Access基礎(chǔ)與應(yīng)用教程PPT課件第6章報表

1、 報表是報表是 access access 數(shù)據(jù)庫對數(shù)據(jù)庫對象之一。報表可以對大量的象之一。報表可以對大量的原始數(shù)據(jù)進行綜合整理，然原始數(shù)據(jù)進行綜合整理，然后將數(shù)據(jù)分析結(jié)果打印成表后將數(shù)據(jù)分析結(jié)果打印成表。報表是以打印格式展示數(shù)。報表是以打印格式展示數(shù)據(jù)的一種有效方式。據(jù)的一種有效方式。退出退出6.1 6.1 報表概述報表概述6.2 6.2 創(chuàng)建報創(chuàng)建報表表6.3 6.3 報表設(shè)計的一些技巧報表設(shè)計的一些技巧 報表的記錄源可以是表或查詢對象，還可以是一個報表的記錄源可以是表或查詢對象，還可以是一個sql語句。報表中顯示的數(shù)據(jù)將來自記錄源指定的基礎(chǔ)表語句。報表中顯示的數(shù)據(jù)將來自記錄源指定的基礎(chǔ)表

2、或查詢。報表上的其他信息（如標題、日期和頁碼）存儲或查詢。報表上的其他信息（如標題、日期和頁碼）存儲在報表的設(shè)計中。在報表的設(shè)計中。 在報表中，對于負責顯示記錄源中某個字段數(shù)據(jù)的控在報表中，對于負責顯示記錄源中某個字段數(shù)據(jù)的控件，需要將該控件的件，需要將該控件的“控件來源控件來源”屬性指定為記錄源中的屬性指定為記錄源中的某個字段。某個字段。 使用報表可以創(chuàng)建郵件標簽，使用報表可以創(chuàng)建郵件標簽，可以創(chuàng)建圖表以顯示可以創(chuàng)建圖表以顯示統(tǒng)計數(shù)據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以對記錄按類別進行分組，可以對記錄按類別進行分組,可以計算總計等。可以計算總計等。 一般來說，報表的組成包括報表頁眉、頁面頁眉、主體、一般來說，報表

3、的組成包括報表頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳和報表頁腳五個部分，每個部分稱為一個頁面頁腳和報表頁腳五個部分，每個部分稱為一個“節(jié)節(jié)”。報表。報表中的信息可以分布在多個節(jié)中。此外，可以在報表中對記錄數(shù)據(jù)中的信息可以分布在多個節(jié)中。此外，可以在報表中對記錄數(shù)據(jù)進行分組，對每個組添加其對應(yīng)的組頁眉和組頁腳。進行分組，對每個組添加其對應(yīng)的組頁眉和組頁腳。（1）報表頁眉節(jié)）報表頁眉節(jié) 報表頁眉在報表開頭出現(xiàn)一次?？梢詫蟊眄撁加米鲌蟊眄撁荚趫蟊黹_頭出現(xiàn)一次?？梢詫蟊眄撁加米髦T如商標、報表題目或打印日期等項目。報表頁眉打印在諸如商標、報表題目或打印日期等項目。報表頁眉打印在報表首頁的頁面頁眉之前。報表首

4、頁的頁面頁眉之前。（2）頁面頁眉節(jié)）頁面頁眉節(jié) 頁面頁眉出現(xiàn)在報表中的每個打印頁的頂部，可以用頁面頁眉出現(xiàn)在報表中的每個打印頁的頂部，可以用它顯示諸如頁標題或列標題等信息。它顯示諸如頁標題或列標題等信息。（3）主體節(jié)）主體節(jié) 主體節(jié)（也稱明細節(jié)）包含報表數(shù)據(jù)的明細部分。該主體節(jié)（也稱明細節(jié)）包含報表數(shù)據(jù)的明細部分。該節(jié)是對報表的基礎(chǔ)記錄源中每個記錄的重復(fù)。該節(jié)通常包節(jié)是對報表的基礎(chǔ)記錄源中每個記錄的重復(fù)。該節(jié)通常包含綁定到記錄源中的字段的控件，但也可能包含未綁定控含綁定到記錄源中的字段的控件，但也可能包含未綁定控件，如標識字段內(nèi)容的標簽。主體節(jié)可以明細地顯示記錄。件，如標識字段內(nèi)容的標簽。主體

5、節(jié)可以明細地顯示記錄。 注意：注意：如果某報表的主體節(jié)中沒有包含任何控件，則如果某報表的主體節(jié)中沒有包含任何控件，則可以在其屬性表中將主體節(jié)可以在其屬性表中將主體節(jié)“高度高度”屬性設(shè)置為屬性設(shè)置為 0。（4）頁面頁腳節(jié)）頁面頁腳節(jié) 頁面頁腳出現(xiàn)在報表中的每個打印頁的底部，可以用頁面頁腳出現(xiàn)在報表中的每個打印頁的底部，可以用它顯示諸如日期或頁碼等信息。它顯示諸如日期或頁碼等信息。（5）報表頁腳節(jié)）報表頁腳節(jié) 報表頁腳在報表的末尾出現(xiàn)一次?？梢杂盟@示諸如報表頁腳在報表的末尾出現(xiàn)一次。可以用它顯示諸如報表總計等項目。報表頁腳是報表設(shè)計中的最后一節(jié)，但報表總計等項目。報表頁腳是報表設(shè)計中的最后一節(jié)，

6、但是在打印時，報表頁腳出現(xiàn)在最后一個打印頁的最后一個是在打印時，報表頁腳出現(xiàn)在最后一個打印頁的最后一個主體節(jié)之后、最后一個打印頁的頁面頁腳之前。主體節(jié)之后、最后一個打印頁的頁面頁腳之前。（6）組頁眉和組頁腳）組頁眉和組頁腳 可以在報表中的每個組內(nèi)添加組頁眉和組頁腳?？梢栽趫蟊碇械拿總€組內(nèi)添加組頁眉和組頁腳。 組頁眉顯示在新記錄組的開頭，可用于顯示分組字組頁眉顯示在新記錄組的開頭，可用于顯示分組字段的數(shù)據(jù)?？梢栽诮M頁眉顯示適用于整個組的信息，如組段的數(shù)據(jù)?？梢栽诮M頁眉顯示適用于整個組的信息，如組名稱等。組頁腳出現(xiàn)在每組記錄的結(jié)尾，可用于顯示該組名稱等。組頁腳出現(xiàn)在每組記錄的結(jié)尾，可用于顯示該組的

7、小計值等信息。的小計值等信息。 6.1.2 6.1.2 報表的視圖類型報表的視圖類型（1）報表視圖）報表視圖 報表的報表的“報表視圖報表視圖”是設(shè)計完報表之后，展現(xiàn)出來的是設(shè)計完報表之后，展現(xiàn)出來的視圖。在該視圖下可以對數(shù)據(jù)進行排序、篩選。視圖。在該視圖下可以對數(shù)據(jù)進行排序、篩選。（2）打印預(yù)覽視圖）打印預(yù)覽視圖 報表的報表的“打印預(yù)覽視圖打印預(yù)覽視圖”是用于測試報表對象打印效是用于測試報表對象打印效果的窗口。果的窗口。access 提供的打印預(yù)覽視圖所顯示的報表布局提供的打印預(yù)覽視圖所顯示的報表布局和打印內(nèi)容與實際打印結(jié)果是一致的，既所見既所得。和打印內(nèi)容與實際打印結(jié)果是一致的，既所見既所得

8、。（3）布局視圖）布局視圖 報表的報表的“布局視圖布局視圖”用于在顯示數(shù)據(jù)的同時對報表進用于在顯示數(shù)據(jù)的同時對報表進行設(shè)計，調(diào)整布局等工作。用戶可以根據(jù)數(shù)據(jù)的實際大小，行設(shè)計，調(diào)整布局等工作。用戶可以根據(jù)數(shù)據(jù)的實際大小，調(diào)整報表的結(jié)構(gòu)。報表的布局視圖類似于窗體的布局視圖。調(diào)整報表的結(jié)構(gòu)。報表的布局視圖類似于窗體的布局視圖。6.1.2 6.1.2 報表的視圖類型（續(xù)）報表的視圖類型（續(xù)）（4）設(shè)計視圖）設(shè)計視圖 報表的報表的“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”用于創(chuàng)建報表，它是設(shè)計報表對用于創(chuàng)建報表，它是設(shè)計報表對象的結(jié)構(gòu)、布局、數(shù)據(jù)的分組與匯總特性的窗口。若要創(chuàng)象的結(jié)構(gòu)、布局、數(shù)據(jù)的分組與匯總特性的窗口。若要

9、創(chuàng)建一個報表，可在建一個報表，可在“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”中進行。中進行。 在在“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”中，可以使用中，可以使用“設(shè)計設(shè)計”選項卡上的控選項卡上的控件按鈕添加控件，如標簽和文本框，控件可放在主體節(jié)中，件按鈕添加控件，如標簽和文本框，控件可放在主體節(jié)中，或其他某個報表節(jié)中，可以使用標尺對齊控件。還可以使或其他某個報表節(jié)中，可以使用標尺對齊控件。還可以使用用“格式格式”選項卡上的命令可以更改字體或字體大小、對選項卡上的命令可以更改字體或字體大小、對齊文本、更改邊框或線條寬度、應(yīng)用顏色或特殊效果等等。齊文本、更改邊框或線條寬度、應(yīng)用顏色或特殊效果等等。 一般來說，一般來說，access 20

10、10提供了提供了4種類型的報表。種類型的報表。（1）縱欄式報表）縱欄式報表 在縱欄式報表中，每個字段都顯示在主體節(jié)中的一個獨立在縱欄式報表中，每個字段都顯示在主體節(jié)中的一個獨立的行上，并且左邊帶有一個該字段的標題標簽。的行上，并且左邊帶有一個該字段的標題標簽。（2）表格式報表）表格式報表 在表格式報表中，每條記錄的所有字段顯示在主體節(jié)中的在表格式報表中，每條記錄的所有字段顯示在主體節(jié)中的一行上，其記錄數(shù)據(jù)的字段標題信息標簽，顯示在報表的頁面一行上，其記錄數(shù)據(jù)的字段標題信息標簽，顯示在報表的頁面頁眉節(jié)中。頁眉節(jié)中。（3）圖表報表）圖表報表 圖表報表是指在報表中包含圖表顯示的報表。圖表報表是指在報

11、表中包含圖表顯示的報表。（4）標簽報表）標簽報表 標簽報表是標簽報表是 access 報表的一種特殊類型。如果將標簽綁報表的一種特殊類型。如果將標簽綁定到表或查詢中，定到表或查詢中，access 就會為基礎(chǔ)記錄源中的每條記錄生成就會為基礎(chǔ)記錄源中的每條記錄生成一個標簽。一個標簽。 單擊單擊“創(chuàng)建創(chuàng)建”選項卡，在選項卡，在“報表報表”組中顯示出幾種創(chuàng)建報表組中顯示出幾種創(chuàng)建報表的按鈕，如圖的按鈕，如圖6-2所示。創(chuàng)建報表的方法和創(chuàng)建窗體非常相似。所示。創(chuàng)建報表的方法和創(chuàng)建窗體非常相似?！皥蟊韴蟊怼卑粹o用于對當前選定的表或查詢創(chuàng)建基本的報表，是按鈕用于對當前選定的表或查詢創(chuàng)建基本的報表，是一種最快

12、捷的創(chuàng)建報表的方式。一種最快捷的創(chuàng)建報表的方式?！皥蟊碓O(shè)計報表設(shè)計”以以“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”的方式創(chuàng)建一個空報表，可以對報表進行高級設(shè)計，添加控件的方式創(chuàng)建一個空報表，可以對報表進行高級設(shè)計，添加控件和編寫代碼。和編寫代碼。“空報表空報表”以以“布局視圖布局視圖”的方式創(chuàng)建一個空報的方式創(chuàng)建一個空報表。表?！皥蟊硐?qū)蟊硐驅(qū)А庇靡燥@示向?qū)?，幫助用戶?chuàng)建一個簡單的自用以顯示向?qū)?，幫助用戶?chuàng)建一個簡單的自定義的報表。定義的報表。“標簽標簽”按鈕用于對當前選定的表或查詢創(chuàng)建標按鈕用于對當前選定的表或查詢創(chuàng)建標簽式的報表。簽式的報表。 在使用前面的創(chuàng)建報表的方法完成創(chuàng)建報表之后，在使用前面的創(chuàng)建報表的

13、方法完成創(chuàng)建報表之后， 用戶可以根據(jù)需要對某個報表的設(shè)計進行修改，包括用戶可以根據(jù)需要對某個報表的設(shè)計進行修改，包括可能要添加報表的控件、修改報表的控件或刪除報表可能要添加報表的控件、修改報表的控件或刪除報表的控件等。的控件等。 若要修改某個報表的設(shè)計，可在該報表的若要修改某個報表的設(shè)計，可在該報表的“設(shè)計設(shè)計視圖視圖”中進行。中進行。 進入報表的進入報表的“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”方法：方法： 單擊單擊“導(dǎo)航窗格導(dǎo)航窗格”上的上的“報表報表”對象，展開報表對對象，展開報表對象列表。象列表。 右擊報表對象列表中的某個報表對象，在打開的快右擊報表對象列表中的某個報表對象，在打開的快捷菜單中，單擊捷菜單

14、中，單擊“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”，顯出該報表的，顯出該報表的“設(shè)計設(shè)計視圖視圖”。 通過使用通過使用“創(chuàng)建創(chuàng)建”選項卡上的選項卡上的“報表報表”組中的組中的按鈕可以創(chuàng)建各種報表。使用按鈕可以創(chuàng)建各種報表。使用“報表向?qū)蟊硐驅(qū)А笨梢詣?chuàng)可以創(chuàng)建標準報表，然后用戶可以按自己的需求在建標準報表，然后用戶可以按自己的需求在“設(shè)計設(shè)計視圖視圖”中對該報表進行自定義設(shè)計。用戶還可以直中對該報表進行自定義設(shè)計。用戶還可以直接在接在“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”和和“布局視圖布局視圖”中創(chuàng)建自定義的中創(chuàng)建自定義的報表。報表。 例例6-1 在在“學生管理系統(tǒng)學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用數(shù)據(jù)庫中，使用“報報表表”按鈕創(chuàng)建一個基

15、于按鈕創(chuàng)建一個基于“學系學系”表的報表。報表名稱表的報表。報表名稱為：例為：例6-1學系（報表）。學系（報表）。圖圖6-4 使用使用“報表報表”按鈕創(chuàng)建的按鈕創(chuàng)建的“學系學系”報表報表布局視圖布局視圖 使用使用“空報表空報表”按鈕創(chuàng)建報表，首先顯出一個空報表按鈕創(chuàng)建報表，首先顯出一個空報表的的“布局視圖布局視圖”和和“字段列表字段列表”，通過雙擊或拖動，通過雙擊或拖動“字段字段列表列表”中的字段，把需要顯示的字段添加到該報表中的字段，把需要顯示的字段添加到該報表“布局布局視圖視圖”中。中。 例例6-2 在在“學生管理系統(tǒng)學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用數(shù)據(jù)庫中，使用“空報空報表表”按鈕創(chuàng)建一個基于

16、按鈕創(chuàng)建一個基于“學系學系”表的報表。報表名稱為：表的報表。報表名稱為：例例6-2學系（用空報表）。該報表的學系（用空報表）。該報表的“報表視圖報表視圖”如圖如圖6-6所示。所示。 例例6-3 在在“學生管理系統(tǒng)學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用數(shù)據(jù)庫中，使用“報表報表向?qū)驅(qū)А眲?chuàng)建一個基于創(chuàng)建一個基于“例例4-27查詢學生全部成績查詢學生全部成績”查詢的查詢的報表，其報表，其“打印預(yù)覽視圖打印預(yù)覽視圖”如圖如圖6-17所示。報表名稱為：所示。報表名稱為：例例6-3學生全部成績報表。學生全部成績報表。 使用使用“標簽標簽”創(chuàng)建標簽報表時，顯出的創(chuàng)建標簽報表時，顯出的“標簽標簽向?qū)驅(qū)А睍蛴脩粼敿毺?/p>

17、示有關(guān)字段、布局以及所需會向用戶詳細提示有關(guān)字段、布局以及所需格式等信息，并根據(jù)用戶的回答創(chuàng)建標簽。格式等信息，并根據(jù)用戶的回答創(chuàng)建標簽。 一般來說，用戶可先按一般來說，用戶可先按“標簽向?qū)撕炏驅(qū)А眲?chuàng)建標簽創(chuàng)建標簽報表，然后在該報表的報表，然后在該報表的“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”中對標簽的外中對標簽的外觀進行自定義設(shè)計，這樣可以加快標簽報表的創(chuàng)建觀進行自定義設(shè)計，這樣可以加快標簽報表的創(chuàng)建過程。過程。 例例6-4 在在“學生管理系統(tǒng)學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用數(shù)據(jù)庫中，使用“標標簽簽”按鈕創(chuàng)建一個基于按鈕創(chuàng)建一個基于“班級班級”表的標簽報表。報表表的標簽報表。報表名稱為：例名稱為：例6-4班級的班

18、主任標簽報表。班級的班主任標簽報表。圖圖6-24 例例6-4標簽報表的標簽報表的“打印預(yù)覽視圖打印預(yù)覽視圖” 單擊單擊“可用字段：可用字段：”列表框中的列表框中的“班級名稱班級名稱”，單擊該對，單擊該對話框中的話框中的 按鈕，立即在按鈕，立即在“原型標簽：原型標簽：”下的框中顯出：下的框中顯出：班班級名稱級名稱。按鍵盤上的。按鍵盤上的“enter”鍵，在鍵，在 班級名稱班級名稱 后換行，此后換行，此時插入點位于時插入點位于“原型標簽：原型標簽：”下的框中的第二行開頭，輸入下的框中的第二行開頭，輸入“班主任：班主任：”。單擊。單擊“可用字段：可用字段：”列表框中的列表框中的“班主任班主任”，單擊

19、單擊 按鈕，便在按鈕，便在“原型標簽：原型標簽：”下的框中第二行中的下的框中第二行中的“班班主任：主任：”后邊顯出：后邊顯出：班主任班主任。同理添加。同理添加“聯(lián)系電話聯(lián)系電話”字段。字段。確定郵件標簽的顯示內(nèi)容：確定郵件標簽的顯示內(nèi)容：“報表”選定器“主體”節(jié)選定器圖圖6-25 默認的報表默認的報表“設(shè)計視圖設(shè)計視圖” 單擊單擊“創(chuàng)建創(chuàng)建”選項卡中選項卡中“報表報表”組上的組上的“報表設(shè)計報表設(shè)計”按鈕，顯出報表的按鈕，顯出報表的“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”。圖圖6-26 選定了選定了“主體主體”節(jié)的報表節(jié)的報表“設(shè)計視圖設(shè)計視圖” 添加控件的方法之一：直接從記錄源的添加控件的方法之一：直接從記錄源

20、的“字段列表字段列表”窗格窗格中反復(fù)把報表需要的有關(guān)字段拖放到報表的某節(jié)中的適當位置。中反復(fù)把報表需要的有關(guān)字段拖放到報表的某節(jié)中的適當位置。 添加控件的方法之二：在添加控件的方法之二：在“報表設(shè)計工具報表設(shè)計工具”下下“設(shè)計設(shè)計”選選項卡的項卡的“控件控件”組（如圖組（如圖6-29所示）中單擊某控件，然后單擊所示）中單擊某控件，然后單擊該報表的某節(jié)中的適當位置。該報表的某節(jié)中的適當位置。圖圖6-27 指定記錄源的報表指定記錄源的報表“屬性表屬性表”圖圖6-28 記錄源記錄源“字字段列表段列表”圖圖6-29 “控件控件”組組 根據(jù)需要可進行調(diào)整控件位置和大小等工作。根據(jù)需要可進行調(diào)整控件位置和

21、大小等工作。操作方法與操作窗體的控件相似。操作方法與操作窗體的控件相似。 首先單擊某個需要調(diào)整位置的控件，顯出該控首先單擊某個需要調(diào)整位置的控件，顯出該控件的移動控點和尺寸控點。當鼠標放在控件的四周，件的移動控點和尺寸控點。當鼠標放在控件的四周，除左上角之外的其它地方時，鼠標指針成一個十字除左上角之外的其它地方時，鼠標指針成一個十字四向箭頭形狀，這時候按住鼠標左鍵并拖動鼠標可四向箭頭形狀，這時候按住鼠標左鍵并拖動鼠標可同時移動兩個相關(guān)控件。同時移動兩個相關(guān)控件。 當移動鼠標指向某控件的左上角的黑色方塊的當移動鼠標指向某控件的左上角的黑色方塊的移動控點時，鼠標指針成一個十字四向箭頭形狀，移動控點

22、時，鼠標指針成一個十字四向箭頭形狀，這時候按住鼠標左鍵并拖動鼠標僅可移動一個該指這時候按住鼠標左鍵并拖動鼠標僅可移動一個該指向的控件。向的控件。 例例6-5 在在“學生管理系統(tǒng)學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用數(shù)據(jù)庫中，使用“報表設(shè)計報表設(shè)計”創(chuàng)建一個基于創(chuàng)建一個基于“班級班級”表的報表，要表的報表，要求在報表中畫出水平和垂直框線等，該報表設(shè)計完求在報表中畫出水平和垂直框線等，該報表設(shè)計完成時的設(shè)計視圖如圖成時的設(shè)計視圖如圖6-31所示。報表名稱為：例所示。報表名稱為：例6-5班級清單報表班級清單報表?？蚓€框線框線框線框線框線框線框線框線框線打印預(yù)覽視圖打印預(yù)覽視圖 使用使用“圖表圖表”控件可以創(chuàng)建

23、出包含圖表的報表?？丶梢詣?chuàng)建出包含圖表的報表。 例例6-6 在在“學生管理系統(tǒng)學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用數(shù)據(jù)庫中，使用“圖表圖表”控件創(chuàng)建一個基于控件創(chuàng)建一個基于“例例4-32統(tǒng)計全校男學生和女學生統(tǒng)計全校男學生和女學生的人數(shù)的人數(shù)”查詢的圖表報表，該報表的查詢的圖表報表，該報表的“打印預(yù)覽視圖打印預(yù)覽視圖”如圖如圖6-44所示。該報表名稱為：例所示。該報表名稱為：例6-6全校男學生和女全校男學生和女學生人數(shù)的圖表報表。學生人數(shù)的圖表報表。 單擊單擊“設(shè)計設(shè)計”選項卡上選項卡上“控件控件”組中的組中的“圖表圖表”按鈕，按鈕，單擊單擊“主體主體”節(jié)中的某一位置，在節(jié)中的某一位置，在“主體主體

24、”節(jié)中添加一個節(jié)中添加一個圖表控件，并打開圖表控件，并打開“圖表向?qū)D表向?qū)А睂υ捒颉０凑障驅(qū)崾局饘υ捒?。按照向?qū)崾局鸩絼?chuàng)建。步創(chuàng)建。 在在“請指定數(shù)據(jù)在圖表中的布局方式請指定數(shù)據(jù)在圖表中的布局方式”的的“圖表向?qū)D表向?qū)А睂υ捒蛑?，本例按照默認布局即可。若默認設(shè)置不符合用對話框中，本例按照默認布局即可。若默認設(shè)置不符合用戶要求，可把左側(cè)示例圖表中的字段拖回到右側(cè)字段中，戶要求，可把左側(cè)示例圖表中的字段拖回到右側(cè)字段中，重新選擇字段重新選擇字段拖放到拖放到“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”、“軸軸”和和“系列系列”處。處。圖圖6-38 選擇圖表數(shù)據(jù)所在的字段選擇圖表數(shù)據(jù)所在的字段圖圖6-40 access默認的

25、報表布局默認的報表布局 為了使設(shè)計出來的報表更能符合用戶的要為了使設(shè)計出來的報表更能符合用戶的要求，需要對報表進行進一步的設(shè)計，如對記錄求，需要對報表進行進一步的設(shè)計，如對記錄排序、分組計算等進行設(shè)置。排序、分組計算等進行設(shè)置。 在前面介紹的使用在前面介紹的使用“報表向?qū)蟊硐驅(qū)А眲?chuàng)建報創(chuàng)建報表過程里，在如圖表過程里，在如圖6-13所示的所示的“報表向?qū)蟊硐驅(qū)А睂υ捒蛑性O(shè)置字段排序時，最多只可以設(shè)置話框中設(shè)置字段排序時，最多只可以設(shè)置4個個字段對記錄排序。字段對記錄排序。 在報表的在報表的“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”中，最多可以設(shè)置中，最多可以設(shè)置超過超過4個的字段或表達式對記錄排序。個的字段或表

26、達式對記錄排序。 在報表的在報表的“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”中，設(shè)置報表記錄排序的一般中，設(shè)置報表記錄排序的一般操作步驟如下：操作步驟如下：（1）打開報表的）打開報表的“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”。 （2）單擊）單擊“設(shè)計設(shè)計”選項卡上選項卡上“分組和匯總分組和匯總”組中的組中的“分分組和排序組和排序”按鈕，則在按鈕，則在“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”下方顯出下方顯出“分組、排分組、排序和匯總序和匯總”窗格，并在該窗格中顯出窗格，并在該窗格中顯出“添加組添加組”和和“添加添加排序排序”按鈕。按鈕。（3）單擊）單擊“添加排序添加排序”按鈕，在彈出的窗格上部的字段按鈕，在彈出的窗格上部的字段列表中選擇排序依據(jù)字段，或者在

27、彈出的窗格下部選擇列表中選擇排序依據(jù)字段，或者在彈出的窗格下部選擇“表達式表達式”，打開，打開“表達式生成器表達式生成器”，鍵入以等號，鍵入以等號“=”開開頭的表達式。頭的表達式。access默認情況下按默認情況下按“升序升序”排序，若要排序，若要改變排序次序，可在改變排序次序，可在“升序升序”按鈕的下拉列表中選擇按鈕的下拉列表中選擇“降降序序”。第一行的字段或表達式具有最高排序優(yōu)先級，第二。第一行的字段或表達式具有最高排序優(yōu)先級，第二行有次高的優(yōu)先級，依此類推。行有次高的優(yōu)先級，依此類推。 例例6-7 在在“學生管理系統(tǒng)學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，以數(shù)據(jù)庫中，以“例例6-5班級清單報表班級清單報

28、表”為基礎(chǔ)，創(chuàng)建出先按專為基礎(chǔ)，創(chuàng)建出先按專業(yè)代碼升序、再按年級的右邊兩個字符降序排業(yè)代碼升序、再按年級的右邊兩個字符降序排序的報表。報表名為序的報表。報表名為“例例6-7按專業(yè)及年級排序按專業(yè)及年級排序的班級報表的班級報表”。簡要操作步驟如下：簡要操作步驟如下： 復(fù)制復(fù)制“例例6-5班級清單報表班級清單報表”對象，粘貼為對象，粘貼為“例例6-7按專按專業(yè)及年級排序的班級報表業(yè)及年級排序的班級報表”。 打開例打開例6-7 的的“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”。 單擊單擊“設(shè)計設(shè)計”選項卡上選項卡上“分組和匯總分組和匯總”組中的組中的“分組和分組和排序排序”按鈕，則在按鈕，則在“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”下方添加了

29、下方添加了“分組、排序和分組、排序和匯總匯總”窗格，并在窗格中添加了窗格，并在窗格中添加了“添加組添加組”和和“添加排序添加排序”按鈕。按鈕。 單擊單擊“添加排序添加排序”按鈕，在彈出的窗格上部的字按鈕，在彈出的窗格上部的字段列表中單擊選定段列表中單擊選定“專業(yè)代碼專業(yè)代碼”字段，字段，如圖如圖6-46，則則在在“分組、排序和匯總分組、排序和匯總”窗格中添加了窗格中添加了“排序依據(jù)排序依據(jù)”欄，欄，“專業(yè)代碼專業(yè)代碼”字段默認按字段默認按“升序升序”排序。排序。 圖圖6-46 單擊單擊“添加排序添加排序”按鈕按鈕 單擊單擊“添加排序添加排序”按鈕，在彈出的窗口中單擊選定按鈕，在彈出的窗口中單擊

30、選定“表達式表達式”，打開，打開“表達式生成器表達式生成器”，輸入表達式：，輸入表達式：=right(年級年級, 2)，單擊，單擊“確定確定”按鈕，單擊第二行按鈕，單擊第二行“排序依據(jù)排序依據(jù)”欄中的欄中的“升序升序”按鈕右側(cè)的下拉箭頭，單按鈕右側(cè)的下拉箭頭，單擊選定擊選定“降序降序”，如圖，如圖6-48所示。所示。 圖圖6-48 按按“年級年級”的右邊兩個字符降序排序的右邊兩個字符降序排序 最后修改報表頁眉中的標簽，修改標題為最后修改報表頁眉中的標簽，修改標題為“按專按專業(yè)及年級排序的班級報表業(yè)及年級排序的班級報表”。 在報表在報表“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”中，單擊中，單擊“設(shè)計設(shè)計”選項卡上選項

31、卡上“分分組和匯總組和匯總”組中的組中的“分組和排序分組和排序”按鈕，則在按鈕，則在“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”下方顯出下方顯出“分組、排序和匯總分組、排序和匯總”窗格，并在該窗格中顯出窗格，并在該窗格中顯出“添加組添加組”和和“添加排序添加排序”按鈕。按鈕。 單擊單擊“添加組添加組”按鈕，在彈出的窗格上部的字段列表按鈕，在彈出的窗格上部的字段列表中選擇分組形式字段，或者在彈出的窗格下部選擇中選擇分組形式字段，或者在彈出的窗格下部選擇“表達表達式式”，打開，打開“表達式生成器表達式生成器”，鍵入以等號，鍵入以等號“=”開頭的表開頭的表達式。達式。 然后，展開分組形式欄，對該分組設(shè)置其它屬性：然后，展開

32、分組形式欄，對該分組設(shè)置其它屬性： （1）設(shè)置）設(shè)置“有有/無頁眉節(jié)無頁眉節(jié)”，“有有/無頁腳節(jié)無頁腳節(jié)”，以創(chuàng)建，以創(chuàng)建分組級別。分組級別。 （2）設(shè)置匯總方式和類型，以指定按哪個字段進行匯）設(shè)置匯總方式和類型，以指定按哪個字段進行匯總、如何對字段進行統(tǒng)計計算?？?、如何對字段進行統(tǒng)計計算。 （3）指定）指定 access 在同一頁中是打印組的所有內(nèi)容，在同一頁中是打印組的所有內(nèi)容，還是僅打印部分內(nèi)容。還是僅打印部分內(nèi)容。 例例6-8 在在“學生管理系統(tǒng)學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，以數(shù)據(jù)庫中，以“班級班級”表為數(shù)據(jù)源，創(chuàng)建出先按年級升序并表為數(shù)據(jù)源，創(chuàng)建出先按年級升序并分組、再按專業(yè)代碼升序排序的

33、報表。報表名分組、再按專業(yè)代碼升序排序的報表。報表名為為“例例6-8按年級分組并按專業(yè)排序的班級報按年級分組并按專業(yè)排序的班級報表表”。圖圖6-50 在報表頁眉區(qū)創(chuàng)建一個標簽在報表頁眉區(qū)創(chuàng)建一個標簽圖圖6-51 按年級字段分組并設(shè)置升序按年級字段分組并設(shè)置升序圖圖6-52 按專業(yè)代碼字段設(shè)置升序按專業(yè)代碼字段設(shè)置升序自動添加上自動添加上按年級分組按年級分組后的后的“年級年級頁眉頁眉”節(jié)和節(jié)和“年級頁腳年級頁腳”節(jié)節(jié) 圖圖6-53 添加了分組后的報表添加了分組后的報表“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”圖圖6-54 該報表設(shè)計完成時的該報表設(shè)計完成時的“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”圖圖6-55 例例6-8報表的報表的“打

34、印預(yù)覽視圖打印預(yù)覽視圖” 在報表中添加計算控件，并指定該控件來源的表達式，在報表中添加計算控件，并指定該控件來源的表達式，可以實現(xiàn)計算功能。在打開該報表的可以實現(xiàn)計算功能。在打開該報表的“打印預(yù)覽視圖打印預(yù)覽視圖”時，時，在該計算控件文本框中顯示出表達式計算結(jié)果的值。在該計算控件文本框中顯示出表達式計算結(jié)果的值。 在報表中添加計算控件的基本步驟如下：在報表中添加計算控件的基本步驟如下： （1）打開報表的）打開報表的“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”。 （2）單擊）單擊“設(shè)計設(shè)計”選項卡上選項卡上“控件控件”組中的組中的“文本框文本框”控件?？丶?。 （3）單擊報表）單擊報表“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”中的某個節(jié)區(qū)，就

35、在該節(jié)區(qū)中的某個節(jié)區(qū)，就在該節(jié)區(qū)中添加上一個文本框控件。中添加上一個文本框控件。提示：提示：若要計算一組記錄的總計值或平均值，將文本框添加若要計算一組記錄的總計值或平均值，將文本框添加到組頁眉或組頁腳節(jié)區(qū)中。到組頁眉或組頁腳節(jié)區(qū)中。 若要計算報表中的所有記錄的若要計算報表中的所有記錄的總計或平均值，將文本框添加到報表頁眉或報表頁腳節(jié)區(qū)中?？傆嫽蚱骄担瑢⑽谋究蛱砑拥綀蟊眄撁蓟驁蟊眄撃_節(jié)區(qū)中。 （4）雙擊該文本框控件，顯出該文本框的）雙擊該文本框控件，顯出該文本框的“屬性表屬性表”。 （5）在）在“控件來源控件來源”屬性框中，鍵入以等號屬性框中，鍵入以等號“=”開頭的開頭的表達式。如：表達式。如

36、：=avg(成績成績)、=sum(實發(fā)工資實發(fā)工資)、=單單價價*0.85*數(shù)量數(shù)量、=count(學號學號)、=小組合計小組合計/總計總計、=date()、=now() 等等。等等。注意：注意：在報表的在報表的“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”中，單擊一次某文本框控件，中，單擊一次某文本框控件，再單擊一次該文本框控件，進入文本框控件的文本編輯狀態(tài)，再單擊一次該文本框控件，進入文本框控件的文本編輯狀態(tài)，此時，也可以在文本框中直接輸入以等號此時，也可以在文本框中直接輸入以等號“=”開頭的表達式。開頭的表達式。 例例6-9 在在“學生管理系統(tǒng)學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，對報表數(shù)據(jù)庫中，對報表“例例6-8按年級分組并

37、按專業(yè)排序的班級報表按年級分組并按專業(yè)排序的班級報表”進行復(fù)進行復(fù)制制/粘貼操作，產(chǎn)生出名為粘貼操作，產(chǎn)生出名為“例例6-9按年級分組統(tǒng)計并按按年級分組統(tǒng)計并按專業(yè)排序的班級報表專業(yè)排序的班級報表”的報表。對的報表。對“例例6-9按年級分組按年級分組統(tǒng)計并按專業(yè)排序的班級報表統(tǒng)計并按專業(yè)排序的班級報表”進行如下修改補充：進行如下修改補充：在在“年級頁腳年級頁腳”中，添加中，添加“年級班級合計：年級班級合計：”標簽及標簽及該年級班級合計的文本框。在該年級班級合計的文本框。在“報表頁腳報表頁腳”中，添加中，添加“全部班級總計：全部班級總計：”標簽及全部班級總計的文本框。標簽及全部班級總計的文本框。

38、在在“頁面頁腳頁面頁腳”中，添加能顯出形如中，添加能顯出形如“第第i頁頁/總總n頁頁”那樣的文本框。在那樣的文本框。在“報表頁眉報表頁眉”中，添加中，添加“制表日制表日期：期：”標簽及制表日期的文本框。標簽及制表日期的文本框。復(fù)制產(chǎn)生的復(fù)制產(chǎn)生的“例例6-9按年級分組統(tǒng)計并按專業(yè)排序的班級報表按年級分組統(tǒng)計并按專業(yè)排序的班級報表” 在在“年級頁腳年級頁腳”節(jié)區(qū)中，添加節(jié)區(qū)中，添加“年級班級合計：年級班級合計：”標簽，添加一個文本框，在文本框內(nèi)直接輸入：標簽，添加一個文本框，在文本框內(nèi)直接輸入：=count(班級名稱班級名稱)。 在在“報表頁腳報表頁腳”節(jié)區(qū)中，添加節(jié)區(qū)中，添加“全部班級總計：全

39、部班級總計：”標簽，添加一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：標簽，添加一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：=count(班級名稱班級名稱)。 在在“頁面頁腳頁面頁腳”節(jié)區(qū)中，添加一個文本框，在該文節(jié)區(qū)中，添加一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：本框內(nèi)直接輸入：= 第第 & page & 頁頁/總總 & pages & 頁頁。 在報表頁眉區(qū)中，添加在報表頁眉區(qū)中，添加“制表日期：制表日期：”標簽，添加標簽，添加一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：=date()。并設(shè)。并設(shè)置該文本框的置該文本框的“格式格式”屬性值為屬性值為“長日期長日期”。圖圖6-57 添加計算控件后例

40、添加計算控件后例6-9的報表設(shè)計視圖的報表設(shè)計視圖圖圖6-58 例例6-9報表的打印預(yù)覽視圖報表的打印預(yù)覽視圖 例例6-10 在在“學生管理系統(tǒng)學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)庫中，以以“學生學生”表為數(shù)據(jù)源，創(chuàng)建一個先按學號表為數(shù)據(jù)源，創(chuàng)建一個先按學號左邊的前左邊的前2個字符分組、再按性別分組統(tǒng)計各個字符分組、再按性別分組統(tǒng)計各年級的男、女學生人數(shù)及其占該年級學生總年級的男、女學生人數(shù)及其占該年級學生總?cè)藬?shù)的百分比的報表。報表名為人數(shù)的百分比的報表。報表名為“例例6-10男男女學生人數(shù)統(tǒng)計報表女學生人數(shù)統(tǒng)計報表”。該報表的結(jié)構(gòu)設(shè)計。該報表的結(jié)構(gòu)設(shè)計如圖如圖6-59所示。所示。圖圖6-59 例例6

41、-10男女學生人數(shù)統(tǒng)計報表的男女學生人數(shù)統(tǒng)計報表的“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”小計年級合計圖圖6-60 例例6-10男女學生人數(shù)統(tǒng)計報表的男女學生人數(shù)統(tǒng)計報表的“打印預(yù)覽視圖打印預(yù)覽視圖” 多列報表即是在報表中使用多列格式來顯示數(shù)據(jù)。多多列報表即是在報表中使用多列格式來顯示數(shù)據(jù)。多列報表中的數(shù)據(jù)緊湊，可節(jié)省紙張，一目了然。前面介紹列報表中的數(shù)據(jù)緊湊，可節(jié)省紙張，一目了然。前面介紹過的標簽報表就是常用的多列報表的形式之一。過的標簽報表就是常用的多列報表的形式之一。 多列報表的一般創(chuàng)建步驟如下：多列報表的一般創(chuàng)建步驟如下： （1）在報表）在報表“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”中創(chuàng)建一個新報表或打開中創(chuàng)建一個新報表或打

42、開一個報表。一個報表。 （2）單擊）單擊“頁面設(shè)置頁面設(shè)置”選項卡上選項卡上“頁面布局頁面布局”組中組中的的“列列”按鈕。按鈕。 （3）在打開的）在打開的“頁面設(shè)置頁面設(shè)置”對話框中，在對話框中，在“網(wǎng)格設(shè)網(wǎng)格設(shè)置置”標題下的標題下的“列數(shù)列數(shù)”編輯框中，鍵入每一頁所需的列數(shù)。編輯框中，鍵入每一頁所需的列數(shù)。設(shè)置設(shè)置“行間距行間距”、“列間距列間距”、“列尺寸列尺寸”、“列布局列布局”等。等。 （4）單擊）單擊“頁頁”選項卡，設(shè)置選項卡，設(shè)置“打印方向打印方向”。 子報表是插在其他報表中的報表。在合并子報表是插在其他報表中的報表。在合并報表時，其中一個必須作為主報表。主報表可報表時，其中一個必

43、須作為主報表。主報表可以是綁定的也可以是未綁定的，即主報表可以以是綁定的也可以是未綁定的，即主報表可以基于也可以不基于表、查詢或基于也可以不基于表、查詢或 sql 語句。語句。 主報表可以包含子報表，也可以包含子窗主報表可以包含子報表，也可以包含子窗體，而且能夠包含多個子報表或子窗體。體，而且能夠包含多個子報表或子窗體。 在子報表和子窗體中，同樣也可以包含多在子報表和子窗體中，同樣也可以包含多個子報表和子窗體。個子報表和子窗體。 一個主報表最多可以包含兩級子報表或子窗體，一個主報表最多可以包含兩級子報表或子窗體，而每一級均可以有多個子報表或子窗體。表而每一級均可以有多個子報表或子窗體。表6-1

44、展示了展示了在一個主報表中可能有的子窗體和子報表的組合。在一個主報表中可能有的子窗體和子報表的組合。表表6-1 子報表子報表/子窗體的級層關(guān)系子窗體的級層關(guān)系第第 1 級級第第 2 級級子報表子報表 1子報表子報表 2子報表子報表 1子窗體子窗體 1子窗體子窗體 1子窗體子窗體 2 主報表和子報表可以基于完全不同的記錄源，此時主報主報表和子報表可以基于完全不同的記錄源，此時主報表和子報表之間沒有真正的關(guān)系。例如：主報表的記錄源是表和子報表之間沒有真正的關(guān)系。例如：主報表的記錄源是“學系學系”表，而子報表的記錄源是表，而子報表的記錄源是“課程課程”表，這樣兩個不表，這樣兩個不相關(guān)的報表組合成一個

45、報表。相關(guān)的報表組合成一個報表。 主報表和子報表也可以基于相同的記錄源或相關(guān)的記錄主報表和子報表也可以基于相同的記錄源或相關(guān)的記錄源。例如：源。例如：“學生學生”表與表與“修課成績修課成績”表之間的關(guān)系是表之間的關(guān)系是“一一對多對多”關(guān)系。主報表的記錄源是關(guān)系。主報表的記錄源是“一對多一對多”關(guān)系中關(guān)系中“一一”方方的表（如主報表的記錄源是的表（如主報表的記錄源是“學生學生”表），子報表的記錄源表），子報表的記錄源是是“多多”方的表（如子報表的記錄源是方的表（如子報表的記錄源是“修課成績修課成績”表）。表）。 如果要將子報表鏈接到主報表，在創(chuàng)建子報表之前應(yīng)確如果要將子報表鏈接到主報表，在創(chuàng)建子

46、報表之前應(yīng)確保已與基礎(chǔ)記錄源保已與基礎(chǔ)記錄源 （即表、查詢或（即表、查詢或 sql 語句）建立了關(guān)聯(lián)。語句）建立了關(guān)聯(lián)。 例例6-11 在在“學生管理系統(tǒng)學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，在數(shù)據(jù)庫中，在“例例6-11學系信息表學系信息表”報表中創(chuàng)建一個以報表中創(chuàng)建一個以“專專業(yè)業(yè)”表為數(shù)據(jù)來源的子報表，該子報表的名稱表為數(shù)據(jù)來源的子報表，該子報表的名稱為：專業(yè)為：專業(yè) 子報表。子報表。圖圖6-68 該報表的該報表的“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”圖圖6-69 例例6-11學系信息表的打印預(yù)覽視圖學系信息表的打印預(yù)覽視圖第一種方法的操作步驟簡介如下：第一種方法的操作步驟簡介如下：（1）在）在“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”中打開希望作為主報表的報表。中打開希望作為主報表的報表。 （2）在）在“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”下，確保下，確保“設(shè)計設(shè)計”選項卡上選項卡上“控件控件”組中的組中的“使用控件向?qū)褂每丶驅(qū)А卑粹o已經(jīng)按下。按鈕已經(jīng)按下。（3）單擊）單擊“設(shè)計設(shè)計”選項卡上選項卡上“控件控件”組中的組中的“子窗子窗體體/子報表子報表”按鈕。按鈕。（4）單擊）單擊“主體主體”節(jié)區(qū)中將要放置子報表的適當位節(jié)區(qū)中將要放置子報表的適當位置，顯出相關(guān)的未綁定控件的矩形框，并顯出提示置，顯出相關(guān)的未綁定控件的矩形框，并顯出提示“請選擇將用于子窗體或子報表的數(shù)據(jù)來源請選擇將用于子窗體或子報表的數(shù)據(jù)來源”的的“子子報表向?qū)蟊?/p>