。3. 員工獎品類別：負責人 - 分撥負責人 - 省綜合負責人 - 省財務負責人 - 省總- （超標門類 ( 活動經文娛頒獎、體育競技獎、培訓( 評優(yōu) ) 達標、其他；準）總部分子公司綜合管理部負責人 - 人力行政中心負責人 - 副總費類物品采 )20004. 獎品單筆元由省總批準，全年不超出四次，裁- 總裁（省總

11、權限范圍簽批的申請報總部分子公司綜合管理部備購超額或超次數向總部申請。案） 員工獎品類：分撥綜合管理員 - 分撥綜合負責人 - 分撥財務負責人 -分撥負責人 - 省綜合負責人 - 省財務負責人 - 省總- （超標準）總部分子公司綜合管理部負責人- 人力行政中心負責人 - 副總裁 -總裁3. 后勤基建1.單筆 1500 元由省總批準；2.1500 單筆 5000分撥 / ?。悍謸芫C合管理員 - 分撥綜合負責人 - 分撥財務負責人 - 分維修類含工元由人力行政中心負責人批準；3. 總價超出 5000 元撥負責人 - 省綜合負責人 - 省財務負責人 - 省總( 1500) - 總部分子具、 ( 配件

12、)的按流程提交至“工程項目部”或管理工程中心“辦公司綜合管理部負責人 - 人力行政中心負責人 (15005000）（省總權限范圍簽批的申4.總部巡查核實同類維修多次發(fā)生的真實性。請報總部分子公司綜合管理部備案）4. 消防類配置標準（器材、面積、數量）報總部分子公司綜合管理部批準備案。（消防配備標準： 254KG平米 1 組滅火器 2 個，干粉）分撥 / ?。悍謸芫C合管理員 - 分撥綜合負責人 - 分撥財務負責人 - 分撥負責人 - 省綜合負責人 - 省財務負責人 - 省總 - （備案）總部分子公司綜合管理部5. 后勤物資元由省總批準； 10001. 單筆 5000 元由人力行政中分撥財務負 -

13、省：分撥綜合管理員分撥綜合負責人 - 分撥 / 省總省( 含外協(xié)維修心負責人單筆 2.10005000(1000M責人 5000)- 總權限范圍簽批的申請報總部分/ 體宿舍配子公司綜合管理部備案）置等）2.0 采購費用報銷授權員工食堂菜金1、費用報銷單； 2、伙食費采購明細單；3涉及油、米等大金額需要開具發(fā)票1 說明：（）報銷需在申請的月度總額內。）超出總額，由經辦部門補申請，總部簽批 2（、 分撥 / ?。壕C合管理員 - 綜合負責人 - 財務負責人 -( 分撥中心負責人 )- 省總 總部：人力行政中心經辦人 - 提交部門（三級）負責 人力行政中心負責人 - 提交部門（二級）負責人 - 人后做

14、附件。節(jié)假日福利/ 協(xié)議； 1、費用報銷單； 2、標準文件； 3、合同、如分撥 / 省：申請部門經辦人 - 提交部門負責人 - 財務負責人 -涉及福利采購，還需提供相、普通發(fā)票；65 關清單明（分撥中心負責人） -（單次 50000）省總-（單次 50000）細； 7. 員工福利品領用簽收單報銷額度需1）事項申請總部對應職能部門負責人 （一級部門） - 高級副總裁 總部：需有申請額度 , 說明：（）超標準，由經辦部門補申在申申請部門經辦人 - 提交部門負責人（三級部門） - 提交部門請范圍內。（2 請，總部簽批后做附件。負責人（二級部門） -（單次 20000）提交部門負責人（一級部門） -

15、（單次 2000）人力行政中心負責人 - （20000單次 50000）財務副總裁 -（單次 50000）高級副總裁獎勵員工的獎品1、費用報銷單； 2、需求部門申請單； 3、增值稅專用分撥 / ?。荷暾埐块T經辦人 - 提交部門負責人 - 財務負責人發(fā)票（此處應按照實際業(yè)務性質，區(qū)分發(fā)票性質） ；4、-( 分撥中心負責人 )- （單次 2000）省總 -（2000單次采購清單； 5、需求部門簽收單。說明： , ）報銷需在5000）總部對應職能部門負責人 （一級部 - （單次 5000）申請范圍內 , 超出申請范圍需補（ 1 申請 （2）超標準，高級副總裁門） - 財務副總裁（三級部門）提交部門負

16、責人由經辦部門補申請，總部簽批后做附件?？偛浚荷暾埐块T經辦人 - ）提- 提交部門負責人（二級部門）（單次 2000）交部門負責人（一級部門） - （20005000單次 ）高級副總裁 - （單次 5000 財務副總裁勤后負理責辦的維3、增值、需求部門申請單； 1、費用報銷單； 2 稅專用分-(- ：省綜合管理員 - 綜合負責人財務負責人 分撥 / 撥中心修 5000 （元）發(fā)票； 4、維修清單； 5、需求部門驗收單 1 說明：（）負責人 )- 省總報銷需在申請范圍內。 2 （）申請范圍外，由經辦部負責提交部門（三級） - 總部：人力行政中心經辦人人-門補申請。 50003 （）超元，按“工程”模式管理提交部門（二級）負責人 - 人力行政中心負責人后勤物資采購、增值 321、費用報銷單；、需求部門申請單；需求部分綜合負責人綜合管理員 省分撥 / ：- 財務負責人 -( 撥中5000（元）除伙門簽收單； 5、稅專用發(fā)票； 4 采購清單；、 租賃費支心負責人 )- 省總 負