科達(dá)企業(yè)公文管理制度(WORD7頁(yè))

1、企業(yè)公文管理制度第一章公文管理體系公司的公文是一個(gè)公司管理的基礎(chǔ)和根本， 是公司正常運(yùn)營(yíng)時(shí)形成的重要文件及規(guī)范公司管理而制成的規(guī)章制度等。公司公文制度的規(guī)范化是一個(gè)公司實(shí)行內(nèi)部立法的重要保障。公司公文制度的合理與否將直接影響公司的發(fā)展，合理有效的文件可以激勵(lì)員工以公司工作為己任、以公司事業(yè)為自己的事業(yè)，積極、高效的開(kāi)展工作，創(chuàng)造并獲得公司與員工利益；而不好的文件則會(huì)降低員工積極性，影響員工的士氣。公司結(jié)合本公司特色及原有經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)就公司文書(shū)管理體系作了規(guī)劃：第二章公司公文種類規(guī)范科達(dá)企業(yè)的公文種類主要包括：（一）條例：由總公司制定或批準(zhǔn)，規(guī)定公司重大事項(xiàng)或某一方面工作等，帶有規(guī)章制度性質(zhì)；（二）

2、規(guī)定：對(duì)特定范圍內(nèi)的工作、業(yè)務(wù)及其他事務(wù)制定帶有約束性的措施：（三）制度：在一定時(shí)期，對(duì)一定范圍的工作實(shí)行的慣例性做法；（四）通知：發(fā)布規(guī)章制度，傳達(dá)總公司領(lǐng)導(dǎo)指示及要求各所屬單位周知、辦理或執(zhí)行的事項(xiàng)，人事任免、調(diào)動(dòng)及其他事務(wù)性內(nèi)容的傳達(dá)； 。（五）通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要事項(xiàng)或情況；（六）請(qǐng)示：下級(jí)向上級(jí)就某一問(wèn)題或事項(xiàng)請(qǐng)求指示與批準(zhǔn)；（七）報(bào)告：下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)的詢問(wèn)；（八）批復(fù)：對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)予以答復(fù)；（九）會(huì)議紀(jì)要：記載和傳達(dá)會(huì)議情況及主要議定事項(xiàng)；（十）函：同級(jí)或與業(yè)務(wù)往來(lái)單位相互之間商洽工作，資詢答復(fù)問(wèn)題，向政府有關(guān)部門(mén)提出請(qǐng)示等。第三

3、章文件接收、呈批及發(fā)文文件的接收公司文件的接收主要有電子郵件及紙質(zhì)信件的接收。電子郵件中訂單信息部分由訂單信息組處理，其它部分由信息管理部集中整理反饋各部門(mén)，并及時(shí)記錄臺(tái)賬和存檔。紙質(zhì)信件涉及私人的由本人到門(mén)衛(wèi)管理處簽字領(lǐng)取，屬公司事務(wù)及公司領(lǐng)導(dǎo)的信件由信息管理部每日定時(shí)集中接收，發(fā)送相關(guān)部門(mén)及人員。文件的呈批及發(fā)文1 各部門(mén)的管理文件由各部門(mén)經(jīng)理起草制定和修改，送報(bào)總經(jīng)理審批；2 為確保公司文件的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，所有管理類的文件、必須經(jīng)總裁辦領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后才能下發(fā)。附：文件生成流程：3.基于簡(jiǎn)潔明確的管理原則，公司的公文發(fā)文時(shí)分類如下：（ 1）管理類公文：指由信息管理部及各個(gè)部門(mén)制訂的公文，共分

4、為十個(gè)字號(hào)：總 =總裁辦制定的公文銷(xiāo) =銷(xiāo)售部制定的公文市 =市場(chǎng)部制定的公文人 =行政人事部制定的公文物 =物流部制定的公文生 =生產(chǎn)部制定的公文服 =服務(wù)部制定的公文D=DCRC制定的公文管 =信管部制定的公文財(cái) =財(cái)務(wù)部制定的公文（ 2）應(yīng)時(shí)性文件，由總經(jīng)理及各個(gè)部門(mén)下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要、重要通知等，或者專為某一局部事件而下發(fā)的文件。4公司發(fā)文時(shí)格式需使用標(biāo)準(zhǔn)的公司文件管理格式，管理式格式見(jiàn)附錄1，應(yīng)時(shí)性格式見(jiàn)附錄二；5公司所有發(fā)文，由信管部統(tǒng)一編號(hào)：編號(hào)按公文格式規(guī)定的方法編排，一般包括發(fā)文代號(hào)、發(fā)文年號(hào)、和該年度發(fā)文序號(hào)三部分組成；“年號(hào)”代表公司發(fā)布文件的年度號(hào)，新的年度必須使用新的年度

5、號(hào)；發(fā)文代號(hào)：“ X 字”代表各部門(mén)的簡(jiǎn)稱，在全公司范圍內(nèi)有效； “第 XX號(hào)”代表各部門(mén)文件的順序號(hào)，要確保文件按照順序制作發(fā)放，順序號(hào)可以跨年度，但不能重號(hào)，以反映各部門(mén)的文件數(shù)，并方面管理；6對(duì)于公司需要保密的文件密級(jí)劃分：絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。a 絕密級(jí)：如被不應(yīng)知悉者獲知，會(huì)給公司造成特別嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失或特別嚴(yán)重不良影響，如總公司的戰(zhàn)略發(fā)展策劃、總公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、重大項(xiàng)目的決策、整體財(cái)務(wù)情況以及總公司領(lǐng)導(dǎo)的變動(dòng)等。b 機(jī)密級(jí)：如被不應(yīng)知悉者獲知，會(huì)給公司造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)重不良影響，如總公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的決定、總公司的年度規(guī)劃、總體經(jīng)營(yíng)狀況、機(jī)構(gòu)調(diào)整和部門(mén)、專業(yè)公司負(fù)責(zé)人的人事變動(dòng)等。c

6、 秘密級(jí)： 如被不應(yīng)知悉者獲知，會(huì)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響，指第 1、第 2 項(xiàng)以外的公司內(nèi)部規(guī)定、計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、人事等情況。公司需保密的文件須標(biāo)明保密等級(jí)，明確權(quán)限；7.ISO9001 質(zhì)量體系文件，使用ISO9001 的標(biāo)準(zhǔn)文件格式。第四章公文歸檔借閱為了加強(qiáng)科達(dá)公司系統(tǒng)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為科達(dá)公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。公文的歸檔范圍及時(shí)間公司文件材料應(yīng)歸檔的有：（一）上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的重要文件材料，包括總廠的重要文件材料及政府部門(mén)給我公司的發(fā)文；（二）本公司的重要文件材料：A.

7、行政管理類文件，如公司制度、高層文件、會(huì)議紀(jì)要、公司運(yùn)行類文件、外務(wù)活動(dòng)紀(jì)實(shí)等；B. 人事管理類文件，如公司人事檔案、人員編制、員工福利、考評(píng)類文件等；C. 財(cái)務(wù)管理類文件，如公司財(cái)務(wù)各類發(fā)票、合同、憑證等財(cái)務(wù)運(yùn)行產(chǎn)生的文件等（三）公司同級(jí)單位或分公司與公司往來(lái)產(chǎn)生的重要文件等。公司的歸檔時(shí)間：各部門(mén)工作形成的公文應(yīng)在每年年底做歸類整理，第二年三月移交信息管理部人員歸檔。公文的借閱1 公司各部門(mén)因工作需要，借閱檔案需經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到信息管理部填寫(xiě)檔案借閱單，方可借閱；2 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)；3 借閱人不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借和攜帶檔案外出，因工作需要需復(fù)印的需經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；4 借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還；第五章懲罰條例1在公文接受及呈批過(guò)程中不按規(guī)定導(dǎo)致公文遺失、貽誤的除賠償造成的相應(yīng)損失外，另罰款 200-1000 元；2對(duì)于不按制度規(guī)范發(fā)文的部門(mén)和個(gè)人，總裁辦領(lǐng)導(dǎo)將不予簽核；3私自以公司名義不經(jīng)正常程序發(fā)文者，除承擔(dān)行為后果外，另罰款200-1000 元；4對(duì)公文中涉及保密內(nèi)容進(jìn)行泄密者公司將給予嚴(yán)懲，罰款200-100